Tổng Giám Đốc (CEO: Chief of Executive Officer):
Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty, có quyền lực cao nhất.
- Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh, cơ cấu nhân sự
của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước các cơ quan pháp luật, có trách nhiệm tồn diện trước
tập thể cán bộ công nhân viên của nhà máy.
Giám Đốc công ty (Director):
- Căn cứ vào quyền hạn và trách nhiệm, giám đốc trực tiếp điều hành hoạt động
sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp, ra quyết định tuyển dụng nhân sự và bổ nhiệm nhân sự ở các cấp quản lý, xây dựng và quyết định hệ thống thang bảng lương cho công ty.
- Giám đốc là người thường xuyên tham mưu trợ lý cho tổng giám đốc, thay mặt
tổng giám đốc giải quyết tất cả những công việc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm báo cáo kết quả họat động kinh doanh, tình hình nhân sự, tham mưu đề xuất phương hướng sản xuất kinh doanh và mục tiêu kinh doanh cho Tổng Giám Đốc.
Giám Đốc các bộ phận (Director of Department):
- Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc cơng ty về tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh, cũng như tình hình tài chính, nhân sự của cơng ty.
- Các trưởng bộ phân, phịng ban có nhiệm vụ thực hiện quản lý, theo dõi giám
sát tình hình hoạt động của bộ phận mình, báo cáo tình hình nhân sự, theo dõi tiến độ thực hiện mã hàng, kiểm định chất lượng của sản phẩm, báo cáo trực tiếp cho Giám Đốc các bộ phận.
Phịng hành chính nhân sự (Human Resources Department):
- Chịu trách nhiệm về tình hình lao động, quản lý hồ sơ, giải quyết các chế độ
quyền lợi cho người lao động như tiền lương tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Theo dõi tình hình nhân sự, tuyển dụng lao động bổ sung đảm bảo lao động trực tiếp sản xuất.
- Soạn thảo nội quy, quy định của công ty, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, quản
lý và ký kết hợp đồng lao động theo đúng luật lao động, thời gian lao động và nghỉ ngơi, các chế độ lương thưởng, đánh giá nhận xết về kết quả lao động của từng nhân viên trong cơng ty.
Phịng kế tốn (Accounting Department):
- Kế Toán trưởng là người tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế tốn, có trách nhiệm
hệ thống, thống kê toàn bộ số liệu về tài chính, lập báo cáo tài chính trực tiếp báo cáo cho giám đốc cơng ty về tài chính của doanh nghiệp.
- Hàng năm lập báo cáo tài chính về kết quả hoạt động kinh doanh, kê khai tài sản
báo cáo trực tiếp cho đơn vị cơ quan thuế.
- Có trách nhiệm thanh tốn các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh
doanh cho khách hàng theo đúng hợp đồng và đúng thời hạn quy định. Phối hợp với tất cả các phịng ban trong cơng ty, đề xuất hay u cầu bổ sung nhân sự cho bộ phận kế toán.
Phòng xuất nhập khẩu (Import-Export Management Department):
- Thực hiện nghiệp vụ mua và xuất hàng trong và ngoài nước, giao dịch ký kết
các hợp đồng thương mại, khai báo các thủ tục hải quan thuận lợi cho việc xuất hàng và nhập hàng.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng mua bán hàng
hóa dịch vụ liên quan đến hàng xuất khẩu và nhập khẩu.
- Quản lý tình hình xuất và nhập nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa và thành phẩm
vào kho thơng qua các hóa mã hàng ngày.
- Tìm kiếm thơng tin về khách hàng, các sản phẩm hàng hóa dịch vụ, phương thức
giao dịch và giá cả của từng mặt hàng cụ thể.
- Trưởng phịng xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập báo cáo xuất nhập khẩu thường
xun trình Giám Đốc bộ phận.
Phịng quan hệ khách hàng (Public Relation Department):
- Đối tác chủ yếu là các hãng thời trang nỗi tiếng như Target, Dnky Jeans, Anana,
… nhân viên đảm bảo thực hiện đúng các quy định như trong hợp đồng quy định, tìm hiểu kỹ đối tác lập kế hoạch thương lượng và ký kết hợp đồng thương mại, tổ chức gặp gỡ khách hàng giới thiệu các mẫu sản phẩm của công ty.
- Đối với đối tác trong nước thực hiện quan hệ trao đổi song phương, thỏa thuận
bình đẳng ký kết các hợp đồng theo đúng quy định. Tìm kiếm khách hàng, mở rộng mối quan hệ trong kinh doanh sản xuất.
Phòng quản lý chất lượng (Quality Department):
- Chịu trách nhiệm kiểm tra về tồn bộ chất lượng của hàng hóa dịch vụ, đảm bảo
- Hàng hóa phải được cung cấp đúng thời gian ghi trong hợp đồng lao động, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng, kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho.
- Có trách nhiệm phối hợp với tất cả các phịng ban trong công ty, lập báo cáo về
chất lượng và tiến độ thực hiện sản xuất sản phẩm cho Giám Đốc bộ phận quản lý trực tiếp.Chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc về chất lượng của sản phẩm hàng hóa.
2.1.7. Bộ phận IE team
Giới thiệu bộ phận IE team
IE (Industrial Engineering) có nghĩa là bộ phận kĩ thuật công nghệ. IE là phương pháp sử dụng tổng hợp các công cụ nhằm xác định các lãng phí, các hoạt động không tạo giá trị gia tăng sản phẩm/dịch vụ, cải tiến các hoạt động tại doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Mỗi doanh nghiệp sau khi ứng dụng IE sẽ loại bỏ được các lãnh phí và bất hợp lý trong sản xuất kinh doanh, cải tiến hoạt động của doanh nghiệp: loại bỏ các thao tác thừa, bố trí mặt bằng hợp lý, sắp xếp dây chuyển sản xuất, bố trí người lao động phù hợp,... giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, tăng năng suất thiết bị, tăng năng suất vốn,... làm tăng hiệu quả hoạt động tại doanh nghiệp.
Công việc của bộ phận IE
- Tính định mức trên phần mềm GSD, viết qui trình may.
- Bấm thời gian từng cơng đoạn ( check cycle time) và giám sát để đạt năng
suất hàng ngày.
- Thiết lập định mức thời gian chuẩn cho chuyền may, sắp xếp điều chỉnh
chuyền sau 3 ngày lên mã hàng mới, phối kết hợp với tổ trưởng/ quản đốc để đạt được kết quả yêu cầu.
- Thiết lập và theo dõi lịch trình lên mã hàng mới.
- Theo dõi sự chuẩn bị quy trình cơng đoạn cho mã hàng mới (nguyên phụ
liệu, máy móc, sơ đồ,…)
- Theo dõi và ghi chép thời gian lên chuyền mã hàng.
- Theo dõi sản lượng chuyền từng giờ và tìm ra điểm tắc trong quy trình, cải
thiện nâng cao hiệu quả cho chuyền may.
- Báo cáo/ ghi chép các thay đổi/ hiệu chỉnh thực hiện trong chuyền chẳng hạn
như: các dụng cụ đi kèm với máy, các mẫu định hình may, và các dụng cụ công cụ khác nhằm tiết giảm thời gian thao tác.
2.2. Giới thiệu mã hàng WG12X021
Tổng công ty Nobland tại Hàn Quốc sẽ gửi tồn bộ tài liệu về mã hàng cho cơng ty ở Việt Nam thông qua hệ thống NTIS (National Science and Technology Information System: dịch vụ thông tin kĩ thuật quốc gia), đây là một hệ thống quản lí thơng tin được công ty sử dụng để chứa tất cả các thông tin liên quan đến mã hàng.
Thông tin mã hàng
- Mã hàng WG12X021
- Khách hàng: KOHL’S
- Màu: Dull black, Spanish villa, Tan.
- Thành phần vải bao gồm: 100% lyocell.
- Size: XS, S, M, L, XL, XXL.
Mơ tả mẫu
- Quần ngắn có túi đắp cạnh sườn.
- Miếng phối TT cùng màu.
- Hai túi cơi thân sau.
Những yêu cầu đối với mã hàng
- Chú ý khác màu vải khi cắt, tránh khác màu trên cùng 1 sản phẩm.
- Vải phải được xả ít nhất 24h trước khi cắt.
- Tất cả các đường may phải thẳng và đều.
- Độ căng chỉ của các đường may phải được điều chỉnh hợp lí tránh để bị nhăn, tránh bỏ mũi.
- Sản phẩm phải cân đối và đúng thông số.
( Xem chi tiết trong phụ lục số 1- Worksheet mã hàng KOHL’S WG12X021)
2.3. Quy trình cơng nghệ sản xuất mã hàng WG12X021 tại công ty NOBLAND NOBLAND
2.3.1. Tiếp nhận đơn hàng
Quá trình tiếp nhận mã hàng trên được thể hiện ở sơ đồ sau:
Theo hình 2.5, các phịng ban sẽ thực hiện các cơng việc cần thiết cho việc tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.
Phòng Sale
Nhân viên Sale phụ trách mã hàng nào sẽ lấy các tài liệu sau từ hệ thống NTIS:
- Bảng số lượng
- Worksheet
- Bảng nguyên phụ liệu
- Áo mẫu (khách hàng gửi)
Sau khi lấy tài liệu, nhân viên sẽ xem xét kiểm tra trước khi đưa vào sản xuất. Sau đó, phịng Sale sẽ dựa trên tài liệu này để:
- Dịch toàn bộ sang tiếng việt.
- Tính định mức nguyên phụ liệu.
- Cân đối nguyên phụ liệu.
- Hoạch tốn ngun phụ liệu.
Khách Tổng cơng ty mẹ
Công ty Việt Nam
Giám đốc
(tiếp nhận mã hàng)
Phòng FQA
Phòng sale Phòng Merchandise Phòng mẫu
Phòng mẫu + rập
Phòng rập
Tiến hành nhận rập gốc, phân tích rập và các tài liệu từ khách hàng. Sau đó nhân viên vẽ rập sẽ làm thêm 1 bộ rập hoàn toàn giống rập gốc để đưa cho phịng mẫu sẽ có những chỉnh sửa nếu áo mẫu sau khi may không đạt các yêu cầu cần thiết của khách hàng.
Phòng mẫu
Nhận rập, áo mẫu và các tài liệu về quy cách lắp ráp sản phẩm. Các nhân viên tại phòng sẽ tiến hành may 5 áo mẫu để phục vụ cho các kiểm tra cần thiết tại phòng FQA, nhân viên phụ trách mã hàng sẽ trực tiếp thực hiện việc kiểm tra. Áo mẫu sau khi may xong sẽ có hình dáng cấu trúc và quy cách lắp ráp theo đúng mẫu Seal của khách hàng.
Phịng Merchandise (Văn phịng xưởng)
Tìm hiểu tất cả các thơng tin liên quan đến mã hàng để theo dõi xuyên suốt cho đến khi xuất hàng. Bên cạnh đó nhân viên sẽ dựa vào PO Sheet ( phụ lục ) để làm packing list (quy cách đóng gói) cho mỗi đợt xuất hàng để cho nhân viên phòng FQA làm các thủ tục cần thiết để xuất hàng.
Phòng FQA (Factory quality Assurance: quản lý chất lượng)
Nhân viên phụ trách mã hàng tại phịng sẽ tiếp nhận các thơng số Final, quy cách, tài liệu liên quan đến yêu cầu cắt, đo, may đơn hàng. Nếu thấy sự sai sót hoặc khơng trùng khớp giữa tài liệu với sản phẩm mẫu, FQA sẽ gửi phản hồi về phòng MR merchandise) để nhân viên phụ trách mã hàng đó sẽ báo lên cấp trên để có phương pháp sửa chữa và tham khảo đề xuất.
2.3.2. Chuẩn bị sản xuất
2.3.2.1. Chuẩn bị về nguyên phụ liệu
Công tác chuẩn bị sản xuất tại cơng ty Nobland thì việc chuẩn bị nguyên phụ liệu là hết sức quan trọng. Chuẩn bị tốt nguyên phụ liệu trước khi sản xuất sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất trong các mặt như sau:
- Xử lý và sử dụng nguyên liệu hợp lý.
- Hạch toán được nguyên phụ liệu chính xác.
- Tiết kiệm được một lượng lớn nguyên phụ liệu dư thừa trong sản xuất.
- Tránh nhầm lẫn, hư hỏng, mất mát và suy giảm chất lượng nguyên phụ liệu.
- Bảo đảm được chất lượng dư thừa trong sản xuất.
Công tác chuẩn bị nguyên phụ liệu cho sản xuất do các bộ phận: phòng kỹ thuật và bộ phận kho phối hợp thực hiện.
Bước 1: Tính định mức nguyên phụ liệu
Nhân viên sale sẽ tính định mức.Theo lí thuyết, có hai loại định mức NPL:
Định mức chỉ đạo: là định mức sơ bộ cho một sản phẩm cỡ trung bình để lấy
đó làm chuẩn mực giác sơ đồ.
Định mức kỹ thuật: định mức sau khi dùng định mức chỉ đạo giác sơ đồ.
Nhân viên phịng kỹ thuật tính định mức dựa vào tài liệu khách hàng, bảng cân đối nguyên phụ liệu rồi gửi lên ban giám đốc ký.
Bảng 2.1: Bảng định mức nguyên phụ liệu
BẢNG ĐỊNH MỨC NGUYÊN PHỤ LIỆU
MÃ HÀNG: WG12X021
SỐ LƯỢNG: 14652 Đơn vị: yard
Màu Thành phần Số lượng Định mức Vải cần
Dull black
100% lyocell 7260 0.834 6057
Spanish villa 600 0.879 527
Tan 6792 0.834 5667
(Xem chi tiết ở phụ lục số 4/1)
=> Việc xây dựng định mức trong công đoạn này rất quan trọng trong quá trình sản xuất, xác định mức vật tư cho phép làm căn cứ để tính giá sản phẩm chuẩn bị vật tư, và có cơ hội tìm ra giải pháp tiết kiệm vật liệu trong sản xuất.
Bước 2: Nhập kho nguyên phụ liệu
Thủ kho căn cứ vào các tài liệu sau để nhận vật tư, nguyên phụ liệu. Đây là các tài liệu do nhân viên phòng Sale cung cấp, bên cạnh cũng có tài liệu được qui định chung ở kho nguyên phụ liệu:
Kế hoạch mã hàng (Cho biết số lượng nguyên phụ liệu, ngày nguyên phụ
liệu đến, ...)
Nhu cầu vật tư (Bảng định mức nguyên phụ liệu).
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình khâu chuẩn bị nguyên phụ liệu Tiếp nhận mã hàng Tính định mức NPL Nhập kho NPL Kiểm tra số lượng, chất lượng NPL Cân đối NPL Cấp phát NPL Hoạch toán NPL
Bảng hướng dẫn NPL (Hướng dẫn lưu trữ và xả vải).
Bảng theo dõi nhận NPL (Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu):
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, giao nhiệm vụ cho bộ phận kiểm kê đếm từng chủng loại phụ liệu và lập bảng tổng hợp kiểm kê.
Bước 3: Kiểm tra đo đếm nguyên phụ liệu
Nguyên tắc kiểm tra
- Tất cả nguyên phụ liệu nhập vào kho tạm chứa đều phải qua khâu kiểm tra,
đo đếm phân loại rồi mới đưa vào sản xuất.
- Các đơn vị như phịng kỹ thuật, phịng kế hoạch,... có trách nhiệm cung cấp
đầy đủ các thông tin về lô nguyên kiệu cho kho gồm: mã hàng, loại nguyên phụ liệu, số lượng, nhà cung cấp, thời gian, địa điểm, và đặc biệt là mẫu nguyên phụ liệu.
- Tất cả nguyên phụ liệu khi nhập kho, xuất kho đều phải có phiếu giao nhận
ghi rõ số lượng, quy cách và ký giao nhận rõ ràng, hồ sơ xuất nhập phải lưu trữ cẩn thận.
- Đối với từng loại nguyên liệu khác nhau cần có những phương pháp bó buộc,
vận chuyển, bảo quản thích hợp để khơng ảnh hưởng đến chất lượng nguyên liệu.
- Các nguyên liệu đạt yêu cầu mới được nhập kho, hàng kém chất lượng phải
có biên bản ghi rõ nguyên nhân sai hỏng và trình cấp trên xử lý. Kiểm tra nguyên liệu
Quy trình kiểm vải
Trong cơng ty Nobland quy trình kiểm vải áp dụng tiêu chuẩn hệ thống 4 điểm cho tất cả các loại vải.
Bảng 2.2: Bảng hệ thống 4 điểm Cỡ lỗi Điểm Cỡ lỗi Điểm ≤3” 1 điểm >3” đến 6” 2 điểm >6” đến 9” 3 điểm >9” 4 điểm Lủng 4 điểm
Bên cạnh đó, kiểm vải được thực hiện bằng cách kiểm 10% số cây và tối thiểu là 2 cây cho số lượng nhỏ (dưới 20 cây) hay theo yêu cầu của khách hàng cho mỗi Lot của mỗi đợt hàng theo trình tự sau:
- Xác định mặt trái, phải của vải bằng cách xác định theo dấu (Face side) của
nhà sản xuất hoặc là quan sát sợi dệt trên bề mặt vải (mặt phải thường bóng, nổ kẻ, vân hoa màu sắc rõ nét, ít rút sợi hoặc có theo xác định bằng mép biên vải).
- Kiểm tra khổ vải: Khổ thực tế trên cây được tính từ biên vải (nếu khơng có
yêu cầu), khổ vải phải được kiểm tra ít nhất tại 3 vị trí đầu cây, giữa cây và cuối cây ở tất cả các cuộn.
- Kiểm tra chiều dài cây vải: Nếu số lượng dư hoặc thiếu nhiều hơn so với
mức cho phép phải báo cho phân xưởng kiểm tra lại.
- Kiểm tra thành phần, màu vải, tên vải, ký hiệu trong tài liệu đúng với mẫu