2.1.4.3 .Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
2.1.4.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty đợc lập và trình bày tuân thủ theo các quy định tại Quyết định 48/ 2006 của Bộ tài chính. Bao gồm có:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DNN Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02- DNN Báo cáo lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DNN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DNN
Các báo cáo đợc lập cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12 hàng năm, với đầy đủ chữ ký của ngời lập, kế toán trởng, giấm đốc và dấu của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính đợc nộp cho Giám đốc cơng ty, phịng kinh doanh, phịng kế tốn, tổng cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng, chi cục tài chính doanh nghiệp, cục thống kê Việt Nam, cục thuế Hà Nội và ngân hàng không quá 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
2.1.4.7.Quy trình nhập liệu kế tốn.
Hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn ASIA đợc thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài Chính cùng với các chuẩn mực kế tốn. Phần mềm này đợc thiết kế cho hệ thống đa ngời dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. Với phần mềm kế toán thì ngời sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào cịn máy tính sẽ tự động tính tốn và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của ngời sử dụng.
Quy trình nhập liệu trên máy vi tính đợc thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Quy trình kế tốn trên máy vi tính
đầu vào chứng từ gốc Hoá đơn của ngư ời bán Phiếu thu(chi tiền mặt Gbn, gbc, hd tín dụng Tờ khai HQ giấy thơng thuế Các chứng từ khác Xử lý các phần mềm trên máy Chứng từ trên máy Các bảng kê chứng từ. Sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Sổ tổng hợp TK
Sổ cái tài khoản... Xử lý chư
ơng trình gốc
Có màn hình nhập liệu phần mềm kế tốn của Chi nhánh cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng dới đây:
2.2. Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
2.2.1. Đặc điểm hàng hố và phơng thức bán hàng của cơng ty.
2.2.1.1. Đặc điểm hàng hoá và thị trờng.
Hàng hoá kinh doanh tại chi nhánh công ty là vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép, cốp pha…
Thị trờng tiêu thụ hàng hố khơng những ở Hà Nội mà còn phân phối rộng rãi ở khắp các tỉnh thuộc địa phận miền Bắc nh: Hng Yên, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định…
2.2.1.2. Các phơng thức tiêu thụ hàng hố cơng ty sử dụng.
Công ty chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp dới hai hình thức : Bán buôn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của chi nhánh công ty chủ yếu là các công ty xây dựng, mua bán với một số lợng lớn hàng hố, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của chi nhánh là bán buôn. Với hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ vật liệu xây dựng của chi nhánh rất tốt. Do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán bn qua kho: Hàng hố đợc chi nhánh mua về, nhập vào kho để kiểm tra chất lợng một lần nữa sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hố có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (có thể là thanh tốn ngay hoặc nhận nợ ) sẽ đợc tính doanh thu bán hàng.
- Bán bn vận chuyển thẳng có tham gia thanh tốn (hay bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn): Hình thức này, hàng hố khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn đợc ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi đợc sự luân chuyển hàng hóa.
- Bán lẻ: Bán cho các hộ gia đình. Quá trình bán cũng nh q trình bán bn
Cơng ty áp dụng hai hình thức thanh tốn đối với khách hàng là thu tiền ngay và đợc khách hàng chấp nhận thanh tốn ( khơng có lãi trả chậm ). Với khách hàng truyền thống có tín nhiệm, cơng ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhất định, thông thờng khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng của lần mua trớc vào lần mua tiếp theo. Còn khách hàng là các hộ gia đình, khơng thờng xun thì phải thanh tốn ngay mới đợc nhận hàng.
2.2.2. Phơng pháp hạch toán hàng hoá.
Vấn đề quản lý hàng hố, hàng tồn kho ln là điều kiện cần thiết để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi nhánh sử dụng phơng pháp hạch toán hợp lý trên hệ thống phần mềm kế toán của cơng ty.
- Hạch tốn chi tiết hàng hố: Cơng ty hạch tốn theo phơng pháp ghi thẻ song song. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi “thẻ kho” tơng ứng với từng danh điểm hàng hoá. Kế toán kho hàng nhập chứng từ vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết” tơng ứng. Cuối kỳ, máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” theo từng danh điểm.
- Hạch tốn tổng hợp: Là một cơng ty thơng mại, việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh liên tục và có hệ thống tình hình ln chuyển của hàng hố. Các nghiệp vụ nhập, xuất hàng phát sinh đợc nhập vào máy tính và theo dõi tổng hợp và chi tiết trên tài khoản hàng tồn kho, nh vậy có thể xác định tình hình biến động tăng, giảm, tồn của hàng hoá tại mọi thời điểm. Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành đối chiếu sổ kế toán và biên bản kiểm kê hàng tháng, nếu có chênh lệch phải tìm ra ngun nhân, giải pháp và tiến hành điều chỉnh.
Sơ đồ 2.5
Hạch toán hàng tồn kho tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2.3. Tổ chức kế tốn doanh thu bán hàng.
Chi nhánh cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế. Vì vậy, doanh thu bán hàng ở Chi nhánh là tồn bộ số tiền bán hàng cha có thuế giá trị gia tăng.
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu bán hàng là: - Hoá đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, Uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng...
Sổ cái Sổ kế tóan tổng hợp liên quan Bảng tổng hợp N-X-T Sổ, thẻ kế
tóan chi tiết
Kế tốn tổng hợp Kế tốn chi tiết
Phần mềm kế tóan Phiếu nhập- xuất kho Thẻ kho
2.2.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác nh TK 111, 112, 131, 133, 136, 156, 334, 515, 635, 711, 811,...
2.2.3.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Khi bán hàng cho khách, kế toán bán hàng căn cứ vào “Hợp đồng mua bán hàng hoá” lập “Hố đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” gồm có 3 liên:
- Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh (sau này gửi cơ quan thuế)
- Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đờng và hạch toán ở đơn vị khách hàng.
- Liên 3: lu tại phòng TC- KT làm căn cứ để ghi sổ kế toán
Thủ kho căn cứ vào “Hoá đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” để xuất hàng cho ngời mua.
Trích từ tài liệu thực tế của chi nhánh: Trong tháng 1 năm 2009 Chi nhánh có nghiệp vụ bán hàng cho Cơng ty Simco Sơng Đà với hình thức thanh tốn trả ngay bảy triệu đồng tiền mặt và thời hạn thanh tốn nốt số nợ cịn lại là 30 ngày,
Chi nhánh CTCPTM Thái Hng
Trụ sở: 136, Phạm Văn Đồng- Cầu Giấy- Hà Nội. Điện thoại: 04.7642555 Fax: 04.7642555 Hoá đơn GTGT (Liên 3: dùng nội bộ) Ngày 24 tháng 01 năm 2009 Mộu số 01GTKT- 4L- 01 Đợc phép sử dụng theo cv số 9084/CT- AC ngày 04 tháng 04 năm 2003 của cục thuế
TP Hà Nội
Xê ri: AA/2008T Số HĐ: 011314
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng Số TK: 001704060008733 MST: 4600310787-003
Địa chỉ : 136 Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội. Họ tên ngời mua:
Đơn vị: Công ty Simco Sông Đà MST:
Địa chỉ: ĐT:...
Số TK:
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt, trả sau 30 ngày. Mã KH: Giao hàng:…....
STT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính
Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A C 1 2 3= 1 x 2 1 Cốp pha thép kích thớc (300-600)x 55mm, dài (600-1800) mm M 2 136,4 424000 57.833.600 Cộng tiền hàng 57.833.600 Tiền thuế GTGT (10%) 5.783.360
Tổng tiền thanh toán 63.616.960
Số tiền viết bằng chữ: Sáu ba triệu sáu trăm mời sáu nghìn chín trăm sáu mơi đồng.
Ngời mua hàng
(Ký tên)
Ngời viết hoá đơn (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Kế toán tr- ởng (Ký tên) Thủ trởng đơn vị (Ký tên)
Do Chi nhánh sử dụng kế toán máy nên từ hoá đơn GTGT số 011314 trên kế toán nhập số liệu vào máy tính tại phân hệ Bán hàng. Quy trình nhập liệu chứng từ này nh sau: Từ giao diện chung chọn mục: “Bán hàng”, chọn “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Loại hoá đơn: 1- Xuất bán cho khách hàng. 2- Xuất bán nội bộ. - Mã khách hàng - Địa chỉ - Ngời mua hàng - MST - Diễn giải - Mã nx (TK nợ) - Bộ phận kinh doanh - Nhóm hàng - Ngày hạch toán - Ngày lập chứng từ - Số seri - Số hoá đơn
Các thơng tin trên kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để nhập. - Tỷ giá: ngầm đinh đơn vị tiền tệ là VNĐ, tỷ giá bằng 1
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng: Kế toán nhập trực tiếp mã hàng hoặc lấy mã từ danh mục hàng hoá. - Tên hàng: Sau khi nhập mã hàng, phần mềm sẽ tự động lấy tên hàng tơng ứng. - Đơn vị tính:
- Mã kho: Nhập từ danh mục kho hàng
- Số lợng tồn kho hiện thời: Phần mềm tự động tính.
- Số lợng xuất: Căn cứ vào số lợng hàng bán trên hoá đơn GTGT để nhập. - Giá bán VNĐ: giá cha thuế trên “Hoá đơn GTGT” là giá bán của hàng hoá. Giá bán của mặt hàng sẽ đợc hỗ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán.
- Thành tiền VND: Phần mềm sẽ tự động tính. - Tài khoản doanh thu
- Giá vốn VND: Do Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng tính giá vốn hàng hố theo phơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ nên cuối tháng, kế tốn mới tiến hành tính giá vốn cho hàng hố xuất kho.
- Tỷ lệ chiết khấu (nếu có) - Giá trị chiết khấu VND - Tài khoản kho
- Tài khoản giá vốn - Tài khoản chiết khấu
Phần nhập thuế và tính tổng của hố đơn:
- Số lợng: tổng số lợng hàng xuất bán
- Tổng tiền hàng: Phần mềm tự động tổng hợp từ phần chi tiết các hàng hoá bán ra.
- Mã thuế suất GTGT: Nhập từ danh mục thuế suất GTGT - Thuế suất GTGT
- Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra và tài khoản đối ứng với tài khoản thuế: Phần mềm tự động hạch toán
- Tiền chiết khấu (nêu có): phần mềm sẽ tự động tổng hợp từ phần chi tiết số tiền chiết khấu của các hàng hoá bán ra.
- Tiền sau chiết khấu, Tiền thuế VND, Tổng thanh tốn: Phần mềm tự động tính - Thời hạn thanh toán: kế toán nhập căn cứ theo hoá đơn GTGT. Liên quan đến hạch tốn tài khoản hàng hóa, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, tài khoản thuế thì chơng trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật t ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
Kế tốn có thể sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế bằng cách đánh dấu vào các nút tơng ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.
Ta thấy tuy khách hàng có thanh tốn ngay một phần hàng bằng tiền mặt nhng kế toán vẫn hạch toán qua hết TK 131 “ Phải thu khách hàng”. Sau đó kế tốn lập phiếu thu tiền mặt để ghi nhận số tiền thu đợc. Trình tự luân chuyển của hoá đơn đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Trình tự ln chuyển chứng từ bán hàng Khách hàng Phịng tiêu thụ Kế tốn Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Thủ kho Kế toán Bảo quản,lu trữ Đề nghị mua Duyệt xuất, lập pxk Lập HĐGTGT Lập phiếu thu Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ
Nhìn vào sơ đồ trên, ta thấy phiếu thu tiền mặt đợc lập sau khi HĐGTGT đã đợc lập và HĐGTGT chính là cơ sở để lập phiếu thu tiền mặt Dới đây là mẫu phiếu thu đợc lập từ HĐGTGT số 011314
Phiếu Thu Ngày 24 tháng 01 năm 2009 Mã số 02-TT Quyển số: 01 Số: 13 Nợ: 141 Có: 1111
Họ tên ngời nộp tiền: Công ty Simco Sông Đà Địa chỉ: 23 Quận Ba Đình, Hà Nội
Lý do nộp: Thanh tốn tiền hàng
Số tiền: 7.000.000 ( Viết bằng chữ) : Bảy triệu đồng Kèm theo 1 chứng từ gốc HĐGTGT số 011314
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) : Bảy triệu đồng
Ngày 24 tháng 01 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời nộp tiền (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý ) : + Số tiền quy đổi:
Từ phiếu thu tiền mặt viết tay trên, kế toán nhập số liệu vào máy, vào mục “ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng” chọn “ phiếu thu tiền mặt” ta đợc phiếu thu tiền mặt ( điện tử ) nh sau:
Sau khi kế toán nhập số liệu từ các chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hố lên máy tính, phần mềm kế tốn sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản liên quan
Số liệu từ các hố đơn sẽ đợc máy tính kết chuyển vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Sổ chi tiết tài khoản 511 trình bày các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh theo từng hàng hoá
Để xem, in sổ chi tiết tài khoản 511 ta thực hiện các bớc sau, vào phân hệ “Tổng hợp”, chọn “Sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung”, rồi chọn mục “Báo cáo tiền mặt, tiền gửi” chọn “ Sổ chi tiết của một tài khoản”. Nhập tên
tài khoản 511, nhập ngày tháng vào rồi chọn nút “nhận” thu đợc sổ chi tiết TK511
Sơ đồ 2.7 : Sổ chi tiết tài khoản 511
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng
(Trích) Sổ chi tiết tài khoản 511
Tên sản phẩm, hàng hố : Cốp pha thép kích thớc ( 300-600 )x55 mm, dài
(600-1800)mm
Mã sản phẩm : C137
Từ 01/01/2009 đến 31/01/2009
Đơn vị: đồng
Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
D đầu kỳ 011301 04-01-09 Chi nhánh công ty cổ phần Simco Sông Đà 1121 51.289.000 011302 05-01-09 Công ty CPXDHT NN Việt Nam 1121 78.465.680 011303 07-01-09 Công ty CPXD Bạch Đằng 131 95.010.000