9. Bố cục của Luận văn
2.2. Tình hình lưu giữ, bảo quản tài liệu
2.2.1. thức lưu giữ giấy tờ, tài liệu
Qua khảo sát cho thấy đại đa số người dân coi trọng và có ý thức giữ tài liệu liên quan đến bản thân t ng cá nhân và gia đình mình. Tâm lý chung là họ muốn tự tay giữ để an tâm và sử dụng bất cứ khi nào. Ý thức lưu giữu này được hình thành qua nhiều thế hệ, t thế hệ cha ông, đến con cháu sau này. Có thể nói, đối với người nơng dân thì những tài liệu này có giá trị tinh thần to lớn, vì thế họ rất nâng niu, trân trọng.
2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu trong các gia đình nơng dân ở Việt Nam
Qua khảo sát cho thấy, trong các gia đình nơng dân đang giữ một số loại hình tài liệu với nội dung cụ thể như sau:
Thành phần tài liệu Nội dung tài liệu Thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương Thôn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tỷ lệ trung bình Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ
Tài liệu giấy
Giấy tờ về ruộng đất 80/80 100% 158/160 98,75% 99,38% Học bạ 72/80 90% 142/160 88,75% 89,38% Bằng sắc 63/80 78,75% 145/160 90,63% 84,69% Thư t giao dịch 25/80 31,25% 32/160 20% 25,63% Tờ khai nộp thuế trước bạ 12/80 15% 24/160 15% 15% TL về nghề nghiệp 4/80 5% 11/160 6,88% 5,94% Tài liệu nghe nhìn Ảnh 77/80 96,25% 152/160 95% 95,63%
Tài liệu khoa
học kỹ thuật Bản vẽ nhà cửa 0/80 0% 0/160 0% 0%
Tài liệu điện tử
và tài liệu khác Tài liệu khác 13/80 16,25% 25/160 15,63% 15,94% Bảng 2.1: Thành phần và nội dung tài liệu trong các gia đình nơng dân qua
khảo sát
Kết quả khảo sát cho thấy, hiện trong các gia đình nơng dân, tài liệu giấy được lưu giữ với số lượng nhiều, trong đó đặc biệt phải kể đến các loại giấy tờ về ruộng đất cịn giữ lại khá đầy đủ với 99,38% vì đây là nhóm tài
liệu liên quan đến tài sản của cá nhân hay tồn gia đình; tài liệu ảnh đã hình thành ý thức lưu giữ tốt với 95,63 %; sau đó là tài liệu về học bạ 89,38%; tài liệu về bằng sắc 84,69%; tài liệu về nghề nghiệp và tài liệu khác giữ được với mức rất khiêm tốn với các mức tương ứng 5,94% và 15,94%; tài liệu khoa học kỹ thuật liên quan đến bản vẽ nhà cửa khơng hình thành trong các gia đình nơng dân.
Như vậy, đối với loại giấy tờ về ruộng đất (chủ yếu là sổ đỏ, một số ít giữ giấy tờ chuyển nhượng, mua bán). Sở dĩ các gia đình nơng dân lưu giữ các tài liệu này do giấy tờ nhà đất rất quan trọng để xác định chủ sở hữu nơi mình định cư. Qua khảo sát tài liệu cho thấy, vai trò rất quan trọng của tài liệu, giấy tờ liên quan đến nhà đất, nó được các gia đình nơng dân hết sức coi trọng.
Nhiều gia đình nơng dân cịn giữ ảnh vì đây là nguồn thơng tin vơ cùng xác thực với mỗi quá trình lịch sử gắn với t ng cá nhân cụ thể, được lưu giữ làm kỷ niệm.
Tài liệu, giấy tờ về cá nhân như học bạ và bằng sắc cịn nhiều trong các gia đình nơng dân vì đối với mỗi cá nhân, trong cả cuộc đời mình đều gắn bó mật thiết với những loại giấy tờ đó.
Tài liệu về nghề nghiệp cịn ít vì hai địa bàn được khảo sát, ngồi làm nơng nghiệp người dân cịn có thêm nghề sấy hành tại thơn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương và nghề đậu phụ tại thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Nghề sấy hành khô theo mùa vụ và làm đậu phụ còn nhỏ lẻ nên chủ yếu là những giấy tờ về xuất nhập hàng, mua bán thơng thường.
Bản vẽ nhà cửa khơng hình thành trong các gia đình nơng dân, bởi họ xây nhà thường đơn giản, theo mô tả, kinh nghiệm là chủ yếu.
2.2.3. Tình hình bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân
Tài liệu trong các gia đình nơng dân hiện nay đang để ở nhiều chỗ, phân tán, tài liệu của cá nhân nào thì cá nhân đó giữ, tr một số tài liệu chung của tồn gia đình.
Một điều đáng chú ý là việc lưu giữ tài liệu trong các gia đình nơng dân phần lớn do nữ giới đảm nhiệm chiếm 83,75% (67/80 phiếu) tại thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương và 94,38% (151/160 phiếu) tại thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Vì họ quan niệm phụ nữ vốn cẩn thận, là tay hịm chìa khóa trong nhà, một số gia đình có chồng đi cơng tác xa nhà nên giao lại cho vợ giữ giấy tờ, tài liệu. Qua phỏng vấn cho thấy, những giấy tờ riêng liên quan đến cá nhân để giao dịch thường xuyên thì do các thành viên tự giữ như chứng minh thư nhân dân, bằng lái xe máy, giấy chứng nhận xe máy…
Trong các gia đình nơng dân, một số giấy tờ quan trọng, có tính pháp lý cao, có giá trị đã được lưu giữ rất cẩn thận, ép platic để trong túi nilon, hòm gỗ, vani, tủ, két sắt…được cất, khóa cẩn thận. Việc bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân thường là để trong mơi trường tự nhiên, khơng có hình thức bảo quản gì đặc biệt. Với tài liệu ảnh được người dân bảo quản trong các album ảnh, để trong các khung ảnh, trong tủ kính…
Khi hỏi về phương tiện bảo quản tài liệu hiện nay trong các gia đình nơng dân, chúng tôi thu được kết quả sau:
Phương tiện bảo quản tài liệu
Thôn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách,
tỉnh Hải Dương
Thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tỷ lệ trung bình Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Két sắt 32/80 40% 72/160 45% 42,5% ủ 21/80 26,25% 55/160 34,38% 30,32% Hòm sắt 10/80 12,5% 12/160 7,5% 10% Hòm gỗ 6/80 7,5% 9/160 5,62% 6,56% Giấy ni lon 5/80 6,25% 7/160 4,37% 5,31% Phương tiện hác 6/80 7,5% 5/160 3,13% 5,31% Tổng số 100% 100% 100%
Bảng 2.2: Phương tiện bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân qua khảo sát
Qua bảng tổng hợp cũng như thực tế khảo sát, chúng tôi thấy phương tiện bảo quản tài liệu trong các gia đình nơng dân hiện nay chủ yếu là thô sơ, tận dụng những đồ dùng trong gia đình, ví dụ: tủ để quần áo, tủ để trang hoàng nhà cửa dành một ngăn nhỏ để giấy tờ, tài liệu chiếm 30,32%; hòm sắt chiếm 10%, hòm gỗ chiếm 6,56% do các thế hệ trước để lại dùng để cất giữ tài liệu của gia đình. Tuy nhiên, đời sống cư dân ngày một được cải thiện, các gia đình cũng có điều kiện kinh tế và ý thức lưu giữ tài liệu ngày một tốt hơn, đáng kể đến là 42,5% các gia đình được khảo sát đã có két sắt để tài giấy tờ, tài liệu két này có đặc tính chống trộm, chống cháy rất tốt, một số ít gia đình
nơng dân sử dụng giấy nilon và phương tiện khác để bảo quản tài liệu như vali, balo, túi xách...
2.2.4. Tình trạng vật lý của tài liệu trong các gia đình nơng dân
Với các phương tiện bảo quản tài liệu như hiện nay, tài liệu trong các gia đình nơng dân đang có nguy cơ xuống cấp:
Tài liệu bị ố vàng, nhạt màu, mất màu.
Tài liệu bị ẩm mốc, rách nát, côn trùng gặm nhấm. Một số tài liệu viết tay chữ đã bị mờ, nh e, khó đọc. Nguyên nhân là do:
- Tác động của yếu tố khí hậu (khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa), sự phá hoại của cơn trùng, vi sinh vật.
- Phương tiện bảo quản thô sơ, lạc hậu, tài liệu chủ yếu được cất giữ trong hòm, tủ bằng gỗ và những phương tiện bảo quản thô sơ khác.
- Kỹ thuật bảo quản của người nơng dân cịn hạn chế, chưa có biện pháp để phịng chống và khắc phục tài liệu bị ẩm mốc, ố nh e, rách nát…
- Người nông dân nhiều lần phải di chuyển chỗ ở do chiến tranh kéo dài. - Thiếu sự hỗ trợ của cơ quan lưu trữ và các cơ quan hữu quan khác (các cơ quan lưu trữ và văn hóa chưa có biện pháp hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn về phương tiện và kỹ thuật bảo quản tài liệu cho người dân).
2.2.5. Sự mất mát tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân
Qua khảo sát cho thấy, hiện nay tài liệu trong các gia đình nơng dân đã bị mất mát đáng kể, 26/80 phiếu khảo sát tại Nam Sách, Hải Dương (chiếm 32,5%) và 42/160 phiếu khảo sát tại Thuận Thành, Bắc Ninh (chiếm 26,25%) hộ được hỏi đã t ng mất mát tài liệu, chủ yếu là do nhận thức chưa đầy đủ của
người dân về nghĩa, giá trị những tài liệu của mình, gia đình mình đang có nên cất giữ chưa cẩn thận và quá trình xây dựng, cải tạo nhà ở, di chuyển chỗ ở, nhiều tài liệu có giá trị đã bị mất mát hoặc loại ra bán cho đồng nát. Cũng có trường hợp tài liệu bị mất khi mang đi giải quyết các thủ tục hành chính, phần lớn là do sơ . Do đó, rất khó khăn khi giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến người dân.
Kết quả cụ thể:
Sự mất còn tài liệu trong các gia
đình nơng dân
Thơn Mạn Đê, xã Nam Trung, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương
Thơn Trà Lâm, xã Trí Quả, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tỷ lệ trung bình Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Đã t ng mất tài liệu 26/80 32,5% 42/160 26,25% 29,38% Chưa t ng mất tài liệu 54/80 67,5% 118/160 73,75% 70,62% Tổng 100% 100% 100%
Bảng 2.3: ình trạng mất mát tài liệu trong các gia đình nơng dân qua hảo sát
Các con số trên cho thấy tình trạng báo động về mất mát tài liệu trong các gia đình nơng dân, vì vậy cần có những biện pháp kịp thời để bảo quản, bảo vệ tài liệu nhằm khắc phục tình trạng này.
2.3. Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân
Khai thác và sử dụng tài liệu trong các gia đình nơng dân là một hoạt động thường xuyên của cả gia đình cũng như mỗi thành viên trong gia đình. Chúng ta thường nghĩ việc khai thác và sử dụng tài liệu trong gia đình mình là tương đối dễ dàng, nhưng thực tế thì nó c n phụ thuộc vào số lượng và chất
lượng tài liệu của mỗi gia đình. Việc khai thác, sử dụng tài liệu dễ dàng khi qui mô, số lượng nguồn tài liệu nhỏ. Khi cá nhân nắm được giá trị của tài liệu lưu trữ gia đình thì việc sử dụng những tài liệu ấy trở nên dễ dàng hơn. T đó cá nhân có thể hồn thành mục đích đã đề ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Việc khai thác tài liệu c n phụ thuộc vào thời gian hình thành và tồn tại của tài liệu trong t ng gia đình và việc khai thác sử dụng tài liệu của t ng gia đình là khác nhau.
Tài liệu lưu trữ gia đình nơng dân thuộc sở hữu hợp pháp, được pháp luật bảo vệ, không thuộc nguồn nộp lưu vào cơ quan lưu trữ nhà nước nào nên cá nhân, gia đình được tồn quyền sử dụng. Tài liệu lưu trữ gia đình nơng dân được sử dụng vào mục đích riêng, ít sử dụng vào mục đích xã hội.
Qua khảo sát cho thấy các gia đình nơng dân thường sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần, khi xong việc thì họ lại cất vào vị trí cũ. Họ dùng tài liệu để giải quyết các thủ tục hành chính, làm bằng chứng khi có tranh chấp và giữ làm kỉ niệm.
Một là, tài liệu trong các gia đình nơng dân được ch nh người dân hẳng định có nghĩa to lớn trong việc làm căn cứ giải quyết các thủ tục hành chính, thuận lợi hi giao dịch cơng việc. Tài liệu đã được sử dụng vào
mục đích của t ng cá nhân, t ng gia đình, cụ thể như sau:
- Sử dụng trong các giao dịch thông thường: người nông dân thường xuyên sử dụng chứng minh nhân dân, giấy đăng k kết hơn, sổ hộ khẩu gia đình…để giải quyết các thủ tục hành chính. Ví dụ: sử dụng chứng minh nhân dân và giấy đăng k kết hôn để đăng k tạm trú, tạm vắng, sử dụng sổ hộ khẩu gia đình và chứng minh nhân dân để đăng k chủ sở hữu xe máy…
- Đăng k đi học cho con: cần sổ hộ khẩu gia đình, giấy khai sinh… - in việc: chứng minh nhân dân, bằng cấp và các chứng chỉ liên quan.
- Tặng cho, mua bán, th a kế tài sản: sổ hộ khẩu gia đình, chứng minh nhân dân t ng thành viên trong gia đình, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng k xe máy,…
Hai là, tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân được sử dụng làm bằng chứng hi có tranh chấp v quy n lợi (chủ yếu liên quan đến tài sản).
Hầu hết các gia đình nơng dân khi bố mẹ qua đời đều không để lại di chúc. Có số ít số gia đình anh em khơng đồn kết, thuận h a, nhường nhịn nhau về việc chia tài sản của người đã mất, lúc này các giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản, sổ hộ khẩu gia đình…là căn cứ xác đáng để phân chia tài sản công bằng theo pháp luật.
Ba là, một số tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân được sử dụng làm ỷ niệm. Những huân huy chương kháng chiến của người thân,
bức ảnh gia đình, giấy khen học tập…được trân trọng và cất giữ cẩn thận, mang giá trị tinh thần to lớn, đồng thời là niềm tự hào của t ng thành viên và tồn gia đình.
2.4. Nhận xét
2.4.1. Sự giống nhau
Tuy điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội khác nhau, nhưng nhìn chung tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân ở 2 địa bàn khảo sát có nhiều điểm giống nhau. Cụ thể là:
* Ưu điểm
hứ nhất, tài liệu lưu trữ trong các gia đình nơng dân là một nguồn tài
liệu có giá trị, với thành phần đa dạng, nội dung phong phú, có thể sử dụng để phục vụ nhiều mục đích khác nhau không chỉ đối với gia đình mà c n với tồn xã hội.
hứ hai, người nông dân đã coi trọng và có thức giữ tài liệu liên quan
đến bản thân t ng cá nhân và gia đình mình. Tâm l chung là muốn tự tay giữ tài liệu thuộc sở hữu của mình để an tâm và sử dụng khi cần thiết.
hứ ba, việc lưu giữ tài liệu trong các gia đình nơng dân chủ yếu do nữ
giới đảm nhiệm.
hứ tư, phương tiện bảo quản tài liệu đã được đầu tư, chú ở mức độ
nhất định: có gia đình trang bị két sắt để tài liệu, có gia đình dùng tủ và h m…Nói chung đã bảo quản tài liệu một cách thơ sơ và tự nhiên nhất có thể.
hứ năm, việc sử dụng tài liệu trong các gia đình nơng dân phát huy
hiệu quả thiết thực cho chính t ng thành viên và tồn gia đình vào các mục đích, các cơng việc t thơng thường đến quan trọng, phức tạp.
* ồn tại
Một là, các gia đình nơng dân chưa thức được hết giá trị to lớn của tài
liệu. Việc đánh giá, xác định giá trị tài liệu c n tự phát, cảm tính cao (tài liệu nào cảm thấy cần thiết thì lưu giữ và cảm thấy bỏ được thì bỏ).
Hai là, thành phần và nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu
điện tử c n rất hạn chế. Tài liệu khoa học kỹ thuật khơng hình thành tài liệu liên quan đến xây dựng cơ bản, tài liệu điện tử c n nghèo nàn, đơn giản, chủ yếu lưu giữ thư điện tử, tài liệu liên quan đến học tập.
Ba là, c n nhiều gia đình phương tiện bảo quản chưa được đầu tư tốt,
ảnh hưởng đến tình trạng vật l của tài liệu. Tài liệu đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc khai thác, sử dụng lâu dài.
Bốn là, tài liệu trong các gia đình nơng dân đang mất mát nhiều, gây