II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MBHHQT TẠI INDOCHINA
1. Thực tiễn giao kết hợp đồng MBHHQT tại Indochina
1.3. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán là quá trình đấu tranh, nhƣợng bộ giữa các bên để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng nhằm có lợi nhất cho mình20. Cơng việc đàm phán hợp đồng MBHHQT của Indochina đƣợc Công ty giao cho các cán bộ chuyên trách, am hiểu pháp luật, có nhiều kinh nghiệm, cụ thể là các cán bộ chuyên môn phụ trách hoạt động Xuất nhập khẩu hàng hố của Cơng ty. Indochina có đội ngũ phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu với nhiều lần tham gia các cuộc đàm phán, giao kết hợp đồng cho Công ty, cà am hiểu pháp luật trong nƣớc và quốc tế. Để hoạt động đàm phán đƣợc thuận lợi, tận dụng đƣợc mọi lợi thế cho Công ty, những cán bộ tham gia đàm phán luôn xem xét, nghiên cứu kỹ lƣỡng các thông tin về đối tác nhƣ lĩnh vực hoạt động, uy tín, khả năng tài chính… đồng thời xem xét các quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam, pháp luật nƣớc bạn, các điều ƣớc quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế….
20 Bài viết: “Kỹ thuật đàm phán Thƣơng mại Quốc tế”. Trang web: http://vietnamses-law-consultancy.com. Truy cập ngày 10/3/2008.
Những nội dung mà Indochina và đối tác thường đưa ra trong quá trình đàm phán, thương lượng:
* Về hàng hoá:
Để tránh nhầm lẫn, Indochina và đối tác thống nhất rất rõ ràng tên gọi hàng hoá, ký mà hiệu, chủng loại hàng hoá. Đơn giá đƣợc thoả thuận quy định trên đơn vị định lƣợng rõ ràng là chiếc, bộ… Giá trị hợp đồng thƣờng đƣợc thống nhất áp dụng là theo điều kiện Incoterm 2000.
Do đặc thù của hàng hố mà Cơng ty kinh doanh là để phục vụ trong các ngành hóa, y, sinh, dƣợc phẩm… cần đƣợc bảo quản, đóng gói theo quy định của hàng hố nên cách thức đóng gói hàng hố cũng nhƣ ký mã hiệu ngồi bao bì đƣợc thoả thuận chi tiết. Thêm vào đó là quy định thống nhất về xuất xứ hàng hóa, cũng nhƣ quy định cụ thể chứng nhận xuất xứ hàng hoá do nƣớc nào cấp… để tận dụng cơ hội giảm thuế, ảnh hƣởng tới giá đầu vào, và đảm bảo về sự tin cậy của hàng hoá…
* Về điều kiện giao hàng:
Tuỳ thuộc vào chủng loại cụ thể của hàng hoá mà Indochina và đối tác quy định điều kiện giao hàng cụ thể nhƣ thời gian, địa điểm, có đƣợc phép giao hàng từng phần hay không… Việc thoả thuận áp dụng điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms cũng đƣợc các bên thoả thuận chi tiết cụ thể. Các hợp đồng chủ yếu áp dụng Incoterms 2000 và điều kiện giao hàng cụ thể sẽ tuỳ vào từng mặt hàng cụ thể. Điều kiện giao hàng hay đƣợc áp dụng trong các hợp đồng MBHHQT của Indochina nhiều nhất là điều kiện CIF (Cost, Insurance and Freight-Tiên hàng, phí bảo hiểm và cƣớc phí), ngồi ra cịn có điều kiện EXW (EX Work-giao hàng tại xƣởng); FOB (Free On Board-Giao lên tàu), CPT (Cariage Paid To-Cƣớc phí trả tới); và DDU (Delivered Duty Unpaid-Giao tại đích chƣa nộp thuế).
* Về điều khoản thanh toán:
Để thuận tiện và đảm bảo cho việc thanh toán hợp đồng, Indochina và đối tác thoả thuận rất cụ thể về đồng tiền thanh toán. Với đối tác là các nƣớc Châu Âu, đồng tiền thanh toán trong hợp đồng MBHHQT của Indochina là đồng EURO, với các quốc gia ngồi Châu Âu thì là đồng USD, khơng sử dụng VNĐ của Việt Nam. Hình thức thanh tốn chủ yếu là mở L/C và phƣơng thức thanh toán là phƣơng thức chuyển tiền., ngoài ra là các phƣơng thức khác tùy từng hợp đồng cụ thể. Có nhiều trƣờng hợp, để đảm bảo thực hiện hợp đồng của Công ty, hay đối tác, các bên thƣờng thoả thuận sẽ
thanh toán một phần hợp đồng ngay sau khi nhận hàng một thời gian nào đó, nếu kiểm tra thấy hàng đƣợc giao khơng đúng với thoả thuận trong hợp đồng thì phần chƣa thanh tốn đó sẽ đƣợc xử lý bằng cách tính vào giảm giá hàng, hoặc bồi thƣờng….
Ở điều khoản thanh toán, hợp đồng MBHHQT của Indochina cũng ghi rõ ngƣời hƣởng lợi, số tài khoản và ngân hàng, hay bộ chứng từ gốc phải xuất trình là những gì. Những thơng tin này đƣợc ghi rất chính xác, cụ thể trong các hợp đồng MBHHQT mà Công ty tham gia đàm phán.
Ngoài những điều khoản trên, Indochina và đối tác còn thoả thuận các điều khoản khác nhƣ bảo hiểm trong hợp đồng (nếu có); điều khoản về giải quyết tranh chấp, trƣờng hợp bất khả kháng; việc sửa đổi hợp đồng; kiểm tra và khiếu nại; phạt vi phạm hợp đồng….
Trong quá trình soản thảo, đàm phán hợp đồng, Indochina luôn cân nhắc, lựa chọn từ ngữ phù hợp, thông dụng (ngôn ngữ của hợp đồng MBHHQT của Indochina đều là tiếng Anh), giúp các bên hiểu rõ ràng các thoả thuận đàm phán trong hợp đồng. Thực tế đàm phán các hợp đồng MBHHQT của Indochina đều có sự chuẩn bị chu đáo từ khâu thu thập thông tin đối tác, chuẩn bị tài liệu giao dịch, cân nhắc điều khoản thoả thuận. Ngoài ra, đối tác đàm phán hợp đồng MBHHQT cũng thƣờng là đối tác lâu năm, thƣờng xuyên của Indochina, các bên ít nhiều đã có đƣợc uy tín, niềm tin, thiện chí muốn làm ăn lâu dài. Những thuận lợi trên đã giúp việc đàm phán giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina thƣờng thành công và đạt đƣợc sự mong đợi của Công ty.
1.4. Giao kết hợp đồng
Việc giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina đƣợc diễn ra giữa một bên là đại diện của Cơng ty, thƣờng là giám đốc, phó giám đốc hoặc ngƣời đại diện hợp pháp của Công ty do giám đốc uỷ quyền và một bên là đại diện hợp pháp của đối tác.
Hợp đồng MBHHQT của Indochina đƣợc lập bằng tiếng Anh và giao cho các cán bộ chuyên trách soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật. Tuỳ từng hợp đồng cụ thể mà ngƣời phụ trách soản thảo sẽ thực hiện. Nhƣng thông thƣờng, hợp đồng MBHHQT của Công ty đƣợc lập theo mẫu sau:
SALE CONTRACT
No: Date:
BETWEEN:
INDOCHINA CO., Ltd
Add: No 56, 34 alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Ha Noi City, Vietnam Tel: 844.565.8254 Fax: 844.5657706
Represented by:
Hereinafter called: “THE BUYER”
AND:
Add:
Tel: Fax:
Represented by:
Hereinafter referrend to as: “THE SELLER”
Both parties have agreed to the following terms and conditions:
Article 1: Object of contract
The Seller shall sell and the Buyer shall by….. All goods must be 100% brand-new.
Article 2: Vaue of the contract
The total of the contract is ……. Say in EURO/ USD:
(…..Incoterms 2000 including….)
Article 3: Packing and Marking
3.1. Packing: The goods must be packed in Interntional Export Standard 3.2. Marking:
Article 4: Warranty Article 5: Delivery term
5.1. Time of delivery: 5.2. Loading Port: 5.3. Unloading Port:
5.4. Partial shipment: Allowed/ Not Allowed 5.5. Transhipment: Allowed/ Not Allowed
5.6. Shipping advice: Right afer shipment, the Seller shall inform the Buyer by fax of the shipment in detail…..
- Signed Commercial Invoice - Detailed Packing list
- Insurance Policy/Certificate in assignable form and endored in blank of 110% value showing claims payable in Vietnam and covering all risks.
- Certificate of Origin issued by the Chamber of Commerce in… or ….
Article 6: Term of payment
Payment in advance by…. Bank:
Account No:
Article 7: Arbitration
During the implementation of the Contract, any dispute will be settled amicably between the parties, otherwise, shall be finally settled by the International Arbitration Center next to the Chamber of Commerce and Industry of Vietnam whose conclusions shall be final and binding for both paties. The fees for the Arbitration and/or other charges shall be covered by the losing party unless otherwise, agreed.
Article 8: Force majeure
Force majeure circumstances such as war, fire, flood, stricke ect… must be notify the other party in writing as soon as practicable….
Article 9: Inspection
If the equipment arrive in damaged condition or shortage, not as per shipping document, the Buyer could ask for justification of…. And survey repert at the port will be made in stipulated time. This report will be faxed to the Seller immediately and the original be sent to the Seller within …days afer receipt of goods to claim for compensation from foreign Insurance Company.
Article 10: General condition
- Any other terms and condition which are not mentioned in this contract will be applied to the Incoterms – Edition 2000.
- This contrac which shall be signed by …., come into effect on the date of signing.
FOR THE SELLER FOR THE BUYER
HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: Ngày, tháng: ĐƢỢC LẬP GIỮA: INDOCHINA
Địa chỉ: Số 56, ngõ 34, phố Hoàng Cầu, quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: 844.5658254 Fax: 844.5657706
Đại diện bởi:
Sau đây gọi là “Ngƣời Mua”
VÀ:
(Tên công ty) Địa chỉ:
Điện thoại: Fax: Đại diện bởi:
Sau đây gọi là “Ngƣời Bán”
Hai bên thoả thuận ccs điều khoản sau
Điều 1: Đối tƣợng của hợp đồng
Ngƣời Bán sẽ bán cho Ngƣời Mua ………… Tất cả hàng hoá đều mới 100%.
Điều 2: Giá trị của hợp đồng
Tổng giá trị của hợp đồng là:…….
Viết bằng chữ (Tính bằng đồng EURO/USD):……
(…..Theo điều kiện giao hàng Quốc tế Incoterms phiên bản 2000…)
Điều 3: Đóng gói và ký mã hiệu
3.1. Đóng gói: Hàng hố phải đƣợc đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu quốc tế. 3.2: Ký mã hiệu:
Điều 4: Bảo hành
Điều 5: Điều khoản về giao hàng:
5.1. Thời gian giao hàng: 5.2. Cảng xếp hàng: 5.3. Cảng dỡ hàng:
5.5. Chuyển tải hàng hố: Cho phép/Khơng cho phép
5.6. Giao hàng: Ngay sau khi giao hàng, Ngƣời Bán thông báo cho Ngƣời Mua bằng fax chi tiết các vấn đề về….
5.7. Chứng từ hàng hoá
- Hoá đơn thƣơng thƣơng mại đã ký - Bản kê đóng gói
- Bảo hiểm thƣ/chứng nhận bảo hiểm 110% giá trị hoá đơn, bao gồm mọi rủi ro, yêu cầu thanh toán tại Việt Nam.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hoá đƣợc cấp bởi Phòng Thƣơng mại của nƣớc… hoặc ….
Điều 6: Điều khoản thanh toán
Việc thanh toán đƣợc thực hiện:…. Ngân hàng:
Tài khoản:
Điều 7: Thoả thuận trọng tài
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi tranh chấp phát sinh sẽ đƣợc giải quyết đầu tiên bằng thƣơng lƣợng. Nếu thƣơng lƣợng không thành, tranh chấp sẽ đƣợc giải quyết tại Trung tâm trọng tài Quốc tế (ICC) bên cạnh phịng Thƣơng mại và Cơng nghiệp Việt Nam, quyết định của cơ quan này là chung thẩm và có hiệu lực bắt buộc đối với các bên. Các chi phí phát sinh sẽ do bên có lỗi chịu.
Điều 8: Trƣờng hợp bất khả kháng
Những trƣờng hợp bất khả kháng nhƣ chiến tranh, cháy, lũ lụt, đình cơng… phải đƣợc thông báo cho các bên sớm nhất có thể…
Điều 9: Kiểm tra hàng
Nếu hàng hoá đƣợc chuyển đến bị thiệt hại, hƣ hỏng, không đủ số lƣợng, hay không đúng với chứng từ hàng hoá, ngƣời Mua có quyền yêu cầu lập biên bản giám định bởi…. và thực hiện giám định kiểm tra tại cảng tới trong thời gian quy định. Biên bản này sẽ đƣợc fax ngay cho ngƣời Bán cùng với chứng nhận xuất xứ của hàng hoá trong thời gian…. sau khi hàng hố đƣợc gửi đi địi bồi thƣờng của công ty bảo hiểm.
Điều 10: Điều khoản chung
- Các điều khoản và thoả thuận khác không đƣợc đề cập trong hợp đồng sẽ theo Điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms 2000.
- Hợp đồng đƣợc ký dƣới dạng gửi fax, và có hiệu lực kể từ ngày ký.
Mặc dù các hợp đồng MBHHQT của Indochina đều dược lập trên tinh thần mẫu chung như trên, song tuỳ từng hợp đồng cụ thể, mà các điều khoản, thoả thuận trong hợp đồng khác nhau là khác nhau tương đối. Sau đây là một ví dụ cụ thể về hợp đồng MBHHQT của Indochina: SALES CONTRACT No: Indochina – TTH/001-2007 Date: April, 19th, 2007 BETWEEN: INDOCHINA CO.,Ltd
Add: No 56, 34 alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Ha Noi City, Vietnam Tel: 844.565.8254 Fax: 844.5657706
Represented by: Dao Viet Trung – Director Hereinafter called: “THE BUYER”
AND:
TTH-TRANS TECH HANDELS-GmbH
Add: Ausser der Schleifmuhle 37 – 28203 Bremen/ Germany Tell: 421.3378557 Fax: 421.3379951 Represened by: Mrs. Angelika Ranke
Hereinafter referrend to as: “THE SELLER”
Both parties have agreed to the following terms and conditions:
Article 1: Object of contract
The Seller shall sell and the Buyer shall by the Laboratory Instrument with detail & specifications as stated in Annex 01 which forms an integral part of this Contract. All good must be 100% brand new.
Article 2: Value of the contract
The total of the contract is EURO 4,250.00 (Say in EURO: For thousand two hundred fifty only), CIP Noibai airport, Hanoi Vietnam, Incoterms 2000 including packing, marking, technical ducuments and excluding all customs duties such as import tax, VAT, importing fee, handling charges and any other costs related to the goods clearance
at the port and trasportation of goods from Noibai airport, Hanoi to the end user‟s site. The above price is firm and not subject to any change and alternation.
Article 3: Packing and Marking
3.1. Packing:The goods must be packed in International Export Standard. 3.2. Marking: Contract No. Indochina-TTH/001-2007
Consignee: INDOCHINA CO., Ltd
No 56, 34alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Hanoi City, Vietnam Tel: 844.5658254 Fax: 844.5657706
Loading Port: EU airport
Unloading Port: Noibai airport, Hanoi, Vietnam Nam of goods:…………/ No.of case………….
Article 4: Warranty
The standard one – yearwarranty shall be effective after receiving all goods.
Article 5: Dilivery conditions
5.1. Time of delivery: The goods of this contract will be deliveried within 04 weeks since the date of signing this contract and upon receipt the first payment from the Buyer. The prices CIP Noibai airport, Hanoi Vietnam (Incoterms 2000). Partial shipment is not allowed. Transhipment is accepted/
5.2. Loading Port:EU airport
5.2. Unloading Port: Noibai airport, Hanoi, Vietnam
5.3. Immediately after dispatch, the Seller has to inform the Buyer by Fax - Airwaybill number & port of Arrival
- Flight number & ETD and ETA - Quantity, Value of goods & Marking
5.4. Within 05 day working days afer dispatch, the Seller shall send via courier (DHL/EMS) to the Buyer one set of shipping documents consist of:
- Clean Airway bill made out to order of the Buyer marked “FREIGHT PREPAID” in 01 original and 01 copy
- Signed Commercial Invoice (02 originals) - Detailed Packing list (02 originals)
- Insurance Policy/Certificate in assignable form and endorsed in blank of 110% value showing claims payable in Vietnam and covering all risks (01 original and 01 copy)
- Certificate of Originalissued by the Chamber of Commerce in manufacturer‟s country of Certificate of Original issued by the Chamber of Commerce in Supplier country (01 original and 01 copy)
- Certificate of Quanlity issued by the Manufacturer (01 original and 01 copy)
Article 6: Term of payment
Payment in advance by TT with EURO 4,250.00 value of total contract after signing the contract. The payment shall be paid to the Seller‟s account by a Telegraphic Transfer when the Buyer receipt the proof ducuments for shipping in favour of TTH – trans tech handels – BmbH through the following advising Bank:
Bank: Deutsche Bank AG, Bremen Bank code No. 2907 0050
Account No. 266 8770 00 IBAN: DE 15 2907 0050 0266 8770 00
Article 7: Arbitration
During the implementation of the Contract, any dispute will be settled amicably between the parties, otherwise, shall be finally settled by the Interntional Arbitration Center next to the Chamber of Commerce and Industry of Vietnam whose conclusions shall be final and binding for both parties. The fees for the arbitration and/or other charges shall be covered by the losing party unless otherwise, agreed.
Article 8: Fore majeure
In the even that either Party hereto is prevented, either in whole or in part, from performing its obligations under this contract by reason of circumstances arising which are beyond the effected Party‟s reasonable control („force majeure‟) then that party‟s obligation shall be suspended for the duration of such circumstances and no addition liability shall be incurred by the affected Party , provided that the affected Party shall notify the other party in writing as soon as practicable after it becomes aware of such circumstances, whenever actual or anticipated.
The Parties shall as soon as practicable consult together to determine action in mitigtion of any such force majeure in no event shall a failure to make payments when due be excused by force majeure. For the purposes of this contract “Force Majeure” shall include but not be limited to war like conditions, riot, insurrection, civil commotion,
fire, explosion, flood, Act of God, industrial dispute, temporary unavailability of shipping space, prohibiton of any Government or regulatory authority.
Article 9: Inspection
If the equipment arrive in damaged condition or shortage, not as per shipping document, the Buyer could ask for justification of Bao Viet/Vinacontrol and survey report at the port will be made in stipulated time. This report will be faxed to the Seller immediately and the original shall be sent to the Seller within 14 days after receipt of goods to claim