2.2. THỰC TRẠNG VẬN DỤNG THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT
2.2.2.2. Giai đoạn thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục đã chọn
Sau khi đã thực hiện lập kế hoạch kiểm tra chi tiết, KTV đã xác định các sai sót tiềm tàng có thể xảy ra và thủ tục kiểm tra tương ứng thì ở giai đoạn này đối với mỗi một tài khoản được kiểm tra KTV phải xác định sai sót tiềm tàng cụ thể cho số dư tài khoản đó. Từ đó, KTV tiến hành kiểm tra tài khoản theo hai hướng hoặc từ sổ kế toán xuống chứng từ gốc hoặc từ chứng từ lên
sổ kế toán dựa trên bản chất tài khoản cần kiểm tra và các yếu tố cấu thành nên sai sót đó. Cụ thể, với khoản mục phải thu khách hàng, KTV nghi ngờ khoản mục này khai tăng so với thực tế thì KTV sẽ tiến hành kiểm tra theo hướng từ sổ sách xuống chứng từ. Với hướng kiểm tra này, KTV có thể phát hiện ra những nghiệp vụ được ghi trên sổ nhưng khơng có chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra.
Đối với mỗi khoản mục, KTV sẽ có những phương pháp, kỹ thuật riêng để kiểm tra chi tiết. Các kỹ thuật thường được HVAC áp dụng trong kiểm tra chi tiết là: Kiểm tra thực tế, tính tốn lại, Xác minh tài liệu, Gửi thư xác nhận…
Vì là năm đầu tiên kiểm tốn cơng ty XYZ, KTV xem xét kỹ lưỡng hồ sơ kiểm toán năm trước, các vấn đề cần lưu ý. Sau khi xem xét, KTV kết luận có thể chấp nhận kết quả cuộc kiểm tốn năm trước mà không cần thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung. Qua kiểm tra cũng cho thấy số dư cuối năm tài chính được kết chuyển chính xác và phân loại một cách phù hợp trên Báo cáo tài chính năm nay.
1) Kỹ thuật kiểm tra thực tế ( kiểm kê )
Kiểm tra thực tế là quá trình kiểm kê tại chỗ hoặc tham gia kiểm kê các loại tài sản của đơn vị khách hàng.
Kiểm tra thực tế thường được áp dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như: hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, nhưng nó cũng được vận dụng cho q trình kiểm tra các giấy tờ thanh tốn có giá trị, chẳng hạn như khi một trái phiếu lập ra chưa được kí thì nó là một chứng từ, sau khi kí thì nó là một tài sản và khi đã thanh tốn thì nó lại một chứng từ, do đó khi nó là một tài sản thì có thể áp dụng kỹ thuật kiểm tra thực tế.
Đối với khoản mục tiền, KTV chỉ phải kiểm tra số dư tiền cuối kỳ kế tốn
quỹ mà khơng cần tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ tăng giảm tiền để kiểm tra chi tiết vì như thế sẽ trùng với việc kiểm tra ở các phần hành khác liên quan đến thu, chi tiền. Công việc của KTV được thực hiện ngay trên sổ tổng hợp TK111 và Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt do đơn vị cung cấp. Qua kiểm tra và đối chiếu thấy số tiền trong quỹ và số tiền trên sổ sách của Cơng ty XYZ đều khơng có chênh lệch đáng kể.
Bảng 2.7: Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt Công ty XYZ tại thời điểm
01/01/2016 Công ty XYZ
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT -VNĐ
Ngày 01/01/2016 Thành phần tham gia
Ông: NVT Chức vụ: Kế toán trưởng Bà : TTL Chức vụ: Thủ quỹ
Ông : PDH Chức vụ: Tổng Giám đốc
Cùng nhau kiểm kê quỹ tiền mặt VND cho kỳ kế toán kết thúc ngày 31/12/2015 như sau:
Loại giấy bạc Số lượng Thành tiền
500.000 40 20.000.000 100.000 130 13.000.000 50.000 50 2.500.000 20.000 113 2.260.000 10.000 105 1.050.000 5.000 42 210.000 1.000 3 3.000 Cộng 39.023.000 Số sổ sách 39.023.703
Bằng chữ: ba chín triệu khơng trăm hai mươi ba nghìn đồng chẵn.
Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn Kế tốn trưởng
( ký và đóng dấu) Giải thích chênh lệch: do Kế tốn Cơng ty đã làm trịn
Bảng 2.9 : Giấy làm việc phần hành tiền
CÔNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
Tên khách hàng: Cơng ty XYZ Tên Ngày
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người
thực hiện LQA 14/03/2016
Nội dung: Tiền và các khoản tương đương
tiền Người soát xét 1
Người sốt xét 2 Người sốt xét 3 Cơng việc: Kiểm kê thay thế
Mục tiêu: Đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê thay thế, trừ ngược lại các nghiệp vụ phát sinh sau khi kết thúc niên độ đến thời điểm kiểm kê thay thế để xác định thêm mức độ tin cậy của số dư tiền mặt tại ngày 14/03/2016.
Thủ tục: Thực hiện chốt số liệu trên sổ kế toán tiền mặt và Sổ quỹ viết tay. KTV chứng kiến đơn vị thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt tại thời điểm kiểm toán.
Số liệu kiểm kê tại 14/03/2016 (1) Số liệu trên sổ quỹ tại ngày 14/03/2016 (2) Số liệu trên sổ kế toán ngày 14/03/2016 (3) Chênh lệch (1)-(2) Chênh lệch (1)-(3) 30.000.000 chưa hạch toán 30.000.703 -703 (*)
Số dư tiền mặt tại ngày 01/01/2016: 39.023.703
Chênh lệch số tiền trên sổ kế toán tại 2 thời điểm: 9.023.000 (**) Nguyên nhân: (*) chênh lệch do làm tròn
(**) Tham chiếu BA3.2
Kết luận: Đạt mục tiêu kiểm toán.
Đối với khoản mục hàng tồn kho, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng
mà HVAC sẽ trực tiếp cử một hoặc một nhóm KTV đến Cơng ty để cùng họ thực hiện công việc kiểm kê hàng tồn kho hoặc chỉ sử dụng kết quả kiểm kê của khách hàng.
Cơng ty XYZ vào cuối kỳ kế tốn đã liên hệ với công ty HVAC và HVAC cử một nhóm kiểm tốn đến Cơng ty để cùng khách hàng thực hiện
cơng việc kiểm kê hàng tồn kho. Quá trình tham dự kiểm kê và ghi chép kết quả kiểm kê một cách tỉ mỉ sẽ giúp cho KTV đánh giá được dễ dàng hơn mục tiêu về tính đầy đủ, tính chính xác, tính hiện hữu, và tính sở hữu. Tham dự kiểm kê hàng tồn kho cịn giúp KTV có sự nhìn nhận thực tế về hệ thống kiểm sốt đối với hàng tồn kho để có những kiến nghị giúp việc bảo quản hàng tồn kho được tốt hơn. Trong bài, em xin lấy ví dụ về kiểm kê hàng tồn kho đối với TK152. KTV tiến hành chọn mẫu một số nguyên vật liệu để kiểm kê.
Bảng 2.10: Kiểm kê Hàng tồn kho (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
Tên khách hàng: Cơng ty XYZ Tên Ngày
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người
thực hiện LQA 15/03/2016
Nội dung: Hàng tồn kho Cơng việc: Kiểm kê
Người sốt xét 1 Người sốt xét 2 Người sốt xét 3
Tên NVL Đơn vị tính Số lượng Thành tiền
Gỗ phôi sau sấy (đang sử dụng) M3 603 2,043,866,741 Gỗ phơi sau sấy (Niêm phịng tại
kho 4)
M3 933 3,159,491,519
Keo Bugjo A-901 (M-500) Kg 90 6,511,380
Chất chống nứt (4 k) Kg 32 1,770,560
Guốc đầu lị 2 (Cái) Cái 20 104,000,000
Xích gầu tải phi 18*64*9 mắt Sợi 500 97,500,000
Tấm lót ghi lạnh L4 Tấm 87 254,475,000
Tổng cộng 5,667,615,200
Số liệu trên sổ sách: 5,667,615,200 Chênh lệch: 0
Kết luận: Đạt mục tiêu kiểm tốn.
2) Kỹ thuật tính tốn
Kỹ thuật tính tốn là q trình KTV kiểm tra tính chính xác về mặt số học của việc tính tốn và ghi sổ
Ví dụ, đối với kiểm tra việc tính tốn, KTV xem xét tính chính xác (bằng cách tính lại) các hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho, số liệu hàng tồn kho, tính tốn lại chi phí khấu hao, giá thành, các khoản dự phòng, thuế, số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái,… Đối với tính chính xác của việc ghi sổ, KTV đối chiếu các chứng từ có liên quan để xem cùng một thông tin được phản ánh như nhau trên các chứng từ khác nhau, ở những nơi khác nhau.
Kỹ thuật này chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần túy về mặt số học, khơng chú ý đến sự phù hợp của phương pháp tính được sử dụng. Do đó, kỹ thuật này thường được sử dụng cùng các kỹ thuật khác như kiểm tra thực tế, phân tích,…trong q trình thu thập bằng chứng.
Tính lại chi phí lãi vay:
Đối với các nghiệp vụ về chi phí lãi vay, KTV tiến hành kiểm tra phương pháp tính lãi vay dựa vào số tiền Có của tài khoản 3411, số ngày tính lãi và lãi suất.
Sau khi tính tốn lại, KTV thấy một số khoản chi phí lãi vay được tính sai như sau:
Bảng 2.11: Tính lại chi phí lãi vay (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TOÁN HÙNG VƯƠNG Người lập: HH Ngày: E142
Khách hàng: Cơng ty XYZ Sốt xét 1: LQA Ngày: Kỳ hoạt động: 01/01/2015 - 31/12/2015 Soát xét 2: Ngày: Soát xét 3: Ngày: Mục tiêu: Tính ghi chép, đầy đủ, hiện hữu
Cơng việc: Ước tính lãi vay
Số liệu: Sổ cái, sổ chi tiết TK 3411, 635, Bảng tổng hợp chi phí lãi vay
Ngày PS Số tiền Nợ Số tiền Có Lsuất Ngày tính lãi Số ngày Số tiền
Vay ngắn hạn - Ngân hàng NN&PTNT - chi nhánh Tuyên Quang:
Số dư đầu kỳ : 1/1/2015 89,998,938,123 0.667% 12/31/2015 365 7,299,913,870
Phát sinh tăng trong năm
0.667% 1 0
Phát sinh giảm trong năm
0.667% 1 0
Số dư cuối kỳ : 89,998,938,123
Chi phí lãi vay ước tính KTV : 7,299,913,870
Số đơn vị ghi nhận: 7,299,913,874
Lệch -4
>> Chênh lệch nhỏ. Đạt yêu cầu
Ngày PS Số tiền Nợ Số tiền Có Lsuất Ngày tính lãi Số ngày Số tiền
Vay dài hạn - Ngân hàng NN&PTNT - CN Tuyên Quang:
Số dư đầu kỳ : 1/1/2015 126,298,376,065 0.792% 12/31/2015 365 12,164,989,417
Phát sinh tăng trong năm
0.792% 1 0
Phát sinh giảm trong năm
Trả gốc vay 2/26/2015 1,046,700,187 0.792% 12/31/2015 309 85,349,678 Trả gốc vay 4/27/2015 1,000,000,000 0.792% 12/31/2015 249 65,708,333 Trả gốc vay 5/27/2015 1,000,000,000 0.792% 12/31/2015 219 57,791,667 Trả gốc vay 6/29/2015 1,021,521,349 0.792% 12/31/2015 186 50,139,673 Trả gốc vay 7/10/2015 1,700,716,060 0.792% 12/31/2015 175 78,540,012 Trả gốc vay 7/20/2015 1,497,881,024 0.792% 12/31/2015 165 65,220,236 Trả gốc vay 12/31/2015 2,000,000,000 0.792% 12/31/2015 1 527,778 Số dư cuối kỳ : 117,031,557,445
Chi phí lãi vay ước tính KTV : 0 11,761,712,040
Số đơn vị ghi nhận: 11,757,438,984
Lệch 4,273,056
>> Chênh lệch do Đơn vị tính thiếu ngày khi trả gốc vay trong kỳ. Đề nghị trích bổ sung chi phí: Nợ TK 635/ Có TK 3388: 4.273.056
Việc tính tốn lại đối với các tài khoản cịn lại ở Cơng ty XYZ được thực hiện tương tự chẳng hạn như kiểm tốn viên sẽ tính tốn lại giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, giá nguyên vật liệu xuất kho, giá thành sản phẩm, tính tốn lại sản phẩm dở dang cuối kỳ, tính lại chi phí khấu hao…
3) Kỹ thuật xác minh tài liệu
Xác minh tài liệu là quá trình xem xét, kiểm tra đối chiếu các chứng từ, sổ sách có liên quan sẵn có trong đơn vị để chứng minh một thơng tin trên báo cáo tài chính.
Xác minh tài liệu hay còn gọi là kiểm tra chứng từ gốc là kỹ thuật thường xuyên được áp dụng trong quá trình kiểm tra chi tiết. Công việc này được tiến hành rất đơn giản song có ý nghĩa quan trọng và chứng tỏ sự tỉ mỉ trong cơng tác kiểm tốn của HVAC
Vì từng nghiệp vụ kinh tế ở cơng ty khách hàng thường được chứng minh bởi ít nhất một chứng từ nên ln có sẵn một khối lượng lớn loại bằng chứng này. Ví dụ, với nghiệp vụ bán hàng thì sẽ có một hóa đơn bán hàng (liên 3), với nghiệp vụ xuất kho vật tư dùng vào sản xuất thì có phiếu xuất kho, hoặc một chứng từ vận chuyển chứng minh cho nghiệp vụ bán hàng đã được giao cho khách hàng và căn cứ để tính cước vận chuyển,…
KTV xem xét các chứng từ gốc để đảm bảo cho tính có thật, tính đầy đủ, chính xác của nghiệp vụ phát sinh, đồng thời xem các chứng từ này có đầy đủ các yếu tố theo quy định hiện hành khơng, có được phê duyệt đầy đủ bởi các cấp có thẩm quyền khơng. Các sai phạm về tính đầy đủ và tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ này sẽ được KTV dùng để đưa ra những nhận xét trên Báo cáo kiểm toán và thư quản lý gửi cho đơn vị khách hàng sau khi kết thúc kiểm toán.
Thủ tục này được áp dụng ở rất nhiều tài khoản như: TK131, TK111, TK331, TK211, các TK chi phí… Kết quả của việc kiểm tra chi tiết được KTV trình bày trong các giấy tờ làm việc.
Bảng 2.12: Kiểm tra chi tiết TK241 Cơng ty XYZ (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG Người lập:
ĐVQ
Ngày:
13/03/2016 D741
Khách hàng: Cơng ty XYZ Sốt xét 1: LQA Ngày:
Kỳ hoạt động: 01/01/2015-31/12/2015 Soát xét 2: Ngày:
Soát xét 3: Ngày: Mục tiêu: Tính ghi chép, đầy đủ, hiện hữu
Công việc: Tổng hợp số dư 241
Số liệu: Báo cáo tài chính, Sổ cái TK 241 năm 2015
Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ
Nội dung Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Kinh phí cơng đồn trích trước 15,504,023 15,504,023 38,900,000
Xây dựng cơ bản… 38,900,000
Sửa chữa cơng trình nội bộ 57,430,915 57,430,915
>> số đầu kỳ khớp BCKT 2014 >> phát sinh trong kỳ khớp SCT, SC TK 241
>> Số cuối kỳ khớp BCTC 2015 Note:
>>> Kiểm toán viên kiểm tra phát sinh tăng giảm chi phí xây dựng cơ bản trong kỳ
Doanh thu bán hàng tháng 7 143 31.07.2015 333111 3,420,210 0 <1>
Doanh thu bán hàng tháng 7 143 31.07.2015 51121 34,201,790 0 Xuất kho Xi măng, đá
Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 7 145 31.07.2015 15221 2,728,414 0 PXK cát các
loại
Phân bổ tiền lương, tiền ăn ka tháng 7 155 31.07.2015 334111 16,680,000 0
Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng
11 232 30.11.2015 15221 400,501 0
Chứng từ phải thu, phải trả tháng 12 253 31.12.2015 24211 0 57,430,915 cơng trình sửa chữa
nội bộ( kt ở 242)
Chứng từ phải thu, phải trả tháng 12 253 31.12.2015 6271718 0 15,504,023
Hạch tốn giảm kinh phí cơng đồn những
năm trước
Tổng 57,430,915 72,934,938
>> đơn vị đang ghi nhận khoản thuế VAT doanh thu nội bộ vào phần ngun giá của cơng trình sửa chữa
Bảng 2.13: Kiểm tra chi tiết TK242 (Trích GTLV của KTV)
CHI NHÁNH HÀ NỘI - CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN HÙNG VƯƠNG Người lập: ĐVQ Ngày: 13/03/2016 D641
Khách hàng: Cơng ty CP Xi măng Tun Quang Sốt xét 1: LQA Ngày:
Kỳ hoạt động: 01/01/2015-31/12/2015 Soát xét 2: Ngày:
Soát xét 3: Ngày:
Mục tiêu: Tính ghi chép, đầy đủ, hiện hữu
Cơng việc: Kiểm tra phát sinh tăng chi phí trả trước trong kỳ Số liệu: Báo cáo tài chính, Sổ cái TK 242
KTV tiến hành kiểm tra 100% chi phí trả trước phát sinh trong kỳ
Nội dung Số chứng từ ngày Đối ứng Số tiền Kiểm tra
Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 2 028 28/02/2015 15311 7,800,000
Chi tiền mặt tháng 3 041 31/03/2015 11111 1,641,852,125 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định
Chi tiền mặt tháng 4 071 30/04/2015 11111 268,765,800 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 5 095 31/05/2015 15311 6,625,000 PXK bộ máy vi tính
Chứng từ thanh tốn tháng 5 099 31/05/2015 331111 61,394,200 TT chứng từ, hóa đơn, hợp đồng( bảo hiểm xe, bảo trì PM)
Chi tiền mặt tháng 6 108 30/06/2015 11111 7,383,000 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định
Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 7 145 31/07/2015 15311 18,637,500 PXK điều hòa Nagakawa
Chi tiền mặt tháng 8 158 31/08/2015 11111 18,630,000 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định
Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 9 183 30/09/2015 15241 109,090,909
PXK hộp điều tốc cho máy nghiền (tại sao không ghi tăng TSCĐ)
Chi tiền mặt tháng 10 208 31/10/2015 11111 454,204,000 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định Chi tiền mặt tháng 11 226 30/11/2015 11111 180,253,275 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định Chi tiền mặt tháng 12 244 31/12/2015 11111 160,235,250 Chi trợ cấp MVL, PC, quyết định