- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu
2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay phần mềm được kế tốn vật tư của cơng ty sử dụng chủ yếu vẫn là Microsoft Office Excel.
Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều, đồng thời hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối và doanh nghiệp khơng phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.
Excel hầu như là phần mềm được cài đặt sẵn trong tất cả các máy tính, chính điều này cũng làm người dùng giảm bớt thời gian làm quen với nó, là
phần mềm quen thuộc nên khi áp dụng trong kế toán khơng địi hỏi nhân viên kế tốn phải là người có kiến thức chun sâu về cơ sở dữ liệu.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…).
Nhược điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu, khi có sự thay đổi hay cập nhập về dữ liệu dễ dẫn đến việc bỏ sót thơng tin trong một tệp nào đó có liên quan, việc cập nhập dữ liệu khơng tự động mà hồn tồn là thủ cơng vì thế khơng đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một HTTT hoạt động tốt.
Phần mềm Microsoft Office Excel khơng có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào như: thêm, sửa, xóa.. mà khơng thể khơi phục lại file đã xóa. Sự thiếu an tồn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khơn lường.
Việc tính tốn hàng tháng dựa trên Microsoft Office Excel có thể rất mất thời gian, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh không kịp thời.
Hệ thống khơng có khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, thao tác với dữ liệu cịn phức tạp, chưa được đảm bảo.
Việc lập Báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ không thể thực hiện được trong điều kiện hạn hẹp về thời gian, khơng thể bổ sung các tính năng cần thiết khác theo u cầu của cơng ty.
Chưa có sự kết nối dữ liệu nên chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
Giải pháp khắc phục:
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, công ty cần tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là đầu tư xây dựng phần mềm kế tốn trong đó có phần mềm kế tốn chi vật tư để nâng cao hiệu quả công việc. Phần mềm này phải đáp ứng một số yêu cầu chủ yếu sau :
- Phần mềm kế toán chuyên nghiệp để thực hiện xử lý cơng việc trên máy tính
một cách tự động nhanh chóng.
- Phần mềm được xây dựng cần có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu, cơ chế
bảo mật tốt hơn, hạn chế việc xâm nhập vào hệ thống để sửa đổi các thông tin đã sao lưu.
- Đảm bảo phần mềm khắc phục tốt các tồn tại của Excel mà hiện tại doanh
nghiệp đang gặp phải.
- Phần mềm có form giao diện đơn giản, thân thiện, dễ thao tác, dễ lựa chọn các
thông số để tự lập báo cáo theo nhu cầu của người dùng.
- Phản ánh được tình hình nhập xuất vật tư trong DN.
- Đưa ra được các biên bản, chứng từ, báo cáo cần thiết cho công tác quản lý,