3.2.3 .Quản lý hàng tồn kho dự trữ ở mức cần thiết
3.2.4. Hoàn thiện phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động kịp thời, hợp lý
thời, hợp lý.
Công ty cần xác định đúng đắn và hợp lý nhu cầu vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh nhằm lên kế hoạch phân bổ, sử dụng vốn vào các khâu của quá trình luân chuyển vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Hiện nay việc xác định nhu cầu vốn lưu động theo phương pháp gián tiếp mà cơng ty đang sử dụng có nhiều hạn chế như đã phân tích ở Chương 2, khơng cịn phù hợp N = Nhu cầu (D) Số lượng / lần đặt hàng = D Q* = 1.000 200 =
T = Số ngày làm việc trong năm
N = 250 5 = 50 ( ngày) TCmin = D Q* S + Q* 2 H T Cm in = 1. 00 0 20 0 10 + 200 2 0,5
với tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện tại. Công ty nên xây dựng phương pháp trực tiếp xác định nhu cầu vốn lưu động để dự đoán được chính xác hơn nhu cầu vốn lưu động. Căn cứ vào yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng vốn lưu động doanh nghiệp phải ứng ra để xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên của công ty.
Việc xác định nhu cầu vốn lưu động theo phương pháp này có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Xác định nhu cầu vốn để dự trữ hàng tồn kho cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong phần này, doanh nghiệp cần phải xác định được lượng dự trữ nguyên vật liệu chính dựa trên số ngày dự trữ cần thiết và chi phí ngun vật liêu chính bình qn mỗi ngày kỳ kế hoạch; xác định nhu cầu dự trữ của các loại vật tư khác dựa trên tổng mức luân chuyển của loại vật tư đó trong kỳ kế hoạch và tỷ lệ nhu cầu vốn so với tổng mức luân chuyển vốn của loại vật tư đó ở kỳ gốc; xác định nhu cầu vốn sản phẩm dở dang dựa trên chi phí sản xuất sản phẩm bình qn một ngày kỳ kế hoạch và chu kỳ sản xuất sản phẩm; xác định nhu cầu vốn về chi phí trả trước trên cơ sở chi phí trả trước ở đầu kỳ kế hoạch, chi phí trả trước dự kiến phát sinh trong kỳ, chi phí trả trước dự kiến phân bổ vào giá thành sản phẩm; và xác định nhu cầu vốn thành phẩm dựa trên giá vốn hàng bán bình quân mỗi ngày kỳ kế hoạch và số ngày dự trữ thành phẩm.
- Xác định chính sách tiêu thụ sản phẩm và nợ phải thu của khách hàng dựa trên doanh thu bán hàng bình quân một ngày kỳ kế hoạch và thời hạn trung bình kỳ kế hoạch.
- Xác định nợ phải trả nhà cung cấp dựa trên kỳ trả tiền trung bình và giá trị nguyên vật liệu hoặc hàng hoá mua vào trong kỳ kế hoạch (loại mua chịu). Ngoài ra doanh nghiệp cần xác định thêm các khoản nợ có tính chất chu kỳ
khác như: tiền lương, bảo hiểm xã hội, các khoản phải nộp ngân sách trên cơ sở kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
- Trên cơ sở dự kiến nhu cầu vốn dự trữ hàng tồn kho, dự kiến khoản phải thu và dự kiến khoản phải trả, tổng hợp lại để tính tốn nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp theo công thức sau:
Nhu cầu vốn lưu động = Mức dự trữ hàng tồn kho + Khoản phải thu từ khách hàng -
Khoản phải trả nhà cung cấp và các khoản nợ phải trả khác có tính chu kỳ
Để việc áp dụng phương pháp này vào cơng tác xác định nhu cầu vốn lưu động được chính xác, cơng ty cần lưu ý những điểm sau:
- Cần tổng hợp đầy đủ và chính xác các yếu tố ảnh hưởng tới nhu cầu dự trữ hàng tồn kho, nhu cầu vốn các khoản phải thu và quy mô các khoản phải trả của kỳ kế hoạch. Ví dụ như: khoảng cách giữa nhà cung cấp tới doanh nghiệp, chi phí dự trữ tồn kho, chu kỳ sản xuất sản phẩm, khả năng phân phối sản phẩm của doanh nghiệp, nhu cầu thị trường từng thời điểm, lãi suất tín dụng thương mại của nhà cung cấp, các điều kiện kèm theo .v.v..
- Lập dự kiến kế hoạch về sản xuất kinh doanh năm kế hoạch, chi tiết cho từng bộ phận, từng khâu sản xuất, từ đó làm cơ sở cho việc tính tốn.
- Sử dụng hiệu quả các tài liệu và các ý kiến tham mưu của các bộ phận trong cơng ty như phịng Kế hoạch – Kỹ thuật, nhà máy sản xuất, phịng Kinh doanh, Phịng Tài chính – Kế tốn… để lập ra kế hoạch về dự trữ hàng tồn kho, chính sách bán chịu và các khoản có thể nợ nhà cung cấp năm tới.
3.2.5. Nguồn tài trợ Vốn lưu động.
Sau khi xác định được nhu cầu VLĐ, ta thấy nhu cầu VLĐ của công ty giảm đi. Công ty cần sử dụng các nguồn tài trợ để đáp ứng nhu cầu VLĐ cho hợp lý hơn tránh việc thừa thãi gây lãng phí vốn. Các nguồn tài trợ này phải đảm bảo có thể cung cấp đầy đủ nhu cầu vốn kinh doanh, an tồn và tối thiểu hóa chi phí sử dụng vốn.
Năm vừa qua công ty đã sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ cho TSDH làm mất cân bằng tài chính. Chính vì vậy làm cho tình hình tài chính gặp nhiều rủi ro và khó khăn. Điều này làm cho công ty cần phải xem xét và đưa ra được nhu cầu VLĐ hợp lý, sử dụng theo xu hướng đảm bảo cân bằng tài chính hơn tránh trường hợp có nợ quá hạn.
Trong điều kiện doanh nghiệp hoạt động được chủ yếu bằng các nguồn vốn huy động từ bên ngồi thì để giảm thiểu chi phí sư dụng vốn, cơng ty nên linh hoạt tìm các nguồn tài trợ với lãi suất phù hợp. Tuy nhiên đối với nhu cầu VLĐ giảm thì cơng ty có thể sử dụng một số nguồn sẵn có để giảm chi phí sử dụng vốn cơng ty có thể xem xét như:
- Tận dụng triệt để các nguồn tiền dự trữ, chưa sử dụng đến của công ty (mà khơng cần vay thêm từ bên ngồi) như : là thuế và các khoản phải trả, phải nộp nhà nước, các quỹ phải trả khác, các quỹ khen thưởng và phúc lợi, …để giảm gánh nặng về chi phí cho doanh nghiệp.
Năm vừa qua vì khó có thể tiếp cận với nguồn vay dài hạn, công ty buộc phải vay thêm khoản vay ngắn hạn từ ngân hàng. Điều này chưa thực sự hợp lý. Công ty nên huy động nguồn vốn trung và dài hạn để bổ sung nhu cầu dài hạn không nên huy động thêm nguồn vốn ngắn hạn bổ sung nhu cầu vốn dài hạn vì việc sử dụng vốn vay ngắn hạn đáp ứng nhu cầu vốn dài hạn chỉ là để giải quyết tình huống tạm thời về lâu dài sẽ tạo bất lợi đối với công ty. Nguồn vốn trung và dài hạn phù hợp để đáp ứng nhu cầu dài hạn sẽ góp phần làm giảm khó khăn tạm thời về vốn, giảm một phần chi phí, giảm áp lực thanh toán nhanh và tăng lợi nhuận hơn khi sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ TSDH. Tuy nhiên, để huy động được các nguồn vốn dài hạn từ ngân hàng thì cơng ty cũng cần phải xây dựng các phương án kinh doanh, các dự án đầu tư khả thi trình lên ngân hàng, đồng thời phải ln ln làm ăn có lãi, thanh tốnh các khoản nợ gốc và lãi đúng hạn, xây dựng lòng tin ở các ngân hàng.
- Vốn chiếm dụng: Thực chất đây là các khoản phải trả người bán, người mua trả tiền trước, các khoản phải trả khác. Đây không thể được coi là nguồn vốn huy động chính nhưng khi sư dụng khoản vốn này cơng ty khơng phải trả chi phí sử dụng, nhưng khơng vì thế mà cơng ty lạm dụng nó vì đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp chỉ có thể chiếm dụng tạm thời.
Để có thể huy động đầy đủ, kịp thời và chủ động vốn trong kinh doanh, công ty cần phải thực hiện các biện pháp sau:
+Xây dựng chiến lược huy động vốn phù hợp với thực trạng thị trường và môi trường kinh doanh của từng thời kỳ.
+Tạo niềm tin cho các nơi cung ứng vốn bằng cách nâng cao uy tin của công ty: ổn định và hợp lý hóa các chỉ tiêu tài chính, thanh tốn các khoản nợ đúng hạn…
+ Chứng minh được mục đích sử dụng vốn bằng cách đưa ra kết quả kinh doanh và hiệu quả vòng quay vốn trong năm qua và triển vọng năm tới.