CHƯƠNG 7 TỔNG QUAN VỀ NHÂN SỰ
7.2. Thành phần nhân sự
GIÁM ĐỐC DỰ ÁN: (1 người)
o Phối hợp các phòng ban nội bộ và các bên liên quan để thực hiện dự án. o Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết cụ thể để theo dõi tiến độ, hiệu suất dự án,
đặc biệt để phân tích hồn thành thành cơng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn; đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, sử dụng ngân sách trong mức cho phép.
o Đảm bảo nguồn lực phải sẵn có và phân bổ một cách hợp lý. o Giám sát việc thực hiện dự án và hoạt động nhân sự.
Giám đốc dự án Phòng quản lý nguyên vật liệu đầu vào Trưởng phòng quản lý nguyên vật liệu đầu vào
Nhân viên quản lý nguyên vật
liệu nhập
Nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu Phòng sản xuất và phân phối sản phẩm Trưởng phòng sản xuất
Nhân viên quản lý quá trình sản
xuất
Nhân viên quản lý và phân phối Phịng hành chính - nhân sự Trưởng phịng hành chính - nhân sự Nhân viên phụ trách mảng hành chính Nhân viên phụ trách mảng nhân sự Phịng tài chính Trưởng phịng tài chính Thủ quỹ
Nhân viên tài chính
Nhân viên kế tốn thuế
Nhân viến kế tốn doanh thu,
chi phí Nhân viên kế tốn vật tư Nhân viên kế tốn nghiệp vụ khác Phịng R&D Trưởng phịng R&D Nhân viên mảng nghiên cứu phát triển sản phẩm Nhân viê mảng thử nghiệm sản phẩm Phòng Marketing Trưởng phòng MKT Nhân viên Marketing truyền thống Nhân viên Marketing kỹ thuật số
PHỊNG TÀI CHÍNH: (6 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị .
Giám sát hoạt động của các nhân viên kế toán, các hoạt động tài chính hàng ngày trong công ty, chẳng hạn như bảng lương, hóa đơn,...
Nghiên cứu và phân tích báo cáo tài chính và xu hướng thị trường và tìm kiếm các phương pháp để giảm thiểu rủi ro tài chính cho cơng ty và từ đó cung cấp thơng tin tài chính cho giám đốc quản lý dự án để hỗ trợ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn và lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính.
Tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và của nội bộ công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi cấp trên yêu cầu o Nhân viên tài chính: (4 người)
Ghi chép và hạch toán, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của dự án, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính của dự án này như:
Thực hiện kế tốn chi phí + doanh thu.
Thực hiện kế tốn chi phí + doanh thu từ hoạt động tài chính. Thực hiện kế tốn cơng nợ.
Thực hiện kế toán mua tài sản cố định, nguyên vật liệu,… Thực hiện kế toán vay vốn bằng tiền.
Thực hiện kế toán thanh lý tài sản cố định,..
Thực hiện kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng,… Thực hiện kế toán nghiệp vụ khác.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công ty, lập, theo dõi và quản lý kế hoạch kinh doanh và ngân sách cho dự án.
Lập các hồ sơ vay vốn tại các tổ chức tín dụng và thực hiện các công việc liên quan khác dựa trên cơ sở của cấp trên.
o Thủ quỹ: (1 người)
Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi quyền và trách nhiệm của người thủ quỹ.
Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của dự án.
Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định.
Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo cáo về quỹ tiền mặt.
PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ: (7 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Giám sát hoạt động hàng ngày của bộ phận hành chính và nhân viên. Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Tham gia hoạt động của công ty khi thực hiện dự án như: Tuyển dụng nhân sự, điều chỉnh mức lương, khen thưởng, kỷ luật,… nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động
Xây dựng kế hoạch nhân sự, cơ chế lương, khen thưởng.
Phát triển, xem xét và cải thiện hệ thống hành chính, chính sách của dự án.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực.
o Nhân viên phụ trách hành chính: (3 người)
Thực hiện công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ
Quản trị, đảm bảo sự hoạt động thông suốt hệ thống IT của Công ty. Quản lý tổng đài điện thoại, fax của Công ty.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an tồn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên. o Nhân viên phụ trách mảng nhân sự: (3 người):
Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.
Tham gia xây dựng và triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện cơng việc tại các phịng ban.
Theo dõi và giải quyết và tiến hành hệ thống lương thưởng, chế độ BHXH, BHYT và các chế đố đãi ngộ khác cho người lao động tồn cơng ty.
Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty.
Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của cấp trên. PHÒNG R&D: (6 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Dẫn dắt, lập kế hoạch, phát triển và thực hiện các quy trình mới trong nghiên cứu và phát triển.
Quản lý các dự án phát triển sản phẩm mới và đổi mới công nghệ sản xuất. Thiết kế và thực hiện các kế hoạch để cải thiện các sản phẩm hiện tại và tạo ra các sản phẩm mới dựa trên nghiên cứu thị trường.
Phân công, điều phối và xem xét công việc kỹ thuật của một bộ phận hoặc phòng ban.
Phối hợp với phịng tài chính để kiểm sốt ngân sách chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
Giám sát sự và đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. o Nhân viên mảng nghiên cứu: (3 người)
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm về chất liệu và kích cỡ của sản phẩm.
Nghiên cứu và phát triển cơng nghệ sản xuất tối ưu, sử dụng ít tài nguyên và giảm thiểu thời gian sản xuất sản phẩm.
Nghiên cứu nội địa hóa vật tư để chủ động trong sản xuất với chi phí hợp lý để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng.
o Nhân viên mảng thử nghiệm sản phẩm: (2 người)
Kiểm tra tính năng sản phẩm phù hợp với yêu cầu của việc phát triển sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản phẩm thơng qua chi phí sản xuất.
Báo cáo kêt quả kiểm tra để xem xét tính khả thi PHỊNG MARKETING: (8 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Quản lý và giám sát hoạt động marketing của dự án cũng như những nhân viên liên quan.
Phát triển chiến lược tiếp thị cho công ty phù hợp với mục tiêu của công ty.
Phối hợp các hoạt động marketing với các hoạt động bán hàng
Tìm hiểu, tổng hợp những thơng tin và phân tích về đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế, khách hàng,...
Giám sát nguồn ngân sách cho hoạt động marketing của dự án
Đảm bảo tất cả phịng bản của cơng ty của công ty đều được thông báo về các mục tiêu cho những chiến dịch marketing.
Phân tích các mối quan hệ đối tác chiến lược tiềm năng cho tiếp thị công ty.
o Nhân viên Marketing truyền thống: (4 người)
Xây dựng chiến lược marketing kế hoạch truyền thông, event, marketing cho từng giai đoạn.
Lấy ý kiến, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, phân tích thị trường.
Thực hiện chiến dịch marketing thông qua những phương thức truyền thống như phát tờ rơi, quảng cáo trên TV, bán hàng trực tiếp cho đối tượng khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của dự án
o Nhân viên Marketing kỹ thuật số: (3 người):
Thực hiện chiến dịch marketing thông qua những phương tiện truyền thông trực tuyến như qua trang mạng xã hội, web site của công ty, hay thơng qua phương thức tối ưu hóa cơng cụ tìm kiếm hay SEO trên những cơng cụ tìm kiếm như Google, Bing,…
Đánh giá hiệu quả của những chiến dịch marketing trực tuyến và từ đó thay đổi nội dung và cách thức marketing sao cho phù hợp với mục tiêu của dự án và thu hút những khách hàng tiềm năng cho công ty.
PHÒNG QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU: (5 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Làm việc với quản lý để xác định nhu cầu cung cấp.
Chuẩn bị và nộp hồ sơ chi tiết về hoạt động mua sắm, số lượng và nhà cung cấp.
Giám sát các quy trình để đảm bảo dịng ngun vật liệu đầu vào đáp ứng mục tiêu giao hàng và sản xuất.
Kiểm kê và kiểm toán tất cả các vật liệu hiện có thường xun, kế tốn cho quá cảnh và thiếu hụt; chuẩn bị và nộp hồ sơ chi tiết về hoạt động mua sắm, số lượng và nhà cung cấp.
Giám sát, động viên và đánh giá nhân viên để đạt được mục tiêu và ghi lại các giao dịch hàng tồn kho.
o Nhân viên quản lý nguyên vật liệu nhập: (2 người)
Thực hiện các thủ tục nhập nguyên vật liệu như tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập nguyên vật liệu. Ghi phiếu nhập kho và theo dõi số lượng hàng hóa nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. Xử lý các phát sinh liên quan đến nhập nguyên vật liệu.
Lập các yêu cầu đặt hàng theo nhu cầu sản xuất. o Nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu: (2 người)
Sắp xếp nguyên liệu trong kho, đồng thời lập và cập nhật sơ đồ cho khu để nguyên vật liệu và danh mục nguyên vật liệu có trong kho. Đánh giá và đảm bảo tiêu chuẩn nguyên vật liệu trong kho để có biện pháp khắc phụ kịp thời với những vật liệu bị hư hỏng hoặc mất mát do quá trình vận chuyển hoặc giao hàng.
Theo dõi tình hình tồn kho nguyên vật liệu, đảm bảo các hạn mức tồn kho an tồn.
PHỊNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT: (5 người)
o Trưởng phòng: (1 người)
Lập kế hoạch và tổ chức lịch trình sản xuất, lập ước tính chi phí trong q trình sản xuất.
Đảm bảo rằng các quy định về sức khỏe và an tồn khi thực hiện quy trình sản xuất phải được đáp ứng
Giám sát q trình sản xuất kiểm sốt chất lượng và số lượng sản phẩm đầu ra, và công việc của những nhân viên liên quan.
Phối hợp với phòng quản lý nguyên vật liệu để lựa chọn, đặt hàng và mua nguyên liệu
o Nhân viên quản lý quá trình sản xuất: (2 người)
Lập báo cáo về số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra (giấy) và từ đó đề ra những kế hoạch gia tăng
Đánh giá về năng suất lao động của nhân cơng, đảm bảo q trình sản xuất phải hiệu quả.
Kiểm tra thường xuyên quy trình xử lý chất thải về chi phí xử lý và hiệu suất xử lý chất thải và đưa ra những biện pháp khắc phụ kịp thời khi dây chuyền xử lý gặp sự cố.
Giám sát quá trình sản xuất của dự án và đưa ra kế hoạch sản xuất cụ thể và đề ra với trưởng phòng.
o Nhân viên quản lý quá trình phân phối: (2 người)
Kiểm tra số lượng hàng được đem đi phân phối đang thiếu do sản xuất thiếu hoặc bị vấn đề về lỗi kỹ thuật hay bị hongr hóc.
Kiểm tra hằng ngày số lượng sản phẩm tồn kho và đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm cho những đơn hàng tiếp theo đáp ứng đủ yêu cầu như đã thỏa thuận với bên phân phối.
Thực hiện những thủ tục cần thiết để xuất sản phẩm, cung cấp và kiểm tra bộ chứng từ và xử lý những vấn đề phát sinh liên quan đến việc xuất kho hoặc đưa hàng cho bên phân phối.