2.1.4.3 .Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
3.1. Đánh giá chung về cơng tác kế tốn tại Chi nhánh công ty cổ phần
thơng mại Thái Hng
Để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp thơng mại nói riêng và các doanh nghiệp nói chung phải tìm cho mình một chiến lợc kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trờng. Đối với doanh nghiệp thơng mại bán hàng và giải quyết đầu ra cho sản phẩm là một trong những yếu tố rất quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác bán hàng, có doanh nghiệp chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà quên mất việc tìm hiểu nhu cầu thị trờng lại có doanh nghiệp chú trọng khuyếch trơng sản phẩm mà khơng tính đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận dẫn đến nhiều sai lầm trong kinh doanh. Với bộ máy quản lý linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng đã đạt đợc những thành tựu lớn và ngày một khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng.
Nhìn chung, tổ chức cơng tác kế tốn chung của chi nhánh có nhiều u điểm nổi bật và một số hạn chế nhất định nh sau:
3.1.1. Ưu điểm:
- Bộ máy kế toán trong chi nhánh đợc tổ chức tơng đối khoa học hợp lý. Bộ máy kế tốn đợc tổ chức riêng biệt và phân cơng phân nhiệm rõ ràng giữa các phần hành, đảm bảo việc theo dõi sự biến động của các khoản mục sẽ xuyên suốt nhng vẫn có đối chiếu để kịp thời phát hiện sai sót.
- Bộ máy kế tốn chi nhánh ln hoạt động tích cực, cung cấp đợc những thơng tin chính xác, kịp thời, rõ ràng đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh doanh của Chi nhánh.
- Đội ngũ nhân viên kế tốn là những ngời có trình độ cao, khả năng độc lập, tinh thần trách nhiệm, đáp ứng cả về mặt số lợng cũng nh chất lợng. Các cán bộ kế toán đều đã trải qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức, trình độ và kinh nghiệm đều đáp ứng cho nhu cầu công việc. Số lợng ngời thực hiện công việc đợc phân công trên cơ sở độ phức tạp, quan trọng cũng nh tính chất thờng xuyên của các nghiệp vụ, ngồi ra cịn căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của từng ngời. Mặt khác, Chi nhánh luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ cho các kế toán viên trong bộ máy kế toán. Kế tốn trởng ln nắm bắt tình hình thực hiện và hớng dẫn các nhân viên kế toán thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nớc.
- Một trong những u điểm của cơng tác kế tốn tại chi nhánh là đa chơng trình kế tốn máy vào sử dụng, nhờ đó mà cơng việc của các kế tốn viên trở nên đơn giản hơn nhiều, đem lại hiệu quả cao trong công việc đồng thời phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Hình thức ghi sổ mà cơng ty áp dụng là nhật ký chung, mọi nghiệp vụ đều đợc ghi hàng ngày, nh vậy thuận tiện cho công việc theo dõi, phát hiện kịp thời những sai sót để có biện pháp xử lý.
-Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Chi nhánh đã thực hiện tốt quy định về hoá đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nớc ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Chi nhánh đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp, quy định việc ghi chép các hoạt động kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu này sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi Sổ. Quá trình lập và luân
chuyển chứng từ đã đảm bảo cho cơng tác kế tốn của Chi nhánh đợc thực hiện một cách kịp thời, chính xác.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản của chi nhánh đều tuân thủ chế độ, nguyên tắc quy định. Hệ thống tài khoản của Chi nhánh đợc mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai, cấp ba một cách phù hợp cho thuận tiện trong việc theo dõi và đợc áp dụng một cách thống nhất. Tổ chức chứng từ, sổ sách, kế toán chi tiết các tài khoản chặt chẽ, khoa học, hợp lý mà vẫn đảm bảo sự gọn nhẹ nhờ có phần mềm kế tốn máy.
- Nhìn chung cơng tác hạch tốn kế tốn tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng đợc thực hiện tơng đối hoàn chỉnh về cả mặt thể thức và mặt nội dung. Sổ sách kế tốn đợc in từ máy tính nên rất rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung, thẩm mỹ về mặt hình thức. Các số liệu kế tốn gần nh khơng có sai sót, do nếu một ngời nhập sai số liệu thì lập tức phần mềm kế tốn lập trình sẵn sẽ báo lại ngay cho ngời nhập số liệu. Do vậy cơng tác kế tốn đã góp phần khơng nhỏ trong việc ổn định tình hình kinh doanh, bảo vệ tài sản của nhà máy.
Nh vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn của Chi nhánh đã đi sát với đặc điểm và quy mô hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Việc hạch tốn kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng đợc thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu nhng vẫn đảm bảo quá trình hạch tốn của doanh nghiệp.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc, bộ máy kế tốn của Chi nhánh cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng cịn tồn tại một số những hạn chế nhất định nh sau:
- Hạn chế trong bộ máy kế toán của chi nhánh cũng là hạn chế chung của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, đó là cha có một bộ phận kế tốn quản trị và phân tích tài chính. Hằng năm, chi nhánh lập kế hoạch doanh thu, chi phí trong kỳ nhng phần nhiều là mang tính chất đặt ngỡng phấn đấu và tăng trởng,
chứ cha dựa vào những đánh giá khoa học, những phân tích về thị trờng, về hàng hoá và về nội bộ hoạt động của đơn vị.
- Về phần mềm kế toán sử dụng: Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chơng trình mới chỉ liệt kê mà khơng phân tích đợc là thơng qua đó nói lên điều gì.
Trong nền kinh tế năng động nh hiện nay thì thơng tin về khả năng thanh tốn (hiện thời, nhanh), kết cấu tài chính, khả năng sinh lời, thơng tin về tình hình quay vịng của vốn vật t, hàng hố, những thơng tin về tỷ lệ hồn thành kế hoạch, tiêu thụ, tỷ lệ lãi gộp, lãi thuần, khả năng thu hồi nợ... là rất quan trọng và cần thiết. Nó giúp cho các nhà quản trị DN nắm đợc tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN hiện tại ra sao để từ đó đa ra các quyết định kịp thời. Tuy nhiên, phần mềm kế tốn ở nhà máy lại khơng tính đợc các chỉ tiêu kinh tế cung cấp những thông tin này.
- Các báo cáo tài chính đợc lập và nộp đúng theo chế độ, sẽ là nguồn thơng tin hữu ích cho các nhà quản trị trong việc đa ra các quyết định kinh doanh. Nhng thực tế, các báo cáo ít khi phát huy đợc tính có ích đó, một phần do thiếu đội ngũ phân tích có trình độ, mặt khác do cha ý thức đợc tầm quan trọng của những thông tin mà bào cáo mang lại, nhất là đối với báo cáo lu chuyển tiền tệ.
-Chi nhánh áp dụng Chính sách kế tốn dựa vào luật kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC, tuy nhiên hệ thống tài khoản mà công ty áp dụng lại theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, thể hiện sự cha thống nhất trong việc vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Thanh tốn cơng nợ: Việc giải quyết tình trạng chiếm dụng vốn đang là một vấn đề nan giải của nhiều nhà quản lý. Trong khi Chi nhánh cần vốn để đáp ứng đúng tiến độ, cung cấp hàng hoá kịp thời cho khách hàng, mở rộng mặt hàng kinh doanh vậy mà Chi nhánh lại bị chiếm dụng vốn. Điều đó chứng
tỏ Chi nhánh cha áp dụng các biện pháp giảm trừ doanh thu một cách hiệu quả đặc biệt là các khoản chiết khấu thanh tốn trong q trình bán hàng.
Việc theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng trên máy mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thơng tin nguội, có nghĩa là chỉ cho biết tên khách hàng, tổng số nợ trên sổ cái và sổ chi tiết TK131, mà không biết đợc những thông tin về khả năng thanh tốn, tình hình tài chính của khách hàng, thời hạn trả nợ.
3.2. Nhận xét về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
3.2.1. Ưu điểm.
-Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng kinh doanh trên một thi trờng rộng và là thị trờng tiềm năng về lợi nhuận. Các mặt hàng đa dạng, thị trờng rộng lớn và cách thức tiêu thụ hàng hoá cũng vậy. Hiện chi nhánh tiêu thụ theo cả 2 hình thức bán bn và bán lẻ. Chủ yếu vẫn là bán bn qua kho có tham gia thanh tốn do khách hàng của chi nhánh phần nhiều là các công ty xây dựng thực hiện các dự án lớn.
- Nhìn chung, cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản trị kinh doanh của Chi nhánh và của Tổng công ty cũng nh các đơn vị quản lý tài chính Nhà nớc nh: Cục thuế, Bộ tài chính, . . .Đồng thời, các thơng tin do bộ phận kế toán Chi nhánh cung cấp thờng nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập Báo cáo kế tốn thuận lợi, dễ dàng, chính xác.
- Chi nhánh áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thơng tin thờng xun chính xác về tình hình biến động của hàng hố trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng tạo ra sự quản lý va bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lợng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phơng pháp thẻ song song là phù hợp. Nh
vậy thuận tiện cho việc đối chiếu giữa sổ kế toán với kho, phát hiện ra chênh lệch và tìm nguyên nhân, đa ra biện pháp hợp lý.
- Doanh thu bán hàng đợc xác định đúng nguyên tắc đảm bảo phản ánh đúng tình hình bán hàng của doanh nghiệp.
- Tài khoản doanh thu 511 đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá, nh vậy kế toán sẽ nắm bắt đợc doanh số mà từng loại hàng hoá mang lại cho chi nhánh. Thuận tiện hơn trong công việc áp dụng các mức chiết khấu bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ.
- Hệ thống chứng từ của chi nhánh tuân thủ theo quy định của chế độ kế tốn, cơng tác lu và bảo quản chứng từ tốt do vậy công việc kế hạch tốn chi tiết ít khi gặp vớng mắc, sai sót. Các nghiệp vụ ln đầy đủ chứng từ, các bút tốn kết chuyển đợc lập đầy đủ phiếu kế tốn.
- Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn chi nhánh đã hạch tốn chi tiết, rõ ràng, chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, tạo cơ sở xác định trung thực, cụ thể kết quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó giúp ban lãnh đạo, những nhà quản lý trong Chi nhánh cơng ty đánh giá đợc đúng đắn tình hình kinh doanh của chi nhánh trong kỳ hạch toán.
3.2.2. Hạn chế
- Khi theo dõi doanh thu bán hàng thì doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ cha đợc theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt. Măc dù doanh thu bán lẻ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số doanh thu hàng bán trong kỳ nhng nếu đợc theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt thì thuận lợi cho cơng tác quản trị.
- Chi nhánh cha trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế tốn.
- Về phơng pháp tính giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo kết quả kinh doanh. Nó làm sai lệch kết quả kinh doanh của Chi nhánh do đó làm ảnh hởng trong việc ra quyết định của nhà
quản lý. Trong phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho Chi nhánh sử dụng ph- ơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phơng pháp này tuy đơn giản nhng lại khơng mang lại hiệu quả chính xác và khơng phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả.
- Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phục vụ cho mục đích tiêu thụ hàng hố, tuy nhiên, tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng vẫn hạch tốn chi phí thu mua hàng hố vào tài khoản 641, chi tiết vào tiểu khoản 6417, 6418 vì vậy chi phí bán hàng chiếm tỉ lệ khá lớn. Điều này thể hiện sự cha hợp lý về hạch toán so với bản chất của nghiệp vụ.
- Mặc dù doanh nghiệp ít áp dụng phơng pháp bán buôn không qua kho, nhng khi vận chuyển hàng trực tiếp không qua kho, kế toán vẫn ghi bút toán nhập kho, phiếu xuất kho vẫn đợc lập. Nh vậy, trên “Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn” và “Thẻ kho” sẽ không phản ánh đúng thực trạng luân chuyển hàng hoá.
- Nhân viên kế tốn cha thực hiện tốt vai trị t vấn tài chính cho các nhà quản lý đa ra quyết định. Các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cha đợc phân biệt thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Vì vậy kế tốn cha tính và đa ra đợc báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, điều này ảnh hởng rất lớn đến việc đa ra các quyết định trong kế toán quản trị.
3.3. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
3.3.1. Sự cần thiết phải hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
Ngày nay kế toán khơng chỉ làm cơng việc tính tốn ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó cịn là một bộ phận chủ yếu của hệ thông thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thơng tin
trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đa ra đợc những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Đối với họ, để đa ra đợc một quyết định, một hớng đi hay hành động tiếp theo thì khơng thể thiếu đợc thơng tin, đặc biệt là thông tin kế tốn. Nh vậy về mặt sử dụng thơng tin, kế tốn là một cơng cụ khơng thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thơng tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá đợc các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào.
Tuy nhiên, yếu tố thị trờng và cơ chế quản lý có ảnh hởng rất lớn tới tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy đợc những đặc trng của nên kinh tế thị trờng và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tố chức cơng tác kế tốn để tìm ra các biện pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn, đáp ứng đợc các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra. Muốn vậy, việc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh