CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng OKR tại Công ty cổ phần FPT
3.2.3. Thực trạng công tác đánh giá kết quả OKR
Hướng dẫn công việc cho bước đánh giá kết quả trong chu trình triển khai OKR tại FPT được miêu tả như ở bảng 3.12.
Bảng 3.12: Chu trình đánh giá kết quả OKR tại FPT
Người
thực hiện Chi tiết hoạt động Thời hạn
CBNV Báo cáo kết quả OKR Quý của cá nhân Theo lịch trình chủ động của CTTV
CBQL
Báo cáo kết quả triển khai OKR Năm của bộ phận tới hết mỗi quý
Báo cáo kết quả triển khai OKR Quý của bộ phận
Báo cáo kết quả triển khai OKR Quý của cá nhân CBQL
Theo lịch trình chủ động của CTTV
CBQL
Đánh giá kết quả OKR cấp dưới:
(1) OKR bộ phận cấp dưới, OKR cá nhân Ban Lãnh đạo bộ phận cấp dưới.
(2) OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách
Ngày 15 tháng đầu quý sau
(Nguồn: Công ty cổ phần FPT)
FPT cũng đưa ra tiêu chuẩn chất lượng cho bước đánh giá kết quả OKR như ở bảng 3.13.
73
Bảng 3.13: Tiêu chuẩn chất lượng hoạt động đánh giá kết quả OKR tại FPT
Tiêu chí Chi tiết
Đánh giá Bản OKR được đánh giá cuối kỳ đầy đủ trên hệ thống OKR Trao đổi
trực tiếp Việc đánh giá cần tổ chức trao đổi trực tiếp và riêng biệt.
Cải tiến Đánh giá OKR các kỳ trước để rút kinh nghiệm trong việc thiết lập OKR các kỳ tiếp theo.
(Nguồn: Công ty cổ phần FPT)
Tất cả nhân viên cần báo cáo kết quả thực hiện OKR vào cuối mỗi quý lên hệ thống, sau đó CBQL sẽ thực hiện chấm điểm và nhận xét kết quả của từng nhân viên. Kết quả được đánh giá theo mức từ một đến năm sao.
CBQL ngoài báo cáo kết quả thực hiện OKR của cá nhân mình thì cần báo cáo kết quả của bộ phận mình phụ trách để cán bộ quản lý cấp cao hơn đánh giá. Trước khi đánh giá trên hệ thống, CBQL cần có bước trao đổi trực tiếp với nhân viên cấp dưới để rút kinh nghiệm.
Việc đánh giá kết quả OKR năm cũng diễn ra theo quy trình tương tự. Việc tơn vinh khen thưởng thành tích OKR cũng rất được chú trọng. FPT quy định rõ trách nhiệm của CBQL là cần Tôn vinh – khen thưởng kịp thời với các thành tích OKR xuất sắc. CBQL cấp 4 trở lên cần khen thưởng tối thiểu 01 thẻ thưởng thành tích OKR mỗi Quý.
Chính sách khen thưởng tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng CTTV. Ví dụ tại Tổ chức giáo dục FPT, mỗi quý sẽ khen thưởng cho tập thể OKR xuất sắc và những cá nhân OKR xuất sắc với mức thưởng từ 200.000 - 1.000.000. Việc tôn vinh các cá nhân và bộ phận triển khai OKR xuất sắc cũng được diễn ra ở cấp tập đoàn. Mỗi quý hoặc năm, tập đoàn đều chọn ra top 13 cá nhân OKR xuất sắc nhất (13 là con số linh thiêng của FPT)
74
Hình 3.6: 13 gương mặt OKR xuất sắc quý 3/2021 toàn Tập đoàn
(Nguồn: báo Chúng ta)
Đây là danh sách được lựa chọn từ đề cử của các công ty thành viên, theo đúng quota. Những CBNV được đề cử đều có bản OKR với mục tiêu thể hiện rõ tinh thần Leng keng, kết quả triển khai được đo lường bằng các chỉ số/sản phẩm cụ thể, có đóng góp lớn và liên quan chặt chẽ với các chỉ số/chương trình hoạt động trọng điểm của công ty/bộ phận trong kỳ.
Bảng 3.14: Kết quả khảo sát nhân viên về công tác báo cáo kết quả OKR
1 2 3 4 5
Bản OKR của anh/chị được đánh giá
cuối kỳ đầy đủ trên hệ thống OKR 0 0 11 72 25 4.1
Việc đánh giá OKR của anh/chị được cán bộ quản lý tổ chức trao đổi trực tiếp và riêng biệt
0 3 27 60 18 3.9
CBQL cùng anh/chị đánh giá OKR các kỳ trước để rút kinh nghiệm trong việc thiết lập OKR các kỳ tiếp theo
0 3 25 64 16 3.9
Các OKR tốt được khen thưởng, tôn
vinh kịp thời 1 2 31 57 17 3.8
Mức đánh giá Điểm
trung bình Nội dung
75
Theo kết quả khảo sát nhân viên ở bảng 3.14, có thể thấy việc báo cáo kết quả thực hiện OKR cuối chu kỳ được nhân viên hay nói cách khác là chủ quản OKR thực hiện khá đầy đủ thông qua câu hỏi “Bản OKR của anh/chị được đánh giá cuối kỳ đầy đủ trên hệ thống” với điểm trung bình là 4.1. Tuy nhiên, ở câu hỏi “Việc đánh giá OKR của anh/chị được cán bộ quản lý tổ chức trao đổi trực tiếp và riêng biệt” và “CBQL cùng anh/chị đánh giá OKR các kỳ trước để rút kinh nghiệm trong việc thiết lập OKR các kỳ tiếp theo”, điểm đánh giá chỉ là 3.9. Kết quả hai câu hỏi này một lần nữa cho thấy thực trạng công tác trao đổi, phản hồi giữa cấp trên và cấp dưới chưa thực sự đạt hiệu quả như công ty mong muốn. Điều này nhấn mạnh hơn nữa việc thực hiện CFR thật sự là một điểm chưa hoàn thiện trong triển khai OKR tại FPT. Ở câu hỏi cuối cùng “Các OKR tốt được khen thưởng, tôn vinh kịp thời”, điểm trung bình là 3.8. Điều này thể hiện nhân viên chưa thực sự hài lịng với cơng tác tơn vinh, ghi nhận đối với các kết quả OKR tốt mà họ đã thực hiện.
Hàng quý, bộ phận phụ trách điều phối triển khai OKR của CTTV tổng hợp kết quả triển khai của từng đơn vị trong công ty để báo cáo ban lãnh đạo. Kết quả có thể dễ dàng trích xuất từ hệ thống, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng. Bộ phận điều phối OKR của đơn vị và CBQL cũng có thể dễ dàng lấy từ hệ thống danh sách những cá nhân chưa thực hiện việc đánh giá kết quả để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở.
Mỗi quý, FPT cũng lập báo cáo đánh giá hoạt động triển khai OKR tại CTTV với mục đích: Rà soát hoạt động triển khai OKR tại CTTV trong quý; Đánh giá việc cải tiến, duy trì chất lượng OKR của quý này so với quý trước.
Cách thức đánh giá: CTTV chủ động thực hiện đánh giá, FPT HO tổng hợp,
phân tích và báo cáo. Nguyên tắc chọn mẫu: Bộ phận cấp 3 (khối, trung tâm kinh doanh): Lấy mẫu từ 50% - 100% trên tổng số bộ phận tại CTTV (tùy thuộc quy mơ đơn vị). Bộ phận cấp 4 (phịng ban): Lấy mẫu từ 10-30% trên tổng số bộ phận tại CTTV. Chọn mẫu có kết quả đánh giá không đạt trong
76
quý trước. Qua phân tích đánh giá số liệu, báo cáo tổng hợp được các điểm mạnh, điểm tồn tại và đồng thời cũng đưa ra được những kế hoạch điều chỉnh, cải tiến cho quý tiếp theo.
Từ năm 2021, các tiêu chí đánh giá đã được mở rộng hơn và yếu tố chất lượng được quan tâm hơn rất nhiều. Nếu như 2019 và 2020, tiêu chí đánh giá tập trung ở việc các cấp có triển khai OKR theo đúng kế hoạch, tỷ lệ thiết lập OKR cũng như báo cáo kết quả OKR là cao hay thấp thì sang năm 2021, việc đánh giá được nâng lên tầm cao hơn. Việc đánh giá được dựa trên một bộ tiêu chí như bảng bên dưới và được xếp loại theo level: L0, L1, L2, L3.
Trong đó:
L0: hồn tồn khơng đáp ứng u cầu L1: đáp ứng yêu cầu tối thiểu
L2: đáp ứng đầy đủ các yêu cầu
L3: triển khai chủ động, kiểm soát được chất lượng
Bảng 3.15: Bộ tiêu chí đánh giá OKR tại FPT
Đối tượng
Bộ tiêu chí đánh giá
Bộ phận
Phương pháp Xác định nhiệm vụ trọng tâm và OKR
1. GIÁ TRỊ NHẤTXác định nhiệm vụ trọng tâm Năm & Quý, thể hiện trên bản OKR đúng tiêu chuẩn
2. TRAO ĐỔI TRỰC TIẾPTrao đổi trực tiếp với Lãnh đạo cấp trên
3. KHÔNG GIỚI HẠN BỞI KPITrao đổi riêng các nhiệm vụ trọng tâm ngồi KPI
4. ĐO LƯỜNG ĐƯỢC&HIỆN THỰC HĨA MỤC TIÊUMục tiêu được lượng hóa thành các chỉ số &
baseline
5. LENG KENGKhi lập mục tiêu của OKR, điểm khả thi ước lượng bằng 70% mục tiêu OKR
6. CẤP THIẾTCó những OKR giải quyết vấn đề trọng điểm (cấp thiết) của 1 kỳ cụ thể
77
Tổ chức triển khai
7. THEO DÕI&BÁO CÁOKQTC được theo dõi và báo cáo tiến độ định kỳ
8. CHƯƠNG TRÌNH, HÀNH ĐỘNG…. Thực hiện Mục tiêu bằng chương trình / hành động cụ thể, phân bổ xuống cấp dưới
9. CFRChủ động trong CFR tại bộ phận
Đánh giá kết quả OKR
10. ĐÁNH GIÁĐánh giá OKR Cuối kỳ trên hệ thống
11. TRAO ĐỔI TRỰC TIẾPTrao đổi trực tiếp và riêng biệt về OKR bộ phận & cấp dưới
12. CẢI TIẾNDựa trên đánh giá OKR của các kỳ trước để rút kinh nghiệm trong việc đặt mục tiêu
Lãnh đạo
1. OKR lãnh đạo không trùng với OKR bộ phận
2. OKR lãnh đạo giải quyết vấn đề cấp thiết cụ thể trong kỳ
3. OKR lãnh đạo thể hiện tinh thần leng keng
(Nguồn: Công ty cổ phần FPT)