trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính.
Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong sử dụng phần mềm kế toán:
Tổ chức mã hoá:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tợng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, khơng cần nhầm lẫn các đối tợng trong q trình xử lý thơng tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thơng tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã
hoá các đối tợng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.
Việc xác định các đối tợng cần mã hố là hồn tồn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thơng thờng trong cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng, những đối tợng chủ yếu sau cần phải đợc mã hoá:
- Danh mục tài khoản ( TK 511, 632, 642.)
- Danh mục chứng từ : Phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng... - Danh mục hàng hoá
- Danh mục khách hàng - Danh mục kho
………………….
Khai báo, cài đặt
Sau khi đã mã hoá cho các đối tợng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tợng này. Thông qua việc cài đặt những thơng số này thì khi làm việc với đối tợng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tợng đó (do đã ngầm định).
Chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế tốn là khâu đầu tiên của cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tợng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. - Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng với các bộ phận khác có liên quan. Cuối cùng chứng từ kế toán phải đợc chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán bán hàng để tiến hành nhập liệu.
Trong phầm mềm kế toán thờng cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết. Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tuỳ theo phuơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống tài khoản tơng ứng. Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ đợc hạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế tốn, ngời sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Trình tự kế toán:
Đối với thành phẩm xuất bán, ngồi việc phản ánh doanh thu cịn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hố đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chơng trình đồng thời lu thơng tin về giá vốn hàng bán. Những bút tốn phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể cha tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lợng đã giảm. Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu nh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ cơng), hàng hố (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công) phiếu xuất chuyển kho.
Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế tốn sau: - Hình thức kế tốn nhật ký chung. - Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế tốn nhật ký chứng từ. - Hình thức kế tốn nhật ký sổ cái. Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn xác định hình thức kế tốn. Trên cơ sở hệ thống sổ kế tốn tổng hợp, trình tự hệ
thống hố thơng tin tơng ứng với từng hình thức kế tốn đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý hệ thống hố thơng tin kế tốn tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã đợc quy định sẵn. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác.
Trình tự kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Ta có thể khái qt trình tự xử lý của máy nh sau:
Chứng từ kế tốn Phần mềm kế tốn Máy vi tính Sổ kế toán: Sổ tổng hợp. Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế
tốn cùng loại - Báo cáo tài
chính.
- Báo cáo kế toán quản trị
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày. In sổ,báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Dữ liệu đầu vào: Nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng , doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu, các tiêu thức phân bổ,…
Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính.
Máy vi tính xử lý thông tin đa ra liên quan đến việc bán hàng.
Thơng tin đầu ra: Các sổ kế tốn chi tiết, sổ tổng hợp; báo cáo kế toán, Báo cáo tài chính
ChƠNG 2: THựC Tế Tổ CHứC CƠNG TáC Kế TN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả BáN HàNG TạI CHI NHáNH CÔNG TY
Cổ PHầN THƯƠNG MạI THáI HƯNG