3.2. Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả phòng chống rửa tiền qua hệ thống
3.2.3 Nhóm giải pháp đối với các NHTM
3.2.3.1.Xây dựng quy định nội bộ và thành lập bộ phận chuyên trách về phòng, chống rửa tiền
- Để có thể đảm bảo cơng tác phịng, chống rửa tiền trong hệ thống ngân hàng có hiệu quả, giảm thiểu rủi ro cũng nhƣ bảo vệ lợi ích cổ đơng, các ngân hàng cần xây dựng chính sách, quy định nội bộ, quy trình hƣớng dẫn cách thức thực hiện cơng tác phòng, chống rửa tiền. Sau khi Luật phòng, chống rửa tiền ra đời, đến nay hầu hết các ngân hàng đã ban hành đƣợc quy trình nội bộ về phịng, chống rửa tiền nhƣng công tác triển khai thực hiện vẫn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức nên hiệu quả phòng, chống rửa tiền tại các NHTM, đặc biệt là các ngân hàng quy mơ nhỏ vẫn cịn hạn chế. Để nâng cao hiệu quả phòng, chống rửa tiền, một trong những biện pháp quan trọng là các NHTM cần phải triển khai thực hiện quy trình nội bộ phịng, chống rửa tiền một cách nghiêm chỉnh.
- Hiện nay, tại hầu hết các NHTM đều đã thành lập bộ phận chuyên trách về phòng, chống rửa tiền tuy nhiên hoạt động vẫn chƣa thực sự đạt hiệu quả. Chính vì vậy, cần phải xúc tiến thành lập một bộ phận chuyên trách về phòng, chống rửa tiền hoạt động hiệu quả, đúng nghĩa chuyên xử lý phân tích báo cáo, thu thập dữ liệu giao dịch, tổng hợp mọi thông tin về những giao dịch đáng ngờ báo cáo Ban lãnh đạo ngân hàng nghiên cứu xử lý. Từ đó có thể tổng hợp báo cáo gửi Cục phòng, chống rửa tiền và đề xuất các biện pháp khác liên quan đến cơng tác phịng, chống rửa tiền.
- Mỗi chi nhánh, phịng giao dịch, các cơng ty trực thuộc các NHTM cần có cán bộ chịu trách nhiệm phịng, chống rửa tiền tại đơn vị để nhanh chóng cập nhật, phản hồi báo cáo giao dịch đáng ngờ về Hội sở chính. Việc hỗ trợ và nhận thức rủi ro về phòng, chống rửa tiền từ Ban lãnh đạo cũng là một điều kiện tiên quyết cho một hệ
thống phịng , chống rửa tiền thành cơng, do vậy mỗi NHTM cần có một lãnh đạo phụ trách về phòng, chống rửa tiền.
- Ngồi ra, kiểm sốt tn thủ thực hiện phịng, chống rửa tiền khơng thể thiếu bộ phận kiểm tra kiểm sốt tính tn thủ, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ, quy định về phòng chống rửa tiền. Thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động chuyên trách trực thuộc Tổng giám đốc bao gồm Phòng Kiểm tra nội bộ tại Hội sở chính và Phịng Kiểm tra nội bộ tại các chi nhánh. Thông qua hoạt động của bộ máy kiểm tra kiểm toán nội bộ, ngân hàng giám sát việc chấp hành các quy định của pháp luật, quy định của NHNN và các cơ quan có thẩm quyền cũng nhƣ các quy trình nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và các quy định nội bộ khác của các bộ phận trong ngân hàng nhằm phòng chống việc lợi dụng hệ thống ngân hàng để rửa tiền. 3.2.3.2.Xây dựng chính sách nhận biết khách hàng
Nhận biết khách hàng là tất cả các thủ tục cần thiết nhằm nắm bắt những thơng tin có liên quan tới cá nhân, tổ chức có giao dịch tiền tệ hay tài sản khác với ngân hàng, nhằm hiểu biết khách hàng của ngân hàng, khách hàng đến giao dịch với ngân hàng là khách hàng thuộc đối tƣợng nào, khu vực cƣ trú nào và mang lại rủi ro nào cho ngân hàng… Xây dựng chính sách nhận biết khách hàng cần gồm một số nội dung sau:
Nhận dạng khách hàng
- Ngân hàng cần phải xác định đƣợc ai là khách hàng thật sự của ngân hàng, xác minh xem liệu khách hàng đang giao dịch với ngân hàng cho nhu cầu của chính mình hay cho ngƣời khác. Nhân viên ngân hàng khi giao dịch với khách hàng cần biết rõ khách hàng mình là ai, làm lĩnh vực gì, nguồn tiền đó từ đâu ra và sử dụng có hợp pháp hay khơng? Thời gian thích hợp cho việc nhận dạng là khi tiếp nhận mới khách hàng, khi một số nội dung thông thƣờng trên giấy tờ của khách hàng bị thay đổi đáng kể hoặc khi có sự thay đổi trên tài khoản so với hoạt động thông thƣờng của khách hàng. Cần phải xây dựng chính sách nhận biết khách hàng rõ
ràng, các thông tin về khách hàng đƣợc lƣu trữ đầy đủ, là cơ sở để ngân hàng có thể quản lý tốt mối quan hệ với khách hàng.
- Việc nhận dạng khách hàng còn bao gồm việc chú ý đến những khách hàng không thƣờng xuyên nhƣng đã giao dịch với số tiền lớn, vƣợt ngƣỡng cho phép theo quy định của NHNN hoặc khi nhân viên giao dịch thấy có bất cứ sự nghi ngờ nào về khách hàng, khi đó cần phải báo cáo với cấp có thẩm quyền cao hơn để xử lý kịp thời.
- “Hiểu đƣợc những vấn đề mấu chốt của khách hàng” là nguyên tắc hàng đầu trong kinh doanh của ngân hàng để vừa phòng chống rủi ro cũng nhƣ để phục vụ ngân hàng tốt nhất. Vì vậy, ngân hàng cần thu thập thơng tin và tìm hiểu khách hàng kỹ lƣỡng trên tất cả các hoạt động nghiệp vụ then chốt của ngân hàng, từ nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh, nhận tiền gửi, thanh toán... Ngân hàng cần phải liên hệ chặt chẽ với các cơ quan chức năng nhƣ: trung tâm thơng tin tín dụng CIC của NHNN, cơ quan Công an để chủ động nắm bắt thông tin về khách hàng. Hiện nay, một số NHTM Việt Nam đã hoàn thiện Module CIF quản lý hồ sơ khách hàng để bất kỳ lúc nào truy cập vào hệ thống sẽ có bức tranh tồn diện về khách hàng với những thông tin đầy đủ, chi tiết và thƣờng xuyên đƣợc cập nhật.
Chấp nhận khách hàng
- Các ngân hàng cần phải xây dựng những quy định chấp nhận khách hàng một cách rõ ràng, bao gồm miêu tả cụ thể các loại khách hàng có thể gây ra rủi ro cao hơn mức bình thƣờng cho ngân hàng. Khi xây dựng những quy định này, các yếu tố nhƣ: lý lịch, quốc tịch, chức danh… và các tài khoản có liên quan cần phải đƣợc xem xét. Các ngân hàng cần phải xây dựng những quy định chấp nhận khách hàng theo mức độ rủi ro và đòi hỏi theo dõi sâu rộng hơn.
- “Hiểu đƣợc mục đích của khách hàng khi đến ngân hàng”: các NHTM ln có bộ phận tƣ vấn, chăm sóc khách hàng để khách hàng bày tỏ những nguyện vọng của mình khi giao dịch với ngân hàng. Theo đó, ngân hàng có thể kiểm tra chặt chẽ mục
đích sử dụng các giao dịch của ngân hàng. Ví dụ, đối với hoạt động tín dụng, cần giám sát các khoản vay khách hàng thông qua việc theo dõi sát sao hoạt động đầu tƣ kinh tế của doanh nghiệp trong từng giai đoạn trƣớc, trong và sau khi cho vay. Từ đó, ngân hàng có thể kiểm soát đƣợc các khoản cho vay của ngân hàng, hạn chế việc sử dụng vốn vay vào các mục đích bất hợp pháp. Đối với các khoản tiền gửi, trong quá trình tƣ vấn, ngân hàng sẽ hiểu rõ đƣợc nguồn gốc khoản tiền đó cũng nhƣ hình thức đầu tƣ của khoản tiền để tiện theo dõi, quản lý.
Quản lý thường xuyên các tài khoản và các giao dịch
- Đối với tất cả các tài khoản, các ngân hàng phải có chƣơng trình phát hiện ra những dấu hiệu bất thƣờng hay đáng ngờ trong hoạt động. Ngoài các dấu hiệu giao dịch đáng ngờ đƣợc quy định, ngân hàng cần xem xét các giao dịch đáng ngờ nhƣ: số điện thoại cá nhân hoặc cơ quan của khách hàng khơng thể kết nối đƣợc hoặc khơng có số máy này sau khi mở tài khoản thực hiện giao dịch. Khách hàng thƣờng xuyên đổi tiền có mệnh giá nhỏ sang mệnh giá lớn với tổng giá trị một lần đổi lớn. Giao dịch gửi tiền, rút tiền hay chuyển tiền đƣợc thực hiện bởi một cá nhân hay tổ chức liên quan đến hoạt động bất hợp pháp mà thông tin đại chúng đã đăng tải.
- Xây dựng mẫu thu thập thông tin khách hàng là điều tối cần thiết, vừa đáp ứng yêu cầu của pháp luật, vừa đáp ứng nhu cầu quản lý của ngân hàng, giảm thiểu rủi ro. Đối với những trƣờng hợp mở tài khoản đặc biệt chú trọng: xác định mục đích mở tài khoản của khách hàng: mở tài khoản để làm gì, để chuyển tiền hay nhận tiền chuyển đến, nguồn tiền nhận đến từ những nguồn nào…Cần lƣu ý khi phát hiện khách hàng có những dấu hiệu đáng ngờ thì nhân viên giao dịch hỏi thêm về quốc gia khách hàng chuyển tiền đến hay nhận tiền từ đâu, có nằm trong danh sách cảnh báo của NHNN hay khơng, báo cáo cho cơ quan phịng, chống rửa tiền.
- Luôn theo dõi sát sao mục đích của các khoản chuyển tiền để tránh hiện tƣợng hợp thức hoá các khoản tiền bất hợp pháp vào ngân hàng. Bọn tội phạm thƣờng rửa tiền qua ngân hàng thơng qua hình thức chuyển tiền, các giao dịch chuyển tiền có
giá trị nhỏ từ nhiều tài khoản khác nhau về một khoản trong một thời gian ngắn hoặc ngƣợc lại, hoặc tiền đƣợc chuyển lịng vịng qua nhiều tài khoản. Vì vậy, ngân hàng cần có bộ phận quản lý và xử lý thơng tin nằm trong Trung tâm chuyển tiền để có thể theo dõi mục đích các khoản chuyển tiền, đề phịng sự lợi dụng của bọn tội phạm.
Quản lý rủi ro
- Các NHTM cần xây dựng ma trận rủi ro rửa tiền để đánh giá rủi ro, kiểm soát các rủi ro đã đƣợc xác định, đánh giá tần suất xảy ra, mức độ ảnh hƣởng và xếp hạng rủi ro. Phân khúc khách hàng với các mức độ rủi ro từ thấp đến cao: mức độ rủi ro thấp, mức độ rủi ro trung bình, mức độ rủi ro cao dựa trên các thông tin khách hàng (họ tên, nghề nghiệp, độ tuổi, quốc tịch…), sản phẩm/dịch vụ, kênh giao dịch, vị trí địa lý nơi khách hàng cƣ trú hoặc có trụ sở chính. Những khách hàng có mức độ rủi ro thấp thƣờng là nhân viên làm cơng ăn lƣơng có thu nhập đƣợc chi trả qua tài khoản ở ngân hàng, ngƣời bn bán lẻ... Những khách hàng có mức độ rủi ro cao thƣờng là ngƣời buôn bán bất động sản, buôn bán qua biên giới, kinh doanh sòng bạc, trị chơi có thƣởng, kinh doanh qua mạng internet, khách hàng có quốc tịch nằm trong danh sách đen FATF, những nhân vật có ảnh hƣởng chính trị và những ngƣời thân của họ, cá nhân có tổng tài sản cao, các tổ chức phi lợi nhuận… cần đƣợc chú ý đặc biệt, phải theo dõi thƣờng xuyên. Khi phát hiện khách hàng có mức độ rủi ro cao cần áp dụng thêm các biện pháp nhận biết tăng cƣờng nhƣ:
Đố i v ớ i khách hàng cá nhân :
▪ Xác thực thông tin do khách hàng cung cấp ▪ Tìm hiểu nguồn gốc tiền và tài sản của khách hàng
▪ Tăng cƣờng giám sát hành vi giao dịch và quan hệ kinh doanh của khách hàng ▪ Xác định khách hàng có thực hiện kinh doanh trên danh nghĩa cá nhân, tổ chức hoặc chủ sở hữu hƣởng lợi khác không?
Đố i v ớ i khách hàng t ổ ch ứ c:
▪ Yêu cầu cung cấp báo cáo tài chính gần nhất
▪ Xác thực thông tin: kiểm tra số điện thoại cố định, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, xác thực tài liệu qua các cơ quan quản lý nhà nƣớc…
▪ Xác thực khách hàng có thực hiện kinh doanh trên danh nghĩa cá nhân, tổ chức hoặc chủ sở hữu hƣởng lợi khác không?
▪ Thu thập thông tin liên quan đến giao dịch đang thực hiện, các hoạt động kinh doanh, nguồn gốc tài sản của khách hàng.
- Các ngân hàng cần nhận biết đƣợc các dấu hiệu rửa tiền trong từng hoạt động kinh doanh, giao dịch, trong từng sản phẩm dịch vụ nhƣ: dấu hiệu nhận biết rửa tiền trong hoạt động kế tốn giao dịch, tín dụng, tài trợ thƣơng mại, chứng khốn, kinh doanh thẻ…
3.2.3.3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thiết lập phần mềm phòng, chống rửa tiền
- Trong thời đại công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thơng tin chính là mấu chốt trong phịng, chống rửa tiền. Tuy nhiên, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào phòng, chống rửa tiền ở các NHTM còn nhiều hạn chế. Nhất là sự thiếu quan tâm tới đào tạo, nâng cao nhận thức về phịng, chống rửa tiền, cán bộ cơng nghệ thơng tin chƣa hiểu rõ về phịng, chống rửa tiền, lúng túng trong việc lựa chọn phần mềm hỗ trợ phòng chống rửa tiền. Ngân sách dành cho việc đầu tƣ hệ thống công nghệ thơng tin cịn hạn chế. Với những ngân hàng đã triển khai hệ thống công nghệ thơng tin phục vụ phịng, chống rửa tiền thì chủ yếu quan tâm tới mục tiêu đảm bảo an toàn giao dịch.
- Do đó, những u cầu đối với hệ thống cơng nghệ thơng tin là cần đồng bộ hóa và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin tại các ngân hàng theo hƣớng đáp ứng quy định của pháp luật, phân tích giao dịch của khách hàng, hỗ trợ sàng lọc, nhận
biết khách hàng, báo cáo, lƣu trữ thông tin…Ngân hàng cần đầu tƣ phần mềm phục vụ cơng tác phịng, chống rửa tiền có thể tích hợp với hệ thống core banking để lấy thơng tin khách hàng, tích hợp thơng tin của khách hàng đã giao dịch trong các hệ thống khác; có thể lọc tách dữ liệu nằm trong mức giao dịch phải báo cáo, tạo nhiều loại báo cáo theo các tiêu chí khác nhau; có khả năng cảnh báo đối với các khách hàng nằm trong “danh sách đen”, phân loại tài khoản theo mức độ rủi ro.
Phần mềm phòng, chống rửa tiền cần có các module chính nhƣ sau: Khai báo thơng tin khách hàng
+) Khai báo thông tin khách hàng giao dịch lần đầu +) Chỉnh sửa thông tin khách hàng
+) Chọn loại khách hàng cá nhân, tổ chức, trong nƣớc, nƣớc ngoài Thiết lập, đánh giá rủi ro khách hàng theo từng cấp độ
+) Thiết lập các loại rủi ro, mức độ rủi ro
+) Chỉnh sửa, cập nhật loại rủi ro, mức độ rủi ro
+) Phân loại rủi ro theo các nghiệp vụ giao dịch; quốc gia khách hàng cƣ trú Thiết lập các giới hạn giao dịch
+) Thiết lập giới hạn giao dịch cho mỗi lần giao dịch, trong tuần, tháng, quý, năm
+) Cài đặt các mức cảnh báo theo mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp) +) Cập nhật danh sách “đen” do các cơ quan chức năng cung cấp
+) Hiển thị danh sách cho phép kiểm tra khách hàng, ngƣời thụ hƣởng, chỉnh sửa, cập nhật thông tin đã khai báo
+) Đánh giá các rủi ro rửa tiền ở cả hai cấp độ là tài khoản và khách hàng Tạo báo cáo
+) Báo cáo các giao dịch đáng ngờ
+) Tự động cảnh báo khách hàng khi nhập thông tin vào hệ thống +) Báo cáo cảnh báo các giao dịch theo mức độ rủi ro
+) Báo cáo theo yêu cầu của NHNN, cơ quan quản lý
3.2.3.4.Đào tạo nguồn nhân lực trong cơng tác phịng, chống rửa tiền
- Tất cả các NHTM cần phải có chƣơng trình đào tạo về phịng, chống rửa tiền để nhân viên am hiểu quy trình phịng, chống rửa tiền. Nội dung cốt lõi trong công tác đào tạo phòng, chống rửa tiền là đào tạo theo dõi, nhận biết, cập nhật thông tin về khách hàng. Đội ngũ nhân viên mới cần phải đƣợc trang bị về kiến thức, tầm quan trọng của các chính sách nhận biết khách hàng và những yêu cầu cơ bản tại ngân hàng. Đối với những cán bộ làm việc ở các bộ phận khác nhau cần phải có những chƣơng trình và thời gian đào tạo một cách phù hợp. Qua đó, nhân viên sẽ thực hiện việc xem xét kỹ lƣỡng đối với khách hàng có rủi ro cao, kịp thời phát hiện các giao dịch đáng ngờ để hạn chế rủi ro ngân hàng.
- Công tác tuyển dụng cần căn cứ trên đạo đức, chuyên mơn, kinh nghiệm và năng lực tƣ duy. Trong đó, đạo đức và năng lực tƣ duy là hai yếu tố quan trọng hơn cả. Đạo đức tốt quyết định hành vi và mục đích hành động. Năng lực tƣ duy có khả năng đáp ứng sự thích nghi với hoạt động đa dạng và luôn phát triển của hệ thống