Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế tốn sau:
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Trong mỗi hình thức sổ kế tốn có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính tốn, lựa chọn một hình thức kế tốn phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế tốn đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế tốn.
Hình thức Nhật ký chung:
Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khơng nhiều, bộ máy kế tốn ít người.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phái sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Theo hình thức này, kế tốn bán hàng sử dụng các loại sổ:
+ Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung; Sổ Nhật ký bán hàng; Sổ Nhật ký thu tiền; Sổ cái: Mở cho các TK: 511, 521, 632, 111, 112, 131, 156... ;
+Số chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng…
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (phụ lục số 04)
Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn,
thuận tiên cho việc phân công tác.
Nhược điểm: khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng
phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế tốn Hình thức Nhật ký - sổ cái
Điều kiện áp dụng: phù hợp với đơn vị có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế ít, hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế tốn ít.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là Nhật ký sổ cái là quyển sổ cái tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kể tốn.
Theo hình thức này, kế toán sử dụng các sổ: + Sổ tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái
+ Sổ chi tiết: Gồm các sổ thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán với người mua…
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái (phụ lục số 05)
Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của việc đối chiếu, lấy số liệu.
Nhược điểm: sử dụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế tốn cồng kềnh nên khơng thuận tiện trong việc phân cơng nhiệm vụ kế tốn.
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành
chính sự nghiệp.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Theo hình thức này kế tốn bán hàng sử dụng các sổ:
+ Sổ tổng hợp: Gồm chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái (Dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) mở cho các tài khoản 511; 111; 632…
+ Sổ chi tiết: Gồm các sổ thẻ kế toán bán hàng chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt; sổ kho; sổ chi tiết hàng hóa…
Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ (phụ lục số 06)
Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế tốn được phân cơng đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ.
Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tang khối lượng ghi chép, việc ghi chép đối chiếu thường dồn vào cuối tháng làm cho báo cáo thường bị chậm ảnh hưởng tới năng suất và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Hình thức kế tốn trên máy vi tính
kế tốn trên máy tính. Phần mềm được thiết kế theo nguyên lí của một trong các hình thức kế tốn hoặc kết hợp giữa các hình thức theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế toán bằng tay.
Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính(phụ lục số 07) Ưu điểm: làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dang tránh được nhầm lẫn.
Nhược điểm: địi hỏi việc mã hóa thong tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ xung,
đảm bảo tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch. Xây dựng phần mềm tin học phải có trìn độ cao, am hiểu cơng tác kế toán.