VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN
5.2.3.2. Cách thức tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ
"Bộ máy kiểm tốn nói chung bao gồm cả con người và phương tiện chứa đựng các yếu tố của kiểm toán để thực hiện chức năng kiểm toán". Những yếu tố cấu thành kiểm toán phải trở thành nhận thức và kinh nghiệm trong con người và trở thành cơ chế hoạt động của các phương tiện. Với quan niệm đó, bộ máy KTNB là hệ thống của các KTV do đơn vị tự lập ra đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ. Tổ chức bộ máy KTNB phải trên cơ sở tổ chức cơng việc của KTNB vì tổ chức cơng việc của KTNB ở cấp cao nhất trở thành một trong những chiến lược hàng đầu để đạt mục đích và các mục tiêu của hoạt động KTNB. Bên cạnh đó, có nhiều chính sách và thủ tục hỗ trợ xoay quanh việc tổ chức tiếp cận KTNB hiệu quả. Do đó, việc lựa chọn mơ hình tổ chức bộ phận KTNB phải có sự chỉ đạo thường xuyên về mặt quản trị và phải nằm trong quá trình kiểm sốt tập thể. Bộ máy KTNB được tổ chức theo những cách thức sau đây:
Thứ nhất: Tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ theo lĩnh vực kiểm tốn
Mơ hình tổ chức bộ máy KTNB theo cách này dựa trên logic thực tế là các KTV nội bộ "độc lập" sẽ làm việc hiệu quả nhất khi được giao trách nhiệm kiểm tốn một loại nghiệp vụ riêng biệt của cơng ty. Thực hiện theo cách này, bộ máy KTNB thực hiện chun mơn hóa theo loại nghiệp vụ cụ thể khi kiểm tốn. Nếu một cơng ty có quy mơ lớn, gồm nhiều đơn vị thành viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Mỗi đơn vị thành viên khác nhau lại có một hoạt động tương tự như nhau. Trong trường hợp này, cơng ty tổ chức các nhóm KTV nội bộ kiểm tốn theo nghiệp vụ giống nhau sẽ mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, bộ máy
KTNB có thể đạt được hiệu năng quản lý. Mơ hình tổ chức bộ máy KTNB theo lĩnh vực kiểm toán được khái quát trong Sơ đồ 5.5.
(Trích: Kiểm tốn nội bộ hiện đại)
Sơ đồ 5.5. Tổ chức bộ máy KTNB theo lĩnh vực
Theo cách tiếp cận tổ chức bộ máy KTNB, nhược điểm lớn là không thể tránh được sự trùng lặp trong thực hành kiểm toán ở các đơn vị khác nhau. Vì vậy, tổ chức bộ máy nội bộ như vậy sẽ dẫn tới chi phí đi lại tăng lên, lãng phí thời gian,… đặc biệt là nếu cơng ty gồm nhiều đơn vị thành viên hoạt động phân tán về địa lý, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau,… Nhược điểm lớn thứ hai là tiến hành kiểm toán theo loại nghiệp vụ sẽ không đem lại hiệu quả cao như trong trường hợp kết hợp kiểm toán loại nghiệp vụ khác nhau. Bên cạnh đó, việc thực hiện chun mơn hóa cơng việc kiểm tốn theo lĩnh vực cho KTV có thể ảnh hưởng tới khả năng chuyên môn, sự tiến bộ trong nghề nghiệp, sự hiểu biết của KTV,… Tuy nhiên, theo cách kết hợp có thể ảnh hưởng tới khả năng chuyên mơn của KTV nội bộ trong loại hình nghiệp vụ hay lĩnh vực hoạt động cụ thể vì KTV nội bộ thường thực hiện các thủ tục thẩm tra ở cấp thấp, sau đó mới hướng tới xem xét các vấn đề quản lý rộng hơn.
Như vậy, phân tích trên đây chỉ rõ việc sử dụng mơ hình cách tiếp cận theo lĩnh vực kiểm toán phải đảm bảo sự thận trọng thích đáng. Trong những trường hợp không chắc chắn, tổ chức bộ máy KTNB nên có sự lựa chọn kết hợp.
KIỂM TỐN TRƯỞNG
TRỢ LÝ KIỂM TOÁN TRƯỞNG
KTV phụ trách loại nghiệp vụ A KTV phụ trách loại nghiệp vụ B KTV phụ trách loại nghiệp vụ C KTV phụ trách loại nghiệp vụ …
Thứ hai: Tổ chức bộ máy kiểm tốn nội bộ theo mơ hình song song
Trong một DN có quy mơ lớn và có nhiều lĩnh vực hoạt động, tổ chức bộ máy KTNB phổ biến nhất là giao trách nhiệm cho KTV nội bộ theo những "ngành" hoạt động (hẹp) như tổ chức của công ty. Theo cách này, bộ máy KTNB có thể có những KTV nội bộ cá biệt hay nhóm KTV nội bộ giao cho ngành nghề hoạt động đặc thù và sắp xếp nhân sự cho các bộ phận trong công ty. Nếu mỗi bộ phận cấu thành đơn vị này được chun mơn hóa theo "ngành", các KTV nội bộ ở ngành này có thể đạt được những ưu thế đặc biệt về lĩnh vực chuyên môn kể cả các hoạt động nghiệp vụ riêng biệt. Mơ hình tổ chức bộ máy KTNB song song làm cho các KTV nội bộ có thể phát triển mối quan hệ cộng tác với những nhà quản lý (phụ trách ở tất cả các cấp) tốt hơn, đặc biệt là ở "ngành" hoạt động mà KTV này phụ trách.
Tuy nhiên, cách thiết lập này cũng có những hạn chế tương tự như trong trường hợp thứ nhất vì bản chất của cách này vẫn là tạo ra sự chun mơn hóa trong cơng việc kiểm tốn. Ngồi ra, theo cách tổ chức này KTV nội bộ có thể đạt được những mối quan hệ đặc biệt với nhân viên trong ngành, trong tổ chức hay đơn vị được phụ trách kiểm tốn hoặc người có quyền hành. Điều này có thể ảnh hưởng tới tính độc lập và tính khách quan của KTNB trong đơn vị được kiểm toán. Bên cạnh đó, vấn đề bố trí nhân sự và số lượng nhân viên kiểm tốn cũng đặt ra đối với mơ hình tổ chức này vì quy mơ và tính đa dạng trong hoạt động kinh doanh. Khái qt mơ hình tổ chức bộ máy KTNB có chức năng song song được trình bày ở Sơ đồ 5.6.
(Trích: Kiểm tốn nội bộ hiện đại)
Sơ đồ 5.6. Tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ theo chức năng song song
KIỂM TOÁN TRƯỞNG TRỢ LÝ KIỂM TOÁN TRƯỞNG
KTV phụ trách ngành A KTV phụ trách ngành B KTV phụ trách ngành C KTV phụ trách ngành…
Thứ ba: Tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ theo khu vực địa lý
Trong cách tiếp cận tổ chức bộ máy KTNB theo khu vực địa lý, một KTV nội bộ riêng biệt hoặc một nhóm KTV nội bộ sẽ thực hiện kiểm toán tất cả hoạt động, nghiệp vụ của công ty ở một khu vực địa lý nhất định. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, cách tổ chức này có thể chuyển sang mơ hình thứ nhất (tổ chức bộ máy KTNB theo loại kiểm tốn). Trong trường hợp khác, cách tổ chức này có thể tự điều chỉnh và trở thành mơ hình thứ 2 (tổ chức bộ máy KTNB song song). Chính vì vậy, các mơ hình tổ chức này có những ưu điểm và nhược điểm tương tự như hai loại đầu tiên. Tuy nhiên, đây là cách tiếp cận được đánh giá là tốt nhất và là loại tiếp cận được sử dụng nhiều nhất trong KTNB trong thực tế kiểm tốn ở các nước có hoạt động KTNB phát triển. Mơ hình tổ chức bộ máy KTNB theo khu vực địa lý trong DN được khái quát trong Sơ đồ 5.7.
(Trích: Kiểm tốn nội bộ hiện đại)
Sơ đồ 5.7. Tổ chức bộ máy Kiểm tốn nội bộ theo khu vực
KIỂM TỐN TRƯỞNG TRỢ LÝ KIỂM TOÁN TRƯỞNG Thư ký và dịch vụ văn phòng Phụ trách khu vực A Phụ trách khu vực A Thư ký và dịch vụ văn phòng Phụ trách khu vực A Các KTV Các KTV Các KTV
Thứ tư: Tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ sử dụng nhân viên ở trụ sở
Đây là mơ hình tổ chức bộ phận KTNB trong đó bộ phận KTNB được tổ chức theo một trong ba mơ hình trên kết hợp với một vài tổ chức ở trụ sở (trung tâm). Trong trường hợp này, "trung tâm" sẽ có ít nhất là trưởng phịng KTNB (hoặc kiểm tốn trưởng hay người phụ trách bộ phận KTNB) và thư ký.
Việc tăng số nhân viên tham mưu tùy theo công việc ủy nhiệm cho các bộ phận cấu thành ngành ấy và tùy theo những loại dịch vụ mà bộ phận KTNB trung tâm cung cấp. Theo cách này, tất cả hay hầu hết các báo cáo kiểm toán được xem xét và xử lý ở cấp lãnh đạo trung tâm. Trong những tình huống cần thiết, một hình thức chun mơn đặc biệt sẽ được áp dụng là sử dụng nhân viên chức năng đặc biệt. Những nhân viên này có trình độ chun mơn trong một số lĩnh vực đặc biệt, có liên quan tới hoạt động kiểm toán và sẵn sàng trợ giúp cho hoạt động này khi cần thiết. Thông thường, những nhân viên này ở bộ phận KTNB trung tâm. Khi sử dụng nhân viên chức năng đặc biệt cần có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo của bộ phận kiểm toán trung tâm.
Trong một cách phân loại tổ chức bộ máy kiểm tốn khác, bộ phận KTNB có thể tổ chức theo mơ hình tập trung hay phân tán. Phần lớn các trường hợp tổ chức bộ phận KTNB, các KTV có biên chế KTNB đều ở chỉ huy trung tâm (tại công ty mẹ mà không phải đặt tại đơn vị thành viên). Mơ hình này là mơ hình tập trung. Theo mơ hình này, KTV nội bộ thường xuyên phải di chuyển từ "căn cứ" tới các địa điểm khác nhau để thực hiện kiểm tốn. Vì vậy, chi phí phục vụ cho hoạt động kiểm tốn thường cao, lãng phí thời gian di chuyển có thể rất lớn. Ngồi ra, KTV có thể bị ảnh hưởng bởi các điều kiện khác trong thực hiện kiểm toán. Sự sắp xếp đặc biệt trong mơ hình tập trung là đặt bộ phận kiểm tốn tại một địa điểm thuận tiện cho hoạt động kiểm tốn mà khơng phải tại trụ sở của cơng ty. Với mơ hình tổ chức bộ phận KTNB phân tán, KTV nội bộ có thể được giao về cho các đơn vị thành viên, các công ty thành viên. Về mặt lý thuyết, mơ hình này có thể thực hiện được nhưng trên thực tế
không thể tổ chức mơ hình như vậy vì những giới hạn về chi phí cho tổ chức, số lượng nhân viên kiểm toán, kiểm soát hoạt động kiểm toán,… Tuy nhiên, một cách tổ chức phân tán được vận dụng là bộ phận KTNB có tổ chức các văn phịng KTNB theo từng khu vực. Theo đó, nhân viên kiểm tốn có thể được chỉ định làm việc tại các văn phịng KTNB ở các khu vực. Vì những đặc điểm vận dụng tốt hơn của mơ hình này so với mơ hình tổ chức KTV nội bộ phân tán ở các đơn vị thành viên nên mơ hình tổ chức kiểm tốn theo khu vực có thể bị cường điệu hóa. Do đó, khi lựa chọn mơ hình này nhà quản lý cần suy xét thận trọng.
Thứ 5: Tổ chức bộ phận KTNB điển hình
Trong mối quan hệ giữa bộ phận KTNB với các bộ phận hay hoạt động khác trong DN, bộ phận KTNB phải độc lập với hoạt động, bộ phận được kiểm toán. Trước hết, công việc của KTV nội bộ phải tách ra khỏi các nghiệp vụ hàng ngày của DN. Bên cạnh đó, một mặt quan trọng trong quan hệ giữa bộ phận KTNB với các bộ phận và hoạt động khác trong DN là: KTV nội bộ khơng lấn át vai trị và trách nhiệm của bộ phận hay cá nhân khác. KTV nội bộ chịu trách nhiệm thực hiện công việc mà họ thông thạo về chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc trưng này thể hiện tính chất thơng tin hay tham vấn trong kết luận của KTV nội bộ. Một khía cạnh khác liên quan tới mối quan hệ giữa KTNB và các bộ phận khác hay hoạt động khác trong DN là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, mỗi bộ phận khác nhau trong một tổ chức đều phải thực hiện mọi nhiệm vụ được giao với trách nhiệm và nỗ lực cao nhất. Do đó, bộ phận KTNB sẽ thực sự độc lập với hoạt động, bộ phận được kiểm toán khi bộ phận này thực sự tách biệt với các bộ phận nghiệp vụ và những nhân viên chức năng như tài chính, marketing, sản xuất, mua hàng,… Với ý nghĩa như vậy, bộ phận KTNB có thể được tổ chức theo mơ hình tiêu biểu trình bày trong Sơ đồ 5.8.
(Trích: Kiểm tốn nội bộ hiện đại) Sơ đồ 5.8. Tổ chức bộ phận KTNB điển hình HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phó chủ tịch tài chính Các phó chủ tịch khác Kiểm toán trưởng Trưởng ngân sách Kiểm soát viên
Thứ 6: Tổ chức bộ phận KTNB trong tương lai
KTNB có thể thay đổi theo hướng hoàn thiện hơn về tính độc lập của bộ phận này bằng mơ hình trực thuộc cấp lãnh đạo cao nhất trong DN, được khái quát trong Sơ đồ 5.9.
(Trích: Kiểm tốn nội bộ hiện đại)
Sơ đồ 5.9. Tổ chức bộ phận KTNB trong tương lai
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phó TGĐ tài chính Các phó TGĐ khác Kiểm toán trưởng Trưởng ngân sách Kiểm soát viên
CÂU HỎI ƠN TẬP
Câu 1: Kiểm tốn viên Nhà nước: tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của kiểm toán viên?
Câu 2: Kiểm toán viên độc lập: tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của kiểm toán viên?
Câu 3: Kiểm toán viên nội bộ: tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của kiểm tốn viên?
Câu 4: Trình bày các loại dịch vụ được cung cấp bởi doanh nghiệp kiểm toán?
Câu 5: Doanh nghiệp kiểm tốn có các quyền và nghĩa vụ gì trong quá trình hoạt động?
Câu 6: Trình bày các trường hợp doanh nghiệp kiểm toán khơng được thực hiện kiểm tốn?
Câu 7: Bộ máy kiểm tốn độc lập có thể được tổ chức theo các mơ hình nào? Cho ví dụ?
Câu 8: Bộ máy kiểm tốn Nhà nước có thể được tổ chức theo các mơ hình nào? Tại Việt Nam, bộ máy Kiểm toán nhà nước được tổ chức như thế nào?
Câu 9: Bộ máy Kiểm tốn nội bộ có thể được tổ chức theo các mơ hình nào?