1.2 .3Kế toán giá vốn hàng bán
1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng
trong điều kiện ứng dụng tin học
1.4.1 Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Mã hóa thơng tin có thể hiểu là việc tập hợp tất cả các thơng tin của một đối tượng nào đó thành một đoạn mã ( có thể là số, chữ hay các ký hiệu,…) mà thông qua đoạn mã này sẽ biết được các thơng tin chi tiết về đối tượng đó. Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý trong tổ chức kế toán máy là điều hết sức cần thiết và khơng thể thiếu được. Bởi vì có như thế thì việc trao đổi giữa người sử dụng máy và máy tính mới thực hiện đơn giản và nhanh chóng. Trong kế tốn có rất nhiều các đối tượng cần theo dõi như: Khách hàng, Nhân viên, Kho, Hàng hóa, TSCĐ... Để tin học hố cơng tác kế tốn hay nói đơn giản là để tối ưu việc xử lý tìm kiếm, tính tốn... thay vì phải xử lý rất nhiều thơng tin về một đối tượng thì chỉ cần xử lý với đoạn mã hố của đối tượng đó.
Danh mục khách hàng: Dùng tên viết tắt của khách hàng, nhà cung cấp
(chữ hoa không dấu), kèm theo số thứ tự, hoặc chữ viết tắt đặc biệt trong trường hợp có nhiều khách hàng, doanh nghiệp có tên viết tắt trùng nhau.
Ví dụ: HONGDO: Cơng ty cổ phần công nghệ thương mại Hồng Đô TUYENDUNG: Công ty TNHH Vận tải Tuyên Dũng
Mã Nhân viên: Dùng tên, họ viết tắt của nhân viên trong doanh nghiệp
(chữ hoa khơng dấu) kèm theo số thứ tự hoặc bí danh (nếu có nhiều đối tượng trùng tên, họ).
Ví dụ: MINH: Nguyễn Thị Minh QUANG: Dương Văn Quảng
Mã Vật tư, hàng hóa: Dùng kết hợp các ký tự theo quy ước trong mã vật
ký hiệu về thơng số kỹ thuật hay quy cách, kích cỡ của vật tư, hàng hóa (nếu có).
Ví dụ: CAP10: Cáp thép D10 BULY1T: Buly 1 tấn
1.4.2 Quy trình thực hiện cơng việc
Bước 1: Tổ chức mã hóa các đối tượng pháp lý.
Bước 2: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy.
Bước 3: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Bước 4: Lựa chọn và vận dụng hình thức kế tốn.
Cụ thể với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, ta có qui trình xử lý thơng tin kế tốn bán hàng và xác định kết quả như sau:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoải ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp, sổ cái, sổ nhật ký...và các sổ, thẻ kế toán liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả bán hàng là lãi hay lỗ trong kì kế tốn, thực hiện phân phối kết quả để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin.Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và các số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1. 9 : Quy trình xử lý thơng tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Hạch toán nghiệp vụ ( nhập dữ liệu vào phần mềm) - Xuất bán thành phẩm, ghi nhận doanh thu - Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu - Hạch toán và tập hợp CPBH,CPQLDN
- Kế toán doanh thu, thu nhập và chi phí khác…
Thực hiện các nghiệp vụ kết chuyển và xác định kết quả
- Kết chuyển để xác định doanh thu thuần - Kết chuyển chi phí, doanh thu trong kì để xác
định kết quả
Cung cấp thông tin
- Các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp
- Sổ sách báo cáo kế tốn doanh thu, chi phí - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THÀNH SEN