b. Ý kiến không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần
4.4. Tài liệu, hồ sơ kiểm toán 1 Tài liệu kiểm toán
4.4.1. Tài liệu kiểm toán
Các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều phương pháp và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định, để giúp cho kiểm tốn viên quản lý cơng việc của mình và đưa ra được ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị. Mặt khác, các bằng chứng kiểm tốn cũng cần được tài liệu hóa để giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Q trình làm việc của kiểm tốn viên với những kế hoạch, chương trình kiểm tốn, các thủ tục kiểm toán đã được áp dụng,... cũng cần được ghi chép lại dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính q trình kiểm tốn, cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo các chuẩn mực kiểm toán. Những tư liệu đó chính là các tài liệu kiểm toán và được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.
Theo VSA 230 - Tài liệu, hồ sơ kiểm toán, tài liệu kiểm toán được khái niệm như sau: Tài liệu kiểm toán là các ghi chép và lưu trữ trên giấy và các phương tiện khác về các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, các bằng chứng kiểm toán liên quan đã thu thập và kết luận của kiểm toán viên.
Tài liệu kiểm toán phải được lập đầy đủ, thích hợp và kịp thời nhằm nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán, giúp cho việc soát xét và đánh giá các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được một cách có hiệu quả, nhờ đó đưa ra kết luận phù hợp trước khi hồn thành, lập báo cáo kiểm tốn.
Theo sách Dịch vụ kiểm toán và đảm bảo của Alvin A.Arens và cộng sự, tài liệu kiểm toán được khái niệm như sau: tài liệu kiểm tốn là hồ sơ gốc của q trình kiểm tốn, là những bằng chứng thu được và kết luận của kiểm toán viên. Tài liệu hướng dẫn kiểm toán phải bao gồm tất cả các thơng tin kiểm tốn viên cho là cần thiết để thực hiện đầy đủ việc kiểm toán và cung cấp hỗ trợ cho các báo cáo kiểm tốn. Tài liệu kiểm tốn cũng có thể được gọi là giấy tờ làm việc, mặc dù tài liệu hướng dẫn kiểm tốn thường được duy trì trong các tập tin trên máy vi tính.
Hình thức, nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố như:
(1) Quy mô và độ phức tạp của đơn vị được kiểm toán; (2) Nội dung của các thủ tục kiểm toán được thực hiện; (3) Các rủi ro có sai sót trọng yếu đã xác định;
(4) Mức độ quan trọng của bằng chứng kiểm toán đã thu thập; (5) Bản chất và phạm vi của các vấn đề bất thường được xác định; (6) Sự cần thiết phải ghi lại kết luận hoặc cơ sở để đưa ra kết luận do chưa thể kết luận được nếu chỉ dựa trên các ghi chép về công việc đã thực hiện hoặc bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
(7) Phương pháp tiếp cận kiểm tốn và cơng cụ sử dụng.
Tài liệu kiểm tốn có thể được ghi chép trên giấy, phương tiện điện tử hoặc các hình thức khác. Ví dụ về tài liệu kiểm tốn gồm:
(1) Chương trình kiểm tốn (các giấy tờ lưu các thủ tục kiểm toán); (2) Các giấy tờ làm việc, bản tính tốn, phân tích;
(3) Biên bản ghi nhớ về các vấn đề; (4) Bản tổng hợp các vấn đề quan trọng; (5) Thư xác nhận và giải trình;
(6) Danh mục các vấn đề cần kiểm tra;
(7) Thư từ (bao gồm cả thư điện tử) liên quan đến các vấn đề quan trọng. Hồ sơ kiểm toán là những dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm tốn viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ cho quá trình kiểm toán và làm cơ sở cho ý kiến của kiểm tốn viên trong báo cáo kiểm tốn. Mục đích của việc hồn thiện và lưu trữ hồ sơ kiểm toán là để chứng minh cơng việc kiểm tốn đã được tiến hành phù hợp với các nguyên tắc cơ bản, các chuẩn mực kiểm toán.