CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng OKR tại Công ty cổ phần FPT
3.2.2. Thực trạng công tác thực thi OKR
FPT quy định mỗi OKR đều có chủ quản (người chịu trách nhiệm). Mỗi nhân viên chính là người thực thi và chịu trách nhiệm cho OKR của cá nhân mình. Đối với OKR của bộ phận thì chủ quản của OKR là người đứng đầu bộ phận. Tổng giám đốc công ty là chủ quản OKR của công ty, trưởng ban là chủ quản của Ban, trưởng phòng là chủ quản OKR của phịng…Người chủ quản OKR có thể chỉ định cấp dưới là người chịu trách nhiệm cho mỗi mục tiêu của bộ phận và những người tham gia vào việc thực hiện một mục tiêu cụ thể nào đó của bộ phận. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là người chủ quản.
Chủ quản OKR của bộ phận cũng có trách nhiệm theo dõi, kiểm soát việc thực thi OKR của các nhân viên cấp dưới trong bộ phận. Công cụ CFR cũng được FPT sử dụng trong cơng tác theo dõi, kiểm sốt việc thực thi OKR. CFR được FPT quy định bao gồm các hoạt động:
Trao đổi giữa cán bộ cấp trên, cán bộ cấp dưới và các bên liên quan trong quá trình thiết lập OKR;
Trao đổi, phản hồi, chỉ đạo các hành động phù hợp trong quá trình theo dõi và thực thi OKR;
Các hình thức truyền thơng, tơn vinh, khen thưởng kịp thời với những OKR có kết quả tốt;
68
Đánh giá và rút kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới khi kết thúc các kỳ OKR;
Các phương thức truyền thơng, khuyến khích khác trong q trình triển khai.
FPT u cầu cán bộ quản lý các cấp phải có trách nhiệm đảm bảo 100% cán bộ nhân viên được trao đổi trực tiếp, thống nhất và phê duyệt trong chu trình OKR về các nhiệm vụ trọng tâm và kết quả thực hiện. Các hình thức trao đổi trực tiếp được chấp thuận:
Một buổi họp riêng về OKR (online hoặc offline);
Một phiên họp riêng về OKR kết hợp trong buổi họp của đơn vị (online hoặc offline);
Gặp mặt trực tiếp (online hoặc offline).
Trong chu trình triển khai OKR tại FPT, công tác theo dõi triển khai trong kỳ được quy định như ở bảng 3.9.
Bảng 3.9: Chu trình thực thi OKR tại FPT
Người thực
hiện Chi tiết hoạt động Thời hạn
CBNV
Cập nhật thường xuyên theo tuần/tháng các diễn biến trọng yếu trong quá trình triển khai OKR cá nhân tới CBQL.
Yêu cầu tối thiểu hàng tháng.
CBQL
Theo dõi, cập nhật thường xuyên theo tuần/tháng các diễn biến trọng yếu trong quá trình triển khai OKR tới CBQL cấp trên, bao gồm: OKR bộ phận phụ trách và OKR cá nhân CBQL.
Yêu cầu tối thiểu hàng tháng.
CBQL
Tổ chức theo dõi, nhận báo cáo, đưa ra các chỉ đạo, phản hồi kịp thời cho cấp dưới thường xuyên theo tuần / tháng về tình hình triển khai OKR, bao gồm:
(1) OKR bộ phận cấp dưới, OKR cá nhân Ban Lãnh đạo bộ phận cấp dưới.
(2) OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách
Yêu cầu tối thiểu hàng tháng.
69
Mỗi công ty thành viên đều có một bộ phận phụ trách điều phối triển khai OKR. Trong Quy định triển khai OKR đã quy định rõ Tiêu chuẩn chất lượng Hoạt động điều phối - triển khai OKR
Bảng 3.10: Tiêu chuẩn chất lượng hoạt động điều phối triển khai OKR
Tiêu chí Chi tiết
1. Đảm bảo chu trình OKR được diễn ra đầy đủ, đúng hạn
Thực hiện đầy đủ và đúng hạn các hoạt động trong chu trình OKR theo u cầu của Tập đồn và Kế hoạch triển khai OKR năm của đơn vị.
2. Chủ động tổ chức, giám sát chất lượng các hoạt động triển khai OKR
Chủ động tổ chức triển khai OKR:
- Điều phối các hoạt động triển khai OKR và CFR (xem xét, phê duyệt, báo cáo tiến độ và đánh giá OKR bộ phận, CBQL cấp 3,4);
- Giám sát chất lượng triển khai OKR tồn cơng ty thành viên.
3. Đảm bảo hiệu quả triển khai OKR
Theo dõi chất lượng OKR và đưa ra các phương án xử lý kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả triển khai OKR tại
CTTV:
- Đề xuất các giải pháp / phương án hỗ trợ Ban điều hành CTTV giải quyết tất cả các bất cập trong quá trình triển khai OKR.
- Đảm bảo hiệu quả triển khai OKR theo mục tiêu, cam kết trong Kế hoạch triển khai OKR năm của CTTV
(Nguồn: Công ty cổ phần FPT)
Cán bộ phụ trách điều phối triển khai có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở các bộ phận, cá nhân trong đơn vị mình và thực hiện các nhiệm vụ để đảm bảo đạt được 3 tiêu chuẩn như trên. Đây là một thành phần giữ vai trò khá quan trọng giúp việc thực thi OKR đạt hiệu quả.
Bảng 3.11 thể hiện kết quả nhân viên tự đánh giá hoạt động thực thi OKR của bản thân.
70
Bảng 3.11: Kết quả khảo sát nhân viên về công tác thực thi OKR
1 2 3 4 5
Anh/chị cập nhật thường xuyên theo tuần/tháng các diễn biến trọng yếu trong quá trình triển khai OKR cá nhân tới CBQL
1 12 42 52 1 3.4
CBQL của anh/chị theo dõi, nhận báo cáo, đưa ra các chỉ đạo, phản hồi kịp thời cho anh/chị thường xuyên theo tuần/tháng về tình hình triển khai OKR
1 6 43 52 6 3.5
CBQL thực hiện check-in với anh chị (trực tiếp hoặc online) hàng
tuần/tháng về OKR
0 10 49 45 4 3.4
Anh/chị được cán bộ phụ trách điều phối OKR của đơn vị theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện OKR
0 5 28 67 8 3.7
Mức đánh giá Điểm
trung bình Nội dung
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả tác giả điều tra khảo sát)
Với câu hỏi “anh/chị cập nhật thường xuyên theo tuần/tháng các diễn biến trọng yếu trong quá trình triển khai OKR cá nhân tới CBQL”, điểm trung bình là 3.4. Điều này cho thấy mức độ đồng tình với hoạt động này không cao. Việc cập nhật quá trình thực hiện OKR chưa được nhân viên chú trọng trong khi quản lý bước tiến (tiến độ) là một công việc cần thiết trong vận dụng OKR, điều này để đảm bảo nhân viên không đặt ra OKR rồi để đấy, thể hiện tính cam kết của nhân viên. OKR cần đi kèm với quản lý hiệu suất liên tục và bước đầu tiên cần làm là nhân viên cần thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện OKR của mình với cấp trên. Vì vậy, FPT cần có quy định chặt chẽ hơn để nhân viên thực hiện đầy đủ và nghiêm túc hoạt động này.
Với câu hỏi “CBQL của anh/chị theo dõi, nhận báo cáo, đưa ra các chỉ đạo, phản hồi kịp thời cho anh/chị thường xuyên theo tuần/tháng về tình hình triển khai OKR”, điểm trung bình là 3.5. Kết quả cho thấy thực tế hiệu quả của hoạt động này cũng không khả quan hơn hoạt động trước. Không chỉ
71
nhân viên “lười” cập nhật tiến độ thực hiện OKR mà cán bộ quản lý cũng “lười” theo dõi, phản hồi đối với việc thực hiện OKR của cấp dưới.
Hoạt động “CBQL thực hiện check in với anh/chị (trực tiếp hoặc online) hàng tuần/tháng về OKR” cũng chỉ nhận được điểm trung bình là 3.4. Để làm rõ hơn tần suất check in giữa CBQL và nhân viên nhằm trao đổi, cập nhật tiến độ và phản hồi trong quá trình thực hiện OKR, tác giả đã khảo sát và thu được kết quả như biểu đồ ở hình 3.5.
Hình 3.5: Kết quả khảo sát tần suất check in tiến độ thực hiện OKR
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả tác giả điều tra khảo sát)
Theo đó, chỉ có 6% nhân viên khảo sát cho biết việc check in diễn ra hàng tuần, 16% thực hiện hàng tháng và tận 79% thực hiện hàng quý. Chu trình OKR tại FPT thực hiện theo q, vì vậy có thể thấy phần lớn CBQL chỉ trao đổi với nhân viên của mình ở cuối chu kỳ, rất ít người thực hiện trao đổi với nhân viên trong quá trình theo tần suất tuần hoặc tháng như quy định mà công ty đặt ra. Đây là kết quả hết sức đáng báo động, đòi hỏi FPT phải siết chặt hơn nữa cơng tác kiểm sốt để đảm bảo quy định về theo dõi quá trình thực hiện OKR được thực hiện đúng.
Với câu hỏi “Anh/chị được cán bộ phụ trách điều phối OKR của đơn vị theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện OKR”, điểm trung bình thu được từ câu trả
72
lời là 3.7. Kết quả cho thấy hoạt động điều phối triển khai OKR cũng chưa được nhân viên đánh giá cao. Nhân viên có q nhiều cơng việc cần làm nên có thể xao nhãng những mốc thời gian phải cập nhật thông tin hoặc check in theo quy định, vì vậy nếu hoạt động điều phối triển khai được thực hiện tốt sẽ giúp cải thiện được vấn đề đó và nhờ vậy mà kết quả triển khai OKR sẽ tốt hơn. Do đó, FPT nên tìm những giải pháp để hoạt động điều phối đạt kết quả tốt hơn.