2.1. Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thá
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: sơ đồ 2.2
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời đứng đầu trong bộ máy kế
tốn, phụ trách về vấn đề tài chính kế tốn của doanh nghiệp, tổ chức kế tốn tổng hợp, có nhiệm vụ tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và phân cơng lao động cho
Kế tốn trưởng kiêm kế tốn tổng hợp
Kế toán tiền mặt Kế tốn cơng nợ , kế toán bán hàng Kế toán tiền lương
tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính, đảm bảo bộ máy kế tốn gọn nhẹ, phù hợp, hoạt động có hiệu quả.
- Kế tốn cơng nợ kiêm kế tốn bán hàng: Có nhiệm vụ hạch tốn cơng nợ
mua bán hàng hóa với ngời mua, ngời bán. Theo dõi, đối chiếu và xử lý nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tợng, theo dõi tình hình bán hàng, lên kế hoạch thu tiền.
- Kế tốn tiền mặt: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền
mặt thông qua sổ quỹ tiền mặt; làm phiếu thu, chi, giao nhận các chứng từ thanh toán, lập báo cáo quỹ, nhật ký và báo cáo tổng hợp tiền mặt; thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
- Kế toán tiền lơng kiêm thủ quỹ: Có trách nhiệm tổng hợp, tính tốn, phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo chế độ quy định. Đồng thời có nghĩa vụ theo dõi sự biến động của quỹ tiền mặt, tổ chức thu chi tiền mặt vào quỹ. Cuối kỳ kiểm kê tồn quỹ và lập báo cáo tồn quỹ.
2.1.4.2. Các chính sách kế tốn mà cơng ty áp dụng.
Chính sách kế tốn mà cơng ty đang áp dụng dựa vào luật kế toán, Quyết định số 48 ban hành ngày 14/09/2006/QĐ- BTC của Bộ trởng Bộ tài chính và dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, u cầu quản lý của cơng ty, theo đó, hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo tài chính đợc vận dụng phù hợp.
Hình thức ghi sổ kế tốn: hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
Hình thức kế tốn: Bằng máy tính, sử dụng phần mềm kế tốn ASIA. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Phơng pháp bình qn gia quyền cả kỳ.
Tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng.
- Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu đợc theo ngun tắc kế tốn dồn tích, phát hành hóa đơn và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán, phù hợp với 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Nguyên tắc ghi nhận giá vốn: Giá vốn hàng bán đợc ghi nhận và tập hợp theo giá trị và số lợng hàng hoá xuất bán cho khách hàng phù hợp với doanh thu ghi nhận trong kỳ. Cơng ty tính giá vốn hàng xuất bán theo phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ.
- Các nghĩa vụ về thuế:
+ Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Cơng ty áp dụng việc kê khai tính thuế GTGT theo hớng dẫn của luật thuế hiện hành tại Việt Nam
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp: Công ty áp dụng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 25% trên lợi nhuận chịu thuế.
2.1.4.3.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Chi nhánh công ty cổ phần Thái Hng sử dụng hệ thống chứng từ kế toán hiện hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC, bao gồm các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hớng dẫn trong các doanh nghiệp. Theo nội dung kinh tế, có 5 loại chứng từ sau:
- Chứng từ về lao động tiền lơng. - Chứng từ về hàng tồn kho. - Chứng từ về bán hàng. - Chứng từ về tiền tệ. - Chứng từ về TSCĐ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ với đủ số liên theo quy định, đủ các chữ ký của ngời lập, kế toán trởng và ngời đại diện hợp pháp của công ty, các nội dung và chỉ tiêu trên
các liên đều đảm bảo sự thống nhất. Phịng kế tốn sẽ là nơi tập trung và lu trữ mọi chứng từ.
Cơng ty cũng có sổ đăng kí mẫu chữ ký của kế toán trởng, Giám đốc và những ngời đợc uỷ quyền cũng nh các nhân viên kế tốn, thủ quỹ, thủ kho. Trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ cũng đợc công ty tuân thủ áp dụng, bao gồm các bớc:
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.
- Nhân viên kế toán, kế toán trởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc (hoặc ngời đợc uỷ quyền) ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế tốn. - Lu trữ, bảo quản chứng từ.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố trên chứng từ; tính hợp pháp của nghiệp vụ, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan; tính chính xác của số liệu và thơng tin trên chứng từ.
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản kế toán gồm 10 loại, theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC đồng thời cũng xây dựng một số tài khoản cấp 2, 3 phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Cơng ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh đợc nhập vào máy, vào các sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ, thẻ kế tốn chi tiết theo trình tự thời gian.
Cuối tháng, số liệu từ các sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung vào các sổ cái của các tài khoản tơng ứng; số liệu từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lên các “Bảng tổng hợp chi tiết”. Sau khi kiểm tra đối chiếu chính xác, lập “Bảng cân đối số phát sinh” và “Báo cáo tài chính” cho từng kỳ.
Trình tự hạch tốn theo hình thức kế tốn “nhật ký chung” đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3.
Công việc ghi sổ vừa đợc tiến hành bằng tay và bằng máy tính, đảm bảo rằng đủ sổ kế tốn chi tiết và tổng hợp tài khoản, các báo cáo đợc in ra giấy và lu trữ với đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ.
2.1.4.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn.
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty đợc lập và trình bày tuân thủ theo các quy định tại Quyết định 48/ 2006 của Bộ tài chính. Bao gồm có:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DNN Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02- DNN Báo cáo lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DNN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DNN
Các báo cáo đợc lập cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12 hàng năm, với đầy đủ chữ ký của ngời lập, kế toán trởng, giấm đốc và dấu của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính đợc nộp cho Giám đốc cơng ty, phịng kinh doanh, phịng kế tốn, tổng cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng, chi cục tài chính doanh nghiệp, cục thống kê Việt Nam, cục thuế Hà Nội và ngân hàng không quá 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
2.1.4.7.Quy trình nhập liệu kế toán.
Hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn ASIA đợc thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài Chính cùng với các chuẩn mực kế toán. Phần mềm này đợc thiết kế cho hệ thống đa ngời dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. Với phần mềm kế tốn thì ngời sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào cịn máy tính sẽ tự động tính tốn và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của ngời sử dụng.
Quy trình nhập liệu trên máy vi tính đợc thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Quy trình kế tốn trên máy vi tính
đầu vào chứng từ gốc Hoá đơn của ngư ời bán Phiếu thu(chi tiền mặt Gbn, gbc, hd tín dụng Tờ khai HQ giấy thông thuế Các chứng từ khác Xử lý các phần mềm trên máy Chứng từ trên máy Các bảng kê chứng từ. Sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Sổ tổng hợp TK
Sổ cái tài khoản... Xử lý chư
ơng trình gốc
Có màn hình nhập liệu phần mềm kế tốn của Chi nhánh cơng ty cổ phần thơng mại Thái Hng dới đây:
2.2. Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
2.2.1. Đặc điểm hàng hố và phơng thức bán hàng của cơng ty.
2.2.1.1. Đặc điểm hàng hoá và thị trờng.
Hàng hoá kinh doanh tại chi nhánh công ty là vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép, cốp pha…
Thị trờng tiêu thụ hàng hố khơng những ở Hà Nội mà còn phân phối rộng rãi ở khắp các tỉnh thuộc địa phận miền Bắc nh: Hng Yên, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định…
2.2.1.2. Các phơng thức tiêu thụ hàng hố cơng ty sử dụng.
Công ty chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp dới hai hình thức : Bán bn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của chi nhánh công ty chủ yếu là các công ty xây dựng, mua bán với một số lợng lớn hàng hố, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của chi nhánh là bán buôn. Với hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ vật liệu xây dựng của chi nhánh rất tốt. Do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán bn qua kho: Hàng hố đợc chi nhánh mua về, nhập vào kho để kiểm tra chất lợng một lần nữa sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hố có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận nợ ) sẽ đợc tính doanh thu bán hàng.
- Bán bn vận chuyển thẳng có tham gia thanh tốn (hay bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn): Hình thức này, hàng hố khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn đợc ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi đợc sự luân chuyển hàng hóa.
- Bán lẻ: Bán cho các hộ gia đình. Quá trình bán cũng nh quá trình bán bn
Cơng ty áp dụng hai hình thức thanh tốn đối với khách hàng là thu tiền ngay và đợc khách hàng chấp nhận thanh tốn ( khơng có lãi trả chậm ). Với khách hàng truyền thống có tín nhiệm, cơng ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhất định, thơng thờng khách hàng sẽ thanh tốn tiền hàng của lần mua trớc vào lần mua tiếp theo. Cịn khách hàng là các hộ gia đình, khơng thờng xun thì phải thanh tốn ngay mới đợc nhận hàng.
2.2.2. Phơng pháp hạch toán hàng hoá.
Vấn đề quản lý hàng hố, hàng tồn kho ln là điều kiện cần thiết để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi nhánh sử dụng phơng pháp hạch toán hợp lý trên hệ thống phần mềm kế toán của cơng ty.
- Hạch tốn chi tiết hàng hố: Cơng ty hạch tốn theo phơng pháp ghi thẻ song song. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi “thẻ kho” tơng ứng với từng danh điểm hàng hoá. Kế toán kho hàng nhập chứng từ vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết” tơng ứng. Cuối kỳ, máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” theo từng danh điểm.
- Hạch tốn tổng hợp: Là một cơng ty thơng mại, việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh liên tục và có hệ thống tình hình ln chuyển của hàng hố. Các nghiệp vụ nhập, xuất hàng phát sinh đợc nhập vào máy tính và theo dõi tổng hợp và chi tiết trên tài khoản hàng tồn kho, nh vậy có thể xác định tình hình biến động tăng, giảm, tồn của hàng hố tại mọi thời điểm. Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành đối chiếu sổ kế toán và biên bản kiểm kê hàng tháng, nếu có chênh lệch phải tìm ra ngun nhân, giải pháp và tiến hành điều chỉnh.
Sơ đồ 2.5
Hạch toán hàng tồn kho tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2.3. Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng.
Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế. Vì vậy, doanh thu bán hàng ở Chi nhánh là tồn bộ số tiền bán hàng cha có thuế giá trị gia tăng.
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu bán hàng là: - Hoá đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh tốn, Uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng...
Sổ cái Sổ kế tóan tổng hợp liên quan Bảng tổng hợp N-X-T Sổ, thẻ kế
tóan chi tiết
Kế tốn tổng hợp Kế tốn chi tiết
Phần mềm kế tóan Phiếu nhập- xuất kho Thẻ kho
2.2.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác nh TK 111, 112, 131, 133, 136, 156, 334, 515, 635, 711, 811,...
2.2.3.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Khi bán hàng cho khách, kế toán bán hàng căn cứ vào “Hợp đồng mua bán hàng hoá” lập “Hố đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” gồm có 3 liên:
- Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh (sau này gửi cơ quan thuế)
- Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đờng và hạch toán ở đơn vị khách hàng.
- Liên 3: lu tại phòng TC- KT làm căn cứ để ghi sổ kế toán
Thủ kho căn cứ vào “Hoá đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” để xuất hàng cho ngời mua.
Trích từ tài liệu thực tế của chi nhánh: Trong tháng 1 năm 2009 Chi nhánh có nghiệp vụ bán hàng cho Cơng ty Simco Sơng Đà với hình thức thanh tốn trả ngay bảy triệu đồng tiền mặt và thời hạn thanh tốn nốt số nợ cịn lại là 30 ngày,
Chi nhánh CTCPTM Thái Hng
Trụ sở: 136, Phạm Văn Đồng- Cầu Giấy- Hà Nội. Điện thoại: 04.7642555 Fax: 04.7642555 Hoá đơn GTGT (Liên 3: dùng nội bộ) Ngày 24 tháng 01 năm 2009 Mộu số 01GTKT- 4L- 01 Đợc phép sử dụng theo cv số 9084/CT- AC ngày 04 tháng 04 năm 2003 của cục thuế
TP Hà Nội
Xê ri: AA/2008T Số HĐ: 011314
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng Số TK: 001704060008733 MST: 4600310787-003
Địa chỉ : 136 Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội. Họ tên ngời mua:
Đơn vị: Công ty Simco Sông Đà MST:
Địa chỉ: ĐT:...
Số TK:
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt, trả sau 30 ngày. Mã KH: