b. Ý kiến không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần
4.4.2.2. Yêu cầu đối với việc hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đốn chun mơn và các kết luận liên quan. Đối với những vấn đề khó xử lý về ngun tắc hay khó xét đốn chun mơn, ngồi việc đưa ra kết luận, kiểm tốn viên cịn phải lưu giữ những thơng tin có thực, cần thiết đã thu thập được. Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ kết quả kiểm tra, sốt xét chất lượng kiểm tốn của từng cấp có thẩm quyền theo qui định của cơng ty kiểm tốn.
Hồ sơ kiểm tốn khơng thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm toán được lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm tốn viên đưa ra ý kiến nhận xét của mình và đảm bảo cho kiểm tốn viên khác không tham gia vào cuộc kiểm toán và người kiểm tra, soát xét hiểu được cơng việc kiểm tốn và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên. Kiểm toán viên khác chỉ thấu hiểu chi tiết cuộc kiểm toán sau khi trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm tốn đó.
Hồ sơ kiểm tốn được lập theo mẫu biểu và qui trình kiểm tốn do cơng ty kiểm tốn quy định. Kiểm toán viên được phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng đắn.
Hồ sơ kiểm toán được lập và sắp xếp phù hợp với từng khách hàng và cho từng hợp đồng kiểm toán tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm tốn viên và cơng ty kiểm tốn. Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định (bản câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc hồ sơ mẫu,...) giúp kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lượng kiểm toán.
Kiểm tốn viên và cơng ty kiểm tốn phải giữ bí mật và bảo đảm an tồn hồ sơ kiểm tốn.
Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với qui định chung của pháp luật về
bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng cơng ty kiểm tốn.
Hồ sơ kiểm toán được sắp xếp, lưu giữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ, quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của cơng ty. Trường hợp cơng ty có các chi nhánh, hồ sơ kiểm tốn được lưu tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm tốn. Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp. Kiểm toán viên được phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong hồ sơ kiểm tốn của mình cho khách hàng tuỳ theo từng trường hợp cụ thể do cơng ty kiểm tốn quyết định. Trong mọi trường hợp, tài liệu làm việc của kiểm tốn viên khơng thể thay thế chứng từ kế tốn, báo cáo tài chính của khách hàng./.