Chức năng , quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban giám đốc :
- Là người đại diện theo pháp luật, người điều hành mọi công việc trong công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Quyêt định tất cả các vấn đề liên quan đên các hoạt động hằng ngày của công ty
, chuẩn bị và tổ chức thực hiện kê hoạch kinh doanh, kê hoạch đầu tư, ký kêt hợp đồng. - Bố trí lại cơ cấu tổ chức, phương án sử dụng hoặc xử lý các khoản lỗ trong công ty.
- Giám đốc: Dương Văn Dũng Số điện thoại: 0253 522 063
Ban giám đốc
Phó giám đớc
Phịng kê hoạch – kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kê toán tài chính Phòng vật tư – thiêt bị
Ban quản lý dự án
Ban thi cơng khai thác đá
Phó giám đốc:
- Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiêp với Giám đốc về phần viêc được phân công. Trong từng thời kỳ có thể được Giám đốc uỷ nhiệm trực tiêp quyêt định một số vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc.
- Phó giám đớc : Nguyễn Q́c T́n Phịng kế hoạch – kỹ thuật:
- Chức năng tham gia tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc hoạch định các kê hoạch kinh doanh, đầu tư, và thực hiện các dự án hạ tầng.
- Thực hiện phân tích và đề xuất tính khả thi của các dự án; tham gia các hoạt động quản lý kinh doanh của các dự án do Công ty đầu tư.
- Tổ chức thực hiện, giám sát kỹ thuật trong quá trình triển khai các dự án, các chương trình, hoạt đợng kinh doanh theo kê hoạch Công ty đúng các quy định về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước hiện hành.
- Xem xét các yêu cầu của khách hàng về thiêt lập hồ sơ dự thầu, xem xét các điều kiện ký kêt hợp đồng và thực hiện việc lập hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của khách hàng.
- Phối hợp với Chỉ huy Trưởng Cơng Trình để giải qut các vấn đề kỹ thuật có liên quan đên hợp đồng trong quá trình thi cơng. Tìm hiểu và phở biên thơng tin về vật liệu mới, kỹ thuật và công nghệ mới cho các Chỉ huy Trưởng cơng trình, bợ phận vật tư, các bộ phận liên quan khác.
- Quản lý và giám sát trực tiêp mọi hoạt động và chịu trách nhiệm chung về hiệu śt cơng việc của phịng. Chủ trì các c̣c họp định kỳ để tổng kêt và điều chỉnh các hoạt đợng của phịng.
- Trưởng phòng kê hoạch – kỹ thuật : Nguyễn Đức Khánh Phòng kinh doanh:
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra giám sát, pháp chê theo quy định hiện hành;…
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp.
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên, sắp xêp, bố trí, tiêp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ.
- Trưởng phòng kinh doanh : Nguyễn Quang Huy Phịng kế tốn- tài chính:
- Chức năng chính của phịng kê toán: là thực hiện các nghiệp vụ kê toán như phối hợp cùng phòng kinh doanh để tiên hành thu tiền từ các hợp đồng đã ký với khách hàng sau khi tiên hành các thao tác kỹ thuật bàn giao cho khách hàng.
- Nhiệm vụ :Tổng hợp và xác minh, cung cấp số liệu thực tê trong công ty theo quy định của chê độ kê toán- tài chính, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh và từ đó đưa ra các chỉ tiêu phản ánh tình hình hoạt đợng của cơng ty.
- Nghiên cứu xây dựng quy chê tài chính của công ty, tổ chức thực hiện công tác kê toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kêt quả kinh doanh và tình hình sử dụng vớn và tài sản của cơng ty.
- Tham gia lập và thẩm địnhcác hợp đồng thương mại của công ty. Tổ chức huy động vốn để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của công ty.
- Kê toán trưởng : Đoàn Thanh Bình Phịng vật tư – thiết bị:
- Đảm bảo cung ứng vật tư, thiêt bị và nhân công theo đúng tiên độ và chất lượng yêu cầu của công trường, kể cả việc cung ứng vật tư mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt.
- Theo dõi việc tạm ứng, thanh qut toán của cơng trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi cơng của các hợp đồng.
- Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi cơng.
- Tham mưu cho Tởng Giám đốc về các vấn đề liên quan đên thương lượng và ký kêt Hợp đồng.
- Giải quyêt các tranh chấp liên quan đên hợp đồng với khách hàng. Ban quản lý dự án:
- Chủ trì, phới hợp với các phịng ban, đơn vị trực thuộc Công ty lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu cơng trình, khi cơng trình trúng thầu, bóc tách các chi phí đầu vào gửi các phòng có liên quan theo dõi thực hiện, chuẩn bị các thủ tục tham mưu cho Giám đốc hợp đồng khoán gọn toàn bợ cơng trình hoặc hạng mục cơng trình đới với các đợn vị trực thuộc, quyêt toán thanh lý các hợp đồng khi cơng trình hoàn thành.
- Kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện đầy đủ các thủ tục đúng trình tự xây dựng cơ bản, đúng với quy định của Nhà nước và Công ty, cùng các đơn vị hoàn thành hồ sơ nghiệm thu cơng trình, hồ sơ hoàn cơng, thanh qut toán cơng trình. Kêt hợp với phòng kê toán tài chính và các đơn vị thu hồi vớn cơng trình, quản lý toàn bợ các hợp đồng kinh tê tại Công ty (kể cả các hợp đồng kinh tê đã được Giám đốc Công ty uỷ quyền cho Giám đốc chi nhánh, Giám đốc các đơn vị trực thuộc ký với khách hàng).
Ban thi công khai thác đá:
- Thi cơng, lập qut toàn các cơng trình, hạng mục cơng trình theo hợp đồng do Cơng ty giao; tham gia nghiệm thu công tác thực hiện.
- Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho công tác được an toàn và hiệu quả.
- Đề xuất các định mức kinh tê kỹ thuật, nguyên vật liệu, công cụ có liên quan đên nhiệm vụ của Đội.
- Nhận và phát bảo hộ lao động, dụng cụ lao động cho cơng nhân trong phạm vi định mức.
- Chủ đợng tìm đới tác để tạo thêm các đơn hàng cho hoạt động của Đội. - Đề xuất bổ sung hoặc giảm bớt lao động thuộc Đội.
- Các công tác liên quan và công tác khác khi được giao.
- Mỗi mợt bợ phận quản lý có phịng ban riêng, hoạt động từng mảng khác nhau có chức năng nhiệm vụ khác nhau. Nhưng chung quy lại tất cả vẫn đều hướng theo một mục tiêu đó là phát triển đạt kêt quả , hiệu suất cao nhất cho công ty. Các phịng ban có mới liên kêt chặt chẽ với nhau không thể tách rời.
- Trong mỗi phịng ban trong cơng ty đảm nhận mợt lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phịng ban có mới quan hệ mật thiêt với nhau. Phòng kê hoạch- kỹ thuật lập hồ sơ dự thầu. Nêu trúng thầu hồ sơ dự thầu sẽ được chuyển cho phòng dự án. Phòng dự án tiên hành làm bài thầu lập dự toán. Phòng tài chính trên cơ sở dự toán đã lâp tiên hành bóc dự toán, vay vốn cấp cho đơn vị thi cơng. Ban thi cơng thì dựa trên hồ sơ dự thầu do phòng kê hoạch kỹ thuật chuyển sang để thiêt kê bản vẽ kỹ thuật, đưa ra biện pháp kỹ thuật thi công.
- Những ảnh hưởng chi phối quan trọng đên công tác quản lý xây dựng cơ bản nói chung và công tác kê toán trong doanh nghiệp khai thác nói riêng. Đặc biệt đối với công tác kê toán tập hợp tiền lương, bán hàng và xác định kêt quả kinh doanh phải tính đủ, phải xác định chính xác giá trị của sản phẩm hoàn thành, từ đó cung cấp thông tin tài liệu cần thiêt đáp ứng nhu cầu quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Thuận lợi và khó khăn Thuận lợi:
+ Công ty có một ban lãnh đạo điều hành gồm các kỹ sư chuyên ngành có trình đợ, năng lực, phẩm chất đạo đức tớt, năng động và nhiệt huyêt với cơng việc
+ Đợi ngũ nhân viên kê toán, văn phịng chuyên nghiệp biêt dựa vào những thê mạnh có sẵn của công ty để phân công công việc một cách hiệu quả.
+ Cùng với đó là máy móc thiêt bị hiện đại và đội ngũ thi công chuyên nghiệp khiên mọi cơng trình của cơng ty đạt hiệu quả cao và đúng tiên đợ thi cơng…
Khó khăn:
+ Cơng ty ln phải chịu sự cạnh tranh quyêt liệt của các doanh nghiệp khác, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng, xây lắp , kinh doanh vật liệu xây dựng.
+ Gía cả của một số loại nguyên vật liệu xây dựng như sắt, thép, … đều tăng gây ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành cơng trình. Trên thị trường hiện nay có
khơng ít cơng trình đang thi cơng ḅc phải hoãn lại, bỏ thầu là do sự biên động không lường trước được của chi phí đầu vào…
Như vậy bộ máy quản lý của công ty cổ phần khai thác đá Đồng Tiên được chia thành các phịng ban, các chi nhánh, trực tḥc với chức năng và nhiệm vụ rất rõ ràng. Chính vì thê cơng tác quản lý của cơng ty đã rất có hiệu quả. Công ty ngày càng lớn mạnh, góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá , hiện đại hoá, đưa nước ta từng bước hội nhập vào nền kinh tê thê giới. Mơ hình quản lý như vậy giúp cho việc quản lý có hiệu quả hơn, sự phân công lao động hợp lý hơn.
2.1.6 Đặc điểm công tác kế tốn của Cơng ty
Chính sách kế tốn chung
Cơng ty cở phần khai thác đá Đồng Tiên đang tuân theo chê độ kê toán Việt Nam theo thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC.
-Niên độ kê toán: bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kêt thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
-Kỳ kê toán áp dụng: hạch toán hàng năm -Hình thức ghi sở: hạch toán hàng tháng -Đồng tiền ghi sổ : Việt nam đồng ( VNĐ )
-Phương pháp tính thuê giá trị gia tăng ( GTGT): Phương pháp khấu trừ
-Phương pháp tính kê toán tài sản cố định ( TSCĐ): Phương pháp khấu khao, áp dụng khấu hao theo đường thẳng, nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo trị giá vốn thực tê.
-Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho ći kỳ theo phương pháp bình qn gia quyền.
Hệ thống chứng từ kế tốn
Cơng ty cở phần khai thác đá Đồng Tiên tuân theo chê độ Kê toán Việt Nam theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính về chê độ kê toán doanh nghiệp.
STT Tên chứng từ Số hiệu
I. Tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Phiêu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành 05-LĐTL 5 Bảng thanh toán tiền thưởng làm thêm giờ 06-LĐTL
6 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
7 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
8 Biên bản thanh lý ( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL 9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
1 Phiêu nhập kho 01-VT
2 Phiêu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ , sản phẩm hàng hóa 05-VT
4 Bảng kê mua hàng 06-VT
III. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
6 Bảng tính và phân bỏ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ IV. Tiền tệ
1 Phiêu thu 01-TT
2 Phiêu chi 02-TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê chi tiền 09-TT
V. Thuê
1 Tờ khai thuê GTGT 01-GTGT
2 Bảng kê hóa đơn, chứng từ dịch vụ, hàng hóa bán ra 01-1/GTGT 3 Bảng kê hóa đơn, chứng từ dịch vụ hàng hóa mua vào 01-2/GTGT 4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính BC-26/HĐ 5 Báo cáo thanh, quyêt sử dụng hóa đơn hàng năm BC-29/HĐ
6 Tờ khai thuê TNDN tạm tính 01A/TNDN
7 Tờ khai quyêt toán thuê TNDN 03/TNDN
Bảng 2.1: Hệ thống chứng từ kế tốn
Hệ thống tài khoản kế tốn
Danh mục hệ thớng tài khoản kê toán cơng ty đang sử dụng áp dụng theo “ Danh mục hệ thống tài khoản kê toán doanh nghiệp ’’ thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính.
Số hiệu Tên tài khoản Số hiệu Tên tài khoản
111 Tiền mặt 331 Phải trả người bán
112 Tiền gửi ngân hàng 333 Thuê và các khoản phải nộp nhà nước
131 Phải thu khách hàng 334 Phải trả người lao động 133 Thuê GTGT được khấu trừ 335 Chi phí phải trả
138 Phải thu khác 338 Phải trả phải nộp khác
141 Tạm ứng 411 Nguồn vốn kinh doanh
152 Nguyên liệu, vật liệu 421 Lợi nhuận chưa phân phối 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở
dang
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
156 Hàng hóa 525 Doanh thu hoạt động tài chính 211 Tài sản cớ định hữu hình 621 Chi phí nguyên vật liệu trực
tiêp
213 Tài sản cớ định vơ hình 622 Chi phí nhân cơng trực tiêp 214 Hao mịn tài sản cớ định 627 Chi phí sản xuất chung 228 Đầu tư dài hạn khác 811 Chi phí khác
242 Chi phí trả trước dài hạn 821 Thuê TNDN
311 Vay ngắn hạn 911 Xác định kêt quả kinh doanh
Bảng 2.2: Hệ thống tài khoản kế toán
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty cổ phần khai thác đá Đồng Tiến
Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kê toán trong công ty đáp ứng được các yêu cầu cơ bản :
+ Phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tê phát sinh
+ Phù hợp với các quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của bộ phận quản lý cấp trên.
+ Phù hợp với đặc điểm tính chất hoạt đợng sản x́t kinh doanh và trình đợ quản lý.
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thỏa mãn nhu cầu. Hình thức ghi sổ kế tốn
- Điều kiện áp dụng : áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp : sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
- Phù hợp với tình hình, đăc điểm của cơng ty, hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức Kê toán Nhật kỳ chung trong cơng tác kê toán: Tất cả các nghiệp vụ kinh