CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng OKR tại Công ty cổ phần FPT
3.2.1. Thực trạng công tác Thiết lập OKR
Thực trạng công tác chuẩn bị các điều kiện cần thiết
Tập đoàn FPT bắt đầu áp dụng phương pháp quản trị mới OKR từ đầu năm 2019 và đã có bước chuẩn bị khá kỹ lưỡng cho sự thay đổi toàn diện này. Như Kazuhiro Okuda đã đề cập, OKR cần có bước “chuẩn bị tinh thần” trước khi đưa vào vận hành và FPT đã rất chú trọng bước này.
Ban truyền thơng Tập đồn FPT đã triển khai chiến dịch “Leng Keng” với mục đích tạo mơi trường cho tồn CBNV FPT thay đổi. Chiến dịch được thực hiện từ ngày 13-31/12/2018. Chiến dịch nhằm khơi dậy tinh thần sáng tạo, dám nghĩ lớn và dám làm lớn để đổi thay của người FPT. Đây cũng là
55
bước đệm cho cuộc tổng tiến công truyền thơng OKR của tập đồn và các đơn vị năm 2019.
Chiến dịch được mở màn bằng một clip có tên “Trời ơi tin được không, lãnh đạo FPT bị Leng Keng mất rồi” với sự góp mặt của tất cả lãnh đạo cao cấp của tập đồn và các cơng ty thành viên. Clip được truyền thông rộng rãi cho tất cả nhân viên.
Trong thư gửi cho toàn thể CBNV của FPT đầu năm 2019, Chủ tịch Trương Gia Bình đã chia sẻ về mục tiêu trở thành doanh nghiệp tiên phong trong chuyển đổi số. Đỉnh cao đó sẽ ln thúc đẩy và địi hỏi mỗi người FPT làm việc hăng say, liên tục sáng tạo, đổi mới và có kỷ luật. OKR cần được lan tỏa rộng rãi, đi từ bản thể mỗi cá nhân, đến đội nhóm, phịng ban, và cao hơn là các cơng ty và tập đồn. Khẩu hiệu mới năm 2019 của tập đoàn là “Leng keng cho những điều kỳ diệu”
Hàng loạt chương trình để chuẩn bị tinh thần và kiến thức cho nhân viên đã được tổ chức như: FPT IS tổ chức Kick-off OKR toàn cơng ty, Chương trình thi đua “Đường lên đỉnh OKR” 2019 của FPT Telecom…
Chúng ta, báo nội bộ của FPT đã viết về chương trình của FPT Telecom như sau: “OKR hiện là từ khóa “hot” nhất trong Tập đồn nói chung và nhà “Cáo” nói riêng, thu hút sự quan tâm của tồn thể CBNV. Hịa chung khơng khí OKR của tập đồn, FPT Telecom hào hứng với chương trình thi “Đường lên đỉnh OKRs 2019”, hướng đến “OKR 500K” - thách thức chưa từng có trong lịch sử…Chương trình là sân chơi bổ ích để cộng đồng nhà “Cáo” không những trau dồi kỹ năng chuyên môn, khẳng định bản thân mà còn giúp nâng cao tinh thần đồng đội. Không chỉ dành riêng cho khối kinh doanh, “Đường lên đỉnh OKRs 2019” còn là cuộc chơi lớn cho tất cả CBNV thuộc các khối Dịch vụ khách hàng, Trung tâm Chăm sóc khách hàng, Trung tâm thu cước, khối Kỹ thuật, Hạ tầng...”
56
Hình 3.2. Cuộc thi Đường lên đỉnh OKR tại Công ty Viễn thông FPT
(Nguồn: Báo Chúng ta)
Để thuyết phục tồn bộ nhân viên đồng lịng từ trên xuống dưới quyết tâm triển khai phương pháp mới này, bên cạnh lời kêu gọi của lãnh đạo, các buổi kickoff, các cuộc thi…như đã đề cập bên trên, hàng loạt bài viết trên báo Chúng ta đã ra đời để truyền tải những thông điệp đầy đủ và thuyết phục nhất về lợi ích của việc áp dụng OKR cũng như làm thế nào để có được một OKR hiệu quả. Trong 2 tháng đầu năm 2019, hầu như ngày nào cũng có bài viết về OKR trên báo truyền thông nội bộ của tập đoàn cũng như các kênh truyền thông nội bộ khác của tập đồn và từng cơng ty thành viên.
Đây là một trích đoạn bài viết về lợi ích của OKR được truyền thơng đến nhân viên của bản tin nội bộ tổ chức giáo dục FPT:
“Dưới đây là 3 lợi ích khơng ngờ mà OKR mang lại:
Lương thưởng tăng đều nhờ OKR: OKR giúp các cá nhân xác định chức năng, nhiệm vụ trọng yếu để từ đó tập trung triển khai để đạt được các kết quả
57
tốt đẹp. Các cá nhân chỉ cần “làm việc hăng say, không lo tiền thưởng”.
Trở thành người quan trọng làm nên “điều kỳ diệu”: OKR không áp dụng cho riêng bất kì cá nhân mà cho tất cả các thành viên. Bởi OKR được thiết lập từ mục tiêu của từng cá nhân thống nhất với mục tiêu của toàn đơn vị, từ đó tập trung động lực của cả tập thể để tạo ra những đột phá, những “điều kỳ diệu” mới.
Biết mình biết ta trăm trận trăm thắng: Thông qua OKR tất cả các cá nhân đều có thể biết được định hướng phát triển của người khác. Từ đó thúc đẩy bản thân tư duy sáng tạo, tích cực hơn và rút ngắn quãng đường đến với thành công”
Từng công ty thành viên FPT cũng bắt tay vào xây dựng bộ máy phụ trách OKR cho đơn vị mình và triển khai cơng tác truyền thơng cũng như đào tạo cho nhân viên các kiến thức liên quan đến OKR ngay những ngày đầu 2019. Tùy theo tình hình thực tế, các đơn vị có thể tổ chức 1 bộ máy chung, và áp dụng mơ hình đó xuống các cấp sâu hơn (theo cơ cẩu tổ chức đơn vị) để đảm bảo công tác triển khai và truyền thông được sát sao nhất có thể. Bộ máy cơ bản gồm 3 vị trí, trong đó gồm: Cán bộ lãnh đạo phụ trách triển khai OKR; Cán bộ quản lý triển khai OKR; Cán bộ truyền thông OKR. Việc xây dựng bộ máy OKR riêng cho từng đơn vị nhằm đảm bảo thông tin về phương thức quản trị mới mẻ này được thông suốt xuống từng CBNV.
Với thế mạnh là tập đồn cơng nghệ hàng đầu Việt Nam, rất nhanh chóng, FPT đã đưa vào vận hành một hệ thống để quản lý OKR, đó là trang web https://okr.fpt.com.vn (gọi tắt là tool FOKR). Tool có phiên bản tiếng Việt và tiếng Anh. Khi đăng nhập, người nhà F dùng tài khoản email cá nhân. Cơng cụ có OKR cá nhân và tổ chức, trong đó trực tiếp là đơn vị/phịng ban; cao hơn là cấp công ty và cuối cùng là Tập đồn.
58
Hình 3.3. Tool Tạo OKR cho nhân viên FPT
(Nguồn: https://okr.fpt.com.vn)
Không chỉ vậy, Để người nhà F dễ hiểu và vận dụng nhanh nhất OKR vào công việc, Ban điều hành dự án đã xây dựng cuốn sách hướng dẫn Playbook về OKR đơn giản như là cẩm nang để theo dõi mọi thứ từ những điều cơ bản, như cách xây dựng OKR bản thân, đến các mục nâng cao hơn, như một chu kỳ OKR điển hình. Playbook về OKR nhà F là tập hợp các tài liệu để xác định, xây dựng và vận hành phương thức quản trị mới, phác thảo các mục tiêu và cung cấp tiêu chí. Sách dài 14 trang, có 5 chương, gồm: Mở đầu, Thiết lập OKRs hiệu quả, 8 tiêu chí, Các ví dụ tham khảo về OKRs tại FPT và Các từ vựng liên quan.
Một group có tên “Phận Leng Keng” cũng được tạo ra trên nền tảng FPT.workplace với chức năng:
Tiếp nhận và hỗ trợ giải đáp cho user về hệ thống tool FOKR.
59
Thông báo về Hoạt động triển khai OKR; khen thưởng toàn Tập đoàn
Bảng 3.1: Kết quả khảo sát về công tác chuẩn bị trước khi triển khai OKR
Nội dung Mức đánh giá
Điểm TB
1 2 3 4 5
Nhân viên được tập huấn, đào
tạo về OKR 0 7 13 69 19 3.9
Nhân viên được cung cấp các
tài liệu hướng dẫn 0 5 7 71 25 4.1
Nhân viên được giải thích về
lý do triển khai OKR 0 6 12 70 20 4
Nhân viên được giải thích về
lợi ích của OKR 0 7 15 67 19 3.9
Nhân viên được hướng dẫn cách thiết lập, thực hiện và báo cáo kết quả OKR
0 4 11 73 20 4
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả tác giả điều tra khảo sát)
Theo kết quả khảo sát ở bảng 3.1, có thể thấy, cơng tác chuẩn bị của FPT trước khi triển khai OKR được nhân viên đánh giá khá tốt.
Với câu hỏi Nhân viên được cung cấp các tài liệu hướng dẫn về OKR, số điểm trung bình đạt 4.1/5. Điều này chứng tỏ nhân viên được hỏi đồng tình cao với nhận định này. Đây là kết quả có thể dự đốn được, xứng đáng với công sức mà bộ máy phụ trách triển khai OKR của tập đoàn đã bỏ ra để xây dựng Playbook – cẩm nang hướng dẫn, tool FOKR và nhóm “Phận Leng Keng” trên Workplace để cung cấp các tài liệu hướng dẫn, giải đáp thắc mắc… như đã đề cập phía trên.
Với mức độ hài lịng về công tác hướng dẫn cách thiết lập, thực hiện và báo cáo kết quả OKR, điểm trung bình là 4. Đây cũng là một kết quả tương đối tốt, thể hiện sự đánh giá khá cao của nhân viên đối với các hướng dẫn giúp họ biết cách thiết lập OKR, thực hiện OKR cũng như cách báo cáo kết quả như thế nào cho đúng yêu cầu.
60
Số nhân viên cho rằng mình được giải thích về lý do mà tập đồn chuyển từ phương pháp quản trị BSC trước đây sang phương pháp mới là OKR cũng chiếm tỷ lệ khá lớn, với số điểm trung bình là 4. Tuy nhiên, việc nhân viên cần nắm được lý do của một thay đổi lớn như vậy là vô cùng quan trọng, quyết định đến sự thành công của việc triển khai OKR tại cơng ty nên có đến 20/108 số người được hỏi không đồng ý và không ý kiến cũng là một kết quả đáng lưu ý, FPT cần làm tốt hơn nữa cơng việc này để làm sao tồn bộ nhân viên của mình đều nắm được.
Trong câu hỏi về công tác tập huấn, đào tạo nhân viên về OKR, số điểm trung bình là 3.9. Điều này cho thấy công tác đào tạo, các chương trình tập huấn chuyên sâu về OKR chưa đủ đáp ứng kỳ vọng của nhân viên. FPT cần cải tiến hoạt động này theo hướng thiết thực và được đầu tư kỹ lưỡng hơn nữa, chỉ cung cấp hệ thống tài liệu tốt là chưa đủ vì khơng phải ai cũng có khả năng áp dụng tốt bằng cách đọc tài liệu hướng dẫn, nhân viên cần được tham gia các khóa đào tạo sâu hơn để hiểu thật kỹ và từ đó biết áp dụng phương pháp mới mẻ này trong thực tế.
Với câu hỏi Nhân viên được giải thích về lợi ích của OKR, điểm trung bình là 3.9. Điều này cho thấy nhiều nhân viên chưa thực sự hiểu OKR mang lại lợi ích cho bản thân nói riêng và cơng ty nói chung như thế nào. Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng, bởi nhân viên chỉ làm một cách chủ động và hết sức mình nếu họ thấy cơng việc đó mang lại lợi ích. Vì vậy, tìm ra giải pháp để thúc đẩy việc này là việc làm vô cùng cần thiết đối với FPT.
Thực trạng cơng tác thiết lập OKR
Về quy trình thiết lập OKR, FPT khuyến khích mỗi nhân sự trực tiếp đối thoại với quản lý, lãnh đạo để nắm rõ và được định hướng mục tiêu. Khi đã xác định chức năng, nhiệm vụ trọng tâm, mỗi thành viên của FPT sẽ khoanh vùng các mục tiêu then chốt và ưu tiên căn cứ vào những điểm mạnh, nhu cầu của bản thân để đăng ký mục tiêu thách thức, bứt phá tạo nên kết quả. Đây cũng chính là cách OKR FPT tạo ra động lực giúp các nhân sự có tinh thần,
61
thái độ, trách nhiệm và hành vi tích cực để hồn thành xuất sắc công việc. Điểm khác biệt của OKR FPT đó là khơng chỉ Top Down (nghĩa là từ trên xuống) mà còn Bottom Up (nghĩa là từ dưới lên), gần như tất cả và từng nhân sự của tập đồn phải xác định Objects và Key Results của chính cá nhân bản thân mình, làm thế nào để đảm bảo những vấn đề Objects và Key Results đó phải thật sự phù hợp với những mục tiêu và kết quả then chốt của toàn FPT. Sau khi ban lãnh đạo tập đồn cơng bố OKR của cả công ty, từng đơn vị thành viên sẽ họp bàn để đưa ra OKR của đơn vị mình. Sau đó, đến lượt các cấp thấp hơn như trung tâm, phịng ban, nhóm, cá nhân lần lượt thiết lập OKR cho mình. Theo kết quả khảo sát nhân viên, có đến 63% cho biết việc thiết lập OKR của mình theo mơ hình Bottom up, nghĩa là nhân viên chủ động thiết lập OKR của bản thân rồi trình cán bộ quản lý xem xét, phê duyệt, 32% nhân viên trao đổi cùng cán bộ quản lý để thiết lập OKR cho cá nhân, chỉ có 5% OKR được cấp trên chỉ định. Kết quả này phù hợp với định hướng của Công ty như đã đề cập ở trên.
Hình 3.4. Kết quả khảo sát nhân viên về công tác thiết lập OKR
62
Trải qua gần ba năm triển khai OKR, FPT đã rút ra cho mình nhiều kinh nghiệm, nhờ đó mà cơng tác lập kế hoạch cũng trở nên dần quy củ và trở thành quy trình rõ ràng. Ngày 18/12/2020, Tổng Giám đốc Nguyễn Văn Khoa đã ký tài liệu có mã hiệu 05-QD/LD/HDCV/FPT có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 để ban hành Quy định triển khai OKR cho toàn tập đoàn.
Trong đó, cơng tác thiết lập OKR được quy định chi tiết như ở bảng 3.2.
Bảng 3.2: Chu trình thiết lập OKR tại FPT
Hoạt động
Người thực hiện
Chi tiết hoạt động Thời hạn
Căn cứ trên Mục tiêu chiến lược, bCOTs và OKR Hội tụ của công ty, CBQL
các cấp thiết lập OKR năm của công ty/bộ phận. * Không bắt buộc thiết lập OKR Năm đối với cá nhân Phê duyệt OKR Năm của công ty/bộ phận theo Bộ tiêu chí OKR
CBNV Thiết lập OKR cá nhân Quý 1 Theo lịch trình chủ động của CTTV
Thiết lập OKR Cơng ty/bộ phận Q 1 Theo lịch trình chủ động của CTTV
Thiết lập OKR cá nhân CBQL Quý 1 Theo lịch trình chủ động của CTTV
Phê duyệt OKR Quý 1 của cấp dưới theo Bộ tiêu chí OKR:
(1) OKR bộ phận cấp dưới, OKR cá nhân Ban Lãnh đạo bộ phận cấp dưới;
(2) OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách
31/01
CBNV Thiết lập OKR cá nhân Quý
Thiết lập OKR Công ty/bộ phận Quý Thiết lập OKR cá nhân CBQL Quý
Phê duyệt OKR Quý của cấp dưới theo Bộ tiêu chí OKR:
(1) OKR bộ phận cấp dưới, OKR cá nhân Ban Lãnh đạo bộ phận cấp dưới;
(2) OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách
Ngày 15 tháng đầu quý Theo lịch trình chủ động của CTTV CBQL Thiết lập OKR Quý 2, 3, 4 Cấp CTTV: 30/12 năm trước Các cấp bộ phận: 31/01 CBQL Thiết lập OKR Năm CBQL Thiết lập OKR Quý 1 (Nguồn: Công ty cổ phần FPT)
63
OKR, trong đó tiêu chuẩn thiết lập 1 OKR được phát biểu như sau: Mục tiêu (O):
Là phát biểu về định hướng và kết quả kỳ vọng đạt được trong kỳ
cụ thể, ở dạng định lượng hoặc định tính;
Mục tiêu được đặt ra cần phù hợp với chức năng, lĩnh vực phụ trách
và thẩm quyền của đơn vị hoặc cá nhân;
Mỗi mục tiêu không quá 5 Kết quả then chốt.
KQTC (KR):
Phải đo lường được;
Có thể theo dõi thường xuyên (tối thiểu hàng tháng).
Tiêu chuẩn chất lượng của hoạt động thiết lập OKR được quy định cụ thể như ở bảng 3.3.
Bảng 3.3: Tiêu chuẩn chất lượng hoạt động thiết lập OKR tại FPT
Tiêu chí Chi tiết
1. Giá trị nhất
Xác định các nhiệm vụ trọng tâm và đem lại giá trị cao nhất tại Năm, Quý cho đơn vị hoặc cá nhân và thiết lập OKR đúng tiêu chuẩn.
2. Trao đổi trực tiếp Khi xác định OKR cần trao đổi trực tiếp và thống nhất với Lãnh đạo cấp trên.
3. Không giới hạn bởi KPI
Nội dung trao đổi OKR đi sâu và chi tiết vào các chương trình, hành động cụ thể ngồi các KPI thơng thường.
4. Đo lường được
& Hiện thực hóa mục tiêu
Mục tiêu được lượng hóa thành các chỉ số / sản phẩm và có thể đo lường được thường xuyên, thể hiện qua các kết quả then chốt (KQTC). Bộ KQTC cần hiện thực hóa được Mục tiêu.
5. Leng keng Mục tiêu cần thách thức: điểm khả thi ước lượng bằng 70% mục tiêu OKR.
6. Cấp thiết Có những OKR giải quyết vấn đề cấp thiết của kỳ.
(Nguồn: Công ty cổ phần FPT)
Theo các dữ liệu thứ cấp mà tác giả thu thập được, các cá nhân lẫn bộ