- Rủi ro môi trường: là rủi ro do môi trường hoạt động của ngân hàng gây
2.2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Agribank Ngọc Lặc
2.2.2.1. Mơi trường kiểm sốt tại Agribank Ngọc Lặc
Đặc thù quản lý tại Agribank Ngọc Lặc
Mọi hoạt động của chi nhánh phải tuân thủ nguyên tắc dân chủ tập trung và chế độ thủ trưởng; đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong quản lý điều hành, phân công rõ người rõ việc, rõ trách nhiệm pháp lý; Đảm bảo trình tự từng cấp quản lý; Phát huy tinh thần năng động sáng tạo và tự giác của từng thành viên trong chi nhánh. Tuyệt đối tuân thủ nghiêm túc mọi quy định của Nhà nước, các quy trình nghiệp vụ của ngành; nêu cao tinh thần đoàn kết, hợp tác cùng nhau xây dựng chi nhánh Ngọc Lặc là đơn vị kinh doanh có hiệu quả cao trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
Giám đốc là người trực tiếp điều hành chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nước, NHNN, NHNo&PTNT Việt Nam và chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các quyết định của mình.
Ngồi ra, Để phù hợp với đặc thù chi nhánh thì tại chi nhánh NHNo&PTNT Ngọc Lặc còn ban hành một số quy định nội bộ chi tiết tại để giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn nhưng không trái với quy chế, điều lệ của NHNo &PTNT Việt Nam như quyết định số 500/2015/NHNo-NL quy định về việc thành lập đồn kiểm tra hoạt động tín dụng tại chi nhánh.
Ban giám đốc chi nhánh rất coi trọng hoạt động KSNB cũng như việc xác định vai trò quan trọng của KSNB trong hoạt động của đơn vị, từ đó đưa ra các quyết định thành lập đồn kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức tại Agribank Ngọc Lặc
Như đã trình bày trong phần giới thiệu về Agribank Ngọc Lặc, ở chi nhánh Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của ngân hàng. Giám đốc điều hành công việc hàng ngày thông qua các bộ phận giúp việc với 03 phòng ban chức năng và 02 phòng giao dịch. Dưới quyền trực tiếp Giám đốc có 02 Phó giám đốc phụ trách 2 mảng lớn: 01 Phó giám đốc phụ trách tín dụng; 01 Phó giám đốc phụ trách Tài chính, kế tốn và tổ chức hành chính. Là những người trợ giúp giám đốc trong quản trị điều hành một số công việc thuộc lĩnh vực được phân công và cùng với Giám đốc chịu trách nhiệm chung toàn bộ hoạt động chung của chi nhánh. Tại ngân hàng có các phịng ban là phịng hành chính, phịng kế tốn ngân quỹ, phịng kế hoạch kinh doanh và 2 phịng giao dịch.
Chính sách nhân sự tại Agribank Ngọc Lặc
Chất lượng nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của ngân hàng, vì vậy Agribank ln đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lên hàng đầu trong chiến lược phát triển của mình. Agribank ln chú trọng công tác đào tạo cho nhân viên mới, tái đào tạo và đào tạo nâng cao, bên cạnh đó ngân hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho
cán bộ nhân viên tham gia các khoá đào tạo nghiệp vụ cao cấp được tổ chức bởi các đơn vị có uy tín trong và ngồi nước.
Cơng tác kế hoạch
Đơn vị coi trọng công tác kế hoạch, mọi hoạt động đều được lên kế hoạch tổng thể cho toàn chi nhánh và chi tiết cho từng phòng ban, nhân viên trong từng năm, quý, tháng và ngày.
Đầu mối làm nhiệm vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của chi nhánh là phòng kế hoạch tổng hợp.
Chương trình kế hoạch cơng tác q phải hồn thành trong đầu tuần của tháng đầu quý và được thông qua trong cuộc họp giao ban của tháng đầu quý. Chương trình kế hoạch cơng tác tháng phải hồn thành trước ngày giao ban hàng tháng và được thông qua tại kỳ họp Đảng ủy và giao ban tháng.
Các đơn vị trực thuộc căn cứ vào chương trình kế hoạch chung của chi nhánh để xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cụ thể tới từng ngày trong tuần trình lãnh đạo phụ trách chuyên đề phê duyệt.
Phòng kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm quyết toán các kế hoạch kinh doanh, xây dựng báo cáo 6 tháng, hàng năm của chi nhánh.
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Tại ngân hàng có 1 cán bộ phụ trách hoạt động kiểm sốt nội bộ ,bên cạnh đó giám đốc là người trực tiếp kiểm tra, kiểm soát hoạt động của ngân hàng.
- Kiểm tra cơng tác tín dụng và quản lý các dự án ủy thác đầu tư:
+ Kiểm tra tổ chức chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng.
+ Kiểm tra hồ sơ cho vay: cho vay doanh nghiệp, cho vay hộ sản xuất, cá nhân, tổ hợp tác; cho vay nhu cầu đời sống, cho vay cầm đồ và cầm cố chứng chỉ có giá.
+ Kiểm tra các khoản bảo lãnh.
+ Kiểm tra đối chiếu trực tiếp với khách hàng vay.
+ Kiểm tra việc phân loại nợ, trích lập dự phịng và xử lý rủi ro; quản lý, theo dõi thu hồi nợ đã xử lý rủi ro.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính, quản lý tài sản và an toàn kho quỹ:
+ Kiểm tra cơng tác tài chính kế tốn, kiểm tra cơng tác quản lý thu, chi tài chính: kiểm tra các khoản thu nhập, các khoản chi phí.
+ Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả. + Kiểm tra quyết tốn tài chính năm. + Kiểm tra cơng tác quản lý tài sản. + Kiểm tra cơng tác an tồn kho quỹ.
- Kiểm tra kiểm soát nghiệp vụ thẻ và sản phẩm dịch vụ:
+ Kiểm tra mơ hình tổ chức, bố trí cán bộ làm nghiệp vụ thẻ.
+ Kiểm tra việc cháp hành quy trình nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật, môi trường hoạt động của ATM.
- Kiểm tra hoạt động kinh doanh ngoại hối:
+ Kiểm tra hoạt động kinh doanh tiền tệ; việc hoạt động mua bán tại chi nhánh, việc niêm yết và áp dụng tỷ giá trong giao dịch mua bán ngoại tệ. + Đối với hoạt động thanh toán quốc tế kểm tra các nghiệp vụ: thư tín dụng; nhờ thu; chuyển tiền đi và chuyển tiền đến từ nước ngoài; chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu.
+ Kiểm tra cơng tác triển khai các chương trình quảng bá tiếp thị của chi nhánh.
+ Kiểm tra hoạt động bảo lãnh vay vốn nước ngồi.
- Kiểm tra cơng tác kế hoạch tổng hợp:
+ Kiểm tra chấp hành quy trình lập và gửi kế hoạch kinh doanh; việc thực hiện quản lý điều hành các chỉ tiêu kinh doanh quý năm và chấp hành kỷ luật kế hoạch.
+ Kiểm tra về công tác nguồn vốn.
+ Kiểm tra về thực hiện quy định về lãi suất.
+ Kiểm tra về việc chấp hành mức phán quyết cho vay đối với khách hàng.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ thông tin báo cáo thống kê.
- Kiểm tra công tác chỉ đạo điều hành và thực hiện các chủ trương, chính sách của chi nhánh đối với người lao động.
+ Kiểm tra công tác chỉ đạo điều hành của lãnh dạo các đơn vị trong viẹc triển khai nhiệm vụ.
+ Kiểm tra công tác thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như thi đua khen thưởng; kỷ luật, đề bạt, nâng lương, nghỉ chế độ…
- Công tác tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo, cơng tác phịng chống tham nhũng và công tác khác:
+ Thực hiện công tác tiếp dân.
+ Tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo, mở hịm thư góp ý theo định kỳ. + Trực tiếp di xác minh nắm tình hình cụ thể
+Thực hiện chế độ báo cáo chuyên đề theo quy định. + Tiếp nhận và lưu trữ văn bản chuyên đề.
+ Thực hiện công việc khác do Giám đốc giao. - Kết quả thực hiện:
Hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ được chi nhánh coi trọng và thực hiện nghiêm túc theo chức năng nhiệm vụ và đề cương kiểm tra của NHNo&PTNT Việt Nam.
Năm 2013 đã kiểm tra được 9747 bộ hồ sơ vay vốn với tổng dư nợ 436 tỷ đồng tại Hội sở và 2 Phòng giao dịch. Đồng thời kết hợp kiểm tra việc chấn chỉnh sau thanh kiểm tra. Các đối tượng được quan tâm trong các đợt kiểm tra là: cho vay hỗ trợ lãi suất; khách hàng phải gia hạn nơ, có nợ quá hạn; những khoản vay có tài sản bảo đảm bằng tài sản hình thành từ vốn vay, tài sản bảo lãnh của bên thứ 3. Duy trì và tăng cường kiểm tra, kiểm soát, giám sát chứng từ phát sinh và hoạt động kế tốn tồn chi nhánh trên hệ thống IPCAS. Kiểm tra an toàn quỹ quản lý quỹ tiền mặt, đã thực hiện 40 lượt kiểm tra quỹ tiền mặt đột xuất và kiểm tra công tác theo dõi giấy tờ ấn chỉ quan trọng tại các đơn vị. sổ sách theo dõi tiền mặt, tài sản, ấn chỉ, hồ sơ, tài liệu… được mở đầy đủ, đi vào nề nếp và tuân thủ đúng chế độ. Trong năm ngân hàng đã tiếp đón và làm việc với đồn thah tra của NHNo Việt Nam
Năm 2014 đã kiểm tra 10830 bộ hồ sơ vay vốn với tổng dư nợ 490 tỷ đồng tại Hội sở và 8 Phòng giao dịch; đồng thời kết hợp kiểm tra việc chấn chỉnh sau thanh kiểm tra. Các đối tượng được quan tâm trong các đợt kiểm tra là: khách hàng phải gia hạn nợ, có nợ quá hạn; những khoản vay khơng có tài sản đảm bảo.
Năm 2015 đã kiểm tra 12030 bộ hồ sơ vay vốn với tổng dư nợ 640 tỷ đồng tại hội sở và 8 phòng giao dịch. Các đối tượng được quan tâm trong các đợt kiểm tra là khách hàng phải gia hạn nợ, có nợ quá hạn; những khoản vay khơng có tài sản bảo đảm; cơng tác kiểm tra an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt được thực hiện thường xuyên; Bộ phận hậu kiểm đã làm tốt vai trị, chức năng kiểm sốt chứng từ, 100% chứng từ phát sinh trong ngày đều được hậu kiểm và sửa sai, bổ sung, hoàn thiện.
Các nhân tố khác
Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam só 46/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010, Luật các tổ chức tín dụng só 47/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010; Nghị định số 96/2008/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2008 của chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/8/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quy chế kiểm tra, kiểm sốt nội bộ của tổ chức tín dụng và Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ngày 01/8/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng (bây giờ là Thơng t s 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011ư ố
Quy đ nh v h th ng ki m soát n i b và ki m toán n i b c a t ch c tínị ề ệ ố ể ộ ộ ể ộ ộ ủ ổ ứ
d ng, chi nhánh ngân hàng nụ ước ngồi b t đ u có hi u l c t ngày 12 thángắ ầ ệ ự ừ
02 năm 2012)và các văn bản pháp lý khác đều là những yếu tố chi phối trực tiếp đến việc thiết kế và vận hành bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ ở Hội sở và các chi nhánh. Các yếu tố này là cơ sở pháp lý cho việc xây dựng các quy chế hoạt động tài chính và các thủ tục kiểm soát của Agribank.
Quyết định của Hội đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam về việc ban hành “chính sách kiểm tốn nội bộ và kiểm sốt nội bộ” là cơ sở cho mọi hoạt động kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp.
Ngoài các yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ của Agribank cịn chịu sự kiểm tra kiểm sốt của các nhân tố như:
- Hằng năm có sự kiểm tra, phê duyệt dự tốn dự án của HĐQT và Ban giám đốc
- Kiểm tra tình hình hoạt động của các chi nhánh định kỳ và đột xuất khi có nghi ngờ về những nghiệp vụ nào đó.
- Sự kiểm tra của thanh tra Bộ Tài chính, Cơ quan thuế, Thanh tra về lao động …
Do có sự ảnh hưởng từ các nhân tố trên nên những sai phạm về chế độ, chính sách được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Hơn nữa để hạn chế tối đa các sai phạm, đối với từng nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ về ngân quỹ, nghiệp vụ về huy động vốn, cho vay... Agribank đều có các quy trình quy
định cụ thể cho việc thực hiên và ln khuyến khích nhân viên tuân theo nhằm hướng đến việc đạt được hiệu quả tốt nhất.
2.2.2.2. Hệ thống kế tốn tại Agribank Ngọc Lặc
Hình thức kế tốn
Hình thức kế tốn tại Agribank Ngọc Lặc là hình thức Nhật ký – Sổ cái kết hợp Chứng từ ghi sổ.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Agribank nhằm thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị, thực hiện chức năng thơng tin và kiểm tra của hoạt động kế tốn.
Vị trí của hệ thống kế tốn của Agribank được xác định là cơng cụ giám đốc q trình thực hiện các hoạt động dịch vụ, trong q trình quản lý địi hỏi phải thường xuyên xem xét tình hình thực hiện các hoạt động hằng ngày, đó là việc hạch tốn thu chi tiền, vàng, ngoại tệ, hạch tốn cho vay và tính lãi... một cách kịp thời và đầy đủ. Trên cơ sở các số liệu đã phản ánh tổng hợp đối chiếu với kế hoạch tài chính nhằm đánh giá được mức độ thực hiện cơng tác tài chính trong từng thời kỳ nhất định, qua đó phát hiện những sai sót, đánh giá ưu điểm, khuyết điểm để đề ra những biện pháp khắc phục. Ngồi ra hệ thống kế tốn trong ngân hàng cịn giúp Agribank bảo vệ tài sản, đơn đốc việc chấp hành chế độ chính sách tài chính của Nhà nước thực hiện tiết kiệm chống lãng phí, tham ơ.
Nhiệm vụ của kế tốn là tính tốn, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời mọi khoản thu chi, các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản thuộc vốn quỹ của đơn vị. Thơng qua việc tính tốn, ghi chép, phản ánh kiểm tra tình hình kế hoạch, chi tiêu, quyết tốn ngăn ngừa kịp thời các vi phạm về chính sách và chế độ. Ngồi ra kế tốn cịn cung cấp số liệu cần thiết cho việc phân tích tài chính của đơn vị. Hệ thống kế tốn của cơng ty bao gồm 4 yếu tố đó là: Chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo.
Hệ thống chứng từ tại chi nhánh tuân thủ quy định trong Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN (12/12/2005) về việc ban hành chế độ chứng từ kế tốn Ngân hàng. Chi nhánh cụ thể hóa hệ thống chứng từ theo quyết định số 1697/QĐ-NHNo-TCKT ngày 27/10/2006 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam về việc ban hành quy định về chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
Trong các quyết định trên có quy định cụ thể: Khái niệm chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm cả chứng từ bằng giấy và chứng từ máy; Phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý (chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ), theo mục đích sử dụng và nội dung nghiệp vụ kinh tế (chứng từ tiền mặt và chứng từ chuyển khoản), theo nguồn gốc phát sinh (chứng từ do khách hàng và do ngân hàng lập), theo hình thức chứng từ (chứng từ giấy và chứng từ điện tử); chứng từ hợp pháp, hợp lệ; Quy cách, yếu tố trên chứng từ; Lập chứng từ kế toán; Chứng từ máy; Chữ ký trên chứng từ kế toán; Kiểm soát chứng từ kế toán; Luân chuyển chứng từ kế toán; Bảo quản chứng từ kế toán; Lưu trữ chứng từ kế toán; Cung cấp chứng từ kế toán; Chứng từ kế toán sao chụp; Chứng từ bị mất hoặc bị hủy hoại.
Chi nhánh đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ kế toán trong cơng tác kế tốn tại đơn vị mình và đặc biệt chú trọng cơng tác kiểm soát chứng từ, chứng từ chịu sự kiểm soát của giao dịch viên ,bộ phận hậu kiểm,