2.1 .Đặc điểm nguồn lực thông tin tại Trungtâm
2.1.6 .Đặc điểm nguồn lực thông tin theo nội dung
2.2. Hoạt động phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm
2.2.6. Quy trình phát triển nguồn lực thơng tin
Để thực hiện kế hoạch, chính sách bổ sung TT TT-TV, Trƣờng ĐH GTVT đã tiến hành bổ sung tài liệu theo quy trình sau:
Bƣớc 1: Cán bộ thƣ viện nhận danh mục sách mới xuất bản tại các NXB hoặc công ty phát hành sách để thăm dò nguồn tài liệu chuẩn bị đƣợc bổ sung. Tiến hành tra trùng sách trên CSDL thƣ mục và khảo sát thực tế nhu cầu tin của ngƣời dùng tại hệ thống các phòng đọc để bổ sung hợp lý, chính xác, sát nhu cầu.
Bƣớc 2: Sau khi thu thập và thống kê danh mục tài liệu của các Nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách. Cán bộ bổ sung gửi danh sách các tài liệu mới cho các khoa, các bộ môn trực thuộc để lựa chọn các đầu sách phù hợp với yêu cầu đào tạo của khoa, bộ môn. Trƣờng hợp, cán bộ giảng viên cần đăng ký bổ sung những đầu sách khơng có trong danh sách đó, thì cần lập một bảng yêu cầu bổ sung tài liệu riêng gửi kèm với danh sách tài liệu mới của nhà xuất bản đó.
Bƣớc 3: Sau khi các khoa, các bộ môn thống nhất tài liệu đã lựa chọn (có sự đồng ý và ý kiến của Trƣởng khoa hoặc Cố vấn khoa học khoa) danh mục này sẽ đƣợc các khoa gửi lại cán bộ bổ sung của Trung tâm.
Bƣớc 4: Cán bộ bổ sung tập hợp lại danh mục và xem xét dựa trên loại hình tài liệu cần mua, rà soát lại đầu sách và số lƣợng bản sách hiện có trong Trung tâm với danh sách tài liệu cần đƣợc bổ sung, cân đối nguồn kinh phí bổ sung để lên kế hoạch cân đối ngân sách cho phù hợp.
Bƣớc 5: Danh mục tài liệu đƣợc ban giam đốcxét duyệt lần cuối trƣớc khi gửi đến Nhà xuất bản, thực hiện hợp đồng mua bán và chuyển tài liệu theo danh mục đặt mua và kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đó đƣợc hồn thành.
- Bổ sung tài liệu nội sinh trong nhà trường.
Bƣớc 1: Trung tâm thông tin - thƣ viện kết hợp với Khoa sau đại học xây dựng văn bản quy định bắt buộc về việc thu nhận tài liệu nội sinh trong nhà trƣờng và trình Ban giám hiệu duyệt làm cơ sở pháp lý để thực hiện.
Bƣớc 2: Phổ biến văn bản quy định về việc thu nhận tài liệu nội sinh tới từng đơn vị trong nhà trƣờng, để các tập thể và cá nhân trong toàn trƣờng thực hiện. (Trong trƣờng hợp, cá nhân nào không thực hiện theo văn bản này, nhà trƣờng sẽ có hình thức kỷ luật thích đáng)
Bƣớc 3: Trung tâm tiến hành thu nhận tài liệu của các cán bộ giảng viên, học viên, sinh viên trong nhà trƣờng.
Đối với mỗi loại hình tài liệu nội sinh lại có các hình thức thu thập khác nhau. Đối với Luận văn, luận án (trong nƣớc và nƣớc ngoài) sau khi bảo vệ xong sẽ phải giao nộp cho thƣ viện 1 bản cứng + 1 đĩa CD – ROM để Trung tâm tiến hành lƣu trữ. Đối với đề tài NCKH sau khi nghiệm thu phòng KHCN sẽ tập hợp lại và chuyển về thƣ viện định kỳ 1 năm 2 lần. Quy trình bổ sung tài liệu đƣợc tiến hành theo một kế hoạch cụ thể với nhiều công đoạn tỉ mỉ những Trung tân đã bắt buộc phải thực hiện theo đúng quy trình đã quy định.