- Hoạt động xử lý hình thức (biên mục) cho tài liệu đƣợc thực hiện khác nhau giữa TV các khối trƣờng. Cụ thể: ở khối trƣờng công lập và ngồi cơng lập Việt Nam, việc biên mục tài liệu hầu nhƣ khơng đƣợc sử dụng (chỉ có 14% TV thực hiện). Trong khi đó, ở khối trƣờng ngồi cơng lập có yếu tố nƣớc ngồi có tới 33.3 % các TV thực hiện. Có thể lý giải sự khác biệt này do: kết quả của hoạt động biên mục tài liệu sẽ tạo ra các phích mục lục (dạng in hoặc dạng điện tử) giúp ngƣời sử dụng hình dung về tài liệu thơng qua các dấu hiệu hình thức. Tuy nhiên, số liệu khảo sát cho thấy 100% TV đều không sử dụng tủ phích mục lục, trong khi đó phần lớn TV thuộc khối trƣờng công lập và ngồi cơng lập Việt Nam không sử dụng phần mềm quản lý TV (còn
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Đăng ký tổng quát Đăng ký cá biệt Dán nhãn Đóng dấu Biên mục Định từ khóa Tóm tắt Phân loại Định chủ đề
Khối trường công lập
Khối trường ngồi cơng lập có yếu tố nước ngồi
100% TV thuộc khối trƣờng ngồi cơng lập sử dụng phần mềm quản lý TV). Do vậy, đây chính là lý do khiến mức độ hoạt động xử lý hình thức tài liệu đƣợc TV khối trƣờng ngồi cơng lập cao hơn so với các TV ở khối trƣờng công lập.
- Các hoạt động xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại, định từ khóa, định chủ đề và tóm tắt tài liệu. Trong mảng xử lý nội dung tài liệu, chỉ riêng phân loại tài liệu hiện đƣợc các TV thực hiện tốt (100% TV tiến hành phân loại tài liệu). Cịn các hình thức xử lý nội dung tài liệu khác nhƣ: định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề hiện chƣa đƣợc các TV chú trọng thực hiện. Nguyên nhân do: hoạt động phân loại tài liệu là 1 tiêu chí bắt buộc, đƣợc tính điểm đánh giá TV (quy định tại biên bản kiểm tra TV do Sở GD&ĐT Tp. HCM ban hành) ; hơn nữa theo số liệu thống kê cho thấy 100% TV đƣợc khảo sát cho biết tài liệu trong kho TV đƣợc sắp xếp theo nội dung tài liệu (ký hiệu phân loại). Trong khi đó, các hình thức xử lý nội dung khác nhƣ: định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt tài liệu khơng đƣợc đề cập, tính điểm khi kiểm tra, xếp loại TV hàng năm. Đây có thể là lý do khiến các hoạt động xử lý nội dung tài liệu này chƣa thực sự đƣợc chú trọng trong các TVTPT. Về lâu dài, khi vốn tài liệu tăng, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin càng chuyên sâu, cụ thể thì việc xử lý nội dung tài liệu thực sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng. Do vậy, đây cũng là 1 vấn đề các TVTPT nên quan tâm hơn nữa để thu hút và nâng cao hiệu quả phục vụ ngƣời sử dụng TV.
Kết quả của hoạt động xử lý nghiệp vụ là cơ sở để TV tổ chức bộ máy tra cứu, giúp ngƣời sử dụng có thể tra cứu dữ liệu trong TV. Tuy nhiên, kết quả khảo sát chỉ ra rằng: hệ thống phích mục lục hiện nay đã khơng cịn tồn tại trong các TVTPT trên địa bàn Tp. HCM ; cơ sở dữ liệu thƣ mục hiện mới chỉ đƣợc thực hiện ở khối trƣờng ngồi cơng lập có yếu tố nƣớc ngồi (do các TV này đã có phần mềm quản lý TV). Riêng khối trƣờng cơng lập hiện mới chỉ có 1 trong 6 TV thực hiện cơng tác biên mục, cịn 5 trong 6 TV trong khối chƣa biên mục tài liệu do thiếu phần mềm quản lý TV. Khối trƣờng ngồi cơng lập Việt Nam, trƣớc đây có tiến hành biên mục tài liệu (do có phần mềm quản lý TV) nhƣng hiện nay khơng làm (vì phần mềm hết thời hạn bảo hành) hơn nữa do kinh phí đầu tƣ cho TV ít nên hầu nhƣ năm học này không bổ sung tài liệu mới, GVTV hầu hết chỉ mƣợn hoặc thuê tài liệu từ TV quận để phục vụ HS, do vậy hoạt động biên mục hầu nhƣ không đƣợc thực hiện. Theo quan sát của tác giả, việc tra cứu tài liệu trong TVTPT trên địa bàn Tp. HCM hầu hết đƣợc thực hiện bằng cách ngƣời sử dụng trực tiếp vào kho tìm tài liệu, số khác ngƣời sử dụng tra cứu tài liệu bằng cách thƣ mục do TV cung cấp. Trong trƣờng hợp ngƣời sử dụng có sẵn tên tài liệu cần tìm có thể hỏi trực tiếp GVTV và đƣợc GVTV tra bằng file excel (GVTV ở các trƣờng chƣa có phần mềm quản lý TV thƣờng quản lý danh mục tài liệu bằng excel).
Trƣớc sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động TV nói chung, các hoạt động xử lý nghiệp vụ TV nói riêng sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của TV. Theo đó, có 2 trong 10 GVTV (20%) thuộc khối trƣờng công lập cho biết hiện tại TV chƣa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xử lý tài liệu. Trong 80 % (8 trong 10 TV) cho biết có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào xử lý tài liệu thì chỉ có 5 TV dùng phần mềm quản lý TV (trong đó có 4 trong 5 TV thuộc khối trƣờng ngồi cơng lập), cịn lại 3 TV mới chỉ sử dụng các ứng dụng của phần mềm Microsoft Office (bao gồm word và exel) trong xử lý tài liệu. Điều này cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động TVTPT ở khối trƣờng cơng lập cịn rất hạn chế. Đã nhiều lần Sở GD&ĐT Tp. HCM đƣa ra giải pháp bắt buộc các TV sử dụng phần mềm quản lý TV miễn phí do Sở lựa chọn nhƣng những bất cập gặp phải trong q trình sử dụng phần mềm khơng đƣợc giải quyết khiến cho GVTV mất thời gian, công sức nhập dữ liệu nhƣng lại hiệu quả sử dụng khơng có. Đây là vấn đề cấp bách cần giải quyết bởi với việc sử dụng phần mềm quản lý TV sẽ giúp GVTV tận dụng đƣợc ích lợi của cơng nghệ thông tin trong các hoạt động xử lý tài liệu cũng nhƣ tạo lập các sản phẩm, dịch vụ TV, phục vụ ngƣời sử dụng hiệu quả hơn.
2.3.1.3. Hoạt động tổ chức – bảo quản vốn tài liệu
Hoạt động tổ chức kho tài liệu đƣợc hiểu là hoạt động phân chia, sắp xếp tài liệu giúp ngƣời sử dụng dễ dàng tìm kiếm tài liệu. Kết quả khảo sát cho thấy, 100% TV hiện đang tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho mở, trong đó có 3 trong 10 TV thuộc khối trƣờng công lập tổ chức kho tài liệu theo kiểu kết hợp (vừa kho đóng vừa kho mở). Việc tổ chức kho tài liệu với hình thức kho mở nhƣ vậy có ƣu điểm là giúp ngƣời sử dụng đƣợc tự tìm kiếm, lựa chọn tài liệu, đồng thời có thể nảy sinh nhu cầu tin trong quá trình tiếp xúc với kho tài liệu. Tuy nhiên, để kho tài liệu hình thức kho mở phát huy đƣợc tác dụng, yêu cầu TV cần có các phƣơng thức hƣớng dẫn, đào tạo ngƣời sử dụng cách thức tìm kiếm tài liệu.
Biểu đồ 2.10. thống kê các phƣơng thức hƣớng dẫn sử dụng mà các TV đã thực hiện theo khối trƣờng. Theo đó, ngoại trừ phƣơng thức chỉ dẫn trên kệ sách (phần lớn các TV đều thực hiện), cịn lại nhìn chung các phƣơng thức hƣớng dẫn sử dụng TV ở khối trƣờng cơng lập có tỉ lệ thực hiện cao hơn so với 2 khối trƣờng ngồi cơng lập. Tuy nhiên, theo quan sát của tác giả, hiện cách thức tổ chức tài liệu ở các TVTPT đều khá đơn giản: hầu hết các TV đều bó hẹp trong khơng gian 1 phịng, sử dụng chung cho các hoạt động: nơi làm việc của GVTV, phòng đọc chung của GV và HS, kệ sách xếp ở 1 góc hoặc xung quanh phòng.