- Niên độ kế toán: Từ 01/1 đến 31/12 hàng năm.
2.2.3.2.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của cơng ty được nhập từ mua ngồi. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan kế tốn vật tư sẽ nhập các dữ liệu vào máy vi tính, xử lý dữ liệu trong máy được tiến hành vừa tổng hợp chi tiết theo một quy trình nhất định.
Sau khi xác định được giá nhập kho (căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan đến các khoản chi phí như chi phí vận chuyển, thu mua nếu có, biên bản xác nhận ...) kế tốn tiến hành định khoản và ghi chép các sổ sách có liên quan.
Đồng thời phản ánh số liệu vào sổ Nhật ký chung (phu lục 15), sổ cái tài khoản (chi tiết cho từng tài khoản và các sổ có liên quan khác).
Nếu chưa thanh toán cho người bán: hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ nhật ký chung theo định khoản Nợ TK 152( Trị giá nguyên vật liệu) Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)/ Có TK 331 (chi tiết) – tổng giá trị thanh toán.
Sau đó, số liệu trên sổ NKC tự động vào sổ cái TK152 (phụ lục số 16), sổ cái TK133, sổ cái TK331.
Khi Cơng ty thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ NKC và sổ kế tốn chi tiết cơng nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ NKC để vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản Nợ TK 331 (chi tiết)/ Có TK 111, 112 Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh tốn ghi giảm cơng nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi tăng doanh thu từ hoạt động tài chính.
Với chiết khấu thương mại, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán NVL ghi nhận phần chiết khấu thương mại. Kế toán ghi giảm tài khoản NVL, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và phản ánh giảm công nợ hoặc tăng tiền nếu nhận bằng tiền
Đối với trường hợp hóa đơn về hàng chưa về
Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trường hợp nguyên vật liệu mua về nhưng cuối thángNVL chưa về nhập kho, mặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán đợi khi hàng về mới tiến hành nhập kho
Đối với trường hợp NVL mua về không đạt tiêu chuẩn
Tại cơng ty TNHH thương mại kính Nhật – Việt, NVL khi mua về, sau khi tiến hành kiểm định chất lượng hàng hóa, hội đồng kiểm kê nhận thấy NVL nhập về không đạt yêu cầu và chưa nhập kho NVL, DN tiến hành trả lại hàng. Khi đó kế tốn ghi tăng hàng đang đi đường và ghi tăng khoản phải trả khác.
Trong trường hợp NVL đã nhập kho rồi mới phát hiện hàng kém chất lượng hoặc hỏng hóc, cơng ty tiến hành trả lại hàng, kế toán ghi tăng khoản phải thu khách hàng, ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm tài khoản NVL.
Đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết
Nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết, Cơng ty khơng sử dụng Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ mà sử dụng biên bản bàn giao vật tư thiết bị cho phòng vật tư cơ giới, các phân xưởng trực tiếp đem nguyên vật liệu nhập trở lại kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, từ số liệu trên NKC
kế toán phản ánh vào sổ cái 152, sổ cái TK 621 theo định khoản: Nợ TK 152/Có TK 621 (chi tiết) – ghi giảm chi phí NVL.