9. Bố cục của Luận văn
3.3.3. Xây dựng mơ hình quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ các gia đình
đình nơng dân trong một địa bàn dân cư sinh sống
Trong mục 3.3.1 và 3.3.2, chúng tơi đã nghiên cứu mơ hình của một số nước trên thế giới và ở Việt Nam về vấn đề tài liệu lưu trữ nhân dân. T việc khảo sát các mơ hình đó, chúng tơi xin đề xuất việc: xây dựng mơ hình quản l , sử dụng tài liệu lưu trữ gia đình nơng dân trong một địa bàn dân cư sinh sống gọi là lưu trữ cộng đồng khu dân cư. Đây là hình thức tổ chức có khả năng huy động được nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia và có thể xin phép cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để hoạt động. Cụ thể:
a) Tên mơ hình: “Quản l và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gia đình nông dân tại thôn/xã/huyện”.
b) Mục tiêu: thu thập, quản l và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ của các gia đình nơng dân trên địa bàn dân cư nhất định, đồng thời chia sẻ nguồn tài nguyên của địa phương.
c) Phương thức hoạt động: mơ hình sẽ độc lập, tự chủ về tài chính và tự
quản về tài liệu và nghiệp vụ. Bước đầu sẽ thành lập các lưu trữ trong địa bàn thơn, sau đó có thể mở rộng quy mô bằng cách gộp các lưu trữ thôn thành lưu trữ xã, gộp các lưu trữ xã thành lưu trữ huyện.
d) Hoạt động của mơ hình:
Một là, tuyên truyền về nghĩa, vai tr của tài liệu lưu trữ trong các gia
đình nơng dân. Khi đã xây dựng được mơ hình lưu trữ các gia đình nơng dân, việc thực hiện các biện pháp tuyên truyền, vận động, thuyết phục người dân k gửi tài liệu là rất cần thiết. Tâm l chung của những người sở hữu tài liệu cá nhân là muốn tự tay lưu giữ, bảo quản, như vậy họ mới an tâm. Mặt khác, khi cần tới là họ có thể lấy ra sử dụng ngay, khơng mất nhiều thời gian và công sức.
Hai là, vận động để tập trung tài liệu lưu trữ các gia đình nơng dân vào
lưu trữ cộng đồng. Việc tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ t các gia đình nơng dân, cần cam kết một số yêu cầu sau đây:
- inh hoạt và không vi phạm chủ quyền cá nhân đối với các tài liệu được đưa vào lưu trữ (chủ quyền mua bán, trao đổi, khai thác tài liệu…).
- Khuyến khích mọi người gửi tài liệu vào lưu trữ tự nguyện, không ép buộc.
- Bảo vệ được bí mật thơng tin cá nhân theo những quy định cụ thể và theo yêu cầu của người gửi tài liệu.
- Cá nhân có thể kiểm sốt được q trình sử dụng tài liệu và được hưởng lợi nếu họ đồng cho sử dụng tài liệu riêng của mình.
Ba là, hướng dẫn nghiệp vụ. Để mơ hình đi vào hoạt động cần tập huấn
nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên. Về mặt nghiệp vụ, nên học tập và nghiên cứu kinh nghiệm của các trung tâm thuộc hệ thống lưu trữ quốc gia hoặc mời các chuyên gia tư vấn. Hệ thống này cần sự giúp đỡ của các tổ chức lưu trữ nhà nước và có thể được Hội ưu trữ Việt Nam bảo lãnh chung. Sự bảo lãnh này trước hết là để tạo nên sự tin cậy của nhân dân và có được một tổ chức nghề nghiệp chỉ đạo về nghiệp vụ, cùng chịu trách nhiệm trước xã hội. Hai nghiệp vụ quan trọng là bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Tài liệu phải được bảo quản an tồn, ngun trạng, kéo dài tuổi thọ. Ví dụ những bản di chúc cần được giữ bí mật theo nguyện của người để lại di chúc, các giấy tờ quan trọng cần được bảo vệ khi xảy ra biến cố như thiên tai, hỏa hoạn. Với các lưu giữ cộng đồng do tư nhân sáng lập cần được trang bị giá, tủ, ph ng kho, bảo quản tài liệu, các phương pháp vệ sinh tài liệu nên tham khảo quy định hướng dẫn của các cơ quan lưu trữ Nhà nước và của Đảng.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu phải thật khoa học, hợp l (thời gian để người dân tiếp cận đến tài liệu phải nhanh chóng).
đ) Cơ quan quản l : chính quyền địa phương (Ủy ban nhân dân xã,
huyện, tỉnh).
e) chức, cá nhân phối hợp thực hiện:
- Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam. - Chi hội Văn thư lưu trữ cấp tỉnh.
- Chính quyền địa phương (ph ng văn hóa huyện, bộ phận văn hóa xã và thơn).
- Gia đình nơng dân có tài liệu k gửi.
f) Mạng lưới cộng tác viên
- Các Hội, Chi hội Văn thư lưu trữ thuộc Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam;
- Các cá nhân có hiểu biết về nghiệp vụ lưu trữ (có thể trực tiếp liên hệ, hoặc tư vấn bảo quản, khai thác tài liệu).
g) hành phần tài liệu thu thập
Thành phần tài liệu thu thập là tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, gia đình nơng dân khơng thuộc đối tượng quản l của các lưu trữ lịch sử, cụ thể:
Khối 1. hơng tin chung v cá nhân, gia đình:
- Tiểu sử cá nhân, gia đình; gia phả; nhật k ; hồi k ;
- Tài liệu về huân, huy chương, kỷ niệm chương; giải thưởng quốc gia, quốc tế;
- Tài liệu về hoạt động sản xuất của cá nhân, gia đình; - Tài liệu ghi âm, ghi hình về cá nhân, gia đình.
Khối 2. ài liệu, thư t trao đ i: thư t trao đổi trong nội tộc, gia đình
của cá nhân.
Khối 3. ài liệu nghiên cứu hoa học:
- Các cơng trình nghiên cứu, sáng tác của cá nhân; - Các luận văn, luận án.
Khối 4. ài liệu truy n miệng:
- Bài ghi âm qua phỏng vấn về các sự kiện lịch sử mà cá nhân là nhân chứng;
- Bài ghi âm qua phỏng vấn về quá trình sống và hoạt động của cá nhân có liên quan đến lịch sử quốc gia;
- Ghi âm qua phỏng vấn để xác minh về các sự kiện, mốc thời gian lịch sử ... c n kiến khác nhau;
- Ghi hình của cá nhân trong thời gian phỏng vấn.
h) Các giai đoạn để thực hiện mơ hình
- Giai đoạn 1: về tổ chức, cán bộ (thành lập bộ máy, có nhân sự, đào tạo nghiệp vụ, xây dựng thể chế). Cần ban hành những văn bản chi tiết, cụ thể về công tác lưu trữ gồm: văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cho mơ hình và các ph ng ban, bộ phận; nội quy; tham quan nghiên cứu tài liệu; quy định cụ thể về nghĩa vụ, quyền hạn, chế độ đối với cán bộ, đối tượng khai thác sử dụng; thủ tục khai thác và đảm bảo yêu cầu gì thì được khai thác; hình thức, thời gian khai thác; hình thức sao chụp tài liệu; một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; việc lập các loại hồ sơ, xác định giá trị, thời hạn bảo quản.
- Giai đoạn 2: tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá mơ hình. Tun truyền, quảng bá để mơ hình ngày càng được quần chúng chấp nhận, cần giới thiệu các lợi ích mà nó có thể đem lại giá trị cho người dân, cho địa phương, cho xã hội. Có thể tư vấn về quản l tài liệu trực tiếp.
- Giai đoạn 3: tổ chức thu thập, tập trung tài liệu. - Giai đoạn 4: tổ chức khoa học tài liệu thu về.
- Giai đoạn 5: tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu (cần ban hành kèm nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu…).
Việc thực hiện thành cơng mơ hình trên sẽ góp phần vào việc xã hội hóa cơng tác lưu trữ những tài liệu phi nhà nước.
k) Trách nhiệm của t chức, cá nhân trong hoạt động mơ hình lưu trữ các gia đình nơng dân
- Người đứng đầu có trách nhiệm tuân thủ pháp luật, chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan quản l nhà nước về lưu trữ, ứng dụng khoa học và cơng nghệ để hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản l , bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu.
- Người làm cơng tác lưu trữ có trách nhiệm giữ gìn bí mật tên người gửi tài liệu (nếu được yêu cầu) và nội dung tài liệu gửi theo quy định của pháp luật.
- ưu trữ tư nhân có trách nhiệm phục vụ kịp thời, miễn phí mọi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu khi người gửi có yêu cầu.
- ưu trữ tư nhân có trách nhiệm bồi thường kinh tế cho người gửi theo hợp đồng dân sự gửi tài liệu và bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo bộ luật hình sự hiện hành nếu tài liệu bị hư hại hoặc mất mát.
l) Quy n và trách nhiệm của công dân trong việc gửi tài liệu vào lưu trữ.
Cơng dân có quyền vào và lấy về những tài liệu của mình và có trách nhiệm đóng phí k gửi tùy theo khối lượng và thời hạn gửi.
Ba giải pháp trên đây chúng tơi đứng dưới nhiều góc độ: người dân, nhà lưu trữ học, các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ sở đào tạo, Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam...Để thực hiện có hiệu quả các giải pháp này cần sự phối hợp linh hoạt của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Riêng giải pháp thứ 3: Nghiên cứu xây dựng mơ hình quản l , sử dụng tài liệu lưu trữ các gia đình nơng dân trong một địa bàn dân cư sinh sống chúng tôi mạnh dạn đề xuất, nêu tưởng để bạn đọc, giới chuyên môn tiếp tục đi sâu nghiên cứu, trao đổi vì giải pháp này liên quan đến “quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ”.
Tiểu kết chương 3
Trên đây là một vài giải pháp ban đầu mà chúng tôi đề xuất trong giới hạn hiểu biết của mình về tổ chức lưu trữ tài liệu trong các gia đình nơng dân gồm:
Một là, giải pháp về tun truyền, giáo dục các gia đình nơng dân trong
việc nâng cao hiểu biết về giá trị, thức lưu giữ tài liệu. Đây là giải pháp được coi là quan trọng nhất đối với tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân ở Việt Nam hiện nay.
Hai là, giải pháp hướng dẫn phương pháp và kỹ thuật bảo quản tài liệu. Ba là, giải pháp nghiên cứu xây dựng mơ hình quản l , sử dụng tài liệu
lưu trữ các gia đình nơng dân trong một địa bàn dân cư sinh sống.
Chúng tôi tin tưởng rằng nếu thực hiện được chúng sẽ giúp ích cho việc tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu lưu trữ t các gia đình nơng dân tốt hơn. Những giải pháp được nêu trong bản luận văn này nhằm hướng tới việc tìm ra một cách nhận thức mới cho một hoạt động khơng mới và t đó nêu lên một vài đề nghị về tổ chức. Chúng tôi tin ở tiềm năng to lớn của các tài liệu lưu trữ t nhân dân và hy vọng sẽ được giới chuyên môn và những ai quan tâm đến vấn đề này tiếp tục trao đổi.
KẾT LUẬN
Ngày nay, khi vai tr của thông tin được nhận thức rõ ràng hơn thì nhu cầu tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ đã và đang trở thành đ i hỏi tất yếu của tồn xã hội, trong đó có thơng tin t tài liệu lưu trữ nhân dân. Do đó, việc đưa ra các giảp pháp thiết thực nhằm góp phần thu thập, tận dụng và khái thác triệt để tài liệu lưu trữ nhân dân là cần thiết.
Nhận thức được giá trị và nghĩa quan trọng của loại tài liệu này, Đảng và Nhà nước đã kh ng định chúng là một phần quan trọng thuộc thành phần phông lưu trữ quốc gia và đề ra các chủ trương để bảo hộ. Để góp phần vào việc thực hiện các chủ trương đó, chúng tơi đã lấy đề tài “Giá trị và vấn đ t
chức lựa chọn, lưu giữ, sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của các gia đình nơng dân ở Việt Nam làm nội dung nghiên cứu.
Đề tài đã đề cập 3 nội dung chính:
Một là, tổng hợp, hệ thống hóa, bổ sung l luận về tài liệu lưu trữ nhân
dân, trong đó có tài liệu lưu trữ của các gia đình nơng dân và các khái niệm có liên quan, tạo cơ sở vững chắc cho nghiên cứu tiếp ở Chương 2 và Chương 3. Kết quả nghiên cứu cho thấy đây là loại tài liệu có tính đặc thù và có giá trị trên nhiều mặt.
Hai là, khảo sát thực trạng việc tổ chức quản l , bảo quản, sử dụng tài
liệu lưu trữ các gia đình nơng dân ở 2 địa bàn khu dân cư thuộc huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương và huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Qua khảo sát cho thấy, ở một số nơi, tài liệu lưu trữ chưa được bảo quản tốt lắm, việc sử dụng c n hạn chế.
Ba là, đưa ra một vài giải pháp ban đầu về tổ chức lưu trữ tài liệu trong
nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ các gia đình nơng dân, cần chú hơn việc giáo dục thức bảo quản và sử dụng tài liệu một cách thường xuyên hơn. Đây là vấn đề c n khá mới. Trong khuôn khổ đề tài này, chúng tôi không hy vọng phản ánh hết, l giải đầy đủ tất cả những vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân. Mong rằng những nghiên cứu và giải pháp của chúng tơi đóng góp một phần nhỏ vào l luận và thực tiễn về vấn đề tài liệu lưu trữ nhân dân nói chung và tài liệu lưu trữ các gia đình nơng dân nói riêng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đỗ Thị Lan Anh, Nguyễn Thị Thơm, Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, Nghiên cứu khoa học sinh viên ngành ưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, KH449, 2009.
2. Hoàng Thị Phương Anh, Nguyễn Thị Khánh Hòa, Trịnh Thị Kiều, Nguyễn Thị Mai, Nguyễn Thị Phương, Tìm hiểu thực trạng quản lý và bảo quản tài liệu trong gia đình, Nghiên cứu khoa học sinh viên ngành ưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2015.
3. Trung Ngọc Châu, Nguyễn Thị Thùy Linh, Bước đầu tìm hiểu v lưu
trữ nhân dân, Nghiên cứu khoa học sinh viên ngành ưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, KH331, 2007.
4. Trung Thị Châu, Bảo tồn, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ và làng xã - Những giải pháp cần thực thi,
Khóa luận tốt nghiệp cử nhân ngành ưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, KL287, 2008.
5. Nguyễn Thị Chinh - Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Vai trò của tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu cá nhân t thực tế các triển
lãm tài liệu lưu trữ, Báo cáo khoa học tham gia Hội thảo “Khai thác và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tháng 12 năm 2009, http://www.archives.gov.vn.
6. PGS. TS. Đào Xuân Chúc (2013), Ảnh lưu trữ cá nhân, gia đình - nguồn tư liệu qu trong nhân dân cần được bảo tồn và phát huy giá trị, Tổ
chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, tr131-144.
7. Cục ưu trữ Nhà nước (1992), điển Lưu trữ Việt Nam, Nxb. Hà Nội. 8. Trần Thị Dịu, Nguyễn Thị Thu Lan, Khảo sát ý thức của sinh viên trong việc lưu giữ và sử dụng tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, Nghiên cứu khoa
học sinh viên ngành ưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, KH456, 2009.
9. TS. Nguyễn Cảnh Đương (2013), ài liệu lưu trữ tư - Kinh nghiệm quản