1. Q trình hình thành và phát triển Cơng ty.
1.1- Cơ sở pháp lý và quyết định thành lập.
+ Cơ sở pháp lý.
Căn cứ vào nghị định số 03/CP ngày 26/10/1992 của thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập Tổng cục Bƣu điện.
Căn cứ quy chế về thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nƣớc ban hành kèm theo quy định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 và nghị định 156/HĐBT ngày 7/5/1992 của Hội đồng Bộ trƣởng.
Căn cứ thông báo đồng ý thành lập doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Tổng Cục bƣu điện số 64/TB ngày 13/3/1993 của Thủ tƣớng Chính phủ.
+ Quyết định thành lập.
Theo Quyết định số 197/QĐ-TCCB ngày 15/03/1993 do Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện Đặng Văn Thân ký có một số điều sau:
Điều 1: Bao gồm:
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nƣớc ”Công ty dịch vụ-xuất nhập khẩu vật tƣ Bƣu điện”
+ Tên giao dịch quốc tế COKVINA thuộc Tổng cục Bƣu Điện. + Mã số 06
Điều 2 có điều khoản liên quan sau:
+ Doanh nghiệp đƣợc phép: đặt trụ sở tại số 18 phố Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trƣng, Thành phố Hà Nội.
+ Chi nhánh: trạm cung ứng vật tƣ Đà Nẵng, số 2 phố Thanh Hải, Thành phố Đà Nẵng.
1.2- Quá trình phát triển và những bước ngoặt quan trọng của Công ty.
Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I (VTBĐ I) là Doanh nghiệp Nhà nƣớc, có tƣ cách pháp nhân, là đơn vị hạch toán độc lập thuộc Tổng cơng ty Bƣu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT), kinh doanh vật tƣ chuyên ngành.
Địa chỉ : 178 Triệu Việt Vƣơng, Quận Hai Bà Trƣng - Hà Nội Tele : 9782362
Fax : 9782368
TM41B
+ Thứ nhất: Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện : thành lập 21/6/1980.
+ Thứ hai: Công ty dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông thành lập 6/4/1987 theo quyết định số 564/ QĐ của Tổng cục Bƣu Điện.
Cơng ty Vật Tƣ Bƣu Điện trƣớc đó là Cục Vật Tƣ Bƣu Điện đƣợc thành lập 14/11/1978 theo quyết định số 564/ QĐ của Tổng cục Bƣu Điện Việt Nam. Ngày 21/6/1980 Tổng cục có quyết định số 1074/ QĐ giải thể Cục Vật Tƣ Bƣu Điện thành lập Cơng ty Vật Tƣ Bƣu Điện có chức năng cung cấp vật tƣ, thiết bị thơng tin cho tồn ngành Bƣu Điện.
Ngày 8/10/1987 Tổng cục Bƣu điện có Quyết định số 1090/QĐTCCB tách chuyển Công ty Vật tƣ Bƣu điện II thuộc Công ty vật tƣ Bƣu điện.
Ngày 30/3/1990 Tổng cục Bƣu Điện ra quyết định số 372/QĐ - TCCB hợp nhất Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện và Công ty Dịch Vụ Kỹ Thuật và Xuất nhập khẩu vật tƣ thiết bị bƣu chính viễn thơng gọi tắt là Công ty dịch vụ kỹ thuật Vật tƣ Bƣu Điện tên giao dịch quốc tế viết tắt là COKYVINA.
Ngày 3/4/1990 Tổng cục Bƣu Điện ra quyết định số 398/QĐ -TCCB quy định về cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý tổ chức cán bộ cho Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tƣ Bƣu Điện.
Ngày 4/4/1990 Tổng cục ra quyết định số 428/QĐ - TCCB - LĐLĐ phê duyệt bản điều lệ tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu trực tiếp của Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tƣ bƣu điện.
Ngày 1/5/1990 Công ty dịch vụ kỹ thuật bƣu điện chính thức đi vào hoạt động.
Ngày 9/9/1996 Tổng cục Bƣu Điện có quyết định đổi tên Cơng ty dịch vụ kỹ thuật vật tƣ Bƣu Điện thành Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I. (Đơn vị kinh doanh chuyên ngành còn lại là Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện II tại thành phố Hồ Chí Minh).
Nhƣ vậy, Cơng ty VTBĐ I bắt đầu hoạt động từ năm 1990, Công ty đƣợc phép thực hiện mọi hoạt động kinh doanh có quy định t rong đăng ký kinh doanh của Công ty, theo điều lệ hoạt động đã đƣợc Tổng cơng ty Bƣu chính viễn thơng Việt Nam (VNPT) phê duyệt, trên cơ sở tuân thủ các chính sách pháp luật của Việt Nam và các quy định liên quan đến luật quốc tế. Cơng ty có nghĩa vụ trách nhiệm vật chất về những hoạt động của mình.
TM41B
4.495.000.000 đồng. Tổng vốn kinh doanh của công ty đƣợc phân loại theo bảng sau:
Biểu 1. Phân loại vốn kinh doanh của công ty sau khi hợp nhất.
Chỉ tiêu phân loại vốn
kinh doanh Diễn giải (ĐV: đồng VN) Số tiền
1. Theo giác độ hình thành vốn kinh doanh +Do ngân sách Nhà nƣớc cấp +Công ty tự bổ sung 3.486.000.000 1.009.000.000 2. Theo giác độ chu
chuyển vốn kinh doanh
+Vốn cố định. +Vốn lƣu động
1.706.500.000 2.788.500.000
(Nguồn Quyết định của tổng cục trưởng tổng cục Bưu điện). 1.3- Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn.
1.3.1- Chức năng.
Để đạt đƣợc mục tiêu kế hoạch của Nhà nƣớc do Tổng công ty giao. Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I có chức năng sau:
+ Nhập khẩu trực tiếp vật tƣ thiết bị cho các cơng trình của ngành Bƣu điện bằng vốn đầu tƣ tập trung của cơng ty theo hình thức nhập khẩu uỷ thác, Cơng ty Vật Tƣ Bƣu Điện I hƣởng phí uỷ thác với một mức phí nội bộ do Tổng cơng ty quy định.
+ Kinh doanh vật tƣ thiết bị Bƣu chính viễn thơng, phát thanh truyền hình và các ngành hàng khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh thông qua xuất nhập khẩu trực tiếp và khai thác các nguồn hàng trong nƣớc.
+ Liên doanh liên kết các đơn vị trong nƣớc và nƣớc ngoài về lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ kỹ thuật chun ngành bƣu chính viễn thơng phù hợp với quy định của pháp luật.
+ Kinh doanh các ngành nghề các vật tƣ khác trong phạm vi Tổng công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
1.3.2- Nhiệm vụ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và các kế hoạch khác có liên quan đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dịch vụ cuả Công ty.
TM41B
+ Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất và cung ứng vật tƣ cho các đơn vị mà Tổng cơng ty Bƣu Chính Viễn Thơng có đề nghị để đạt đƣợc mục tiêu kế hoạch kinh doanh chung phục vụ Tổng công ty.
+ Đổi mới, hiện đại hố cơng nghệ trang thiết bị và phƣơng thức quản lý trong q trình xây dựng và phát triển của Cơng ty.
+ Làm tốt công tác dịch vụ kỹ thuật và hƣớng dẫn khách hàng thực hiện đúng điều lệ BCVT trong việc phát triển ngày càng lớn mạng thông tin liên lạc.
+ Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại.
+ Thực hiện tốt chính sách cho cán bộ công nhân viên, chế độ quản lý tài chính, lao động tiền lƣơng do Cơng ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng và đời sống vật chất tốt cho cán bộ công nhân viên.
+ Làm tốt cơng tác bảo hộ an tồn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa, bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.(Làm thật chậm.
1.3.3- Quyền hạn
+ Đƣợc mở rộng hoạt động hợp tác kinh doanh với nƣớc ngoài trong các hoạt động dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh xuất nhập khẩu theo đúng điều luật đầu tƣ và các quy định về quan hệ đối ngoại của Nhà nƣớc, liên doanh với các đơn vị trong nƣớc để thực hiện các hợp đồng đã ký.
+ Đƣợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và nƣớc ngoài, đƣợc huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài nƣớc nhằm phục vụ cho kinh doanh của công ty. Công ty đảm bảo tự lo trang trải nợ đã vay để kinh doanh, thực hiện các quy định về ngoại hối của Nhà nƣớc.
+ Đƣợc ký kết hợp đồng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ với các đơn vị thuộc các thành phần kinh tế, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật, trong và nƣớc ngoài trong việc liên doanh, hợp tác đầu tƣ sản xuất, uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện, các bên đều có lợi.
+ Đƣợc mở cửa hàng buôn bán các sản phẩm do mình kinh doanh theo quy định của Nhà nƣớc.
TM41B
1.4- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty.
+ Nhập khẩu uỷ thác vật tƣ thiết bị cho các cơng trình của ngành Bƣu Điện. Công ty VTBĐ I đƣợc Tổng công ty BCVT giao nhiệm vụ thay mặt Tổng công ty ký kết và thực hiện một số lƣợng lớn các hợp đồng nhập khẩu vật tƣ, thiết bị và hệ thống thiết bị hoàn chỉnh nằm trong kế hoạch phát triển chung của ngành với nƣớc ngoài, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thƣơng và làm thủ tục trực tiếp nhận hàng hoá.
+ Hoạt động tự kinh doanh hàng hố. Cơng ty thực hiện nhập khẩu hay tìm kiếm từ nguồn hàng trong nƣớc để bán buôn và bán lẻ.
+ Hàng nhập khẩu đƣợc căn cứ vào nhu cầu của thị trƣờng, khả năng cung ứng của Cơng ty và hàng hố thuộc lĩnh vực bƣu chính viễn thơng.
+ Hàng xuất khẩu là các sản phẩm thuộc ngành Bƣu điện và các sản phẩm thuộc công nghiệp thông tin do liên doanh đầu tƣ sản xuất và gia công chế biến hoạt động này mới đƣợc triển khai gần đây và sẽ tiếp tục đƣợc phát huy trong những năm tới.
+ Dịch vụ tƣ vấn kỹ thuật các vấn đề liên quan đến chuyên ngành Bƣu chính viễn thơng.
+ Sản xuất, lắp đặt, vận hành, phục hồi và sửa chữa thiết bị do công ty bán ra.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ kinh tế với các chủ thể của Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I.
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chun mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của cơng ty.
a. Cơ cấu tổ chức.
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là ngƣời có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. Dƣới ban giám đốc là các phịng ban chức năng (gồm có các phịng sau: phịng tài chính kế tốn, phịng tổ chức hành chính,
TM41B
phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng); Mạng lƣới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật tƣ xuất nhập khẩu tại Hải Phịng; Chi nhánh cơng ty tại thành phố Đà Nẵng...
Quan sát sơ đồ tổ chức của Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I
Trung tâm KD XNK Giám Đốc P.Giám đốc kinh doanh P.Giám đốc nội chính ội chính P.kế hoạch thị trƣờng P.nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng P.tổ chức hành chính P.tài chính kế tốn Trung tâm KD1 Trung tâm KD2 Trung tâm KD3 Trung tâm KD4 Trung tâm KD5 Trung tâm vận chuyển và bảo vệ HH Trạm tiếp nhận hàng hoá tại HP CN tại Đà Nẵng số 2 Thanh Hải Kho
TM41B
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty do Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trƣởng và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật với Tổng Cục Trƣởng Tổng cục Bƣu Điện và với cán bộ của cơng nhân viên trong Cơng ty.
Các phó giám đốc là ngƣời trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên mơn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phòng ban trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách cơng tác nội chính của Cơng ty. Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Cơng ty.
* Các phịng ban chức năng.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có một trƣởng
phịng, một phó phịng cịn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là thƣờng xuyên nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, những chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc, phƣơng hƣớng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản có tính khả thi cao. Phịng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng: Làm nhiệm vụ về các hoạt
động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty do vậy cả hai vừa là phịng chức năng vừa là phịng kinh doanh.
+ Phịng tài chính kế tốn: Có một kế tốn trƣởng và một phó phịng làm
nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế tốn, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh tốn với ngân sách và với các đối tác trong nƣớc. Phịng cịn có chức năng tham mƣu cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo
TM41B
thực hiện công tác quản lý tài chính hạch tốn kế tốn của Cơng ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo tồn phát triển vốn phù hợp với cơ chế chính sách cuả Nhà nƣớc.
+ Phịng tổ chức hành chính: Chỉ có một trƣởng phịng, có nhiệm vụ tổ
chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực lƣợng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho ngƣời lao động và làm cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, quản lý phƣơng tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực lƣợng lao động hiện có của Cơng ty.
* Mạng lƣới tiêu thụ hàng hoá
+ Cơng ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị trƣờng có nhu cầu về thiết bị, vật tƣ bƣu điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật tƣ tại Hải Phòng.
+ Các đơn vị làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh có 2 đơn vị.
b. Cơ cấu quản trị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dƣới.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là ngƣời chỉ huy cao