II. PHƢƠNG PHÁP KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁNHÀNG TRONG CÁC DOÂNH NGHIỆP THƢƠNG MẠI.
4. Phƣơng pháp trị giá vốn hàng hoá xuất bán
CPBH phân bổ
xác định theo cơng thức sau:
(Trong đó : trị giá hàng phải đƣợc tính theo cùng một loại giá). Trị giá hàng còn lại cuối kỳ gồm số dƣ TK155, 157 (đối với DNSC) và số dƣ TK 151,156,157 (đối với DNTMDV)
Từ đó xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau
Tài khoản và phƣơng pháp kế tốn chi phí bán hàng
Kế tốn sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng - để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí phát sinh trong q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hố, lao vụ, dv bao gồm các khoản chi phí nhƣ nội dung đã nêu ở điểm trên
Kết cấu và nôi dung phản ánh của tài khoản 641 chi phí bán hàng: Bên nợ: các khoản CPBH thực tế phát sinh trong kỳ
Bên có: các khoản ghi giảm CPBH
Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh (cho hàng đã bán hoặc chờ kết chuyển (cho hàng cịn lại)
Tài khoản 641 khơng có số dƣ cuối kỳ
CPBH phân bổ phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại trong kỳ CPBH phát sinh trong kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ = + - Trị giá "hàng" còn ở cuối kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại CPBH cần phân bổ còn đầu kỳ CPBH cần phan bổ phát sinh trong kỳ = + x Giá trị hàng xuất khẩu trong kỳ + Giá trị hàng cuối kỳ
45
Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2 - Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu
- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành
- Tài khoản 6417 - Chi phí dv mua ngồi - Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Nội dung phản ánh tập hợp và kết chuyển trong từng tài khoản cấp 2 tƣơng ứng với loại CPBH đã nêu
* Phƣơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về CPBH
(1) Khi tính tiền lƣơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản đóng gói, bốc dỡ, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ, nhân viên tiếp thị … và trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lƣơng nhân viên theo quy định kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK334 - Phải trả CNV
Có TK338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384)
(2)Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cho q trình tiêu thụ , … kế tốn ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK152 - Nguyên liệu và vật liệu
(Hoặc có TK611 - Mua hàng: Nếu là phƣơng pháp khuyến khíchĐK)
(3) Trị giá thực tế dụng cụ đồ dùng xuất kho (đối với loại phân bổ 1 lần) và số phân bổ chi phí dụng cụ, đồ dùng (đối với loại phân bổ nhiều lần) tính vào CPBH trong kỳ kế tốn ghi sổ theo định khốn
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6431) Có TK153 - Cơng cụ dụng cụ
Có TK142 - Chi phí trả trƣớc (1421)
(Hoặc có TK611 - Mua hàng: Nếu là phƣơng pháp KKĐK)
(4) Trích khấu hao TSCĐ dùng ở khâu bán hàng trong kỳ, kế toán ghi sổ định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK214 - Hao mịnTSCĐ
(Đồng thời ghi đơn bên nợ TK009 - Nguồn vốn khấu hao)
(5) Chi phí bảo hành sản phẩm : Kế tốn tuỳ theo từng trƣờng hợp
a. Trƣờng hợp doanh nghiệp khơng có bộ phận bảo hành độc lập. Chi phí bảo hành đƣợc tính chung ngay cho CPBH của doanh nghiệp
a1.Nếu doanh nghiệp có trích trƣớc sản phẩm
+ Khi trích trƣớc chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451)
Có TK335- Chi phí phải trả
+ Khi phát sinh chi phí thực tế về sửa chữa, bảo hành sản phẩm, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK621 - CPNL, VL trực tiếp
Nợ TK622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Nợ TK628- Chi phí sản xuất chung Có cácTK l iên quan (111,334,152 … )
+Cuối kỳ kết chuyển các khoản mục chi phí bảo hành đã tập hợp đƣợc , kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) Có T K liên quan (621, 622,627)
+ Khi sửa chữa bảo hành xong bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản "
Nợ TK154 - Chi phí phải trả
Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) +Khi hết thời hạn bảo hành so điều chỉnh lại số liệu đã trích theo chi phí bảo hành thực tế kế tốn ghi sổ theo định khoản sau đó đối với số chênh lệch:
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK335- Chi phí phải trả
(Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trƣớc : ghi tăng (ghi số thƣờng)) (Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số trích trƣớc : ghi giảm (ghi số âm ))
47
a2. Trong kỳ khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế tốn tập hợp theo từng khoản mục chi tiết chi phí, ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK621 - CPNL, VL trực tiếp
Nợ TK622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Nợ TK627- Chi phí sản xuất chung Có cácTK l iên quan (152,334,..)
+Cuối kỳ kết chuyển để tổng hợp chi phí bảo hành đã tập hợp đƣợc , kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) Có T K liên quan (621, 622,627)
+ Khi sửa chữa bảo hành xong bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản "
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451)
Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết …)
+ Trƣờng hợp sản phẩm bảo hành không đƣợc sửa chữa , doanh nghiệp phải sản xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK155 - Thành phẩm
b. Trƣờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lâp
Việc bảo hành sản phẩm đƣợc coi là dv của bộ phận bảo hành cung cấp cho bộ phận có sản phẩm
b1. Hoạch toán ở bộ phận bảo hành sản phẩm
+ Trong kỳ tập hợp tập các khoản mục phát sịnh, đến cuối kỳ kết chuyển để tổng hợp chi phí bảo hành tƣơng tự nhƣ đã trình bày ở điểm a2 trên
+ Khi sản phẩm bảo hành xong, bàn giao lại cho khách hàng kế toán kết chuyển chi phí của lao vụ bảo hành, ghi sổ theo định khoản
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán
Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết1 …)
Đồng thời phản ánh số doanh thu về lao vụ này mà cấp trên hay đơn vị có sản phẩm phải bảo hành phải trả, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK111 - Tiền mặt
Có TK152 - Doanh thu bán hàng nội bộ
b2. Hoạc tốn ở bộ phận có sản phẩm phải bảo hành: Chi phí bảo hành là một bộ phận trong chi phí bán hàng
- Trƣờng hợp trích trƣớc chi phí bảo hành
+ Khi trích trƣớc chi phí bảo hành sản phẩm, kế tốn ghi: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng
Có TK335 - Chi phí phải trả (6451)
+ Số tiền trả cho bộ phận bảo hành độc lập , kế toán ghi sổ Nợ TK335 - Chi phí phải trả
Có TK111- Tiền mặt
Có TK336 - Phải trả nội bộ
+ Khi hết thời hạn bảo hành, điều chỉnh số trích trƣớc theo chi phí bảo hành thực tế tƣơng tự nhƣ đã trình bày ở điểm a1
- Trƣờng hợp khơng trích trƣớc chi phí bảo hành
+ Số tiền trả cho bộ phận bảo hành độc lập , kế tốn ghi sổ Nợ TK641 - Chi phí bán hàng
Có TK111- Tiền mặt Có Tk336 - Phải trả nội bộ
(6) Chi phí bảo hành hàng hố: Cũng đƣợc hoạch tóan tuỳ theo trƣờng hợp cụ thể a. Trƣờng hợp doanh nghiệp khơng có bộ phận bảo hành độc lập
a1.Nếu doanh nghiệp khơng có chi phí bảo hành hh
+ Khi trích trƣớc chi phí bảo hành hàng hoá, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451)
Có TK335- Chi phí phải trả
+ Khi phát sinh chi phí bảo hành thực tế, kế tốn tập hợp vào sổ đã trích trƣớc, kế tốn ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK335 - Chi phí phải trả Có TK111 - Tiền mặt
Có TK152 - Nguyên vật liệu vv….
49
+Khi hết thời hạn bảo hành hàng hố điều chỉnh lại số liệu đã trích trƣớc theo chi phí bảo hành thực tế tƣơng tự nhƣ đã trình bày ở điểm a1 (nghiệp vụ 5)
a2. Nếu doanh nghiệp khơng trích trƣớc chi phí bảo hành hàng hố: Khi phát sinh chi phí sửa chứa bảo hành hàng hố kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK111- Tiền mặt
Có TK152 Nguyên vật liệu vv….
b. Trƣờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập
Các nghiệp vụ đƣợc kế toán ở bộ phận bảo hành và ở bộ phận có hàng hố phải bảo hành tƣơng tự nhƣ đối với bảo hành sản phẩm đã trình bày ở điểm b(nghiệp vụ 5) (7) chi phí về dịch vụ thuê ngoài (thuê TSCĐ, thuê kho, thuê vận chuyển, dịch vụ về điện thoại., FAX,…)phục vụ cho khấu hao bán hàng, phát sinh trong kỳ trƣớc với mức chi phí khơng lớn, đƣợc tập hợp trực tiếp vào CPBH, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK111- Tiền mặt
Có TK331 - Phải trả cho ngƣời bán …
(8) Trong trƣờng hợp doanh nghiệp có trích trƣớc chi phí sửa chữa TSCĐ a. Định kỳ trích trƣớc. Kế tốn ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK335 - Chi phí phải trả
b. Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, khi hồn thành sửa chữa TSCĐ kế tốn ghi sổ theo định khoản
Nợ TK335 - Chi phí phải trả
Có TK331 - Phải trả cho ngƣời bán Có TK241 - XDCB dở dang
(9) Trƣờng hợp doanh nghiệp khơng có kế hoạch trích trƣớc chi phí sửa chữa TSCĐ nhƣng chi phí sửa chữa thực tế phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến quá trình tiêu thụ nhiều kỳ hoạch tốn, kế toán tập hợp vào bên Nợ TK141 -- Chi trả trƣớc (1421), định kỳ kế phân bổ vào CPBH ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng Có TK142 - Chi phí trả trƣớc
(10) Các chi phí bằng tiền khác, ngồi các khoản đã kể trên, nhƣ chi tiền mặt cho hội nghị khách hàng, thông tin quảng cáo sản phẩm, chào hàng, … phát sinh trong kỳ kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK111 - Tiền mặt
Có TK112 - Tiền giử ngân hàng
(11) Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí bán hàng thực tế phát sinh (nếu có) nhƣ phế thu hồi… kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK111 - Tiền mặt
Nợ Tk112 - Tiền gửi trong ngân hàng Có TK641 - Chi phí bán hàng
(12) Cuối kỳ hạch toán xác định kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK911 - xác định kết quả kinh doanh Có TK641 - Chi phí bán hàngƣ
(13) Trƣờng hợp phải phân bổ CPBH cho số sản phẩm hàng hố cịn lại cuối cùng kỳ (chƣa tiêu thụ) trên cơ sở xác định số phân bổ sản phẩm, hàng hố cịn lại, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK142 - Chi phí trả trƣớc Có TK641 - Chi phí bán hàng
Đến kỳ kế tốn sau, khi có sản phẩm hàng hố tiêu thụ sẽ kết chuyển bộ phận CPBH cho kỳ đó
Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp Nơi dung chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp (PQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp
51
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều khoản cụ thể có nội dung cơng dụng khác nhau. Theo quy định hiện hành chi phí ql doanh nghiệp đƣợc chia thành các loại sau:
1. Chi phí nhân viên quản lý:
Gồm tiền lƣơng, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lƣơng nhân viên quản lý theo quy định
2. Chi phí vật liệu quản lý:
Trị giá thực tế các loại vật liệu nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCD công cụ dụng cụ dùng chung của doanh nghiệp
3. Chi phí đồ dùng văn phịng:
Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phịng dùng cơng tác quản lý chung của doanh nghiệp
4. Chi phí khấu hao TSCĐ:
Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nhƣ văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiếm trúc, phƣơng tiện truyền dẫn,…
5. Thuế, phí và lệ phí:
Các khoản thuế nhà, đất, thuế mơn bài và các khỏan phí, lệ phí giao thơng câù phà …
6. Chi phí dự phịng:
Các khoản trích dự phịng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu hồi khó địi
7. Chi phí dịch vụ mua ngồi:
Các khỏan chi về dv mua ngoài, thuê ngoài nhƣ tiền điện nƣớc, nhƣ hội nghị, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp
8. Chi phí bằng tiền khác:
Các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên nhƣ chi hội nghị, tiếp khách, chi cơng tác phí, chi đào tạo cán bộ, trả lãi cho vay cho SXKD
Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sc kinh doanh cần đƣợc dự tính (lập dự tốn) và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Hoạt động quản lý doanh
nghiệp liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Do vậy cuối kỳ cần đƣợc tính tốn phân bổ- kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp sản xuất dài trong kỳ khơng có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ hoặc định khoản thƣơng mại có dự trữ hàng hố giữa các kỳ có biến động lớn chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính tốn phân bổ cho sản phẩm, hàng hố cịn lại chƣa tiêu thụ cuối kỳ tƣơng tự nhƣ đã trình bày đối với chi phí bán hàng
Tài khoản và phƣơng pháp kế tốn chi phí QLDN
Kế tốn sử dụng tài khoản 642 - Chi phí QLDN để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK642 - COQLDN
Bên nợ : Các khoản chi phí QLDN Thực tế phát sinh trong kỳ Bên có :Các khoản ghi giảm chi phí QLDN
- Kết chuyển chi phí QLDn để xác định kết quả kinh doanh hay để chờ kết chuyển
Tài khoản 642 khơng có số dƣ cuối kỳ Tài khỏan 642 có 8 tài khoản cấp 2
- TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý - TK6422 - Chi phí vật liệu quản lý - TK6423 - Chi phí đồ dùng văn phịng - TK6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ - TK6425 - Chi phí v à lệ phí
- TK6426 - Chi phí dự phịng
- TK6427 - Chi phí dịch vụ mua ngồi - TK6428 - Chi phí bằng tiền khác
Nội dung phản ánh trong từng tài khoản cấo 2 tƣơng ứng với nội dung của từng loại QLDN đã nêu ở mục trên
* Phƣơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về chi phí QLDN
(1) Khi tính đến tiền lƣơng, phụ cấp phải trả cho bộ máy quản lý gián tiếp ở doanh nghiệp và tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lƣơng của nhân viên quản lý theo quy định, kế toán ghi sổ theo định khoản
53
Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6421) Có TK334 - Phải trả CNV
Có TK338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384)
(2) Trị giá thực tế của vật liệu các loại xuất dùng cho cơng tác quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế tốn ghi sổ theo định khoản
Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6422) Có TK152 - Nguyên vật liệu
(3) Trị giá thực tế cơng cụ đồ dùng văn phịng (đối với loại phân bổ 1 lần) và số phân bổ chi phí đồ dùng văn phịng (đối với loại phân bổ nhiều lần) tính vào chi phí QLDN trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6423) Có TK153 - Cơng cụ, dụng cụ Có TK142 - Chi phí trả trƣớc (1421)
(4) Trích khấu hao TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6424) Có TK214 - Hao mịn TSCĐ
(Đồng thời ghi bên Nợ TK009 - Nguồn vốn khấu hao)
(5) Các khoản thuế phải nộp nhà nƣớc nhƣ thuế môn bài, thuế nhà đất,… và các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu nhà, … phát sinh trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6425)
Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc (3387,3388 …) (6) Định kỳ theo quy định, khi trích lập dự phịng giảm giá trị hàng tồn kho và dự phịng phải thu hồi khó địi, kế tốn ghi sổ theo định khoản