9. Bố cục của Luận văn
2.2. Tình hình lưu giữ, bảo quản tài liệu
2.2.3. Tình hình bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân
Tài liệu trong các gia đình nơng dân hiện nay đang để ở nhiều chỗ, phân tán, tài liệu của cá nhân nào thì cá nhân đó giữ, tr một số tài liệu chung của tồn gia đình.
Một điều đáng chú ý là việc lưu giữ tài liệu trong các gia đình nơng dân phần lớn do nữ giới đảm nhiệm chiếm 83,75% (67/80 phiếu) tại thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương và 94,38% (151/160 phiếu) tại thôn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Vì họ quan niệm phụ nữ vốn cẩn thận, là tay hịm chìa khóa trong nhà, một số gia đình có chồng đi cơng tác xa nhà nên giao lại cho vợ giữ giấy tờ, tài liệu. Qua phỏng vấn cho thấy, những giấy tờ riêng liên quan đến cá nhân để giao dịch thường xuyên thì do các thành viên tự giữ như chứng minh thư nhân dân, bằng lái xe máy, giấy chứng nhận xe máy…
Trong các gia đình nơng dân, một số giấy tờ quan trọng, có tính pháp lý cao, có giá trị đã được lưu giữ rất cẩn thận, ép platic để trong túi nilon, hịm gỗ, vani, tủ, két sắt…được cất, khóa cẩn thận. Việc bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân thường là để trong mơi trường tự nhiên, khơng có hình thức bảo quản gì đặc biệt. Với tài liệu ảnh được người dân bảo quản trong các album ảnh, để trong các khung ảnh, trong tủ kính…
Khi hỏi về phương tiện bảo quản tài liệu hiện nay trong các gia đình nơng dân, chúng tơi thu được kết quả sau:
Phương tiện bảo quản tài liệu
Thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách,
tỉnh Hải Dương
Thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tỷ lệ trung bình Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Két sắt 32/80 40% 72/160 45% 42,5% ủ 21/80 26,25% 55/160 34,38% 30,32% Hòm sắt 10/80 12,5% 12/160 7,5% 10% Hòm gỗ 6/80 7,5% 9/160 5,62% 6,56% Giấy ni lon 5/80 6,25% 7/160 4,37% 5,31% Phương tiện hác 6/80 7,5% 5/160 3,13% 5,31% Tổng số 100% 100% 100%
Bảng 2.2: Phương tiện bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân qua khảo sát
Qua bảng tổng hợp cũng như thực tế khảo sát, chúng tôi thấy phương tiện bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân hiện nay chủ yếu là thô sơ, tận dụng những đồ dùng trong gia đình, ví dụ: tủ để quần áo, tủ để trang hoàng nhà cửa dành một ngăn nhỏ để giấy tờ, tài liệu chiếm 30,32%; hòm sắt chiếm 10%, hòm gỗ chiếm 6,56% do các thế hệ trước để lại dùng để cất giữ tài liệu của gia đình. Tuy nhiên, đời sống cư dân ngày một được cải thiện, các gia đình cũng có điều kiện kinh tế và ý thức lưu giữ tài liệu ngày một tốt hơn, đáng kể đến là 42,5% các gia đình được khảo sát đã có két sắt để tài giấy tờ, tài liệu két này có đặc tính chống trộm, chống cháy rất tốt, một số ít gia đình
nơng dân sử dụng giấy nilon và phương tiện khác để bảo quản tài liệu như vali, balo, túi xách...
2.2.4. Tình trạng vật lý của tài liệu trong các gia đình nơng dân
Với các phương tiện bảo quản tài liệu như hiện nay, tài liệu trong các gia đình nơng dân đang có nguy cơ xuống cấp:
Tài liệu bị ố vàng, nhạt màu, mất màu.
Tài liệu bị ẩm mốc, rách nát, côn trùng gặm nhấm. Một số tài liệu viết tay chữ đã bị mờ, nh e, khó đọc. Nguyên nhân là do:
- Tác động của yếu tố khí hậu (khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa), sự phá hoại của côn trùng, vi sinh vật.
- Phương tiện bảo quản thô sơ, lạc hậu, tài liệu chủ yếu được cất giữ trong hòm, tủ bằng gỗ và những phương tiện bảo quản thô sơ khác.
- Kỹ thuật bảo quản của người nơng dân cịn hạn chế, chưa có biện pháp để phòng chống và khắc phục tài liệu bị ẩm mốc, ố nh e, rách nát…
- Người nông dân nhiều lần phải di chuyển chỗ ở do chiến tranh kéo dài. - Thiếu sự hỗ trợ của cơ quan lưu trữ và các cơ quan hữu quan khác (các cơ quan lưu trữ và văn hóa chưa có biện pháp hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn về phương tiện và kỹ thuật bảo quản tài liệu cho người dân).
2.2.5. Sự mất mát tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân
Qua khảo sát cho thấy, hiện nay tài liệu trong các gia đình nơng dân đã bị mất mát đáng kể, 26/80 phiếu khảo sát tại Nam Sách, Hải Dương (chiếm 32,5%) và 42/160 phiếu khảo sát tại Thuận Thành, Bắc Ninh (chiếm 26,25%) hộ được hỏi đã t ng mất mát tài liệu, chủ yếu là do nhận thức chưa đầy đủ của
người dân về nghĩa, giá trị những tài liệu của mình, gia đình mình đang có nên cất giữ chưa cẩn thận và quá trình xây dựng, cải tạo nhà ở, di chuyển chỗ ở, nhiều tài liệu có giá trị đã bị mất mát hoặc loại ra bán cho đồng nát. Cũng có trường hợp tài liệu bị mất khi mang đi giải quyết các thủ tục hành chính, phần lớn là do sơ . Do đó, rất khó khăn khi giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến người dân.
Kết quả cụ thể:
Sự mất cịn tài liệu trong các gia
đình nơng dân
Thơn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương
Thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tỷ lệ trung bình Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Đã t ng mất tài liệu 26/80 32,5% 42/160 26,25% 29,38% Chưa t ng mất tài liệu 54/80 67,5% 118/160 73,75% 70,62% Tổng 100% 100% 100%
Bảng 2.3: ình trạng mất mát tài liệu trong các gia đình nơng dân qua hảo sát
Các con số trên cho thấy tình trạng báo động về mất mát tài liệu trong các gia đình nơng dân, vì vậy cần có những biện pháp kịp thời để bảo quản, bảo vệ tài liệu nhằm khắc phục tình trạng này.
2.3. Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân
Khai thác và sử dụng tài liệu trong các gia đình nơng dân là một hoạt động thường xuyên của cả gia đình cũng như mỗi thành viên trong gia đình. Chúng ta thường nghĩ việc khai thác và sử dụng tài liệu trong gia đình mình là tương đối dễ dàng, nhưng thực tế thì nó c n phụ thuộc vào số lượng và chất
lượng tài liệu của mỗi gia đình. Việc khai thác, sử dụng tài liệu dễ dàng khi qui mô, số lượng nguồn tài liệu nhỏ. Khi cá nhân nắm được giá trị của tài liệu lưu trữ gia đình thì việc sử dụng những tài liệu ấy trở nên dễ dàng hơn. T đó cá nhân có thể hồn thành mục đích đã đề ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Việc khai thác tài liệu c n phụ thuộc vào thời gian hình thành và tồn tại của tài liệu trong t ng gia đình và việc khai thác sử dụng tài liệu của t ng gia đình là khác nhau.
Tài liệu lưu trữ gia đình nơng dân thuộc sở hữu hợp pháp, được pháp luật bảo vệ, không thuộc nguồn nộp lưu vào cơ quan lưu trữ nhà nước nào nên cá nhân, gia đình được tồn quyền sử dụng. Tài liệu lưu trữ gia đình nơng dân được sử dụng vào mục đích riêng, ít sử dụng vào mục đích xã hội.
Qua khảo sát cho thấy các gia đình nơng dân thường sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần, khi xong việc thì họ lại cất vào vị trí cũ. Họ dùng tài liệu để giải quyết các thủ tục hành chính, làm bằng chứng khi có tranh chấp và giữ làm kỉ niệm.
Một là, tài liệu trong các gia đình nơng dân được ch nh người dân hẳng định có nghĩa to lớn trong việc làm căn cứ giải quyết các thủ tục hành chính, thuận lợi hi giao dịch cơng việc. Tài liệu đã được sử dụng vào
mục đích của t ng cá nhân, t ng gia đình, cụ thể như sau:
- Sử dụng trong các giao dịch thông thường: người nông dân thường xuyên sử dụng chứng minh nhân dân, giấy đăng k kết hôn, sổ hộ khẩu gia đình…để giải quyết các thủ tục hành chính. Ví dụ: sử dụng chứng minh nhân dân và giấy đăng k kết hôn để đăng k tạm trú, tạm vắng, sử dụng sổ hộ khẩu gia đình và chứng minh nhân dân để đăng k chủ sở hữu xe máy…
- Đăng k đi học cho con: cần sổ hộ khẩu gia đình, giấy khai sinh… - in việc: chứng minh nhân dân, bằng cấp và các chứng chỉ liên quan.
- Tặng cho, mua bán, th a kế tài sản: sổ hộ khẩu gia đình, chứng minh nhân dân t ng thành viên trong gia đình, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng k xe máy,…
Hai là, tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân được sử dụng làm bằng chứng hi có tranh chấp v quy n lợi (chủ yếu liên quan đến tài sản).
Hầu hết các gia đình nơng dân khi bố mẹ qua đời đều khơng để lại di chúc. Có số ít số gia đình anh em khơng đồn kết, thuận h a, nhường nhịn nhau về việc chia tài sản của người đã mất, lúc này các giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản, sổ hộ khẩu gia đình…là căn cứ xác đáng để phân chia tài sản công bằng theo pháp luật.
Ba là, một số tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân được sử dụng làm ỷ niệm. Những huân huy chương kháng chiến của người thân,
bức ảnh gia đình, giấy khen học tập…được trân trọng và cất giữ cẩn thận, mang giá trị tinh thần to lớn, đồng thời là niềm tự hào của t ng thành viên và tồn gia đình.
2.4. Nhận xét
2.4.1. Sự giống nhau
Tuy điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội khác nhau, nhưng nhìn chung tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân ở 2 địa bàn khảo sát có nhiều điểm giống nhau. Cụ thể là:
* Ưu điểm
hứ nhất, tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân là một nguồn tài
liệu có giá trị, với thành phần đa dạng, nội dung phong phú, có thể sử dụng để phục vụ nhiều mục đích khác nhau khơng chỉ đối với gia đình mà c n với toàn xã hội.
hứ hai, người nơng dân đã coi trọng và có thức giữ tài liệu liên quan
đến bản thân t ng cá nhân và gia đình mình. Tâm l chung là muốn tự tay giữ tài liệu thuộc sở hữu của mình để an tâm và sử dụng khi cần thiết.
hứ ba, việc lưu giữ tài liệu trong các gia đình nơng dân chủ yếu do nữ
giới đảm nhiệm.
hứ tư, phương tiện bảo quản tài liệu đã được đầu tư, chú ở mức độ
nhất định: có gia đình trang bị két sắt để tài liệu, có gia đình dùng tủ và h m…Nói chung đã bảo quản tài liệu một cách thơ sơ và tự nhiên nhất có thể.
hứ năm, việc sử dụng tài liệu trong các gia đình nơng dân phát huy
hiệu quả thiết thực cho chính t ng thành viên và tồn gia đình vào các mục đích, các cơng việc t thơng thường đến quan trọng, phức tạp.
* ồn tại
Một là, các gia đình nơng dân chưa thức được hết giá trị to lớn của tài
liệu. Việc đánh giá, xác định giá trị tài liệu c n tự phát, cảm tính cao (tài liệu nào cảm thấy cần thiết thì lưu giữ và cảm thấy bỏ được thì bỏ).
Hai là, thành phần và nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu
điện tử c n rất hạn chế. Tài liệu khoa học kỹ thuật khơng hình thành tài liệu liên quan đến xây dựng cơ bản, tài liệu điện tử c n nghèo nàn, đơn giản, chủ yếu lưu giữ thư điện tử, tài liệu liên quan đến học tập.
Ba là, c n nhiều gia đình phương tiện bảo quản chưa được đầu tư tốt,
ảnh hưởng đến tình trạng vật l của tài liệu. Tài liệu đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc khai thác, sử dụng lâu dài.
Bốn là, tài liệu trong các gia đình nơng dân đang mất mát nhiều, gây khó khăn cho việc giải quyết các thủ tục hành chính, mất đi những quyền lợi chính đáng của người dân cũng như tốn thời gian, công sức cho việc làm lại các giấy tờ này.
Nguyên nhân của những tồn tại trên là do:
- Nhận thức của người dân về tài liệu lưu trữ c n hạn chế, chưa hiểu hết giá trị của tài liệu. Vì vậy, có nhiều tài liệu quan trọng, phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của gia đình, được giữ t rất lâu do hư hỏng nhiều nên các gia đình đã bỏ hoặc loại bớt cho rộng tủ, rộng h m.
- Các gia đình nơng dân hồn tồn khơng có kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ nên việc lưu giữ hiện nay c n nhiều bất hợp l .
2.4.2. Sự khác nhau
Trong điều kiện luận văn, chúng tôi xin đi vào một số điểm đặc thù của tài liệu thuộc sở hữu các gia đình nơng dân qua hai địa bàn khảo sát như sau:
- V loại hình tài liệu: riêng các loại bản vẽ kỹ thật ( bản vẽ nhà, sơ đồ
điện nước...) khơng được hình thành trong các gia đình nơng dân, tài liệu điện tử c n nghèo nàn, giản đơn.
- V nội dung tài liệu: trong các gia đình nơng dân c n có những tài
liệu mà loại gia đình khác khơng có (gia đình cơng nhân, gia đình trí thức) như tài liệu về thuế đất, thuế vườn; sổ ghi lịch trồng trọt, chăn nuôi; sổ họp xóm; các loại thơng báo, giấy mời thơn gửi đến các gia đình...Đây là những loại tài liệu gắn trực tiếp với hoạt động của người nông dân.
- V cách lưu trữ tài liệu: tài liệu trong các gia đình nơng dân được lưu
trữ trong môi trường tự nhiên bằng các phương tiện thô sơ, kỹ thuật bảo quản c n hạn chế.
- V mục đ ch sử dụng tài liệu: tài liệu trong các gia đình nơng dân
được sử dụng vào mục đích riêng của gia đình và các thành viên trong gia đình, ít sử dụng vào mục đích xã hội.
Do sự khác biệt về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội và truyền thống văn hóa, trong q trình khảo sát chúng tơi nhận thấy những điểm độc đáo riêng tại hai địa bàn Mạn Đê (Hải Dương) và Trà âm (Bắc Ninh):
Tại thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương: ngoài thành phần và nội dung tài liệu như đã phân tích ở trên, qua khảo sát chúng tơi thấy có gia đình c n lưu giữ được các cuốn lịch sổ t năm 1957 đến năm 2010. Điều đặc biệt là, trong những cuốn lịch này có ghi và đánh dấu những mốc thời gian, lịch trình cơng việc của cá nhân, của gia đình, của làng xóm…Tài liệu này sản sinh do các thành viên trong gia đình có sở thích sưu tầm, cất giữ, chúng có giá trị về nhiều mặt, đối với chính người sưu tầm lại càng quan trọng. Họ sẽ không đánh đổi những bộ sưu tập với bất cứ giá nào.
Tại thơn Trà âm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh: đây vốn là vùng đất Kinh Bắc có nền văn hóa lâu đời, quả khảo sát cho thấy gia phả được cất giữ rất cẩn thận tại gia đình chi trưởng của d ng họ Trịnh Quang - chi Trà Lâm). Gia phả của d ng họ được biên soạn năm 2007 dịch t chữ hán sang chữ quốc ngữ với mục đích lưu giữ truyền thống tổ tiên, cội nguồn d ng tộc giúp con cháu hiện nay và các thế hệ mai sau hiểu truyền thống cha ông, giữ nề nếp gia phong, nắm được trật tự d ng tộc, xây dựng huyết thống tình đồn kết u thương, trên dưới phát huy điều hay nét đẹp của cha ông tổ tiên. Đến nay, d ng họ Trịnh Quang có 12 thế hệ nối tiếp, có nhà thờ d ng họ và một số hiện vật như bia đá, bài chủ, thần vị, bình hương đá.
Tiểu kết chương 2
Qua khảo sát, phỏng vấn chúng tơi thấy rõ tình hình lưu giữ, bảo quản và sử dụng tài liệu thuộc sở hữu trong các gia đình nơng dân tại thơn Mạn Đê,