3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị Tài chính tại Tổng Cơng ty
3.2.4. Cần tăng cường hoạt động giám sát tài chính doanh nghiệp
Tổng Công ty cần tăng cƣờng thực hiện hoạt động giám sát tài chính doanh nghiệp. Thực vậy, giám sát tài chính là một yêu cầu khách quan không thể thiếu đƣợc trong hoạt động quản lý. Có thể nói, u cầu về giám sát tài chính đối với các doanh nghiệp trƣớc hết đƣợc bắt nguồn từ nhu cầu bảo vệ lợi ích của các chủ thể -
các thể nhân và pháp nhân có lợi ích phụ thuộc một cách trực tiếp và gián tiếp vào kết quả hoạt động kinh doanh.
Nhìn một cách tổng thể, lợi ích của các thể nhân và pháp nhân tùy thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, mức độ lợi ích mà mỗi chủ thể đạt đƣợc cịn tuỳ thuộc vào tỷ lệ vốn góp và phƣơng thức mà các chủ thể tài trợ vốn cho doanh nghiệp hoạt động.
Lợi ích của cổ đơng thƣờng sẽ khác với cổ đông ƣu đãi, khác với trái chủ và các ngân hàng... Ngay trong một loại chủ thể là cổ đơng thƣờng, cũng có thể có sự khác nhau về lợi ích nếu có một vài cổ đơng thâu tóm đƣợc quyền kiểm soát doanh nghiệp, cịn các cổ đơng khác chỉ là nhà đầu tƣ thiểu số.
Một điều rõ ràng là, tổng lợi ích của các chủ thể sẽ tăng lên khi sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển theo chiều hƣớng tốt đẹp. Song điều đó khơng có nghĩa là tất cả các chủ thể đều có lợi nhờ vào sự phát triển. Bên cạnh sự thống nhất, giữa các chủ thể ln có sự mâu thuẫn với nhau khi phân chia kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là lý do cơ bản, quyết định bản chất và tính tất yếu khách quan của việc giám sát tài chính đối với sản xuất kinh doanh mà các chủ thể đặt ra đối với các doanh nghiệp.
Bên cạnh các động lực về mặt kinh tế có ý nghĩa quyết định đến nhu cầu giám sát về mặt tài chính của các nhà đầu tƣ, thì việc giám sát tài chính cịn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc thực hiện trong khuôn khổ pháp luật.
Sự phân tích khái quát trên đây cho thấy giám sát tài chính doanh nghiệp là một yêu cầu khách quan trong nền kinh tế thị trƣờng. Mối quan hệ về lợi ích kinh tế từ góc độ của ngƣời chủ sở hữu, của ngƣời đầu tƣ hay ngƣời đƣợc trực tiếp giao quyền sử dụng đối tƣợng sở hữu ràng buộc và đòi hỏi họ phải quan tâm đến hoạt động giám sát tài chính. Và đặc biệt, giám sát tài chính cũng là một yêu cầu khách quan trong việc thực hiện chức năng quản lý của Nhà nƣớc đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Trong công tác giám sát tài chính, yếu tố quy mơ là một đặc điểm quan trọng ảnh hƣởng tới phƣơng thức, mức độ và yêu cầu của việc giám sát tài chính doanh
nghiệp. Song đối với bất cứ một loại mơ hình tổ chức doanh nghiệp nào, việc giám sát tài chính cũng bao trùm tồn bộ q trình ln chuyển vốn của doanh nghiệp: kể từ khâu huy động, tạo lập, đầu tƣ sử dụng vốn cho tới khâu phân phối kết quả của quá trình kinh doanh.
Dƣới đây là các nội dung cụ thể của giám sát tài chính doanh nghiệp.
3.2.4.1. Giám sát tình hình huy động và đầu tư vốn.
- Về huy động vốn: Đơn vị có thể huy động vốn dƣới nhiều hình thức, nhƣ:
phát hành trái phiếu, vay vốn của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nƣớc theo nguyên tắc tự hồn trả, tự chịu trách nhiệm, nhận vốn góp liên doanh và các hình thức khác để phát triển kinh doanh.
Đối với vốn huy động trong nƣớc, việc giám sát tập trung vào xem
xét lãi suất huy động. So sánh lãi suất đi vay với doanh lợi vốn (trƣớc thuế và lãi vay) để xem xét về hiệu quả kinh tế của số vốn huy động (theo nguyên tắc lãi suất vốn huy động phải nhỏ hơn hoặc bằng tỷ suất giữa lợi nhuận trƣớc thuế và lãi vay). Nếu doanh nghiệp phát hành trái phiếu cơng ty thì phải tn thủ chế độ, pháp luật hiện hành về phát hành trái phiếu công ty. Giám sát trên cả phƣơng diện hoàn trả lãi vay, phân phối lợi nhuận liên doanh, các hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nƣớc nhằm bổ sung vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Giám sát tài chính phải làm rõ mục đích huy động vốn theo nguyên tắc: vốn huy động chỉ đƣợc sử dụng vào mục đích kinh doanh.
Đối với vốn huy động nƣớc ngoài: Doanh nghiệp đƣợc phép vay
ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của các tổ chức, cá nhân để phát triển kinh doanh nhƣng phải tuân thủ quy chế vay và trả nợ vay của Nhà nƣớc. Phải kiểm tra tƣ cách pháp nhân và trách nhiệm trƣớc khoản vay của tổ chức bảo lãnh.
Đối với việc hoàn trả vốn: giám sát tài chính cần tập trung vào việc xem xét mục đích sử dụng vốn huy động, hiệu quả và thực hiện cam kết trả vốn gốc và lãi theo khế ƣớc vay. Cần phải giám sát tài chính trƣớc khi vay (phƣơng án vay, phƣơng án sử dụng và dự kiến hiệu quả sử dụng) và sau khi vay (thực tế sử dụng), trách nhiệm của cá nhân, tập thể đối với các khoản vay đã huy động.
- Về đầu tư vốn ra ngồi doanh nghiệp: Các hình thức đầu tƣ vốn ra ngồi
doanh nghiệp gồm góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần và các hình thức đầu tƣ khác. Giám sát cần tập trung vào việc làm rõ tính hiệu quả, tính bảo tồn, tính an tồn và việc tăng thu nhập đầu tƣ vốn ra ngoài doanh nghiệp. Giám sát cả việc tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật khi đầu tƣ vốn ra ngồi doanh nghiệp. Đặc biệt đối với hình thức góp vốn liên doanh với chủ đầu tƣ nƣớc ngồi thì cần xem xét tính chất pháp lý trong việc phê duyệt dự án liên doanh, giám sát tình hình hoạt động của liên doanh, kết quả liên doanh. Đối với đầu tƣ trong nƣớc cần chú ý tới đối tƣợng đầu tƣ, xem xét tính thẩm quyền của cơ quan duyệt dự án đầu tƣ.
3.2.4.2. Giám sát việc sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn.
- Về sử dụng vốn: Vốn kinh doanh tại doanh nghiệp tồn tại dƣới dạng tài
sản cố định, tài sản lƣu động và các tài sản tài chính. Chúng đƣợc hình thành bởi sự tài trợ của các nhà đầu tƣ khác nhau và tự động hình thành trong quan hệ thanh toán.
Lƣợng vốn mà chủ sở hữu đầu tƣ vào doanh nghiệp đƣợc tính bằng tổng giá trị tài sản doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng sau khi đã trừ đi các khoản nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo. Giám sát tài chính đối với việc sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp đƣợc thể hiện qua các nội dung:
Theo dõi và kiểm tra sự tăng giảm vốn và tài sản theo chế độ kế
toán thống kê hiện hành, phản ánh kịp thời và chính xác, trung thực biến động của tài sản và vốn trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, xác minh tính hợp lý của sự tăng, giảm so với chế độ tài chính hiện hành.
Theo dõi và kiểm tra việc xây dựng và thực hiện quy chế quản lý,
bảo quản, sử dụng tài sản, tiền vốn.
Giám sát quá trình thay đổi cơ cấu vốn và tài sản, điều chuyển vốn
và tài sản cho các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, giám sát tính thẩm quyền của ngƣời ra quyết định điều động, và q trình hạch tốn tăng giảm vốn do điều động vốn và tài sản ở cả đơn vị bị điều động và đơn vị đƣợc điều động.
Giám sát tài chính trong q trình cho th, thế chấp, cầm cố tài sản theo các nội dung: thủ tục cho thuê, thế chấp, cầm cố, tính nguyên tắc tuân thủ pháp luật, quyền hạn của cơ quan cho phép kinh doanh nghiệp vụ cho thuê, thế chấp, cầm cố; những tài sản đƣợc phép thế chấp, cầm cố, cho thuê; tính hiệu quả của việc cho thuê, thế chấp cầm cố.
Giám sát tài chính đối với nghiệp vụ bán, thanh lý tài sản: hình thức bán, thanh lý thông qua đấu giá, các căn cứ định giá bán tài sản, tƣ cách thẩm quyền của cơ quan cho phép thanh lý, việc thành lập hội đồng bán thanh lý tài sản, và hạch toán chênh lệch giữa giá trị thu đƣợc và giá trị còn lại của tài sản.
Giám sát tài chính đối với cơng nợ gồm các nội dung chủ yếu là:
xác định rõ số nợ phải thu, số nợ phải trả, nợ khó địi, nợ khơng địi đƣợc xin xử lý; số nợ tới hạn, nợ quá hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ trong doanh nghiệp, nợ ngoài doanh nghiệp; xác định rõ chủ nợ, con nợ và phải giám sát quá trình xử lý nợ, việc sử dụng quỹ dự phịng (dự phịng nợ phải thu khó địi, dự phịng tài chính) để bù đắp số nợ không thu hồi đƣợc, giám sát trách nhiệm của mỗi bên (con nợ và chủ nợ) trƣớc Nhà nƣớc về nợ phải thu của doanh nghiệp.
Giám sát tài chính đối với số tài sản bị tổn thất: cần chú ý vào nguyên nhân gây ra tổn thất, trách nhiệm đền bù của cá nhân tổ chức gây ra thiệt hại, trách nhiệm bồi thƣờng của tổ chức bảo hiểm, việc dùng các quỹ dự phòng để bù đắp thiệt hại. Đối với các tổn thất bất khả kháng cần làm phƣơng án giải quyết và giám sát việc điều chỉnh lại sổ sách kế toán theo quyết định xử lý.
Giám sát tài chính về tính đúng đắn, hợp lý việc phân định các nguồn vốn thông qua biên bản bàn giao vốn, các biên bản kiểm kê, đánh giá lại tài sản, vật tƣ hàng năm.
- Về bảo toàn và phát triển vốn: Bảo toàn và phát triển vốn là nghĩa vụ của
doanh nghiệp để bảo vệ lợi ích của các nhà tài trợ đã đầu tƣ vào doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển ổn định và kinh doanh có hiệu quả, tăng thu nhập cho ngƣời lao động và làm nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nƣớc. Tổng Cơng ty
cần thực hiện giám sát việc bảo tồn và phát triển vốn đƣợc thực hiện trên các mặt sau:
Giám sát việc thực hiện chế độ quản lý, sử dụng vốn, tài sản tại doanh nghiệp theo chế độ tài chính hiện hành.
Giám sát việc lập các quỹ dự phòng (dự phòng nợ phải thu khó địi, dự phịng giảm giá hàng tồn kho, dự phịng giảm giá đầu tƣ chứng khốn trong hoạt động tài chính bằng việc trích trƣớc vào chi phí kỳ báo cáo một lƣợng nhất định để bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra ở kỳ kế hoạch) trên các mặt: đối tƣợng lập dự phòng, thời điểm lập dự phòng, điều kiện lập dự phòng, phƣơng pháp lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng.
Giám sát việc mua bảo hiểm tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp.
3.2.4.3. Giám sát tài chính đối với chi phí, doanh thu và lợi nhuận.
- Giám sát tài chính đối với doanh thu của doanh nghiệp: Doanh thu của Tổng Công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh (bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng), doanh thu từ hoạt động tài chính (hoạt động mua bán chứng khốn, cho th tài sản, từ góp vốn liên doanh, liên kết, lãi cho vay, lãi tiền gửi…), doanh thu từ hoạt động bất thƣờng (bán, thanh lý tài sản, nợ vắng chủ, hồn nhập dự phịng…). Cần giám sát tài chính đối với doanh thu của Tổng Cơng ty các nội dung:
Kiểm tra tính đúng đắn, kịp thời, tính hợp lý, hợp pháp của doanh
thu và phải đƣợc hạch toán đầy đủ vào số sách kế toán theo chế độ hiện hành.
Giám sát thời điểm phát sinh doanh thu (đã xuất hàng cho khách
hành, đã cung cấp dịch vụ cho khách hàng và đã đƣợc khách hàng chấp thuận thanh toán) làm cơ sở để hạch tốn doanh thu và tính thuế gián thu phải nộp.
Giám sát cơ sở pháp lý để xác định doanh thu thông qua các khối
Giám sát cụ thể các khoản giảm trừ khi xác định doanh thu từ hoạt động kinh doanh, nhƣ: giảm giá hàng bán, hồi khấu, bớt giá, hàng bán bị trả lại, chiết khấu hàng hoá, hoa hồng đại lý, ký gửi.
Giám sát tài chính đối với cả hàng hố cho biếu, tặng, sử dụng nội
bộ, các khoản phụ thu, trợ giá mà doanh nghiệp đƣợc hƣởng theo đúng chế đố tài chính hiện hành để tăng doanh thu.
Giám sát tài chính đối với từng hợp đồng bán hàng, đối chiếu công
nợ trên báo cáo quyết toán với sổ chi tiết, đặc biệt là bản thanh lý hợp đồng để xác định tính đúng đắn của doanh thu. Giám sát sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, các khoản phải thu để tránh trƣờng hợp bỏ sót doanh thu.
Giám sát tài chính đối với doanh thu trong một số trƣờng hợp cụ
thể (bán hàng trả góp, cho thuê tài sản, hoạt động đại lý, hoạt động tín dụng, hoạt động bảo hiểm, hoạt động gia cơng hàng hố, hoạt động liên doanh, liên kết…) để có cơ sở tính thuế gián thu và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Đối với doanh thu bằng ngoại tệ, giám sát tài chính việc chuyển đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng, do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh doanh thu.
3.2.4.4. Giám sát tài chính đối với chi phí kinh doanh: Chi phí hoạt động của doanh nghiệp bao gồm tồn bộ chi phí phải bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Giám sát chi phí sản xuất kinh doanh cần giám sát tính đúng đắn, tính hợp pháp, hợp lý của chi phí. Các nội dung chủ yếu của giám sát chi phí kinh doanh gồm:
- Giám sát lƣợng vật tƣ tiêu hao dựa trên định mức vật tƣ đã xây dựng và giá vật tƣ dùng để hạch toán. Giám sát việc quyết toán vật tƣ, giám sát vật tƣ thực tế đƣợc đƣa vào giá thành sản phẩm trong kỳ.
- Đối với tài sản cố định cần phải giám sát phạm vi khấu hao, đối tƣợng
TSCĐ phải tính và trích khấu hao, đối tƣợng TSCĐ khơng phải tính khấu hao, phƣơng pháp khấu hao, nguyên giá TSCĐ, thời gian tính khấu hao, tiền khấu hao, quỹ khấu hao, phân bổ khấu hao trong kỳ cho các đối tƣợng sử dụng, quản lý quỹ khấu hao. Đặc biệt cần lƣu ý tới số TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng,
TSCĐ chƣa khấu hao hết đã thanh lý.
- Đối với tiền lƣơng và các khoản phụ cấp: cần giám sát tiền lƣơng thực trả (dựa vào định mức tiền lƣơng đƣợc duyệt, đơn giá lƣơng theo hợp đồng, khối lƣợng cơng việc đã hồn thành và kết quả kinh doanh) theo chế độ hiện hành.
- Đối với chi phí khác (dịch vụ mua ngồi, chi phí giao dịch, lễ tân, khách
tiết, hội họp, ngoại giao, tiếp khách, chi cải tiến, sáng chế, phát minh, nộp bảo hiểm y tế, BHXH, kinh phí cơng đồn…) giám sát theo chế độ hiện hành.
Tất cả chi phí trên đều phải có căn cứ rõ ràng mới đƣợc coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và mới đƣợc hoạch tốn vào chi phí trong năm tài chính. Đồng thời phải giám sát các khoản chi không đƣợc phép hạch tốn vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ, nhƣ: các khoản chi đã có nguồn khác đài thọ, các khoản chi vƣợt định mức, các khoản chi khơng có chứng từ hoặc chứng từ khơng hợp lệ.
- Đối với các khoản chi mang tính chất chi đặc thù (trích trƣớc sửa chữa
lớn, chi phí chờ phân bổ…) đều phải đƣợc tuân thủ theo quy định hiện hành.
- Giám sát tài chính đối với giá thành cần phân biệt rõ giá thành sản xuất
và giá thành tồn bộ. Đối với giá thành sản xuất thì phải xác định phạm vi chi phí