Khái niệm
Báo cáo là một tài liệu chứa các thơng tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
Cơng cụ tạo báo cáo là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo (report) cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các
bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình. Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các cơng cụ tạo báo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.
Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán
Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất định để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phải in được và xem được trên màn hình máy tính.
Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ giấy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột nhiều dịng.
Các cơng cụ tạo báo cáo thường dùng:
• Crystal Report: đây là công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay,
hỗ trợ hầu hết các ngơn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngơn ngữ lập trình (.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang định dạng khác như Excel. Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL. Thiết kế báo cáo trực quan. Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…Người dùng có thể ấn định thơng số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo, làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà khơng làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc nguồn.
• JDBReport Designer: là một tiện ích nhỏ gọn hỗ trợ việc tạo báo cáo theo
yêu cầu và chuyển đổi sang nhiều định dạng khác nhau. Đây là một ứng dụng đáp ứng đầy đủ các tính năng về báo cáo cho các ứng dụng Java phổ biến hiện nay.
• Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ,
hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Nhận xét chung
Các hệ quản trị CSDL khác nhau phù hợp với các ứng dụng có quy mơ khác nhau. Đa phần các hệ quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDL như Update, Query, View…mà khơng có khả năng tạo, in ấn báo cáo. Nhưng cũng có những hệ quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngơn ngữ lập trình và