1.3.1 .Môi trường bên ngoài
1.5. Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực
Sơ đồ 1.1: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực (Phụ lục 1) Bước 1: Đề xuất tuyển dụng
Đây là bước mở màn trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Căn cứ vào định biên nhân sự đã được phê duyệt và nhu cầu cần bổ sung nhân sự tại phòng ban, trưởng bộ phận phụ trách sẽ lên kế hoạch đề xuất tuyển dụng thêm nhân sự nếu cần và trình lên ban Giám đốc cùng bộ phận Nhân sự để phê duyệt.
Bước 2: Xem xét, phê duyệt
Trường hợp đề xuất tuyển dụng nằm trong định biên nhân sự, Trưởng phòng nhân sự sẽ xác nhận và chuyển đề xuất đó cho nhân viên tuyển dụng thực hiện các bước tiếp theo của quy trình, đồng thời thơng tin lại với phịng ban đã đề xuất để nắm được tiến độ thực hiện. Nếu đề xuất nằm ngồi định biên, Trưởng phịng nhân sự có trách nhiệm trao đổi và thẩm định lại nhu cầu khảo sát của bộ phận đề xuất và trình Giám đốc Nhân sự/Ban Giám đốc phê duyệt bổ sung nhân sự mới theo đề xuất. Nếu đề xuất tuyển dụng ngoài định biên được duyệt, Trưởng phòng nhân sự chuyển đề xuất tuyển dụng cho nhân viên tuyển dụng thực hiện các bước theo quy trình, đồng thời thông tin lại với bộ phận đề xuất để nắm được tiến độ thực hiện. Nếu đề xuất tuyển dụng ngồi định biên khơng được duyệt, Trưởng phòng nhân sự cũng thông báo lại với bộ phận đề xuất để nắm được thông tin.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Sau bước xét duyệt là đến bước thông báo tuyển dụng. Việc đăng tuyển này dựa trên 2 hình thức chính là đăng tuyển nội bộ và đăng tuyển bên ngồi. Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 hoặc kết hợp cả 2 hình thức nói trên để tăng hiệu quả tuyển dụng. Cần lưu ý rằng, nội dung thông báo cần phải chứa đầy đủ những thông tin cơ bản về số lượng nhân sự cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu công việc, hồ sơ. Đăng tuyển nội bộ: Sử dụng trong trường hợp ưu tiên các ứng viên là nhân viên trong doanh nghiệp và có nguyện vọng ứng tuyển vào các vị trí theo thơng báo tuyển dụng nội bộ được dán trên thông báo chung hoặc qua email nội bộ.
Đăng tuyển bên ngồi: Các hình thức đăng tuyển từ nguồn bên ngồi, doanh nghiệp có thể tận dụng như: Tận dụng mạng lưới nhân sự do cán bộ nhân viên trong công ty giới thiệu, đăng tuyển trên website, diễn đàn tuyển dụng, các trang mạng xã hội lớn như Facebook, Linkedin, Vieclam24h, TopCV, liên hệ trực tiếp với các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề, đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông khác.
Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và thi tuyển
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Nhân viên tuyển dụng thực hiện tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên hồ sơ bản cứng hoặc bản mềm để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với các yêu cầu dựa trên Bản mơ tả cơng việc. Sau khi hồn
thành khâu sàng lọc hồ sơ, nhân viên tuyển dụng lập danh sách ứng viên tham gia tuyển dụng.
Thi tuyển: Tùy vào từng vị trí, u cầu trong bản mơ tả cơng việc, nhân viên tuyển dụng sẽ xếp lịch làm bài thi kiểm tra trình độ chun mơn của các ứng viên. Lưu ý với hình thức thi tuyển, nhân viên nhân sự phụ trách cần: Lập danh sách ứng viên tham gia thi tuyển theo từng vị trí, chức danh, thơng báo thời gian và địa điểm thi tuyển cho ứng viên trước ít nhất là 02 ngày so với ngày thi dự kiến, nhân viên tuyển dụng kết hợp cùng trưởng bộ phận chuyên môn chuẩn bị đề thi kiểm tra, sao lưu đề thi, chuẩn bị địa điểm và các công tác hậu cần để tổ chức buổi thi tuyển. Sau khi kết thúc thi tuyển, tổ chức chấm điểm, lập bảng điểm thi của các ứng viên.
Bước 5: Phỏng vấn
Bước phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh, phương diện trình độ và khả năng tiếp cận cơng việc. Quy trình phỏng vấn thường diễn ra theo trình tự như sau: Hội đồng Tuyển dụng (có thể gồm nhân viên tuyển dụng, phụ trách bộ phận phòng ban liên quan, ban giám đốc – trong trường hợp tuyển dụng nhân sự cấp cao) tiến hành hội ý trước về kịch bản phỏng vấn, lựa chọn các câu hỏi phỏng vấn, tình huống phỏng vấn ứng viên.
Tiến hành phỏng vấn ứng viên để lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu trong bản mô tả công việc của vị trí tuyển dụng.
Hội đồng tuyển dụng điền đầy đủ thông tin, nội dung phỏng vấn vào từng phiếu phỏng vấn, đánh giá cho từng ứng viên để làm căn cứ cho quyết định tuyển dụng sau này.
Cuối buổi phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng bàn bạc, thống nhất, lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu đề ra. Phỏng vấn có thể diễn ra trong 1, 2 thậm chí là 3 vịng, nhưng thơng thường chỉ với các vị trí cấp cao, địi hỏi chun mơn thì mới diễn ra nhiều hơn 1 vịng và có sự tham dự của ban lãnh đạo.
Bước 6: Tuyển chọn
Nhân viên tuyển dụng tập hợp danh sách ứng viên trúng tuyển, Phiếu đánh giá phỏng vấn và biên bản phỏng vấn trình Ban Giám đốc phê duyệt. Nếu kết quả sau tuyển chọn có số lượng ứng viên đạt khơng đủ so với u cầu thì quay lại thực hiện Bước 3.
Sau khi danh sách ứng viên trúng tuyển được duyệt, Nhân viên tuyển dụng thông báo cho từng ứng viên qua điện thoại, kèm email và thông báo nội bộ…..
Lưu ý: Các ứng viên sau khi trúng tuyển phải hoàn thiện hồ sơ theo quy định
của Cơng ty, bộ phận nhân sự có trách nhiệm thơng báo ngày, giờ, địa điểm hồn thiện hồ sơ và tham gia đào tạo hội nhập, tiếp nhận thử việc. Nhân viên tuyển dụng kết hợp với Phòng Nhân sự, các phòng ban liên quan, đơn vị tiếp nhận nhân sự mới để tiến hành các thủ tục tiếp nhận nói trên.
Bước 7: Học việc/Thử việc
Ứng viên sau khi trúng tuyển sẽ được đào tạo hội nhập theo Quy trình đào tạo của doanh nghiệp. Phịng Nhân sự giải đáp thắc mắc cho nhân viên trúng tuyển về các vấn đề có liên quan như thơng báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên trong thời gian thử việc, thời gian thực hiện đào tạo, chính sách nhân sự liên quan.. Phịng Nhân sự đồng thời có trách nhiệm thực hiện các thủ tục ký hợp đồng thử việc/học việc theo Quy định của Luật về Hợp đồng lao động.
Bước 8: Đánh giá học việc/thử việc
Trước khi kết thúc thời hạn thử việc, người phụ trách tiến hành thủ tục đánh giá thử việc cho nhân viên, hướng dẫn nhân viên tự đánh giá và liên hệ quản lý trực tiếp của nhân viên đó đánh giá lại. Trưởng/Giám đốc bộ phận sẽ xem xét, đánh giá lại và đưa ra ý kiến sau cùng. Với một số vị trí cấp cao đặc thù, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc sẽ xem xét, đánh giá thêm.
Bước 9: Kết thúc tuyển dụng
Nếu đánh giá thử việc đạt thì tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức. Nếu đánh giá chưa đạt có thể thỏa thuận thử việc tiếp hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc và tiếp tục tìm ứng viên mới.