2.2. THỰC TRẠNG VẬN DỤNG THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT
2.2.1.5. Phân công công việc
Các thủ tục kiểm tra chi tiết được thiết kế tương tự đối với các khoản mục khác nhau nhưng KTV sẽ lựa chọn các kỹ thuật khác nhau để đạt được mục tiêu đối với mỗi khoản mục cụ thể. Ví dụ: kỹ thuật gửi thư xác nhận đối
với khoản mục Tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả; kỹ thuật kiểm tra thực tế đối với khoản mục Hàng tồn kho, TSCĐ...
Sau khi xác định các công việc cụ thể cần phải thực hiện, KTV tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng người. Ví dụ, với Cơng ty XYZ cơng việc được phân cơng như sau:
Bảng 2.5: Bảng phân cơng cơng việc (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TOÁN HÙNG VƯƠNG
Tên khách hàng: Cơng ty XYZ Tên Ngày
Ngày khóa sổ: 31/12/2015
Người thực hiện
LQA 15/12/2015
Nội dung: PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHĨM KIỂM TỐN
Người sốt xét 1 Người sốt xét 2 Người sốt xét 3
PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHĨM KIỂM TỐN
Nội dung cơng việc
Thà nh viên Ngày hồn thành A - KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN
A110 Chấp nhận khách hàng mới và đánh giá rủi ro hợp đồng LQA A120 Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng LQA
A230 Thư gửi khách hàng về Kế hoạch kiểm toán LQA
A240 Danh mục tài liệu cần khách hàng cung cấp LQA
A260 Cam kết về tính độc lập của thành viên nhóm kiểm tốn LQA A270 Sốt xét các yếu tố ảnh hưởng đến tính độc lập của KTV LQA A280 Biện pháp đảm bảo tính độc lập của thành viên nhóm kiểm tốn LQA A290 Trao đổi với Ban Giám đốc đơn vị về kế hoạch kiểm tốn LQA
A310 Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động LQA
A410 Tìm hiểu chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền LQA A420 Tìm hiểu chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền LQA A430 Tìm hiểu chu trình hàng tồn kho, tính giá thành và giá vốn LQA A440 Tìm hiểu chu trình lương và phải trả người lao động LQA
A450 Tìm hiểu chu trình TSCĐ và xây dựng cơ bản LQA
A610 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị LQA
A620 Trao đổi với Ban Giám đốc về gian lận LQA
A630 Trao đổi với bộ phận Kiểm toán nội bộ/Ban kiểm soát LQA
A710 Xác định mức trọng yếu kế hoạch – thực hiện LQA
A810 Xác định phương pháp chọn mẫu LQA
A910 Tổng hợp kế hoạch kiểm toán LQA
B - TỔNG HỢP, KẾT LUẬN VÀ LẬP BÁO CÁO
B110 Phê duyệt phát hành báo cáo kiểm toán và Thư quản lý LQA B120 Soát xét chất lượng của thành viên Ban Giám đốc độc lập LQA
B130 Soát xét giấy tờ làm việc chi tiết LQA
B210 Thư quản lý năm nay LQA
B310 Báo cáo tài chính và báo cáo kiểm tốn năm nay LQA
B340 Báo cáo tài chính trước và sau điều chỉnh kiểm toán LQA
B360 Các bút toán điều chỉnh và phân loại lại LQA
B370 Các bút tốn khơng điều chỉnh LQA
B380 Báo cáo tài chính và báo cáo kiểm tốn năm trước LQA
B410 Tổng hợp kết quả kiểm toán LQA
B420 Phân tích tổng thể báo cáo tài chính lần cuối LQA
B430 Thư giải trình của Ban Giám đốc khách hàng LQA
B450 Thư giải trình của Ban Quản trị khách hàng LQA
B560 Danh mục tài liệu quan trọng để lưu hồ sơ kiểm toán chung LQA
C - KIỂM TRA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
C110 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền LQA C210 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền LQA C310 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình tồn kho, tính giá thành và giá
vốn LQA
C410 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình lương và phải trả người lao
động LQA
C510 Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình tài sản cố định và xây cơ bản LQA
D - KIỂM TRA CƠ BẢN TÀI SẢN
D100 Tiền và các khoản tương đương tiền ĐVQ
D200 Đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn LVP
D300 Phải thu khách hàng ngắn hạn và dài hạn LVP
D400 Phải thu nội bộ và phải thu khác ngắn hạn và dài hạn LVP
D500 Hàng tồn kho LVP
D600 Chi phí trả trước & tài sản khác ngắn hạn, dài hạn ĐVQ D700 TSCĐ hữu hình, vơ hình, XDCB dở dang và bất động sản đầu tư LVP
D800 TSCĐ thuê tài chính LVP
E - KIỂM TRA CƠ BẢN NỢ PHẢI TRẢ
E100 Vay và nợ ngắn hạn và dài hạn LQA
E200 Phải trả nhà cung cấp ngắn hạn và dài hạn LQA
E300 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước LQA
E400 Phải trả người lao động, các khoản trích theo lương và dự phịng trợ cấp
E500 Chi phí phải trả ngắn hạn và dài hạn LQA E600 Phải trả nội bộ và phải trả khác ngắn hạn và dài hạn
F - KIỂM TRA CƠ BẢN NVCSH VÀ TK NGOẠI BẢNG
F100 Vốn chủ sở hữu LQA
F200 Cổ phiếu quỹ LQA
F300 Nguồn kinh phí và quỹ khác LQA
F400 Tài khoản ngoại bảng cân đối kế toán LQA
G - KIỂM TRA CƠ BẢN BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
G100 Doanh thu LQA
G200 Giá vốn hàng bán LQA
G300 Chi phí bán hang LQA
G400 Chi phí quản lý doanh nghiệp LQA
G500 Doanh thu và chi phí hoạt động tài chính LQA
G600 Thu nhập và chi phí khác LQA
G700 Lãi trên cổ phiếu LQA
H - KIỂM TRA CÁC NỘI DUNG KHÁC
H110 Kiểm tra tính tn thủ pháp luật và các quy định có liên quan LQA
H120 Sốt xét các bút toán tổng hợp LQA
H130 Kiểm toán năm đầu tiên – Số dư đầu năm LQA
H140 Sốt xét giao dịch với các bên có liên quan LQA
H150 Soát xét sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính LQA
H160 Đánh giá khả năng hoạt động liên tục LQA
H170 Kiểm tra các thông tin khác trong tài liệu có báo cáo tài chính đã được
kiểm toán LQA
H180 Soát xét tài sản, nợ tiềm tàng và các khoản cam kết LQA H190 Sốt xét thay đổi chính sách kế tốn, ước tính kế tốn và sai sót LQA
H210 Trao đổi các vấn đề với chuyên gia LQA
H220 Sử dụng công việc của kiểm toán nội bộ LQA
H230 Thủ tục kiểm tốn khi khách hạng có sử dụng dịch vụ bên ngồi LQA
NHIỆM VỤ KHÁC
2.2.2. Q trình thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn Hùng Vương
2.2.2.1. Khảo sát KSNB đối với các khoản mục cần kiểm tốn
Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát là một thủ tục rất hữu hiệu được KTV sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Việc đánh giá rủi ro kiểm sốt có thể giúp KTV giảm được quy mơ của các thủ tục kiểm tra chi tiết nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu. Tại HVAC đã thiết kế một bảng các câu hỏi để có sự đánh giá ban đầu về
hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với từng khoản mục cụ thể. Mỗi câu hỏi được trả lời bằng cách điền vào các cột, dịng tương ứng “Có” hoặc “Khơng” với những giải thích thích hợp. Tham chiếu đến các giấy tờ làm việc (nếu có):
Có = có áp dụng thủ tục kiểm sốt
Khơng = Thủ tục kiểm sốt là khơng cần thiết đối với hoạt động của khách
hàng
Không áp dụng = thủ tục kiểm sốt khơng cần thiết đối với hoạt động
của Doanh nghiệp
Với những thủ tục có trả lời “Có “ KTV sẽ thu thập bản copy văn bản quy định của khách hàng hoặc mô tả lại một cách cụ thể trên các giấy làm việc khác.
Với những thủ tục có câu trả lời “Khơng” hoặc “Không áp dụng “ KTV sẽ chỉ rõ ảnh hưởng của nó đến rủi ro kiểm tốn và những điểm cần khuyến nghị trong thư quản lý, biên bản kiểm tốn để hồn thiện hệ thống KSNB.
Bảng dưới đây được trích từ GTLV của KTV về tìm hiểu hệ thống KSNB của Cơng ty XYZ:
Bảng 2.6: Ví dụ về tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với các khoản phải thu
khách hàng (Trích GTLV của KTV)
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
Tên khách hàng: Công ty XYZ Ngày khóa sổ: 31/12/2015
Nội dung: Đánh giá về HTKSNB các khoản phải thu khách hàng
Tên Ngày
Người thực hiện LQA 15/12/2015 Người soát xét 1
Người soát xét 2 Người soát xét 3
Mục tiêu: Xem xét tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục nợ
Câu hỏi Trả lời
1. Cơng ty có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu khách hàng theo từng đối tượng hay khơng?
Có theo dõi riêng biệt, và theo dõi riêng đối với các khách hàng có nước ngồi.
2. Tiền thu từ khách hàng có được ghi chép đúng đắn, kịp thời khơng?
Có. Được ghi cụ thể các hóa đơn đã thanh tốn trong sổ chi tiết phải thu của khách hàng và cập nhât vào đúng sổ
3. Trong trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt mà chưa thu được tiền (nhân viên bán lẻ thu tiền không nộp quỹ), có chi tiết được các hóa đơn chưa thanh toán tiền trong tài khoản doanh thu bán hàng bằng tiền mặt khơng?
Có. Kế tốn cơng nợ phải thu phân loại chi tiết đối với nghiệp vụ phát sinh chưa thu tiền.
4. Các khoản công nợ được đối chiếu thường xuyên không?
Không.Các khoản công nợ không được đối chiếu định kỳ.
5. Có tách riêng biệt bộ phận bán hàng và bộ phận kế tốn khơng?
Có.
6. Báo cáo bán hàng hàng kỳ có được gửi cho khách hàng xác nhận mà có sự tham gia của nhân viên giữ sổ và nhân viên bán hàng khơng?
Có. Có sự tham gia của cả nhân viên giữ sổ và nhân viên bán hàng.
7. Việc thu hồi nợ có được giao cho một người/bộ phận đơn đốc thực hiện khơng?
Có.
8 Cá khoản mục điều chỉnh (tăng, giảm, bù trừ nợ phải thu) có được kiểm tra khơng/
Có.
9. Cơng ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ chậm trả, nợ khó địi khơng?
Cơng ty khơng đề cập rõ biện pháp thu hồi nợ, đặc biệt là các khoản nợ quá hạn và có nguy cơ khó thu hồi.
10 Các khoản phải thu khó địi có được lập dự phịng khơng?
Có lập bảng phân tích tuổi nợ và trích lập dự phịng đối với các khoản nợ khó địi theo đúng quy định nhưng chưa đầy đủ.
.... ....
Sau khi tổng hợp kết quả qua bảng câu hỏi, KTV đánh giá môi trường chung kiểm sốt của cơng ty XYZ được thực hiện chưa thực sự hiệu quả.
Vì vậy KTV đưa ra kết luận về KSNB chưa chặt chẽ cần tăng cường các thử nghiệm cơ bản trong việc kiểm toán.
2.2.2.2. Giai đoạn thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục đã chọn
Sau khi đã thực hiện lập kế hoạch kiểm tra chi tiết, KTV đã xác định các sai sót tiềm tàng có thể xảy ra và thủ tục kiểm tra tương ứng thì ở giai đoạn này đối với mỗi một tài khoản được kiểm tra KTV phải xác định sai sót tiềm tàng cụ thể cho số dư tài khoản đó. Từ đó, KTV tiến hành kiểm tra tài khoản theo hai hướng hoặc từ sổ kế toán xuống chứng từ gốc hoặc từ chứng từ lên
sổ kế toán dựa trên bản chất tài khoản cần kiểm tra và các yếu tố cấu thành nên sai sót đó. Cụ thể, với khoản mục phải thu khách hàng, KTV nghi ngờ khoản mục này khai tăng so với thực tế thì KTV sẽ tiến hành kiểm tra theo hướng từ sổ sách xuống chứng từ. Với hướng kiểm tra này, KTV có thể phát hiện ra những nghiệp vụ được ghi trên sổ nhưng khơng có chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra.
Đối với mỗi khoản mục, KTV sẽ có những phương pháp, kỹ thuật riêng để kiểm tra chi tiết. Các kỹ thuật thường được HVAC áp dụng trong kiểm tra chi tiết là: Kiểm tra thực tế, tính tốn lại, Xác minh tài liệu, Gửi thư xác nhận…
Vì là năm đầu tiên kiểm tốn cơng ty XYZ, KTV xem xét kỹ lưỡng hồ sơ kiểm toán năm trước, các vấn đề cần lưu ý. Sau khi xem xét, KTV kết luận có thể chấp nhận kết quả cuộc kiểm tốn năm trước mà khơng cần thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung. Qua kiểm tra cũng cho thấy số dư cuối năm tài chính được kết chuyển chính xác và phân loại một cách phù hợp trên Báo cáo tài chính năm nay.
1) Kỹ thuật kiểm tra thực tế ( kiểm kê )
Kiểm tra thực tế là quá trình kiểm kê tại chỗ hoặc tham gia kiểm kê các loại tài sản của đơn vị khách hàng.
Kiểm tra thực tế thường được áp dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như: hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, nhưng nó cũng được vận dụng cho q trình kiểm tra các giấy tờ thanh tốn có giá trị, chẳng hạn như khi một trái phiếu lập ra chưa được kí thì nó là một chứng từ, sau khi kí thì nó là một tài sản và khi đã thanh tốn thì nó lại một chứng từ, do đó khi nó là một tài sản thì có thể áp dụng kỹ thuật kiểm tra thực tế.
Đối với khoản mục tiền, KTV chỉ phải kiểm tra số dư tiền cuối kỳ kế tốn
quỹ mà khơng cần tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ tăng giảm tiền để kiểm tra chi tiết vì như thế sẽ trùng với việc kiểm tra ở các phần hành khác liên quan đến thu, chi tiền. Công việc của KTV được thực hiện ngay trên sổ tổng hợp TK111 và Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt do đơn vị cung cấp. Qua kiểm tra và đối chiếu thấy số tiền trong quỹ và số tiền trên sổ sách của Cơng ty XYZ đều khơng có chênh lệch đáng kể.
Bảng 2.7: Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt Công ty XYZ tại thời điểm
01/01/2016 Công ty XYZ
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT -VNĐ
Ngày 01/01/2016 Thành phần tham gia
Ông: NVT Chức vụ: Kế toán trưởng Bà : TTL Chức vụ: Thủ quỹ
Ông : PDH Chức vụ: Tổng Giám đốc
Cùng nhau kiểm kê quỹ tiền mặt VND cho kỳ kế toán kết thúc ngày 31/12/2015 như sau:
Loại giấy bạc Số lượng Thành tiền
500.000 40 20.000.000 100.000 130 13.000.000 50.000 50 2.500.000 20.000 113 2.260.000 10.000 105 1.050.000 5.000 42 210.000 1.000 3 3.000 Cộng 39.023.000 Số sổ sách 39.023.703
Bằng chữ: ba chín triệu khơng trăm hai mươi ba nghìn đồng chẵn.
Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn Kế tốn trưởng
( ký và đóng dấu) Giải thích chênh lệch: do Kế tốn Cơng ty đã làm trịn
Bảng 2.9 : Giấy làm việc phần hành tiền
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN HÙNG VƯƠNG
Tên khách hàng: Cơng ty XYZ Tên Ngày
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người
thực hiện LQA 14/03/2016
Nội dung: Tiền và các khoản tương đương
tiền Người soát xét 1
Người soát xét 2 Người soát xét 3 Công việc: Kiểm kê thay thế
Mục tiêu: Đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê thay thế, trừ ngược lại các nghiệp vụ phát sinh sau khi kết thúc niên độ đến thời điểm kiểm kê thay thế để xác định thêm mức độ tin cậy của số dư tiền mặt tại ngày 14/03/2016.
Thủ tục: Thực hiện chốt số liệu trên sổ kế toán tiền mặt và Sổ quỹ viết tay. KTV chứng kiến đơn vị thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt tại thời điểm kiểm toán.
Số liệu kiểm kê tại 14/03/2016 (1) Số liệu trên sổ quỹ tại ngày 14/03/2016 (2) Số liệu trên sổ kế toán ngày 14/03/2016 (3) Chênh lệch (1)-(2) Chênh lệch (1)-(3) 30.000.000 chưa hạch toán 30.000.703 -703 (*)
Số dư tiền mặt tại ngày 01/01/2016: 39.023.703
Chênh lệch số tiền trên sổ kế toán tại 2 thời điểm: 9.023.000 (**)