3.4 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chiêu thị tại Công ty Dƣợc phẩm TNHH
3.4.1.4 Giải pháp 4: Tăng cường hoạt động giao tế
1/Xây dựng đội ngũ giao tế chuyên nghiệp
Bộ phận marketing còn non trẻ, thiếu về nhân lực cho nên hầu hết những hoạt động giao tế phức tạp như tổ chức sự kiện là Công ty phải th ngồi. Chính vì vậy mà Cơng ty khó kiểm sốt về chất lượng của chương trình cũng như làm cho chi phí hoạt động tăng cao. Khơng những vậy khi phát sinh những vụ việc không hay hoặc những thông tin không tốt về Công ty bị đưa lên báo đài thì khơng có người để đối phó với khủng hoảng truyền thơng và quan hệ cơng chúng…
bản có chun mơn cao thì mới dễ dàng duy trì và áp dụng thường xuyên hoạt động giao tế một cách hiệu quả. Khơng có nhân sự hoạch định kế hoạch, khơng có người soạn thơng cáo báo chí, khơng có người đứng ra tổ chức sự kiện, giải đáp các khiếu nại của khách hàng… thì khơng thể có hoạt động giao tế. Mặc dù, hiện tại những hoạt động này Cơng ty đang th ngồi nhưng khơng phải việc nào họ cũng làm tốt được. Việc lập chiến lược giao tế, giải quyết khiếu nại của khách hàng, phát ngơn thì Cơng ty làm vẫn tốt hơn. Bởi vì người làm giao tế sẽ hiểu rõ Cơng ty và có những giải pháp hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Đội ngũ giao tế hoạt động theo mục tiêu rõ ràng và mang tính dài hạn. Các hoạt động giao tế được xây dựng bằng các chiến lược cụ thể gồm nhiều yếu tố như phân tích các tình huống trước khi triển khai, cách tiếp cận, mục tiêu, đối tượng, thông điệp… một cách xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Hiệu quả của giải pháp: Mục tiêu hoạt động sẽ đạt được, khơng cần phải th ngồi nên tiết kiệm được chi phí.
Điều kiện thực hiện giải pháp: Tuyển dụng nhân viên có chun mơn và đạo đức
nghề nghiệp.
2/ Thiết lập mục tiêu hợp lý cho các chương trình giao tế
Trước khi thiết lập một chương trình giao tế nào Cơng ty cũng cần phải dựa trên tình hình thực tại của mình. Mục tiêu của các chương này phải phù hợp với mục tiêu của Công ty và phù hợp với ngân sách đã đề ra.
Các chương trình hoạt động giao tế phải hỗ trợ các mục tiêu của Cơng ty, nếu khơng thì kết quả mà chương trình đem lại khơng có hiệu quả, gây lãng phí tiền bạc cũng như cơng sức của đội ngũ giao tế.
Ngồi ra, các chương trình này nên được xây dựng thiết kế trong phạm vi ngân sách. Nếu xây dựng chương trình ngồi ngân sách thì khơng thể nào thực hiện hết chương trình nên sẽ khơng mang hiệu quả cao.
Nói tóm lại, đã xây dựng chương trình thì phải biết chi phí mình bỏ ra bao nhiêu và điều chỉnh cho phù hợp với ngân sách và mục tiêu của Công ty.
Hiệu quả của giải pháp: Khơng lãng phí tiền bạc cũng như cơng sức đồng thời
định hướng được hành động của Công ty.
3/Quản lý các phương tiện truyền thông và sử dụng truyền thông hiệu quả
Các thông điệp trước đăng tải trên các phương tiện truyền thơng cần phải xem xét và đánh giá vì nó ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động giao tế. Hiện tại, Công ty chỉ mới tổ chức sự kiện là chủ yếu. Vì vậy, tùy vào đối tượng mà Cơng ty nhắm đến mà lựa chọn phương tiện truyền thông hợp lý mà đem lại hiệu quả cao.
Khi đã xác định rõ thơng điệp mà mình muốn truyền tải thì Cơng ty mới tiến hành tổ chức các chương trình giao tế để thực hiện nó. Muốn chương trình đạt hiệu quả thì thơng điệp mà Công ty truyền tải qua các phương tiện truyền thông được người tiêu dùng tiếp nhận.
Hiệu quả của giải pháp: Chi phí thấp, tránh lãng phí mà đem lại hiệu quả tốt. Điều kiện thực hiện giải pháp: Người quản lý bộ phận marketing phải am hiểu
các phương tiện truyền thông và biết cách vận dụng chúng một cách khéo léo, hợp lý.
4/Xác định nhóm khách hàng mục tiêu của Cơng ty
Tùy vào đối tượng mà Cơng ty xây dựng chương trình giao tế, khơng phải hoạt động giao tế nào cũng được tất cả người tiêu dùng đón nhận. Vì vậy, một chương trình giao tế thành cơng, đạt hiệu quả cao nếu nó được xây dựng cho một nhóm đối tượng xác định trước, nó sẽ đáp ứng cũng như thỏa mãn nhóm cơng chúng đó. Với cơ sở dữ liệu thu thập được thơng qua việc tiếp cận khách hàng mục tiêu, Cơng ty có thể phân loại khách hàng để từ đó có kế hoạch hành động có hiệu quả.
Bên cạnh việc phân loại nhóm khách hàng và xây dựng chương trình giao tế thì Cơng ty phải xác định thông điệp gửi cho khách hàng nữa. Có thơng điệp phù hợp với nhu cầu, với thị hiếu của đối tượng người tiêu dùng mà Công ty nhắm tới thì thơng điệp đó mới được đón nhận và chương trình giao tế mới thành cơng.
Hiệu quả của giải pháp: Thông điệp được truyền tải tới đúng đối tượng khách hàng mà Công ty nhắm tới.
5/Sử dụng những ý tưởng giao tế sáng tạo
Có thể nói hoạt động giao tế là hoạt động thiên về nghệ thuật, về mối quan hệ nhạy cảm cho nên nó cần tính sáng tạo rất cao. Việc sáng tạo không những làm cho chương trình giao tế mới lạ mà cịn gây sự chú ý từ khách hàng.
Công ty có thể sử dụng rất nhiều cách để quảng bá hình ảnh và sản phẩm của mình như tham gia vào các chương trình truyền hình phổ biến, tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc thi, tham gia vào các tổ chức thương mại địa phương…Có thể làm riêng lẽ từng sự việc nếu khơng đủ ngân sách nhưng việc kết hợp các cách trên sẽ giúp hoạt động giao tế hiệu quả hơn.
Hiệu quả của giải pháp: Ý tưởng càng sáng tạo càng thu hút được sự chú ý của
khách hàng.
Điều kiện thực hiện giải pháp: Tổ chức các cuộc thi cho nhân viên nêu ý tưởng và
trao giải cho người có ý tưởng hay nhất.