2.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hội đồng thành viên (HĐTV):
Là những người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng của Cơng ty: hoạch định chính sách và tổ chức thực hiện. Đồng thời cũng chịu trách nhiệm cuối cùng về các vấn đề có liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng và các lĩnh vực nghiệp vụ như lập kế hoạch, lập ngân sách, phát triển kinh doanh, nhân lực, đào tạo, quản lý văn phòng…
Ban tổng giám đốc:
Là người trực tiếp điều hành công việc hàng ngày của Công ty, đứng đầu các bộ phận trong Công ty, báo cáo lên HĐTV tình hình hoạt động của
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phịng kiểm tốn BCTC I Phịng kiểm tốn BCTC II Phịng kiểm tốn BCTC III Phịng kiểm tốn XDCB I (Miền Bắc) Phịng kiểm tốn XDCB II (MT& TN) Phòng tư vấn Thuế và tư vấn Luật Phòng đào tạo và huấn luyện Phòng kế tốn tài chính Phịng hành chính nhân sự Phịng quan hệ cơng chúng HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Ban sốt xét chất lượng Phịng kiểm tốn XDCB III (Miền Nam)
Cơng ty. Đứng đầu là ông Nguyễn Quốc Tuấn- Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Tổng giám đốc.
Các phòng ban:
-Phòng tư vấn thuế và tư vấn Luật
-Phịng Kiểm tốn BCTC I -Phịng Kiểm tốn BCTC II -Phịng Kiểm tốn BCTC III -Phịng Kiểm tốn XDCB I -Phịng Kiểm tốn XDCB II -Phịng Kiểm tốn XDCB III
-Phòng đào tạo và huấn luyện
-Phịng kế tốn tài chính
-Phịng hành chính nhân sự
-Phịng quan hệ cơng chúng
Nhân sự của HVAC hiện nay có tổng số cán bộ và nhân viên là hơn 100 người
2.1.4. Khái qt quy trình chung kiểm tốn BCTC của cơng ty HVAC
a) Thực hiện các cơng việc trước kiểm tốn:
Khảo sát và chấp nhận khách hàng Lựa chọn nhóm kiểm tốn viên
Việc phân công này do Ban Giám đốc và các Trưởng phòng nghiệp vụ thực hiện.
Ký kết hợp đồng kiểm tốn
Hợp đồng kiểm tốn được kí kết trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm tốn, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng.
b) Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Thu thập thơng tin về khách hàng sau khi kí hợp đờng
Tìm hiểu hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là bước giúp kiểm tốn viên thu thập các thơng tin phục vụ cho việc đánh giá tính hữu hiệu và hoạt động liên tục của hệ thống kiểm sốt do cơng ty khách hàng thiết lập và vận hành. Từ kết quả đánh giá, kiểm toán viên xác định mức rủi ro để lập kế hoạch kiểm toán chi tiết.
Xác định mức trọng yếu
Bảng: Đánh giá mức trọng yếu
Chỉ tiêu Mức trọng yếu
1. Lợi nhuận trước thuế 5% - 10%
2. Doanh thu 0,5% - 3%
3. Tổng tài sản 2%
Đánh giá rủi ro kiểm toán
c) Lập kế hoạch kiểm tốn cụ thể (chương trình kiểm tốn):
Kế hoạch kiểm tốn cụ thể gồm 3 phần: trắc nghiệm cơng việc, trắc nghiệm phân tích, và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Mỗi một trắc nghiệm được thiết kế gồm 4 nội dung:
Thủ tục kiểm toán cần được sử dụng: hướng dẫn chi tiết về quá trình thu thập một loại bằng chứng kiểm tốn cá biệt ở một thời điểm nào đó trong khi tiến hành kiểm tốn.
Quy mơ mẫu chọn: kiểm tốn viên cần tiến hành chọn mẫu theo phương pháp khoa học để chọn được mẫu có tính đại diện, phản ánh được đặc trưng cơ bản của tổng thể.
Khoản mục được chọn: Khi quyết định được số lượng mẫu thì cần phương pháp chọn mẫu.
Thời gian thực hiện: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc các thủ tục kiểm toán đã đề ra. Trong khi xây dựng chương trình kiểm tốn, các kiểm tốn viên của cơng ty chú ý xem xét đến khả năng phối hợp từ phía khách hàng, trợ lý kiểm tốn, các kiểm tốn viên trong nhóm và ý kiến của các chuyên gia. Thời gian cũng là yếu tố được quan tâm để thiết kế chương trình phù hợp.
d) Thực hiện Kiểm tốn tại khách hàng
Họp triển khai:
Nhóm kiểm tốn họp với BGĐ, phịng kế tốn và đại diện các phịng ban chức năng của khách hàng để thơng qua về mục tiêu, nội dung kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận liên quan tới cuộc kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán:
Theo sự phân cơng của nhóm trưởng, các thành viên thực hiện kiểm
tốn các phần hành được giao. Các thủ tục kiểm toán tại khách hàng: tổng hợp số liệu, thu thập tài liệu, kiểm tra chứng từ gốc, phóng vấn,… Trong q trình này, sự xuất hiện của BGĐ, các cố vấn kỹ thuật (nếu cần thiết) sẽ giúp cho các KTV bổ sung và hồn thiện các thủ tục kiểm tốn nhằm thu thập bằng chứng kiểm tốn. Sau khi hồn thành mỗi phần hành, thành viên chuyển lại cho nhóm trưởng kiểm tra, sốt xét và tiếp tục hồn thiện theo u cầu của nhóm trưởng. Trưởng nhóm tổng hợp lại các nội dung tồn tại, các bút toán điều chỉnh và sẽ được soát xét trước khi họp với khách hàng.
e) Kết thúc kiểm toán
Sau khi hoàn thành các phần hành được giao, các thành viên nhóm kiểm tốn chuyển lại cho nhóm trưởng kiểm tra, sốt xét và tiếp tục hồn thiện theo yêu cầu của nhóm trưởng. Trưởng nhóm tổng hợp lại các nội dung tồn tại, các bút toán điều chỉnh soát xét trước khi họp với khách hàng.
Tổng hợp, lập Báo cáo kiểm toán
Bước này được thực hiện tại Văn phịng Cơng ty kiểm tốn. Nhóm trưởng đọc lại hồ sơ kiểm toán, ghi nhận các vấn đề tồn tại và hướng xử lý. Nhóm trưởng lập Báo cáo kiểm tốn, hồn thiện File kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán, Báo cáo kiểm tốn và Báo cáo tài chính đính kèm được chuyển cho Kiểm toán viên điều hành soát xét. Ban Giám đốc soát xét báo cáo lần cuối trước khi gửi cho khách hàng.
Nếu khách hàng đồng ý phát hành, nhóm trưởng lập Phiếu yêu cầu phát hành, trình Giám đốc ký duyệt phát hành báo cáo.
Báo cáo kiểm toán được phát hành cả bằng tiếng Việt lẫn tiếng Anh (nếu khách hàng yêu cầu). Số lượng báo cáo phát hành tuỳ vào yêu cầu của cơng ty khách hàng, trong đó HVAC giữ một bản, Công ty khách hàng giữ số bản theo yêu cầu.
Trong Báo cáo kiểm tốn phát hành cịn kèm theo Báo cáo của Ban Giám đốc của khách hàng và Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn.
Cùng với việc phát hành Báo cáo kiểm tốn, HVAC cịn phát hành Thư quản lý kèm theo cho Ban Giám đốc công ty khách hàng. Thư quản lý đề cập những vấn đề trọng yếu liên quan đế hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cùng những phương hướng hồn thiện cơng tác quản lý.
2.1.5: Tổ chức hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Khi phát hành báo cáo kiểm tốn thì cơng ty lưu trữ 2 bộ, hồ sơ kiểm tốn được phân thành 2 loại chính:
Hồ sơ kiểm toán chung (permanent file): là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên qua tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính.
Hồ sơ kiểm tốn năm (current file): là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng thơng tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm tốn một năm tài chính.
2.1.5.1: Hồ sơ kiểm toán chung
a. Thơng tin chung về cuộc kiểm tốn
Nêu các thông tin tổng quát nhất về khách hàng như: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email, niên độ kế toán, các tài liệu giấy tờ liên quan đến hoạt động công ty khách hàng mà KTV đã thu thập dối với khách hàng cũ.
b. Bảng kí hiệu tham chiếu
Có thể chi tiết hơn theo hệ thống tài khoản cúa khách hàng. Các ký hiệu chi tiết do kiểm toán viên tự quyết định trên cơ sở ký hiệu chữ cái theo quy định của công ty.
2.1.5.2: Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng các thơng tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán báo cáo riêng của một năm tài chính, bao gồm: thơng tin về khách hàng năm tài chính đó, nhóm kiểm tốn thực hiện cuộc kiểm tốn đó, những thơng tin mà KTV thu thập được đối chiếu với các BCTC cần được kiểm toán tới thời điểm kiểm toán, những đánh giá của KTV và kết quả kiểm toán.
Hệ thống tham chiếu trong Hồ sơ kiểm toán là hệ thống tham chiếu giấy tờ làm việc, điều này giúp cho quản lý soát xét hồ sơ kiểm toán được thuận lợi và lưu trữ các dữ liệu một cách khoa học và đúng chuẩn mực của HVAC
Hệ thống chỉ mục hồ sơ kiểm toán bao gồm: A. Kế hoạch kiểm toán
B. Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo C. Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ D. Kiểm tra cơ bản tài sản
F. Kiểm tra cơ bản nguồn vốn chủ sở hữu
G. Kiểm tra cơ bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh H. Kiểm tra các nội dung khác
Các chỉ mục được sắp xếp theo một trình tự khoa học và hợp lý, giúp cho trong quá trình kiểm tốn, KTV có thể dễ dàng tham chiếu giữa các phần với nhau, ngoài ra việc lưu trữ như trên cũng tạo ra sự tiện lợi cho việc theo dõi và xem xét hồ sơ kiểm toán về sau.
Việc lưu trữ hồ sơ kiểm tốn ln đảm bảo thống nhất, có khoa học, chính xác và tập trung, bí mật, an tồn nhằm phục vụ cho việc quản lý, nghiên cứu về khách hàng kiểm toán khi cần thiết.
2.1.5.3: Ký hiệu giấy tờ làm việc của các phần hành
Phần hành Giấy làm việc Phần hành Giấy làm việc
Tiền và các khoản tương
đương tiền D100
Vốn chủ sở hữu
F100 Các khoản đầu tư tài chinh
ngắn hạn D200
Cổ phiếu quỹ
F200 Phải thu khách hàng ngắn hạn
và dài hạn D300
Nguồn kinh phí và quỹ khác
F300 Phải thu nội bộ và phải thu
khác D400 Doanh thu bán hàng G100
Hàng tồn kho D500
Chi phí trả trước và tài sản
khác D600
Giá vốn hàng bán
TSCĐ hữu hình, vơ hình và
BĐS đầu tư D700
Chi phí bán hàng
G300 TSCĐ Thuê tài chính D800 Chi phí quản lý doanh nghiệp G400 Xây dựng cơ bản dở dang
D900 Doanh thu và chi phí hoạt
động tài chính G500
Vay và nợ E100 Thu nhập khác và chi phí khác G600
Phải trả nhà cung cấp E200 Lãi cơ bản trên cổ phiếu G700 Thuế và các khoản phải nộp
nhà nước E300
Phải trả nội bộ và phải trả khác
E600 Phải trả người lao động, các
khoản trích theo lương E400
Chi phí phải trả ngắn hạn, dài
hạn E500
2.1.6: Tổ chức kiểm sốt chất lượng kiểm tốn của cơng ty
Kiểm soát chất lượng kiểm toán là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả kiểm tốn và uy tín của Cơng ty HVAC đối với khách hàng, và khẳng định được chất lượng kiểm tốn của Cơng ty.
Chính vì vậy, vai trị của bộ phận kiểm sốt chất lượng kiểm toán rất được Ban quản lý của Công ty coi trọng. Bộ phận thực hiện các trách nhiệm như sau:
Thực hiện việc kiểm soát chất lượng dịch vụ để đảm bảo chất lượng dịch vụ mà Công ty cung cấp
Điều tra, khảo sát khách hàng về chất lượng của các dịch vụ mà Công ty cung cấp
Tham vấn các chuyên gia đầu ngành, các giảng viên, các kiểm toán viên cao cấp, các nhà tư vấn chuyên nghành để xây dựng, đào tạo đội ngũ nhân viên để đảm bảo chất lượng dịch vụ là tốt nhất
Để thực hiện các trách nhiệm nói trên thì quy trình kiểm sốt chất lượng của Cơng ty bao gồm các bước như sau:
Các giấy tờ làm việc của các trợ lý kiểm tốn trong nhóm sẽ được các trưởng nhóm kiểm tốn xem xét, kiểm tra và tổng hợp. Sau đó các giấy tờ này sẽ được lưu hồn chỉnh vào hồ sơ kiểm toán và được chủ nhiệm kiểm toán sốt xét. Việc kiêm tra theo trình tự như thế này sẽ đảm bảo tránh được những sai lầm trong quá trình thực hiện.
Sau khi các giấy tờ làm việc được chỉnh sửa hồn thiện, hồ sơ kiểm tốn sẽ được trình lên Tổng giám đốc và rà soát trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cho khách hàng
Ngồi ra ở Cơng ty cũng có sự kiểm sốt chéo, có nghĩa là chủ nhiệm kiểm tốn phụ trách nhóm này sẽ thực hiện kiểm tra xem xét hồ sơ kiểm tốn của nhóm khác. Như vậy sẽ đảm bảo được tính độc lập và tính chính xác trong việc đánh giá chất lượng của cuộc kiểm tốn. Ngồi ra hàng năm Cơng ty cịn chọn mẫu để kiểm tra một số Hồ sơ kiểm toán trong năm. Cơng việc này do trưởng bộ phận kiểm sốt chất lượng kiểm toán thực hiện.
2.2. THỰC TRẠNG VẬN DỤNG THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾTTRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
2.2.1. Lập kế hoạch thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Để có thể tiến hành kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ, KTV phải chuẩn bị một kế hoạch kiểm tra cụ thể. Việc lập kế hoạch kiểm tra chi tiết là một phần công việc đã được thực hiện trong phần lập kế hoạch kiểm toán chung. Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết không chỉ dựa vào kết quả của việc lập
kế hoạch tổng quát mà còn phụ thuộc vào kết quả đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng.
2.2.1.1. Chuẩn bị cho việc lập kế hoạch kiểm tra chi tiết và thu thập thôngtin về khách hàng tin về khách hàng
- Xem xét chấp nhận khách hàng, đánh giá rủi ro hợp đồng
KTV sẽ thu thập đầy đủ các thông tin về khách hàng đủ để cho phép KTV có thể nhận thức xác định các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán, mà đánh giá của KTV có thể ảnh hưởng trọng yếu đến các BCTC, đến việc kiểm tra của KTV đến BCTC.
Sau khi thu thập thông tin về công ty XYZ, các thơng tin được trình bày trên giấy tờ làm việc A110 của HVAC. (Đây là năm đầu tiên, công ty HVAC cung cấp dịch vụ kiểm tốn cho cơng ty XYZ).
Bảng 2.1 Tìm hiểu khách hàng (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG Tên khách hàng: Cơng ty XYZ
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Tên Ngày
Nội dung: Người thực hiện LQA 15/12/2015
CHẤP NHẬN KHÁCH HÀNG MỚI VÀ RỦI RO HỢP ĐỒNG Người soát xét 1 Người soát xét 2 Người sốt xét 3
I. THƠNG TIN CƠ BẢN
1. Tên KH: Công ty XYZ
2. Tên và chức danh của người liên lạc chính:
3. Địa chỉ: Số 2, đương Kim Bình, xã Tràng Đà, thành phố Tuyên Quang ……………………………………………………………………. Email: Website: 4. Loại hình DN Cơng ty CP niêm yết Công ty TNHH DN có vốn ĐTNN Cơng ty hợp danh Công ty Cổ phần HTX DNNN Loại hình DN khác DN tư nhân
5. Năm tài chính: ngày: 01/01/2015từ đến ngày: 31/12/2015 6. Các cổ đơng chính, HĐQT và
BGĐ (tham chiếu A310):
Họ và tên Vị trí Ghi chú
Phạm Duy Hiển Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc
Hồng Kim Trọng Ủy viên HĐQT kiêm PGĐ
Trần Đình Kiên Ủy viên HĐQT kiêm
PGĐ
Dương Văn Cạch Ủy viên HĐQT
Đỗ Thị Thái Hà Ủy viên HĐQT
7. Mô tả quan hệ kinh doanh ban đầu được thiết lập như thế nào: Thông qua kênh đối thoại với các Doanh nghiệp
8. Họ và tên người đại diện cho DN: Phạm Duy Hiển - Chức danh: Giám đốc Địa chỉ:
9. Tên ngân hàng DN có quan hệ: