Báo cáo tài chính
3.2.2.2. Chứng từ và sổ sách sử dụng trong kế toán chi phí
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào; - Hóa đơn thương mại, tờ khai hàng nhập khẩu; - Hóa đơn bán lẻ;
- Hợp đồng kinh tế mua hàng hoặc giao thầu; - Thanh lý hợp đồng;
- Phiếu thu của người bán hoặc người nhận thầu; - Giấy báo Nợ ngân hàng, sổ phụ ngân hàng; - Phiếu nhập kho;
- Biên bản đối chiếu công nợ; - Các chứng từ liên quan khác
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Dùng để tập hợp và phản ánh giá vốn của các dịch vụ kinh doanh. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 6321: Giá vốn của hàng hóa;
+ Tài khoản 6322: Giá vốn hàng bán của thành phẩm; + Tài khoản 6323: Giá vốn hàng bán của dịch vụ;
- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Tài khoản này tuy được đăng ký trong hệ thống tài khoản của Công ty nhưng kế toán hầu như không sử dụng.
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng để tập hợp và phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lý; + Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng; + Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ; + Tài khoản 6425: Thuế, phí và lệ phí; + Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng;
+ Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài; + Tài khoản 6428: Chi phí bằng tiền khác.
- Tài khoản 635 – Chi phí tài chính: Dùng để phản ánh chi phí tài chính phát sinh như: chi phí lãi vay, lỗ do bán ngoại tệ,… Tài khoản này có 7 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 6351: Chi về hoạt động góp vốn liên doanh;
+ Tài khoản 6352: Chi về hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán; + Tài khoản 6353: Chi về cho thuê tài sản;
+ Tài khoản 6354: Lãi tiền vay;
+ Tài khoản 6355: Chiết khấu thanh toán; + Tài khoản 6356: Lỗ do bán ngoại tệ; + Tài khoản 6358: Chi phí bằng tiền khác.
Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 632, 641, 642, 635
3.2.2.3. Kế toán chi phí
Kế toán giá vốn hàng bán
Như đã trình bày ở trên, giá vốn hàng bán tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội (BTS) được hạch toán chung cho tất cả các loại hình dịch vụ kinh doanh: Dịch vụ truyền hình cáp, dịch vụ truyền thanh, dịch vụ cho thuê tần số phát sóng,…
Giá vốn hàng bán được hình thành từ các chi phí như:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bao gồm: Chi phí vật tư, hàng hóa, thiết bị xuất dùng trực tiếp cho việc thực hiện dịch vụ;
- Chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm: Chi phí lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của các Trung tâm QLM&CSKH số 1, 2, bao gồm cả chi phí hoa hồng tiếp thị do các đơn vị và
cá nhân thuộc các Trung tâm khai thác được …;
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí về lương và các khoản trích theo lương của nhân viên khối văn phòng mà công việc gắn liền với công tác CATV như: Phòng Kỹ thuật, Phòng Giám sát chất lượng CATV, Phòng Thu các dịch vụ CATV…, chi phí khấu hao TSCĐ ngoài TSCĐ phục vụ trực tiếp cho hoạt động SXKD, chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại , tiền thuê cột điện…
Tuy nhiên, kế toán chi phí tại Công ty BTS có một đặc điểm: các chi phí phát sinh thường xuyên hàng ngày như trên sẽ được tập hợp trên các tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, 622 – chi phí nhân công trực tiếp, 627 – chi phí sản xuất chung tại các hộ gia đình. Các chi phí có thể tập hợp riêng cho từng công trình cụ thể như các công trình truyền thanh… lại được tập hợp thẳng trên tài khoản 632 – chi tiết cho từng công trình để tách bạch với các chi phí thường xuyên khác. Điều này không đúng theo quy định hiện hành về kế toán chi phí trong công ty. Theo quy định, mọi chi phí đều được tập hợp thông qua các tài khoản chi phí như 621, 622, 627. Sau đó số dư của các tài khoản này được kết chuyển qua tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, từ tài khoản 154 mới kết chuyển sang tài khoản 632.
Để kế toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng các định khoản sau:
1. Tập hợp các chi phí liên quan vào các TK 621, 622, 627, 632 kế toán ghi: Nợ TK 621, 622, 627, 632
Nợ TK 133: thuế GTGT (nếu có)
Có các TK liên quan (111, 112, 156,… )
2. Kết chuyển chi phí vào TK 154 – Chi phí SXKD dở dang, kế toán ghi: Nợ TK 154
Có TK 621, 622, 627 3. Kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan.
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội (BTS) bao gồm: Chi tiền hoa hồng tiếp thị dịch vụ cho các nhân viên tiếp thị, chi phí lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên thu ngân,… Tuy nhiên, kế toán Công ty không định khoản chi phí này vào tài khoản 642 – chi phí bán hàng như quy định hiện hành, mặc dù hệ thống tài khoản của Công ty vẫn có tài khoản 642. Do mô hình tổ chức bán hàng của Công ty có nhiều đơn vị cùng có chức năng phát triển thuê bao, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến khách hàng nên kế toán ghi nhận số tiền chi hoa hồng tiếp thị vào nguồn chi lương cho các đơn vị này hay lương của nhân viên thu ngân cũng được ghi nhận vào nguồn lương của Phòng thu các dịch vụ CATV.
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) bao gồm: chi phí lương và các khoản trích theo lương của Ban giám đốc, nhân viên khối văn phòng làm công tác quản lý như Phòng Tổ chức – Lao động tiền lương, Phòng kế toán - tài chính, Phòng Kế hoạch - Đầu tư…; các chi phí tiếp khách, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ,..
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự hạch toán tương tự hạch toán chi phí bán hàng:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111, 112, 331, 338, 211,…
Ví dụ về cách tính chi phí hoa hồng tiếp thị đối với các nhân viên tiếp thị tại Tổ khai thác các dịch vụ CATV trực thuộc Phòng thu các dịch vụ CATV
Bảng 3.3: Bảng chi tiết chi trả tiền tiếp thị Tờ Khai thác các dịch vụ CATV
Tháng 12 năm 2010
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng đơn vị Người lập
STT Họ và tên Hệ số HĐ DV Analog HĐ dịch vụ HD Tổng thu nhập Khấu trừ BH Thực lĩnh
LCB PC SL ĐG TT SL ĐG TT BHXH (6%) BHYT (1,5%) BHTN (1%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(5)x(6) (8) (9) (10)=(8)x(9) (11)=(7)+(10) (12) (13) (14) (12)-(13)-(14)(15)=(11)- 1 Nguyễn Thị Thanh Nga 1.8 0 45 70.000 3.150.000 5 550.000 2.750.000 5.900.000 78.840 19.710 13.140 5.788.310 2 Phạm thị Bích 2.34 0 59 70.000 4.130.000 3 550.000 1.650.000 5.780.000 102.492 25.623 17.082 5.634.803 3 Vũ Quang Đại 1.8 0 48 70.000 3.360.000 0 550.000 0 3.360.000 78.840 19.710 13.140 3.248.310 4 Trương T Thanh Tâm 1.8 0 62 70.000 4.340.000 0 550.000 0 4.340.000 78.840 19.710 13.140 4.228.310 5 Trần Trọng Nghĩa 1.99 0 61 70.000 4.270.000 1 550.000 550.000 4.820.000 87.162 21.791 14.527 4.696.521 6 Nguyễn Kiên Cường 1.99 0 23 70.000 1.610.000 0 550.000 0 1.610.000 87.162 21.791 14.527 1.486.521
…
Sở dĩ Công ty thực hiện chính sách chi trả tiền tiếp thị đối với dịch vụ HDTV cao như vậy là vì đây là dịch vụ mới của Công ty. Việc tiếp xúc và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ tương đối khó khăn do chi phí đầu tư ban đầu lớn (khách hàng phải mua bộ giải mã tín hiệu – STB). Mặt khác, Công ty đang nỗ lực thực hiện các biện pháp nhằm thúc đẩy dịch vụ này phát triển nhằm theo kịp xu hướng xem truyền hình trong tương lai gần của thế giới.
Kế toán chi phí hoạt động tài chính