Báo cáo tài chính
3.2.1.3. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hoạt động truyền hình cáp
Đối với Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội thì doanh thu từ hoạt động truyền hình cáp (THC) là nguồn doanh thu chủ yếu. Công ty cung cấp dịch vụ THC tới từng khách hàng sử dụng: các hộ dân, khách sạn, nhà hàng, công ty,… Hoạt động truyền hình cáp bao gồm hai hình thức: Truyền hình tương tự (Analog) và truyền hình số (SD, HDTV).
Dịch vụ THC tương tự (Analog) là dịch vụ phân phối kênh truyền hình tới các thuê bao qua hệ thống cáp quang và cáp đồng trục. Để sử dụng dịch vụ, nhân viên kỹ thuật phải thực hiện các thao tác để truyền tín hiệu từ các node quang đến
địa chỉ lắp đặt thông qua hệ thống dây cáp và các thiết bị liên quan.
Dịch vụ truyền hình số SD, HDTV là dịch vụ cung cấp các kênh truyền hình có độ nét cao. Để sử dụng được dịch vụ khách hàng cần phải mua bộ giải mã tín hiệu hay còn gọi là Set-top box (STB)
Ngoài phần mềm kế toán BRAVO 6.3SE, Công ty BTS còn sử dụng phần mềm “Quản lý khách hàng và tính cước thuê bao” để theo dõi tình hình thu phí lắp đặt và phí thuê bao cũng như các loại phí khác phục vụ hoạt động kinh doanh dịch vụ THC. Phần mềm này do Phòng thu các dịch vụ CATV quản lý và thực hiện thao tác.
Hợp đồng cung cấp dịch vụ THC do bộ phận tiếp thị đã ký với khách hàng được chuyển về Công ty thông qua Phòng thu các dịch vụ CATV. Tại đây, hợp đồng được cập nhật vào phần mềm “Quản lý khách hàng và tính cước thuê bao” và được mở chi tiết cho từng khách hàng nhằm theo dõi đầy đủ và chính xác tình hình thanh toán tiền phí lắp đặt, cước thuê bao hàng tháng và các loại phí khác liên quan.
Hàng tháng, Phòng thu Các dịch vụ CATV có trách nhiệm tính chính xác cước thuê bao hàng tháng và phát hành toàn bộ hoá đơn thu cước thuê bao sử dụng dịch vụ của hơn 70.000 khách hàng và bàn giao cho các nhân viên thu ngân theo từng địa bàn được phân công. Cuối tháng, các nhân viên chuyên quản thu ngân thuộc Phòng thu các dịch vụ CATV có trách nhiệm chốt số hóa đơn đã thu được và số hóa đơn tồn chưa thu được của khách hàng và đối chiếu với số tiền thu ngân đã nộp về quỹ, nhập số liệu vào bảng “Giám sát thực hiện” (Phụ lục số 03) trên phần mềm Quản lý khách hàng và tính cước thuê bao, chuyển cho Phòng KT-TC để tiến hành lập phiếu kế toán nhằm thực hiện các bút toán ghi sổ.
Kế toán doanh thu hoạt động truyền hình cáp tương tự (Analog):
Hoạt động này có các khoản thu như sau: Thu phí lắp đặt dịch vụ ban đầu, khoản này được thu ngay sau khi khách hàng đồng ý ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ với Công ty; thu cước thuê bao sử dụng hàng tháng, khoản này được thu sau khi đã hoàn thành cung cấp dịch vụ cho khách hàng; thu các loại phí liên quan như: Phí tạm ngưng sử dụng dịch vụ, phí dịch chuyển dịch vụ sang địa chỉ mới, phí chuyển đổi chủ thuê bao,…
Mức thu phí lắp đặt ban đầu được xây dựng dựa trên các chi phí phục vụ việc truyền tín hiệu như: chi phí cho số mét cáp nối từ nguồn cấp tín hiệu gần nhất đến địa chỉ lắp đặt, chi phí cho các vật tư thiết bị liên quan (khuếch đại, bộ chia, connector, “rắc” cắm,……), chi phí nhân công lắp đặt…
Hóa đơn thu phí lắp đặt phát hành cho khách hàng do các cá nhân thực hiện công việc tiếp thị dịch vụ lập. Nhân viên phụ trách quản lý hóa đơn chưa sử dụng của Công ty sẽ bàn giao có ký nhận với các đơn vị/cá nhân có chức năng nhiệm vụ phát triển thuê bao một số lượng nhất định theo số thứ tự liên tiếp in trên hóa đơn và theo dõi sát sao số hóa đơn nộp về của các đơn vị/cá nhân này. Khi phát sinh khách hàng, các nhân viên tiếp thị chủ động thu tiền đồng thời phát hành hóa đơn cho khách hàng. Sau đó, liên trắng của hóa đơn được nộp về Công ty với số tiền tương ứng. Kế toán căn cứ hóa đơn nộp về, ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 5113 Có TK 333111
Do mỗi tháng có hơn 1.000 khách hàng mới ký hợp đồng sử dụng dịch vụ truyền hình cáp của Công ty nên việc lập và phát hành hoá đơn được giao cho các cá nhân thực hiện các công việc chuyên môn chủ động thực hiện như vậy là hợp lý. Mặt khác, Công ty đang áp dụng chế độ tính tiền hoa hồng cho các nhân viên tiếp thị theo số lượng hợp đồng và hoá đơn đã ký với khách hàng nộp về chứ không tính trên tổng doanh thu ghi trên hoá đơn. Vì vậy vẫn đảm bảo được tính minh bạch của số tiền ghi trên hoá đơn.
Đối với khoản thu cước phí thuê bao hàng tháng:
Mức thu cước thuê bao hàng tháng được xây dựng dựa trên các chi phí bỏ ra phục vụ việc duy trì hoạt động của thuê bao như: chi phí phục vụ bảo trì, bảo dưỡng mạng (nhân công, vật tư,…), chi phí thuê cột tiền, chi phí khấu hao bao gồm khấu hao toàn mạng và khấu hao của phòng máy trung tâm, chi phí mua bản quyền các chương trình truyền hình,… Khi thu được cước phí từ khách hàng theo số hoá đơn được giao, nhân viên thu ngân nộp tiền vào Công ty định kỳ 2lần/tuần. Căn cứ số tiền thu ngân nộp về so với tổng giá trị hóa đơn phát hành, kế toán lập phiếu kế toán
như sau:
Nợ TK 111, 112 (Số tiền thu được) Có TK 5113
Có TK 333111 Có TK 333111
Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh là có số lượng khách hàng lớn, hàng tháng Công ty phải chủ động phát hành hóa đơn hàng loạt. Nhưng trong thực tế, khi thu ngân đi làm việc không phải lúc nào cũng gặp được khách hàng và thu cước ngay trong kỳ. Vì vậy sẽ có một số hóa đơn tồn lại chưa thu được trong tháng này và phải chờ sang tháng sau thu bổ sung. Vì Công ty đã phát hành hóa đơn nên phải tiến hành ghi sổ số doanh thu tương ứng. Cuối tháng, sau khi nhận được bảng “Giám sát thực hiện”, kế toán tiến hành ghi bút toán theo dõi công nợ từng thu ngân trên tổng số tiền của các hóa đơn cước thuê bao còn tồn chưa thu được nhằm phục vụ công tác báo cáo thuế cũng như để theo dõi việc thu bổ sung các khoản công nợ này trong tháng tiếp theo. Bút toán ghi số số doanh thu còn tồn chưa thu được như sau:
Nợ TK 131 – chi tiết cho từng thu ngân Có TK 5113
Có TK 333111
Trong trường hợp này, thời điểm ghi nhận doanh thu của Công ty không được chính xác. Tuy nhiên, đó là sự vận dụng một cách linh hoạt của kế toán để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tránh trường hợp phải hủy nhiều hóa đơn sau đó sang tháng sau tiếp tục phát hành lại, gây lãng phí tài nguyên.
Sang tháng sau, khi thu ngân thu được số tiền cước thuê bao khách hàng nợ của tháng trước và nộp về Công ty, kế toán sẽ tiến hành ghi bút toán giảm công nợ trên tài khoản 131:
Nợ TK 111, 112 Có TK 131
Kế toán doanh thu hoạt động truyền hình số SD, HDTV:
(STB), thu tiền phí lắp đặt ban đầu, thu tiền cước thuê bao hàng tháng,… Đối với khoản thu tiền bán bộ STB, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331
Đối với tiền lắp đặt dịch vụ ban đầu và tiền cước phí thuê bao hàng tháng: quy trình kiểm soát và quy trình kế toán tương tự quy trình kiểm soát và kế toán đối với hoạt động truyền hình cáp Analog.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu cước thuê bao THC
Hoá đơn GTGT dịch vụ THC Sổ cái Phiếu thu Sổ chi tiết Bảng “Giám sát thực hiện”
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu lắp đặt dịch vụ THC
Trong hoạt động kinh doanh THC có phát sinh hai nghiệp vụ làm giảm doanh thu là giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Giảm giá hàng bán: Như đã giải thích ở trên, giảm giá hàng bán phát sinh khi Công ty có chính sách giảm cước thuê bao tháng cho các khách hàng tại các địa bàn trong tháng có nhiều sự cố phát sinh dẫn đến mất tín hiệu hoặc tín hiệu nhiễu, không đảm bảo chất lượng dịch vụ. Vì đặc thù kinh doanh của ngành là cung cấp dịch vụ trước, thu tiền sau nên thời điểm phát hành hóa đơn là thời điểm đã có thể xác định được danh sách các khách hàng được hưởng chính sách giảm giá. Vì vậy, trên hóa đơn thu cước của Công ty thể hiện số tiền thuê bao sau khi đã giảm trừ. Từ đó, kế toán Công ty hạch toán doanh thu bình thường theo số tiền trên hóa đơn và không sử dụng đến tài khoản 532 như quy định hiện hành. Điều này tuy không làm sai lệch về doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ nhưng nó không thể hiện được bản chất của việc giảm doanh thu trong kỳ. Thực tế, nghiệp vụ này phát sinh không nhiều nhưng nếu kế toán công ty phản ánh đúng vấn đề của việc giảm doanh thu này vào tài khoản 532 thì trong trường hợp Ban lãnh đạo Công ty cần có báo cáo về tình hình tăng giảm doanh thu trong kỳ, bộ phận kế toán sẽ
Hoá đơn GTGT dịch vụ THC Sổ cái Phiếu thu Sổ chi tiết HĐ cung cấp dịch vụ THC
cung cấp thông tin được nhanh chóng và chính xác hơn.
Hàng bán bị trả lại: Theo quy định hiện hành của Công ty, các khách hàng không nộp cước thuê bao quá 02 tháng sẽ bị cắt dịch vụ cưỡng chế. Khi đó Phòng thu các dịch vụ CATV làm báo cáo hủy các hóa đơn trên gửi Phòng Kế toán – Tài chính. Kế toán phản ánh nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Có TK 131 – Chi tiết theo thu ngân
Cuối kỳ kết chuyển số hàng bán bị trả lại vào bên nợ tài khoản 5113 Nợ TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của Công ty hiện nay chưa đúng với quy định về hạch toán tài khoản 531. Theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006, tài khoản 531 chỉ dùng để phản ánh giá trị của sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân như: vi phạm cam kết, hợp đồng; hàng bị kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách… Việc theo dõi nghiệp vụ này trên một tài khoản riêng (531) có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng là sản phẩm, hàng hóa. Còn đối với loại hình kinh doanh dịch vụ như tại Công ty BTS, việc phản ánh số tiền không thu được của khách hàng trên tài khoản 531 không thể hiện đúng ý nghĩa của tài khoản. Đây chỉ là khoản nợ không thể thu được từ khách hàng. Công ty có thể hạch toán nghiệp vụ này bằng cách ghi vào bên nợ tài khoản 511 nhằm thể hiện việc giảm doanh thu.
Doanh thu các dịch vụ khác
Ngoài dịch vụ truyền hình cáp, Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội (BTS) còn kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ khác như: Xây lắp các công trình truyền thanh có dây và không dây; nhận thầu và xây lắp các công trình mạng nội bộ cho các chung cư cao tầng, các toà nhà; sản xuất các chương trình truyền hình, nhận các hợp đồng phát sóng quảng cáo; cho thuê đường truyền tín hiệu, cho thuê tần số phát sóng (khai thác tần số); các dịch vụ GTGT trên mạng… Đặc trưng của các hoạt động kinh doanh này là thời gian hợp tác giữa Công ty và các đối tác thường kéo dài và liên tục qua nhiều năm, giá trị hợp đồng lớn, đặc biệt là hoạt động
kinh doanh khai thác tần số.
Hoạt động kinh doanh khai thác tần số là hoạt động của BTS cho các đơn vị sản xuất chương trình truyền hình như các Đài PT TH địa phương, các công ty sản xuất các kênh truyền hình như O2 TV, INFOTV,… thuê và khai thác một tần số phát sóng trong hệ thống tần số của Công ty nhằm truyền tín hiệu kênh chương trình đến các khách hàng thông qua mạng truyền hình cáp Hà Nội. Đây là hoạt động mang lại doanh thu lớn thứ hai cho BTS sau hoạt động kinh doanh dịch vụ truyền hình cáp (Trung bình khoảng 10 tỷ mỗi năm). Kinh phí phát sóng cho một năm tùy theo giá trị của từng hợp đồng thường được chia làm hai hoặc bốn đợt thanh toán vào đầu các quý trong năm. Đến kỳ thanh toán, căn cứ vào hợp đồng đã ký, kế toán phát hành hóa đơn gửi cho khách hàng và lập phiếu kế toán theo định khoản:
Nợ TK 131 Có TK 5113 Có TK 33311
Trường hợp trong hợp đồng quy định khách hàng phải thanh toán vào đầu kỳ thanh toán, khi việc thực hiện dịch vụ mới ở giai đoạn bắt đầu thì kế toán ghi giá trị tiền nhận trước vào tài khoản 3387 – doanh thu chưa thực hiện, được mở chi tiết cho từng hợp đồng cụ thể. Khi nhận được tiền từ đối tác, kế toán lập phiếu kế toán theo định khoản:
Nợ TK 112
Có TK 3387-chi tiết từng hợp đồng
Sau mỗi kỳ kế toán, kế toán căn cứ phần dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng, ghi nhận doanh thu theo bút toán:
Nợ TK 3387
Có TK 5113 (phần dịch vụ đã hoàn thành)
Việc ghi nhận doanh thu của các hợp đồng có giá trị lớn tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội (BTS) được thực hiện đúng theo quy định hiện hành, thể hiện ở việc ghi nhận doanh thu chưa thực hiện vào tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện, được mở chi tiết cho từng hợp đồng. Sau khi hoàn thành dịch vụ cung cấp tương ứng với số tiền doanh thu nhận trước, kế toán tiến hành kết chuyển phần doanh thu đã thực hiện sang tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch
vụ. Khi đã kết chuyển hết số phát sinh trên tài khoản 3387 sang tài khoản 5113 có nghĩa là Công ty đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký với khách hàng.