Ngồi các vấn đề đã trình bày, trên thực tế để việc thu thập chứng cứ và đánh giá chứng cứ được tiến hành hiệu quả, các HĐTT cần lưu ý một số thực tiễn về mặt thủ tục trong trọng tài quốc tế liên quan đến chứng cứ.
1. Phiên họp về quản lý vụ việc (case management conference) và cácQuyết định về thủ tục (procedural order) Quyết định về thủ tục (procedural order)
Để quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra hiệu quả, tránh phát sinh nhiều vấn đề khiến vụ việc bị kéo dài hơn dự kiến, ảnh hướng tới công việc của HĐTT cũng như chất lượng của phán quyết trọng tài, các HĐTT cần xây dựng các kỹ năng quản lý vụ kiện cần thiết ngay từ giai đoạn bắt đầu q trình tố tụng. Theo đó, trong trọng tài quốc tế, ngay khi HĐTT được thành lập, một trong những công việc quan trọng đầu tiên của HĐTT là tổ chức phiên họp về quản lý vụ việc với các bên (“case management conference”). Để tiến hành phiên họp về quản lý vụ việc này, các HĐTT có thể tham khảo nhiều tài liệu khác nhau trong trọng tài quốc tế, như Những lưu ý của UNCITRAL về việc tổ chức vụ kiện trọng tài năm 2016,113
Những lưu ý của ICC đối với các bên tranh chấp và Hội đồng trọng tài về việc tiến hành tố tụng trọng tài theo Quy tắc trọng tài ICC 2017,114 etc. Có nhiều vấn đề mà các HĐTT cần trao đổi và quyết định trong phiên họp quản lý vụ việc như xác định 113 Truy cập tại http://www.uncitral.org/pdf/english/texts/arbitration/arb-notes/arb-notes-2016-
e.pdf
ngôn ngữ sử dụng trong tố tụng trọng tài (điều này có thể dẫn đến những thay đổi về khối lượng tài liệu và chi phí dịch thuật), xác định địa điểm tố tụng trọng tài, việc thuê thư ký cho HĐTT, xác định các phương tiện thông tin liên lạc giữa các bên tranh chấp và HĐTT, việc áp dụng thủ tục rút gọn, sát nhập vụ tranh chấp, số vịng nộp đệ trình v.v. Kết quả của phiên họp này thường được ghi nhận trong Quyết định về thủ tục số 1 (“Procedural Order No. 1”) và Thời biểu tố tụng tạm thời (“Timetable”).
Riêng về vấn đề chứng cứ, trong phiên họp quản lí vụ việc, HĐTT và các bên có thể trao đổi và thống nhất về một số vấn đề như:
- Hình thức chứng cứ không cần bản sao chứng thực hay bản dịch công chứng;
- Việc áp dụng Quy tắc IBA;
- Việc áp dụng thủ tục yêu cầu cung cấp chứng cứ, thời gian biểu cho hoạt động yêu cầu cung cấp chứng cứ, các điều kiện đối với yêu cầu cung cấp chứng cứ;
- Đối với người làm chứng do các bên lựa chọn: Thời hạn để các bên thông báo người làm chứng mà bên mình sẽ sử dụng và nội dung cần có trong thơng báo (ví dụ: tên, địa chỉ người làm chứng; vấn đề mà người làm chứng sẽ cung cấp lời khai/báo cáo; ngôn ngữ mà người làm chứng sử dụng; mối quan hệ giữa người làm chứng với các bên; chuyên môn, kinh nghiệm của người làm chứng mà liên quan tới vấn đề sẽ cung cấp lời khai/báo cáo); Thời hạn và cách thức nộp bản lời khai của người làm chứng sự việc và báo cáo của người làm chứng chuyên gia trước phiên xử (thường nộp kèm các bản đệ trình); Nội dung và hình thức bản lời khai và báo cáo này;
- Đối với chuyên gia do HĐTT chỉ định: Cách thức lựa chọn chuyên gia (HĐTT tự lựa chọn, HĐTT đề nghị các bên đề xuất các chuyên gia để HĐTT lựa chọn, hoặc HĐTT cung cấp cho các bên danh sách chuyên gia để cho ý kiến; v.v.); Thời hạn để các bên nêu ý kiến/phản đối về chuyên gia sau khi nhận bản Tuyên bố của chuyên gia; HĐTT tự soạn thảo hoặc trao đổi với các bên để soạn thảo Điều khoản tham chiếu cho chuyên gia (các câu hỏi cho chuyên gia, cách thức để chuyên gia thu thập thông tin tài liệu từ các bên, yêu cầu đối với báo cáo của chuyên gia, v.v.);
- Việc đánh số chứng cứ, việc các bên nộp danh sách chung về chứng cứ, v.v. Ngoài Phiên họp quản lý vụ việc và Quyết định về thủ tục số 1 ở thời điểm bắt đầu tố tụng, tùy thuộc vào quá trình giải quyết vụ việc trên thực tế, HĐTT có thể trao đổi với các bên và ban hành các quyết định về thủ tục tiếp theo, hướng dẫn chi tiết hơn về các vấn đề về thủ tục nói chung và vấn đề về chứng cứ nói riêng nếu những vấn đề này chưa được thống nhất tại Phiên họp quản lý vụ việc và Quyết định về thủ tục số 1. Ngoài ra, sau khi các bên đã nộp chứng cứ, các quyết định về thủ tục tiếp theo thường bao gồm các chỉ dẫn về thủ tục thẩm tra người làm chứng tại phiên xử và việc chuẩn bị tài liệu tại phiên xử (hearing bundles). Nếu cần thiết, vài tuần trước khi tiến hành phiên xử, HĐTT và các bên thậm chí có thể tiến hành phiên họp trước phiên xử (pre-hearing conference) bằng hình thức teleconference hoặc videoconference để thống nhất lần cuối các vấn đề này.115 Theo đó, các vấn đề cần trao đổi và thống nhất có thể bao gồm:
- Thời gian và địa điểm tiến hành phiên xử;
- Lịch trình và thời gian để mỗi bên trình bày đệ trình mở đầu, thẩm vấn trực tiếp, thẩm vấn chéo người làm chứng, đệ trình kết thúc;
- Việc cách ly người làm chứng trong phiên xử;
- Việc sử dụng công cụ ghi chép, ghi âm nội dung phiên xử bao gồm cả những lời khai của người làm chứng;
- Việc dịch thuật tại phiên xử, v.v.116
Trong thực tiễn tố tụng trọng tài tại VIAC thì các phiên họp quản lý vụ việc này thường được gọi là Phiên họp sơ bộ. Tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng tổ chức thành công các phiên họp sơ bộ này do các bên không tới tham dự, hoặc tới tham dự nhưng khơng có thái độ hợp tác thiện chí bởi cho rằng cịn nhiều thời gian trước khi tới phiên xử nên có thể trao đổi các vấn đề tố tụng sau. Vì vậy, có khơng ít những vụ các bên tranh chấp không thể đạt được bất kỳ thỏa thuận nào dù thuần túy về các vấn đề thủ tục tố tụng tại phiên họp này. Trong khi đó, nhiều luật sư Việt Nam chưa nắm rõ vai trò của phiên họp này và quen với tranh tụng có tính chất đối kháng tại các tòa án Việt Nam nên chưa đưa ra tư vấn thích hợp cho các bên.
115 Savage Guide, đoạn 5-229116 Redfern, đoạn 6.164 116 Redfern, đoạn 6.164
Trong trọng tài tại VIAC, các HĐTT cũng thường ra các quyết định về mặt thủ tục trong quá trình tố tụng và các quyết định này thường được các thư ký thụ lý vụ kiện trong ban thư ký của VIAC soạn thảo và truyền đạt tới các bên tranh chấp dưới hình thức như những thông báo của VIAC về quyết định, ý kiến của HĐTT.
2. Việc cung cấp chứng cứ mới tại và sau phiên xử
Trên thực tế có nhiều trường hợp các bên đệ trình chứng cứ mới ngay tại phiên xử, khiến bên kia và người làm chứng bị bất ngờ, khơng có thời gian nghiên cứu các chứng cứ này. Các HĐTT có thể dự liệu trước vấn đề này và nêu chỉ dẫn trong các quyết định về thủ tục, hoặc tùy từng vụ việc quyết định ngay tại phiên xử về việc có chấp nhận các chứng cứ mới hay không. Thông thường, HĐTT sẽ chỉ chấp nhận các chứng cứ được cung cấp muộn như vậy nếu có lí do chính đáng, ví dụ nếu chứng cứ là các tài liệu đã được công khai rộng rãi hoặc mới được tạo lập. Trong mọi trường hợp, để được HĐTT chấp nhận xem xét các chứng cứ mới này tại phiên xử, bên xuất trình chứng nên thơng báo trước cho HĐTT và bên còn lại về việc sẽ nộp thêm các chứng cứ mới này.117 Sau khi chấp nhận chứng cứ, HĐTT sẽ cho bên kia thời gian để xem xét và nêu ý kiến về chứng cứ mới đó.
Luật TTTM và Quy tắc VIAC không quy định về việc nộp các chứng cứ mới tại phiên xử và trên thực tế do bị ảnh hưởng bởi thực tiễn tố tụng tại tòa án, trong nhiều vụ việc các bên cố ý nộp chứng cứ muộn tại phiên xử để bên kia không kịp thời gian nghiên cứu. Để tránh tình trạng này, ngay từ giai đoạn bắt đầu thủ tục tố tụng hoặc trong các quyết định về thủ tục trước khi diễn ra phiên xử, HĐTT có thể trao đổi và thống nhất trước với các bên về thời hạn để nộp hoặc thông báo về việc nộp chứng cứ mới.
Về vấn đề nộp đệ trình sau phiên xử, khi kết thúc phiên xử hoặc trong khoảng thời gian ngắn sau khi kết thúc phiên xử, các HĐTT quốc tế sẽ trao đổi với các bên và chỉ dẫn về các bước tiếp theo từ sau phiên xử cho tới trước khi ban hành phán quyết. Thông thường, HĐTT sẽ yêu cầu các bên kiểm tra và xác nhận nội dung bản ghi nội dung phiên xử, nộp đệ trình bao gồm cả chứng cứ (ví dụ như hóa đơn, bảng kê chi tiết v.v.) về chi phí tố tụng mỗi bên.118 Ngồi ra, trong một số vụ việc, thay vì để các bên trình bày các đệ trình kết thúc tại phiên xử, HĐTT có thể cho phép các bên nộp các đệ trình bằng văn bản sau phiên xử khoảng 1-2 tháng. Nội dung các đệ trình này thường để các bên nêu ý kiến về các chứng cứ đã được 117 Savage Guide, các đoạn 5-246 tới 5-248
xem xét, thẩm tra tại phiên xử và kết luận đối với vụ việc rút ra từ các chứng cứ đó, hoặc trả lời một số vấn đề cụ thể theo yêu cầu của HĐTT.119 HĐTT cũng có thể yêu cầu các bên nộp bổ sung một số chứng cứ mà trong phiên xử được đề cập tới trong lời khai người làm chứng hoặc đệ trình các bên mà chưa có trong hồ sơ vụ việc.120
Theo Luật TTTM và Quy tắc VIAC, phán quyết trọng tài phải được ban hành trong vòng 30 ngày kết thúc phiên xử cuối cùng. Do đó, trên thực tế, các HĐTT thường ban hành phán quyết trong thời hạn trên sau khi kết thúc phiên xử cuối cùng hoặc thậm chí có thể ban hành phán quyết ngay tại phiên xử như trong tố tụng tại tịa án, nên thường khơng có việc nộp các đệ trình như trên sau phiên xử. Đáng lưu ý, theo Điều 25.4 Quy tắc VIAC, sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng, HĐTT khơng có nghĩa vụ xem xét bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ bổ sung nào, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Do đó, các HĐTT trong trường hợp nhận thấy cần phải có các đệ trình sau phiên xử như đệ trình về chi phí tố tụng mỗi bên, kiểm tra và xác nhận nội dung bản ghi nội dung phiên xử v.v., thì HĐTT cần trao đổi và có sự thống nhất trước với các bên về việc nộp các đệ trình này. Trên thực tế, trong Quyết định 07/2019/QĐ-PQTT ngày 18/07/2019 của Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, tòa án đã tuyên hủy phán quyết trọng tài do HĐTT chấp nhận đệ trình sau phiên xử của một bên về chi phí tố tụng mà khơng có thỏa thuận của các bên như quy định tại Quy tắc VIAC. Ngoài ra, để tránh vi phạm thời hạn 30 ngày ban hành phán quyết trong Luật TTTM và Quy tắc VIAC, các HĐTT có thể lưu ý và tuyên bố rõ ràng với các bên rằng phiên xử đã tiến hành chưa phải phiên xử cuối cùng.