- Chi nhánh Chương Mỹ: Sản xuất xi măng PCB30, PCB40 theo kế
2.2.3.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Tại công ty, việc nhập kho NVL chủ yếu thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch (bộ phận cung ứng vật tư) thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế, hoặc trực tiếp đi mua. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và sự biến động giá cả trên thị trường.
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ kho lập và ký thành 3 liên phiếu nhập kho vật tư (1 liên do thủ kho giữ, 1 liên chuyển qua phịng kế tốn và 1 liên giao cho khách hàng). Trong trường hợp lúc kiểm nhận vật liệu phát hiện thấy thừa, thiếu hoặc vật liệu khơng đúng quy cách phẩm chất thì phải thơng báo ngay cho phịng kế hoạch biết cùng bộ phận kế toán vật liệu lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thơng thường bên bán giao ngay tại kho công ty nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số vật liệu đủ phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số cịn lại khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
Sơ đồ 13: Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho NVL
- Đối với NVL nhập lại kho từ phân xưởng lò, cần đổi chủng loại vật liệu hoặc do thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như đối với việc nhập kho NVL.
- Riêng đối với phế liệu thu hồi, công ty làm thủ tục nhập kho phế liệu, sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập vào kho qua hình thức kiểm tra số lượng và phản ánh số lượng nhập kho nhưng cơng ty
NVL hoạch vật Phịng kế tư
Thủ kho
tế
không xác định được giá trị phế liệu nhập kho và giá trị phế liệu nhập kho cũng không được phản ánh trong sổ sách kế tốn của cơng ty.
* Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): (Xem biểu số 01)
Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lượng chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hoá trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua.
Hoá đơn GTGT do người bán lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại nơi nhập phiếu
Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
Liên 3: dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan.
* Phiếu nhập kho (Mẫu số 01_VT): (Xem biểu số 03)
Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi sổ chi tiết, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm ,hàng hố mua ngồi, tự sản xuất, th ngồi gia cơng chế biến, nhận góp cổ phần, liên doanh hoặc vật tư, thừa phát hiện trong kiểm kê .
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoá số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên nhập kho.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hố mua ngồi) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất ), người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư, sản phẩm ,hàng hoá .
tế
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người nhập giữ.
* Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05_VT):
(Xem biểu số 02)
Xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm ,hàng hố có ở kho tại thời điểm kiểm nghiệm. Làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản. Xử lý vật tư, sản phẩm ,hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán .
tế
Biểu số 01: