a.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do đặc điểm kinh tế kỹ thuật khoản mục này thường chiếm tỷ trọng cao trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp. Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Để quản lý chi phí nguyên vật liệu ở các công trình thi công được chặt chẽ trong quá trình sản xuất, thi công để hạn chế mức thấp nhất các nguyên vật liệu tiêu hao không cần thiết, bộ phận quản lý chi phí cần tiến hành theo dõi giữa việc xuất vật tư đem đi sử dụng ở từng bộ phận, từng đội để từ đó phát hiện kịp thời những bộ phận không hoàn thành định mức, lãng phí nguyên vật liệu.
- Trong quá trình thi công: cấp vật tư từ kho cho các ban chỉ huy hoặc đội công trình.
- Kết thúc tháng thi công bộ phận kỹ thuật kiểm tra lập báo cáo khối lượng thực hiện tháng.
- Bộ phận quản lý chi phí dựa trên báo cáo khối lượng thực hiện tháng của kỹ thuật kết hợp các phiếu xuất kho, nhật kí sử dụng vật tư hàng ngày của kỹ thuật hiện trường tiến hành phân tích so sánh giữa khối lượng thực hiện được với lượng vật tư xuất khỏi kho cấp cho công trình có tăng giảm không và đưa ra những biện pháp để hạn chế về khối lượng hao hụt.
Giảm chi phí về vật tư không những Công ty phải quan tâm đến khối lượng mà phải quan tâm tới giá mua. Công ty phải chọn những nhà cung ứng vật tư. Ngoài việc có thể cung cấp đáp ứng yêu cầu thi công còn cần phải bán cho Công ty với giá ưu đãi, vận chuyển thuận lợi và đảm bảo chất lượng. Sau khi hoàn thành công trình Công ty nên tăng cường công tác thu hồi nguyên vật liệu dư thừa, tránh tình trạng lãng phí.
Về quản lý mức vậy tư xuất dùng doanh nghiệp phải đảm bảo đúng chủng loại và chất lượng vật tư, đảm bảo cấp phối vật liệu trong công tác khối lượng thi công. Để hạ thấp khối lượng vật tư xuất dùng đó là hạ khối lượng vật tư hao hụt trong quá trình bảo quản vận chuyển, tránh mất mát vật tư tại công trình.
Đối với công tác bảo quản vật tư: Do vật tư xây dựng có khối lượng lớn, đa dạng cho nên trong công tác đo đếm, cân đo thường không chính xác, do đó cần phải nâng cao trách nhiệm của cán bộ kiểm nghiệm và nhận vật tư, đồng thời trang bị phương tiện cân đo đóng đếm cho phù hợp.
b. Chi phí nhân công
Đối với chi phí nhân công ở tất cả các công trình ở phương pháp khoán đã hạn chế được vượt mức so với quyết toán. Cần coi trọng công tác lập kế
hoạch thi công bám sát với đặc điểm của từng công trình có tính đến ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, trên cơ sở đó phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận phụ trợ. Công ty phải thường xuyên tham mưu cho các đội về biện pháp thi công đối với từng công việc cụ thể trong quá trình thi công để các đội nhận khoán sử dụng một cách hợp lý nhằm tiết kiệm lao động, hạn chế sự biến động tăng lên của chi phí nhân công.
Cần đầu tư mua máy thi công, để giảm bớt cho lao động phụ cũng như lao động chính trong giá trị giao khoán. Phương hướng cơ giới hoá là giảm chi phí ở bộ phận lao động phụ do lao động chính khó có thể thay thế được .
Tạo điều kiện cho công nhân đi học nghề để nâng cao tay nghề cho công nhân viên là một giải pháp quan trọng để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, góp phần hạ giá thành Công ty. Trình độ lao động của Công ty là một yếu tố quyết định tới hiệu quả sản xuất vì cho dù máy móc có hiện đại đến đâu đi chăng nữa nhưng trình độ của công nhân không đáp ứng đời hỏi kỹ thuật thì không phát huy tác dụng của nó.
Với việc phát huy tác dụng của máy móc thiết bị và tay nghề thành thạo của công nhân sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ sản xuất, tiến độ thi công, đây cũng là một cách tác động rất quan trọng tới việc giảm chi phí đó. Do vậy , Công ty nên quan tâm đến việc trả lương theo tay nghề của công nhân, hiện tại với mức lương theo bậc lương của Công ty không có sự chênh lệch đáng kể, nên để khuyến khích công nhân có tay nghề cao nên có sự thay đổi về về mức chênh lệch về lương của các bậc thợ cao hơn, như vậy mới thực sự khuyến khích công nhân làm việc tốt hơn. Công ty phải tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi cho công nhân, từ đó công nhân giỏi phổ biến kinh nghiệm của mình. c. Chi phí máy thi công
Để tăng cường hiệu quả sử dụng máy thi công thì Công ty phải sử dụng một số biện pháp sau đây :
Xây dựng được định mức tiêu hao nhiên liệu phù hợp với từng loại thiết bịđối với từng công trình.
Xây dựng định mức ca máy đối với từng công việc cụ thểđể khoán cho lái máy.
Với những công trình lớn cần huy động nhiều thiết bị, bộ phận kinh tế cùng với bộ phận quản lý thiết bị, kỹ thuật đưa ra định mức khoán khối lượng hoàn thành với tổ hợp xe máy công trình như máy xúc, ô tô vận chuyển, máy ủi, máy san, máy đầm tránh tình trạng khối lượng hoàn thành ít nhưng ca máy thì nhiều.
Thường xuyên tổ chức các lớp học nâng cao tay nghề cho lái máy và khuyến khích lái máy giữ gìn thiết bị thi công luôn luôn tuân thủ qui trình vận hành đảm bảo an toàn.
Để nâng cao hiệu suất máy sử dụng không bị gián đoạn khi bị hỏng hóc nhỏ tất cả các máy móc thiết bị phải có các đồ dự trữ thay thế những phần hay hỏng thường xuyên như lọc gió, lọc dầu…
Bộ phận sửa chữa phải có mặt thường xuyên khi máy hoạt động khi máy có sự cố phải sửa chữa ngay.
Phải tổ chức kiểm tra tình hình sử máy, mặt khác tiến hành công tác bảo dưỡng, thường xuyên sửa chữa định kỳ, sửa chữa lớn đểđại tu hoặc nâng cấp tài sản cố định.
Công ty phải lập kế hoạch điều động máy thi công hợp lý, kế hoạch phải bám sát thực tế từng công trình để có thể điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi tiến độ thi công ở từng công trình. Có biện pháp đôn đốc tạo mọi điều kiện tiến độ thi công diễn ra như kế hoạch đã đề ra, không ảnh hưởng đến kế hoạch khác.
Việc sử dụng không hết công suất máy như hiện nay, Công ty nên nhanh chóng thanh lý, nhượng bán bớt một số tài sản đã cũ hoạt động không
có hiệu quả để tránh khỏi trích khấu hao và có thể thu hồi một phần vốn để đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh, giảm vốn vay ngân hàng, hoặc đầu tư tài sản cố định khác cần thiết hơn.
Hàng tuần, tháng dựa trên khối lượng của bộ phận kỹ thuật hiện trường bộ phận quản lý chi phí kiểm tra nhật trình xe máy thiết bị, tính toán so sánh giữa khối lượng thực hiện với số ca máy thực hiện, mức tiêu hao nhiên liệu của các thiết bị có hợp lý không, từ định mức nhiên liệu, ca máy, sửa chữa lớn nhỏ…từ đó đưa ra những biện pháp hợp lý tiết kiệm ca máy nhất.
d. Chi phí sản xuất chung khác
Sắp xếp lại bộ phận quản lý ở công trình một cách gọn nhẹ nhưng hiệu quả cao và giám sát chặt chẽ chi phí bằng tiền mặt như: Chi phí tiếp khách, tiền điện nước, tiền điện thoại, chi phí đi lại.
Mọi chi phí phát sinh phải có chứng tờ hợp lệ, hợp lý và cần thiết phải lập một định mức với những chi phí này.
e. Chi phí quản lý doanh nghiệp
Để thực hiện giá thành với số lượng nhân viên quản lý như hiện nay. Công ty cần tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ cấu tổ chức và xác định lại nhiệm vụ và chức năng của từng cá nhân cũng như phòng ban chức năng. Bộ phận quản lý chi phí thống kê đưa ra những chi phí không có tính chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tránh tình trạng lạm dụng chi phí này. Đối với tài sản cố định dùng cho công tác quản lý đã được trang bịđầy đủ song vẫn cần phải nâng cấp hệ thống máy tính phục vụ cho công tác quản lý.
Đối với chi phí bằng tiền phục vụ cho giao dịch tiếp khách... cần xây dựng những bước hợp lý với chi phí tham dự thầu bàn giao quyết toán công trình trên cơ sở tiết kiệm cao.
Công ty phải đặc biệt quan tâm tới yếu tố chi phí bằng tiền trong chi phí quản lý doanh nghiệp, nhất là lãi vay phải trả. Để giảm lãi vay công ty
phải tìm mọi biện pháp tăng nhanh tốc độ quay vòng vốn, đẩy nhanh tiến độ thi công nhanh chóng bàn giao công trình để thu hồi vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu.
3.2.3. Hoàn thiện công tác xác định kế hoạch giá thành và kiểm tra kế hoạch giá thành
Xây dựng kế hoạch giá thành và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch là yêu cầu khách quan. Đểđưa ra định mức chi phí một cách hợp lý và chính xác thì ngay từ khâu khảo sát thiết kế phải làm cho thật tốt để xác định một cách đầy đủ và chính xác khối lượng các công việc của các công trình, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa công việc cần thi công.
Kế hoạch giá thành chính xác hay không còn phụ thuộc vào công tác khảo sát thiết kế ngoài ra còn phụ thuộc vào việc xác định các biện pháp thi công cho từng loại từng phần công việc và các nguyên vật liệu quản lý thi công được thuận lợi.
Bên cạnh đó công ty cũng cần xem xét tình hình biến động về giá cả của các nguyên vật liệu trên thị trường, các nguyên vật liệu có khả năng thay thế, nhằm dễ dàng hơn trong việc quản lý định mức và tình hình tiêu hao về nguyên vật liệu, từđó phát hiện ra những hao hụt không hợp lý về nguyên vật liệu.
Do đặc điểm là công ty trong ngành Dầu khí trong những năm qua và tương lai công ty chủ yếu tập trung thi công các công trình trong ngành vì vậy hầu hết các công trình là chỉđịnh thi công từ Tổng công ty cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam chứ không phải làm hồ sơ đấu thầu vì vậy các hợp đồng thi công có rất nhiều tiềm ẩn bị lỗ do kí hợp đồng trọn gói khi làm phát sinh khối lượng lớn cần được phải kiểm tra thẩm định hồ sơ trước khi kí hợp đồng thi công.
- Trước khi ký hợp đồng nhận thầu thi công xây lắp công trình, Phòng kinh tế chủ trì phối hợp với phòng Kỹ thuật và các bộ phận có liên quan phải tính toán hiệu quả công trình, dự án mà Công ty sẽ kí hợp đồng nhận thầu thi công.
- Phòng kỹ thuật bóc tách khối lượng chi tiết, lập biện pháp thi công đưa ra được khối lượng biện pháp thi công và các khối lượng phát sinh tiềm ẩn trong biện pháp thi công, các khối lượng trong bản vẽ thiết kế bị thiếu, so sánh đối chiếu với khối lượng dự toán.
Phòng kinh tế lập lại dự toán dựa trên khối lượng của phòng kỹ thuật, xác định tiên lượng vật tư và các chi phí đầu vào khác đối với từng hạng mục công trình và toàn bộ hợp đồng, lập báo cáo hiệu quả công trình.
3.2.4. Hoàn thiện bộ máy quản lý và tăng cường công tác quản lý
3.2.4.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý
Công ty cổ phần Thi công cơ giới và Lắp máy Dầu khí có đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao, nhiệt huyết với công việc, nhạy bén với thị trường. Song cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cao, Công ty ngày càng sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại hơn, đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải không ngừng trau dồi nâng cao trình độ chuyên môn để có thể đáp ứng, vận hành và làm chủ được máy móc thiết bị và công nghệ mới. Để đạt được việc đó lãnh đạo Công ty cần trú trọng đến một số vấn đề sau:
- Đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ và có những chính sách khuyến khích phù hợp để thu hút nhân tài, từng bước cải tiến công tác quản lý của các phòng ban nghiệp vụ trong điều kiện và thời gian thích hợp để chuyên môn hóa các bộ phận tham mưu theo hướng chuyên sâu.
Có lộ trình bồi dưỡng và phát triển bổ nhiệm thêm cán bộ quản lý để điều hành phục vụ sản xuất nhằm ổn định và phát triển bền vững.
- Chú trọng việc tuyên truyền giáo dục chính trị, tư tưởng để cán bộ công nhân viên có ý thức, trách nhiệm cao, yên tâm công tác, phấn đấu lao động có hiệu quả cao, góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh và bền vững.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo dựa trên cơ sở kế hoạch nguồn nhân lực để thực hiện mục tiêu chiến lược của Công ty. Căn cứ vào yêu cầu của từng bộ phận cụ thể để lập kế hoạch đào tạo, tập trung nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ và chất lượng sản phẩm, trang bị kiến thức kỹ thuật phục vụ cho việc áp dụng máy móc, thiết bị mới đầu tư. Nhu cầu đào tạo bắt nguồn từ đòi hỏi về năng lực và trình độ cần đáp ứng để thực hiện nhiệm vụ trong tương lai. Do đó, việc xác định nhu cầu đào tạo phải trực tiếp do các phòng ban chức năng tiến hành dưới sự chỉđạo của lãnh đạo Công ty.
- Thông qua hoạt động khảo sát về trình độ hiểu biết, năng lực, khả năng đáp ứng của cán bộ công nhân viên dưới hình thức phỏng vấn và các phiếu điều tra cho phép các phòng ban chức năng xác định nhu cầu đào tạo. Phòng tổ chức lao động hành chính tập hợp các nhu cầu đó, đồng thời dựa trên các yêu cầu thực hiện mục tiêu chiến lược để xây dựng kế hoạch đào tạo.
- Nâng cao trình độ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh, quản lý nghiệp vụ cho các cán bộ quản lý, các cán bộ trẻ có năng lực của các bộ phận chức năng, các đơn vị sản xuất bằng nhiều loại hình đào tạo như tham gia các lớp về bổ túc nghiệp vụ ngắn hạn, các lớp vềđịnh giá, an toàn lao động…
- Cần tiến hành công tác đào tạo cán bộ chủ chốt bằng các chương trình ngắn hạn và dài hạn. Cử cán bộ tham gia vào các cuộc hội thảo trong và ngoài nước để học tập kinh nghiệm quản lý tiên tiến của các doanh nghiệp trong và ngoài nước trên cơ sở tiếp thu có chọn lọc.
- Định kỳ tổ chức các kỳ thi đểđánh giá trình độ của từng cá nhân cả về lý thuyết và thực hành. Từ đó phân loại, đánh giá chất lượng và khuyến khích khen thưởng những cá nhân đạt kết quả cao, qua đó vừa củng cố được kiến thức, đồng thời khuyến khích được tinh thần học tập, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn.
- Sử dụng lao động hợp lý, thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động, tuyển chọn được những
lao động có khả năng đáp ứng tốt các công việc được giao sẽ giúp cho Công ty nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, làm tăng tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty trong tương lai.
- Định kỳ có tổng kết, đánh giá và có biện pháp khen thưởng kịp thời,