Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn
Chừng từ kế tốn Bảng tổng hợp chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ Nhật ký đặc
biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi thiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.4.3 Đặc điểm phần mềm kế tốn cơng ty đang áp dụng
Công ty Cổ phần Thành Sen đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, đây là phần mềm có nhiều ưu điểm trong q trình hỗ trợ cơng tác kế tốn ở cơng ty. Trong q trình sử dụng, phần mềm không ngừng được cải tiến, nâng cấp phù hợp với những thay đổi của hoạt động kinh doanh của công ty.Việc ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế toán giúp cho việc thực hiện cơng việc được hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm kế tốn Fast Accounting gồm 11 phân hệ: Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay, Kế tốn bán hàng và cơng nợ
phải thu, Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế tốn chi phí và tính giá thành, Kế tốn tài sản cố định, Kế tốn cơng cụ dụng cụ, Báo cáo thuế, Báo cáo theo QĐ 48.
Các phân hệ của phần mềm có mối liên hệ rất mật thiết với nhau, số liệu được cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngồi ra cịn chuyển thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ Kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế tốn, các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị…
- Phân hệ kế toán tổng hợp: Dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên hệ số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế tốn.
- Phân hệ kế tốn tiền mặt tiền gửi và tiền vay: Dùng để theo dõi thu, chi và thanh toán liên quan tới tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
- Phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu: Dùng để quản lý quá trình bán hàng và các khoản phải thu khách hàng.
- Phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả: Dùng để quản lý quá trình mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp.
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Dùng để theo dõi mọi phát sinh nhập, xuất và điều chuyển kho.
- Phân hệ kế tốn TSCĐ: Dùng để lưu giữ các thơng tin cần thiết về TSCĐ từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ các thông tin về tài sản tại một thời điểm bất kỳ, tình hình sử dụng tài sản của cơng ty.
- Phân hệ kế tốn chi phí và giá thành: Dùng để thực hiện tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất.
- Phân hệ kế tốn cơng cụ dụng cụ: Dùng để lưu trữ các thông tin cần thiết về CCDC kể từ thời điểm mua đến khi thanh lý hoặc báo hỏng, giúp kế toán có đầy đủ thơng tin phục vụ các nhu cầu nghiệp vụ quản lý trong cơng việc của mình.
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn nên các đối tượng liên quan như các loại hàng hố, các khách hàng của Cơng ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế tốn. Và trong q trình kinh doanh, các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô hoạt động của Cơng ty. Phần mềm kế tốn sẽ làm viêc với đối tượng cần quản lý trên cơ sở những thông tin đã được mã hoá, do vậy gia tăng tốc độ xử lý thông tin.
Phần mềm Fast Accounting quản lý các đối tượng thông tin sau: - Danh mục tài khoản
- Danh mục các màn hình chứng từ - Danh mục tiền tệ
- Danh mục khách hàng
- Danh mục phân nhóm khách hàng - Danh mục hàng hóa, vật tư
- Danh mục kho hàng ……
Sau đây em xin đi vào một số danh mục cụ thể liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kế quả bán hàng:
Danh mục hàng hóa vật tư:
Hàng hóa, vật tư của cơng ty được phân loại thành từng nhóm, từng loại, từng thứ; để phân biệt các loại hàng hóa, vật tư cơng ty sử dụng các số và chữ số để mã hóa, mỗi loại hàng hóa, vật tư sẽ có một mã riêng.