CHƢƠNG 3 PHÂN TÍCH TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN
3.1. Tổng quan về Khách sạn AnVista Nha Trang
3.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý và chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại Khách sạn An Vista Nha Trang
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính khách sạn An Vista Nha Trang)
Chức năng của các phòng ban:
Giám đốc: là ngƣời có quyền hành cao nhất nắm tồn quyền quyết định và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Phịng hành chính - tổ chức: có nhiệm vụ quản lý hành chính và chức năng tham mƣu cho giám đốc trong công tác quản lý tổ chức, nhân sự, quy hoạch đào tạo và đề bạt cán bộ. Chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất của khách sạn, tổ chức xây dựng bộ máy cán bộ, quản trị nhân sự, xây dựng hệ thống tiền lƣơng, tiền thƣởng và định mức lao động.
Phịng tài chính - kế tốn: Quản lý ngân quỹ, theo dõi tình hình thu, chi của khách sạn, quản lý tất cả các hoá đơn, chứng từ của khách sạn, có trách nhiệm báo cáo tình hình ngân quỹ cho nhà quản trị khi cần thiết.
Phịng kế hoạch - kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác (buồng phòng, dịch vụ ăn uống). Bộ phận này sẽ bao gồm bộ phận Kinh doanh và Marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách sạn. Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ phù hợp và hiệu quả.
42
Bộ phận lễ tân: Bộ phận lễ tân đóng vai trị đặc biệt quan trọng, đƣợc ví nhƣ là bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp vào quan hệ với khách hàng, với các nhà cung cấp và đối tác. Là bộ phận đóng vai trị trong việc truyền tải thơng tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hàng và là một cánh tay phải của quản lý trong việc tƣ vấn, góp ý về tình hình của khách sạn cũng nhƣ nhu cầu của thị trƣờng, thị hiếu của khách hàng, xu hƣớng trong tƣơng lai... để từ đó nhà quản lý có thể đƣa ra những thay đổi nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho khách sạn.
Bộ phận buồng: Chuẩn bị buồng luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách, làm vệ sinh buồng hàng ngày và các khu vực hành lang, nơi công cộng trong khách sạn. Kiểm tra tình trạng thiết bị trong phòng khi làm vệ sinh, nhận bàn giao phòng từ phía khách. Đồng thời phải báo cho bộ phận kỹ thuật khi có sự cố. Nhạy bén trong việc nắm bắt tình hình khách th phịng để thực hiện vai trò phối hợp với bộ phận lễ tân trong cung cấp dịch vụ.
Bộ phận nhà hàng: là bộ phận đảm nhận việc phục vụ nhu cầu ăn uống của khách, phục vụ buffet cho khách, đồng thời chuẩn bị, sắp xếp và phục vụ tiệc, hội thảo khi cần thiết.
Bộ phận bếp: Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống, chế biến thực phẩm, các món ăn cho những bữa tiệc cƣới, buffet, hội thảo, tiệc theo nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận bảo vệ: Hỗ trợ các bộ phận khác khi xảy ra sự cố. Là bộ phận quan trọng trong những sự kiện lớn trong việc bảo vệ an toàn cho những vị khách đặc biệt (nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo Đảng và nhà nƣớc, khách mời quan trọng...). Bảo vệ an ninh trong và ngồi khách sạn. Ln tuần tra, canh gác và ở tƣ thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra. Hỗ trợ bộ phận tiếp tân trong việc hƣớng dẫn và chuyển đồ đạc của khách vào khách sạn cũng nhƣ khi khách trả phòng.
Bộ phận bảo trì: Là bộ phận giúp cho các thiết bị (phần cứng, phần mềm) trong khách sạn đƣợc vận hành tốt và không để xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động. Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ trong việc sử dụng các thiết bị trong khách sạn. Kiểm tra định kì và khắc phục sự cố kịp thời khi xảy ra. Hƣớng dẫn, đào tạo các bộ phận khác sử dụng các thiết bị liên quan tới công việc của họ. Tìm kiếm những thiết bị tối ƣu và phù hợp nhất với khách sạn để tăng chất lƣợng dịch vụ cho khách hàng khi lƣu trú tại khách sạn.
43
Bộ phận hoa viên môi trƣờng: Chịu trách nhiệm chăm sóc, duy trì mơi trƣờng xung quanh khách sạn xanh sạch đẹp, tổ chức bố trí xắp xếp cây cảnh trong toàn khách sạn. Bộ phận lữ hành đội xe: Chịu trách nhiệm đƣa đón khách, vận chuyển dụng cụ, thiết bị, con ngƣời đến những địa điểm tổ chức tiệc.