3.2. Các biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
3.2.2. Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu
Một số biện pháp trong tăng cường công tác quản lý khoản phải thu, tăng tốc độ thu hồi các khoản nợ phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng mà Cơng ty có thể áp dụng là:
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
- Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, cơng ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh tốn của họ. Hợp đồng ln phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh tốn và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng. Cần yêu cầu phía khách hàng phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh trong việc thanh tốn. Cơng ty nên dùng hình thức uỷ nhiệm thu trong thanh toán.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh tốn, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó địi.
- Cơng ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm q thời hạn thanh tốn. Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như
chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh.
- Các khoản phải thu đa số được thanh tốn qua ngân hàng. Hình thức
này giúp cho doanh nghiệp rút ngắn được thời gian rút ngắn thời gian lưu thơng, do đó rút ngắn của một vòng chu chuyển vốn, vòng quay vốn tăng nhanh, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn kinh doanh nói chung, VLĐ nói riêng, đảm bảo q trình sản xuất và kinh doanh được liên tục. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn được hưởng một khoản lãi từ số dư tài khỏan tại ngân hàng.
- Nếu khách hàng thanh tốn chậm thì cơng ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thốt, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
- Ngồi ra các cơng ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà cịn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng.
Trong thời kỳ hiện nay, nhất là cơng ty có tỷ trọng nợ phải thu khá cao, cơng ty cũng nên tính đến trường hợp xấu nhất trong việc thu hồi các khoản nợ là khách hàng, con nợ là khơng đủ khả năng thanh tốn. Để tiến hành trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi một cách hợp lý. Việc này sẽ giúp cho q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty không bị gián đoạn, ảnh hưởng không tốt đến công ty. Đây là biện pháp quan trọng mà công ty chưa thực hiện trong năm qua.
Để giải quyết những tồn đọng nói trên. Em xin đưa ra một quy trình quản lý và thu hồi nợ phải thu cho công ty như sau:
+ Các quy trình:
1. Quy trình quản lý cơng nợ phải thu.
2. Quy trình trình tự xử lý, thu hồi nợ khó địi.
3. Quy trình trình tự thực hiện cơng việc đề nghị Tịa án giải quyết các khoản nợ khó địi.
4. Quy trình báo cáo xử lý cơng nợ khó địi định kỳ và đột xuất.
+ Nội dung quy trình:
Quy trình quản lý cơng nợ phải thu:
1. Phát hành các quy định của tổng công ty về công nợ, nợ khó địi. 2. Các đơn vị báo cáo phát sinh nợ và nợ khó địi theo quy định. 3. Báo cáo tình hình thực hiện thu nợ. Chuyển nợ khó địi lên phịng thu hồi cơng nợ.
4. Chuyển hồ sơ, lý lịch, đặc điểm cơng nợ cho phịng Thu Hồi công nợ.
5. Phịng thu hồi cơng nợ tổng hợp theo bảng biểu quy định báo cáo lãnh đạo.
6. Xin ý kiến chỉ đạo.
7. Lưu hồ sơ theo quy định.
Quy trình trình xử lý, thu hồi nợ khó địi:
1. Nghiên cứu hồ sơ cơng nợ, trao đổi với khách hàng tính chất và giá trị pháp lý của công nợ, phác thảo sơ bộ các bước giải quyết, hồn thiện các tài liệu cịn thiếu để củng cố giá trị pháp lý của hồ sơ công nợ.
2. Tìm hiểu về khách nợ: bao gồm các thơng tin liên quan đến các chức danh quản lý, khả năng tài chính, quan điểm của khách nợ đối với cơng
nợ, các hoạt động kinh tế của khách nợ, các mối quan hệ, các đối tác của khách nợ.
3. Đàm phán, làm việc trực tiếp với lãnh đạo hoặc người có trách của khách nợ để đàm phán giải quyết công nợ, lập lộ trình thanh tốn nợ, căn cứ lộ trình để thúc khách nợ trả nợ đúng lộ trình.
4. Nếu khách nợ cố tình chây ỳ kéo dài khơng trả nợ thì khởi kiện ra toà án hoặc phối hợp với cơ quan chức năng khác để giải quyết. Tuy nhiên, trong giai đoạn này vẫn có thể kết hợp việc đàm phán để giải quyết thu nợ.
5. Thi hành bản án hoặc quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tồ án chúng tơi sẽ u cầu cơ quan thi hành án cho thi hành bản án hoặc quyết định của Toà án.
6. Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
Quy trình trình tự thực hiện cơng việc đề nghị Tịa án giải quyết các khoản nợ phải thu khó địi:
1. Chọn những hồ sơ cơng nợ chây ỳ cịn rất ít khả năng thanh tốn đề xuất lãnh đạo cơng ty chuyển ra tồ án giải quyết.
2. Chuyển hồ sơ cơng nợ khó địi cho Ban PLHĐ nghiên cứu trên cơ sở đó đưa ra ý kiến đề nghị giải để đảm bảo quyền lợi của công ty.
3. Khi Ban lãnh đạo cơng ty nhất trí thì chuyển đơn đề nghị của cơng ty và hồ sơ cơng nợ ra tồ án.
4. Trực giải quyết khi Toà án triệu tập hai bên thương lượng hoặc xử tại toà.
5. Đề nghị cơ quan thi hành án thực thi theo quyết định của toà án. 6. Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
Quy trình báo cáo xử lý cơng nợ khó địi định kỳ và đột xuất:
1. Hàng tuần, hàng tháng báo cáo lãnh đạo tình hình xử lý cơng nợ khó địi trong tuần và kế hoạch thu nợ tuần tới.
2. Đề xuất ban lãnh đạo công ty xin ý kiến chỉ đạo xử lý việc thu hồi tài sản, hàng hoá đối với những khoản nợ cịn rất ít khả năng thanh tốn, tránh thiệt hại cho công ty. Xin ý kiến chỉ đạo đối với những vấn đề phát sinh trong quá trình thu hồi công nợ.
3. Đề xuất với Ban lãnh đạo cơng ty trích dự phịng và xóa nợ cho những đối tượng nợ đã chết hoặc khơng cịn khả năng thanh toán.
4. Đề xuất với Ban lãnh đạo công ty duyệt phương án đề nghị các cơ quan pháp luật hỗ trợ thu nợ.
5. Báo cáo kết quả thực hiện.
6. Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
Dự phịng nợ phải thu khó địi: là dự phịng phần giá trị dự kiến bị tổn
thất của các khoản nợ phải thu khó địi, có thể khơng địi được do con nợ khơng cịn khả năng thanh tốn có thể xảy ra trong năm kế hoạch.
Khoản dự phịng nói trên được trích trước vào chi phí hoạt động của năm báo cáo là để ghi nhận trước giá trị các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp ba khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng từng khoản dự phịng đúng mục đích và xử lý theo các quy định của nhà nước.
Đối với các khoản nợ phải thu khó địi:
+ Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ. Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó địi.
+ Để có căn cứ lập dự phịng nợ phải thu khó địi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm:
hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...
Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó địi là:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.
+ Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm, nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó địi.
Doanh nghiệp phải lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên.
Sau khi lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó địi tối đa khơng vượt q
20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm
và đảm bảo doanh nghiệp khơng bị lỗ.
Việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi sẽ làm giảm một phần lợi nhuận trước thuế doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp trì hồn được việc nộp một khoản tiền thuế TNDN vì dự phịng nợ phải thu khó địi được tính vào chi phí hoạt động của năm báo cáo.
Doanh nghiệp phải hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi đã lập năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời tiến hành lập dự phịng mới cho năm sau. Thời điểm hồn nhập
khoản dự phịng cơng nợ khó địi đã lập và lập dự phịng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế tốn để lập báo cáo tài chính hàng năm.
Ví dụ: Tại thời điểm ngày 31/12/ 2013 số dư nợ phải thu của Công ty Cổ
phần thương mại tư vấn và xây dựng Vĩnh Hưng là 46,249 triệu đồng.
Mức trích lập dự phịng tối đa nợ phải thu khó địi của doanh nghiệp là: 46,249 triệu đồng x 20 % = 9,249.8 (triệu đồng) >973 (triệu đồng) (lợi nhuận trước thuế)
Vậy mức trích lập dự phịng nhỏ hơn 20%.
Qua nghiên cứu tình hình cơng nợ tại cơng ty ta thấy: Mức trích lập
hợp dự phịng lý cho cơng ty là 2%
46,249 x 2% = 924.98 (triệu đồng) <973 (triệu đồng) (thỏa mãn).