2.4 .Nhận xét chung vềhoạt động phát triển nguồn lực thông tin
3.4. Chú trọng thu thập tàiliệu nội sinh và hợp tác chia sẻ thông tin
3.4.1. Chú trọng thu thập tàiliệu nội sinh
Tài liệu xám (grey literature) là các loại tài liệu đƣợc sản sinh ra bởi các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, doanh nghiệp,… ở cả dạng in ấn và dạng điện tử mà khơng đƣợc kiểm sốt bởi các nhà xuất bản thƣơng mại và hoạt động xuất bản không phải là hoạt động chủ yếu của các tổ chức này
Nguồn tài liệu xám bao gồm: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị. Các tổng kết nghiên cứu, cơng trình NCKH. Các bộ tiêu chuẩn. Tài liệu sáng chế, sáng kiến, hợp lý hóa. Bản tin nội bộ. Văn bản và tài liệu đƣợc ban hành bởi cơ quan chính phủ, luận văn, luận án, NCKH, bài giảng, bài thuyết trình, bảng thống kê, báo cáo của các đoàn cơ quan khảo sát trong và ngồi nƣớc, các tạp chí, bản dịch tài liệu nƣớc ngồi, bản thảo của bài báo - sách, tờ rơi, thƣ mục, danh mục. Các ấn phẩm miễn phí khác ...
tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đại học, tập bài giảng của cán bộ giảng viên, Kỷ yếu tài liệu hội nghị, hội thảo NCKH ... Đây là nguồn thơng tin có giá trị cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đào tạo và NCKH của nhà trƣờng.
Số lƣợng tài liệu xám tại thƣ viện trƣờng hiện nay là: Bài giảng (200 cuốn, Luận án (126 cuốn), Luận văn (7346 cuốn), Nghiên cứu khoa học (1312 cuốn), đĩa CD (6500 đĩa).
Trong thời gian qua, công tác thu thập tài liệu xám đã đƣợc nhà trƣờng quan tâm. Hoạt động thu thập loại hình tài liệu này đã có tiền lệ từ rất lâu. Kể từ năm 2004 thƣ viện tiến hành thu thập thêm đĩa CD – ROM đối với việc giao nộp luận văn, luận án đã hoàn thành và nộp về để thƣ viện lƣu trữ. Ngoài ra, trong thời gian gần đây thƣ viện đã phối hợp với nhà trƣờng ban hành quy định thu nộp đối với những luận án, luận văn của cán bộ nhà trƣờng đã hồn thành chƣơng trình học tập ở nƣớc ngồi. Thƣ viện ln ln tích cực chủ động phối hợp với nhà trƣờng để đảm bảo nguồn tài liệu quý này ngày càng phong phú và đa đạng bởi ngoài việc khơng mất kinh phí bổ sung đây cịn là nguồn tài liệu nội sinh vô cùng quý giá giúp đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và NCKH của nhà trƣờng.
Để thư viện nhà trường thực hiện tốt hơn nữa công tác thu thập tài liệu xám, cần thực hiện một số nội dung sau:
+ Giải pháp chung:
- Cần phải có văn bản hƣớng dẫn, quy định bắt buộc của nhà nƣớc đối với các cơ quan thông tin thƣ viện về việc thu nhận tài liệu xám. Đề nghị Vụ Thƣ viện ban hành các văn bản về vấn đề thu thập, khai thác tài liệu xám .
- Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, giới thiệu về vai trò của tài liệu xám trong hoạt động thông tin thƣ viện, để các đơn vị, cá nhân biết.
+ Giải pháp cho Thư viện Đại học Giao thông Vận tải.
- Nhà trƣờng và thƣ viện cần đƣa ra chính sách khuyến khích các tổ chức, cá nhân khi giao nộp nguồn tài liệu xám.
hiện hành (Luật khoa học và công nghệ, Nghị định số 159/2004/NĐ-CP về hoạt động thơng tin KH &CN…), chính sách về giáo dục đào tạo, về định hƣớng chiến lƣợc trong hoạt động khoa học cơng nghệ. Khi xây dựng chính sách cần qui định rõ trách nhiệm, quyền lợi cả về mặt vật chất cũng nhƣ tinh thần của các tác giả tạo ra tài liệu, cũng nhƣ trách nhiệm của ngƣời sử dụng và khai thác nguồn tin đó.
- Hồn thiện hơn chính sách xây dựng quy chế về việc thu thập tài liệu xám trong nội tại nhà trƣờng
- Các hoạt động tạo ra nguồn tin nội sinh về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch, do Thƣ viện đƣợc cấp kinh phí và chịu sự quản lý trực tiếp của nhà trƣờng. Bởi vậy, cần đƣợc quản lý và khai thác nhƣ một loại nguồn lực, một loại tài sản của nhà trƣờng. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng chính sách quản lý và khai thác nguồn tin này. Điều này chỉ có thể thực hiện đƣợc khi các cấp lãnh đạo quan tâm và đội ngũ cán bộ thƣ viện tích cực, chủ động trong cơng tác phát triển nguồn tài liệu xám.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, phát triển nguồn tài liệu xám thành các bộ sƣu tập dƣới dạng số hóa: bộ sƣu tập các luận văn/luận án; bộ sƣu tập các chƣơng trình, bài giảng, bộ sƣu tập các kỷ yếu hội nghị hội thảo tạo thành một hệ thống các tƣ liệu khoa học về một chủ đề xác định, trở thành nguồn tài liệu quý phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu của nhà trƣờng.
- Có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các khoa, phòng ban và Thƣ viện, để thu thập các tài liêu xám của Trƣờng.
- Điều quan trọng hơn cả là Thƣ viện Trƣờng có chiến lƣợc hội nhập, trao đổi bổ sung (phối hợp, liên kết) nguồn tài liệu xám hợp lý đối với các cơ quan thƣ viện khác.
Nhƣ vậy, từ những tình hình thu thập tài liệu xám và một số các giải pháp cụ thể đối với việc thu thập tài liệu xám trên. Chúng ta thấy, tình hình thu thập và khai thác tài liệu xám của thƣ viện nhà trƣờng vẫn còn nhiều vấn đề cần quan tâm. Bởi tài liệu xám có ảnh hƣởng rất lớn tới việc phát triển nguồn tin trong thƣ viện cũng nhƣ đánh giá chất lƣợng nguồn tài liệu trong một cơ quan thông tin thƣ viện. Với
việc nguồn kinh phí hạn hẹp, giá cả của tài liệu tăng lên liên tục. Việc phát triển nguồn tài liệu nội sinh và đặc biệt là nguồn tài liệu xám trở lên cấp thiết và quan trọng trong hoạt động thông tin thƣ viện nhà trƣờng.