2.1. Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thá
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng là một doanh nghiệp t nhân có đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng, có các nhiệm vụ cơ bản sau:
Hoạt động thơng mại trong và ngoài nớc.
Quản lý, sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn theo đúng chế độ hiện hành.
Tuân thủ các hợp đồng kinh tế đã ký kết, đảm bảo chữ tín đối với khách hàng.
Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu của thi trờng để cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý.
Thực hiện tốt chế độ hạch tốn kinh tế, chấp hành tốt các chế độ, chính sách về quản lý kinh tế. Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động.
Với chức năng, nhiệm vụ trên, Chi nhánh Công ty không ngừng phát triển và lớn mạnh, đóng góp một phần khơng nhỏ cho ngân sách Nhà nớc.
Trong những năm gần đây, Nhà nớc mở cửa nền kinh tế và áp dụng cơ chế tự quản lý, tự hạch toán kinh doanh, Chi nhánh đã nhanh chóng bắt nhập với tình hình mới. Do đó hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh khá cao, Chi nhánh ln hồn thành các nghĩa vụ với Nhà nớc và đảm bảo thu nhập cho ngời lao động.
2.1.2.2 Lĩnh vực kinh doanh và tình hình tài chính của cơng ty
Chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, kinh doanh các mặt hàng sắt, thép, xi măng vận tải đờng bộ, nhập khẩu phôi thép, gia công kết cấu xây dựng và xây lắp các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp...
Bởi những nỗ lực phát triển không ngừng, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân 1 lao động, số nộp ngân sách tăng nhanh qua các năm.
Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng qua các năm:
( ĐVT: VND)
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch Số tiền tỉ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng 221.464.505.148 703.217.364.195 481.752.859.04 7 68,5 2. Tổng lợi nhuận KT tr- ớc thuế 560.085.273 3.899.452.155 3.339.366.882 85,6 3. Lợi nhuận sau thuế TNDN 394.584.940 2.807.605.552 2.413.020.612 85,9 4. Số lao động(ngời) 23 28
5. Thu nhập bình quân 1CNV/tháng
4.284.750 5.785.432 855.500 16,64
Doanh thu thuần năm 2009 so với năm 2008 tăng 481.752.859.047 triệu đồng với tỉ lệ tăng 68,5% và lợi nhuận trớc thuế năm 2009 so với 2008 tăng 3.339.366.882 triệu đồng với tỉ lệ tăng 85,6% thể hiện doanh nghiệp đã có phơng án kinh doanh rất hiệu quả, làm ăn ngày càng có lãi, đẩy mạnh doanh thu, tiết kiệm chi phí để mang lợi nhuận cao cho doanh nghiệp
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 2.1
o Giám đốc : Ngời có quyền điều hành cao nhất, có trách nhiệm tổ chức
hoạt động thơng mại của Chi nhánh công ty, quản lý các nguồn tài chính và chịu mọi trách nhiệm trớc cấp trên về hoạt động của Chi nhánh công ty với Ban Giám đốc Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là một phó giám đốc và Kế tốn trởng.
o Phó Giám đốc : Giúp việc cho Giám đốc, đợc Giám đốc phân công điều
hành và chịu trách nhiệm trớc một số công việc của Công ty.
SV: Phạm Thị Trang 41 Lớp: CQ44/21.03 Giám đốc Phó Giám đốc Giám đốc Phó Giám đốc Phịng Kế tốn tài chính Phịng Kinh doanh
o Phịng kế tốn tài chính : Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc
Cơng ty. Phịng có nhiệm vụ tổ chức hạch tốn tồn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; lập BCTC cuối năm trình cho Giám đốc; quản lý các hoạt động kinh tế- tài chính; đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; quản lý tài chính, thu chi giao dịch, kiểm ngân, chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp thuế.
o Phòng kinh doanh : Chủ động khai thác tìm hiểu thị trờng, tìm đối tác
kinh doanh, khai thác các nguồn hàng, đảm bảo xây dựng các phơng án kinh doanh an toàn, lợi nhuận cao.
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty.
Với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của cơng ty, cơng tác kế tốn đợc tổ chức khá chặt chẽ và khoa học.
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: sơ đồ 2.2
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời đứng đầu trong bộ máy kế
toán, phụ trách về vấn đề tài chính kế tốn của doanh nghiệp, tổ chức kế tốn tổng hợp, có nhiệm vụ tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và phân cơng lao động cho
Kế tốn trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặt Kế tốn cơng nợ , kế toán bán hàng Kế toán tiền lương
tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp, hoạt động có hiệu quả.
- Kế tốn cơng nợ kiêm kế tốn bán hàng: Có nhiệm vụ hạch tốn cơng nợ
mua bán hàng hóa với ngời mua, ngời bán. Theo dõi, đối chiếu và xử lý nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tợng, theo dõi tình hình bán hàng, lên kế hoạch thu tiền.
- Kế tốn tiền mặt: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền
mặt thơng qua sổ quỹ tiền mặt; làm phiếu thu, chi, giao nhận các chứng từ thanh toán, lập báo cáo quỹ, nhật ký và báo cáo tổng hợp tiền mặt; thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
- Kế tốn tiền lơng kiêm thủ quỹ: Có trách nhiệm tổng hợp, tính tốn, phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo chế độ quy định. Đồng thời có nghĩa vụ theo dõi sự biến động của quỹ tiền mặt, tổ chức thu chi tiền mặt vào quỹ. Cuối kỳ kiểm kê tồn quỹ và lập báo cáo tồn quỹ.
2.1.4.2. Các chính sách kế tốn mà cơng ty áp dụng.
Chính sách kế tốn mà cơng ty đang áp dụng dựa vào luật kế toán, Quyết định số 48 ban hành ngày 14/09/2006/QĐ- BTC của Bộ trởng Bộ tài chính và dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó, hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo tài chính đợc vận dụng phù hợp.
Hình thức ghi sổ kế tốn: hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
Hình thức kế tốn: Bằng máy tính, sử dụng phần mềm kế tốn ASIA. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Phơng pháp bình qn gia quyền cả kỳ.
Tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng.
- Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu đợc theo ngun tắc kế tốn dồn tích, phát hành hóa đơn và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán, phù hợp với 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Nguyên tắc ghi nhận giá vốn: Giá vốn hàng bán đợc ghi nhận và tập hợp theo giá trị và số lợng hàng hoá xuất bán cho khách hàng phù hợp với doanh thu ghi nhận trong kỳ. Cơng ty tính giá vốn hàng xuất bán theo phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ.
- Các nghĩa vụ về thuế:
+ Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Cơng ty áp dụng việc kê khai tính thuế GTGT theo hớng dẫn của luật thuế hiện hành tại Việt Nam
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp: Công ty áp dụng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 25% trên lợi nhuận chịu thuế.
2.1.4.3.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn.
Chi nhánh cơng ty cổ phần Thái Hng sử dụng hệ thống chứng từ kế toán hiện hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC, bao gồm các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hớng dẫn trong các doanh nghiệp. Theo nội dung kinh tế, có 5 loại chứng từ sau:
- Chứng từ về lao động tiền lơng. - Chứng từ về hàng tồn kho. - Chứng từ về bán hàng. - Chứng từ về tiền tệ. - Chứng từ về TSCĐ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ với đủ số liên theo quy định, đủ các chữ ký của ngời lập, kế toán trởng và ngời đại diện hợp pháp của công ty, các nội dung và chỉ tiêu trên
các liên đều đảm bảo sự thống nhất. Phịng kế tốn sẽ là nơi tập trung và lu trữ mọi chứng từ.
Công ty cũng có sổ đăng kí mẫu chữ ký của kế tốn trởng, Giám đốc và những ngời đợc uỷ quyền cũng nh các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho. Trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ cũng đợc công ty tuân thủ áp dụng, bao gồm các bớc:
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.
- Nhân viên kế toán, kế toán trởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc (hoặc ngời đợc uỷ quyền) ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lu trữ, bảo quản chứng từ.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố trên chứng từ; tính hợp pháp của nghiệp vụ, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan; tính chính xác của số liệu và thơng tin trên chứng từ.
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản kế toán gồm 10 loại, theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC đồng thời cũng xây dựng một số tài khoản cấp 2, 3 phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn.
Cơng ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh đợc nhập vào máy, vào các sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ, thẻ kế tốn chi tiết theo trình tự thời gian.
Cuối tháng, số liệu từ các sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung vào các sổ cái của các tài khoản tơng ứng; số liệu từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lên các “Bảng tổng hợp chi tiết”. Sau khi kiểm tra đối chiếu chính xác, lập “Bảng cân đối số phát sinh” và “Báo cáo tài chính” cho từng kỳ.
Trình tự hạch tốn theo hình thức kế tốn “nhật ký chung” đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3.
Công việc ghi sổ vừa đợc tiến hành bằng tay và bằng máy tính, đảm bảo rằng đủ sổ kế toán chi tiết và tổng hợp tài khoản, các báo cáo đợc in ra giấy và lu trữ với đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ.
2.1.4.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn.
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty đợc lập và trình bày tuân thủ theo các quy định tại Quyết định 48/ 2006 của Bộ tài chính. Bao gồm có:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DNN Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02- DNN Báo cáo lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DNN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DNN
Các báo cáo đợc lập cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12 hàng năm, với đầy đủ chữ ký của ngời lập, kế toán trởng, giấm đốc và dấu của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính đợc nộp cho Giám đốc cơng ty, phịng kinh doanh, phịng kế tốn, tổng cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng, chi cục tài chính doanh nghiệp, cục thống kê Việt Nam, cục thuế Hà Nội và ngân hàng không quá 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
2.1.4.7.Quy trình nhập liệu kế tốn.
Hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn ASIA đợc thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài Chính cùng với các chuẩn mực kế tốn. Phần mềm này đợc thiết kế cho hệ thống đa ngời dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. Với phần mềm kế toán thì ngời sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào cịn máy tính sẽ tự động tính tốn và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của ngời sử dụng.
Quy trình nhập liệu trên máy vi tính đợc thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Quy trình kế tốn trên máy vi tính
đầu vào chứng từ gốc Hoá đơn của ngư ời bán Phiếu thu(chi tiền mặt Gbn, gbc, hd tín dụng Tờ khai HQ giấy thơng thuế Các chứng từ khác Xử lý các phần mềm trên máy Chứng từ trên máy Các bảng kê chứng từ. Sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Sổ tổng hợp TK
Sổ cái tài khoản... Xử lý chư
ơng trình gốc
Có màn hình nhập liệu phần mềm kế tốn của Chi nhánh cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng dới đây:
2.2. Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
2.2.1. Đặc điểm hàng hố và phơng thức bán hàng của cơng ty.
2.2.1.1. Đặc điểm hàng hoá và thị trờng.
Hàng hoá kinh doanh tại chi nhánh công ty là vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép, cốp pha…
Thị trờng tiêu thụ hàng hố khơng những ở Hà Nội mà còn phân phối rộng rãi ở khắp các tỉnh thuộc địa phận miền Bắc nh: Hng Yên, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định…
2.2.1.2. Các phơng thức tiêu thụ hàng hố cơng ty sử dụng.
Công ty chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp dới hai hình thức : Bán buôn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của chi nhánh công ty chủ yếu là các công ty xây dựng, mua bán với một số lợng lớn hàng hố, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của chi nhánh là bán buôn. Với hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ vật liệu xây dựng của chi nhánh rất tốt. Do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán bn qua kho: Hàng hố đợc chi nhánh mua về, nhập vào kho để kiểm tra chất lợng một lần nữa sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hố có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (có thể là thanh tốn ngay hoặc nhận nợ ) sẽ đợc tính doanh thu bán hàng.
- Bán bn vận chuyển thẳng có tham gia thanh tốn (hay bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn): Hình thức này, hàng hố khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn đợc ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi đợc sự luân chuyển hàng hóa.
- Bán lẻ: Bán cho các hộ gia đình. Quá trình bán cũng nh q trình bán bn
Cơng ty áp dụng hai hình thức thanh tốn đối với khách hàng là thu tiền ngay và đợc khách hàng chấp nhận thanh tốn ( khơng có lãi trả chậm ). Với khách hàng truyền thống có tín nhiệm, cơng ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhất định, thông thờng khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng của lần mua trớc vào lần mua tiếp theo. Còn khách hàng là các hộ gia đình, khơng thờng xun