- Niên độ kế toán: Từ 01/1 đến 31/12 hàng năm.
2.2.2.2. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu để sản xuất gương, kính tại cơng ty TNHH thương mại kính Nhật Việt
ty TNHH thương mại kính Nhật- Việt
Công ty thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu để sản xuất gương, kính
theo phương pháp thẻ song song nên việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện động thời ở phịng kế tốn và kho. Để theo dõi tình hình biến động từng loại NVL cơng ty mở tài khoản cấp 2:
TK 152.1: Vật liệu TK 152.2: Phụ liệu TK 152.3: phế liệu
Tại kho
Thủ kho căn cứ vào PNK, PXK tiến hành phân loại, hạch toán và ghi chép riêng cho từng loại NVL, mỗi loại NVL có một thẻ kho riêng và cuối tháng thủ kho tổng hợp và giao cho kế toán vật tư đối chiếu. Thủ kho chỉ theo dõi biến động về mặt số lượng. Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong kỳ - Số xuất trong kỳ Thẻ kho (phụ lục số 13) Tại phịng kế tốn
Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Định kỳ 7-10 ngày, kế toán vật tư phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu, ký vào thẻ kho và nhận lại chứng từ nhập xuất. Khi nhận lại được chứng từ do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra lại chứng từ, sử dụng để ghi sổ và lưu.
Khi nhận được Phiếu nhập kho trong tháng, căn cứ vào các chứng từ này kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết cho từng loại vật tư về mặt số lượng và giá trị.
Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0085718 (phụ lục 08), PNK số 014 ngày 02/02(phụ lục 09) biên bản xác nhận, PXK số 023 ngày 03/02 (phụ lục 10) và
PXK số 047 ngày 10/02(phụ lục 12), kế toán mở sổ chi tiết vật tư cho kính K12CL(phụ lục 11). Sổ chi tiết kính K12CL theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị và là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho (phụ lục 13). Sau đó, cuối tháng lấy số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết kính K12CL để ghi vào bảng kê tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn NVL. (phụ lục 14). Đối với tất cả các loại NVL khác cũng hạch toán tương tự như đối với vật liệu kính K12CL.
Căn cứ vào bảng 2.2 bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL(phụ lục 14)
có thể thấy tổng hợp tình hình NVL tại công ty. Do công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng sản xuất trong tháng 2 và tháng 3, cho nên bộ phận cung ứng vật tư đã tìm kiếm và mua nhập kho rất nhiều loại NVL để chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất trong tháng và tháng tới. Chính vì thế, giá trị NVL tồn kho cuối tháng tương đối lớn. Đây chính là một phần vốn lưu động của công ty.
Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào cuối tháng. Bảng này được lập để phản ánh một cách khái quát tình hình nhập, xuất, tồn diễn ra trong tháng của tất cả các ngun vật liệu có trong kho. Mỗi dịng phản ánh số liệu của một loại nguyên vật liệu. Số liệu ghi vào cột “Nhập trong kỳ”, “Xuất trong kỳ” của mỗi một dòng là số liệu tổng cộng nhập, xuất trong tháng trên sổ chi tíêt vật tư của từng loại vật tư. Số liệu trên bảng nhập – xuất - tồn dùng để đối chiếu với phát sinh nợ, phát sinh có và số dư trên Sổ cái 152.
Tại Cơng ty TNHH thương mại Kính Nhật – Việt việc hạch toán được kế toán thực hiện bằng máy vi tínhvới việc sử dụng phần mềm kế tốn Fast.
Khi kế toán nhận được bộ chứng từ gốc do Phịng vật tư chuyển giao thì kế tốn căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các
Lên báo cáo:
- Báo cáo hàng nhập - Báo cáo hàng xuất - Báo cáo hàng tồn
Xử lý cuối năm: - Chuyễn tồn kho sang Hỗ trợ: tính lại số tồn kho tức
thời
Phân hệ kế tốn ngun vật liệu
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất điều Khai báo các tham số tùy
chọn
Khai báo các danh mục từ điển - Danh mục kho NVL
Cập nhật số tồn kho ban đầu
Cập nhật các chứng từ phát sinh
Phân hệ kế tốn bán hàng - Hóa đơn kiêm phiếu xuất
kho
- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Phân hệ kế toán mua hàng: - Phiếu nhập kho - Phiếu nhập chi phí - Phiếu xuất trả nhà cung
cấp
chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, đơn giá, trị giá nhập xuất..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế tốn. Máy tính sẽ quản lý ngun vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…máy tính với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện q trình tính tốn vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng máy tính sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trên Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào theo thứ tự các ngày trong tháng.
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, người giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, mã kho và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn kho hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn giá, máy tự động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lượng, giá xuất kho, máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ.