9. Bố cục của Luận văn
3.2. Phổ biến, hướng dẫn phương pháp và kỹ thuật bảo quản tài liệu
Thực tế cho thấy tùy t ng điều kiện, hoàn cảnh mà người dân đã lựa chọn cho mình những phương pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu khác nhau. Phổ biến hiện nay là bảo quản tài liệu tại chỗ theo cách mà họ cho là tốt và có thể làm được. Khí hậu nước ta mang đặc trưng nhiệt đới ẩm gió mùa (nóng, ẩm, mưa nhiều) nên đã có ảnh hưởng lớn đến tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu trong các gia đình nơng dân nói riêng. Một số phương pháp và kỹ thuật bảo quản tài liệu các gia đình nơng dân có thể tham khảo như sau:
Một là, để kéo dài tuổi thọ của tài liệu các gia đình nên cất giữ ở những
nơi thống mát, chống ẩm thấp, chống nấm mốc và cần phải thường xuyên quét chải, lau chùi và vệ sinh tài liệu. Khi phát hiện nấm mốc phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc, không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu. Ngồi ra, gia đình cũng cần chống cơn trùng, mối, chuột làm hư hại đến tài liệu. Để ph ng chống côn trùng xuất hiện cần phải thường xuyên làm vệ sinh và khử trùng các loại tài liệu.
Hai là, phải hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá
trình sử dụng. Tài liệu không được đặt dưới đất, để nơi ẩm ướt, không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết vẽ vào tài liệu. Đặc biệt với tài liệu ảnh khi xem nếu chưa được ép nhựa thì khơng được sờ tay lên mặt ảnh vì mồ hơi trên tay có thể làm hỏng tấm ảnh do muối trong cơ thể tiết ra sẽ tác dụng với hố chất trên bề mặt tấm ảnh. Đó là điều khơng phải gia đình nơng dân nào cũng hiểu biết đầy đủ.
Ba là, các gia đình thường lưu giữ các loại giấy tờ, tài liệu trong điều
kiện cho phép vì thế khó tránh khỏi những điều kiện khách quan, chủ quan tác động đến hình thức của chúng. Với những loại tranh, ảnh khơng có điều kiện
bảo quản lâu thì nên chuyển sang vật liệu nghe nhìn: băng video, đĩa VCD, ổ cứng để bảo quản được lâu.
Phương pháp và kỹ thuật trên có ưu điểm dễ thực hiện vì: - Bảo quản tài liệu tại chỗ, trực tiếp tại các gia đình nơng dân. - Sử dụng tài liệu của mình theo ý muốn và bất cứ lúc nào. - Tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, cũng cần phổ biến, giúp đỡ các gia đình nơng dân để họ hiểu rằng theo thời gian tài liệu sẽ hư hỏng và xuống cấp về tình trạng vật lý, ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu và việc khai thác, sử dụng chúng lâu dài.
Các loại giấy tờ, tài liệu thuộc sở hữu cá nhân là bằng chứng cụ thể để xác định quyền lợi cơng dân của mỗi người, vì thế việc bảo quản đã được chú . Tuy nhiên để giữ được những giấy tờ này cần có cách nhìn nhận sâu sắc hơn với chúng, thường xuyên quan tâm, lưu giữ và bảo quản trong điều kiện tối ưu nhất. Đồng thời giáo dục cho thế hệ trẻ về ý thức và cách thức bảo quản giấy tờ, tài liệu học tập của cá nhân mình, làm nền tảng để có cách nhìn nhận, quan tâm đến giấy tờ, tài liệu hơn.
Hình thức hướng dẫn bảo quản tài liệu:
- Hình thức gián tiếp: Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ,
chúng ta có nhiều hình thức phổ biến thơng qua wisite, báo nói, báo viết, đài, chương trình vơ tuyến…Ngồi ra, có thể biên tập sách hướng dẫn bảo quản tài liệu và tìm cách đưa đến tận gia đình nơng dân.
- Hình thức trực tiếp: trường hợp cá nhân, gia đình có nhu cầu thì cử
cán bộ xuống tận nơi để tư vấn, hướng dẫn trực tiếp. Có thể qua các trung tâm học tập cộng đồng, nhà văn hóa thơn, trung tâm văn hóa xã, huyện để thực hiện hình thức này.
Để hai hình thức trên có hiệu quả cần sự hợp tác đồng bộ giữa các cơ quan chức năng, Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam và các cấp chính quyền địa phương, cũng như t ng cá nhân, t ng gia đình có tài liệu.
3.3. Nghiên cứu xây dựng mơ hình quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ các gia đình nơng dân trong một địa bàn dân cư sinh sống