8. Cấu trúc của đề tài
2.3.6.Thực trạng công tác tổ chức hậu cần
2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng
2.3.6.Thực trạng công tác tổ chức hậu cần
Công tác hậu cần phục vụ Công ty là một trong những chức năng quan trọng của văn phịng, ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của Công ty và hình ảnh, thương hiệu của Cơng ty đến với khách hàng và đối tác.
Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính..Các điều kiện phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được tu sửa, bổ sung để nâng cấp phục vụ kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của mọi cơ quan. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, công việc của cơ quan. Văn phòng phải chăm lo về cơ sở vật chất, phục vụ hoạt động của cơ quan.
Trong cơng tác hậu cần văn phịng thực hiện tốt một số nhiệm vụ chủ yếu sau:
• Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; trong văn phòng được trang bị
đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ như máy tính, máy in, máy photo, điều hịa, quạt thơng gió, bàn, ghế, xe. Cơ sở vật chất sẽ được các phịng ban tự quản lý.
Ví dụ: Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trong quá trình làm việc một trong những yếu tố khơng thể thiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là các trang thiết bị văn phòng. Văn phòng được trang bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong cơng việc, phục vụ công tác cho cán bộ. Dưới sự chỉ đạo của Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm với phịng Tài Chính, phịng Kế hoạch và các phịng ban thống kê số lượng. Các phòng ban trong Cơng ty đã trang bị khá đầy đủ máy móc, văn phịng phẩm như: máy tính kèm theo máy in, mạng internet, điện thoại, máy photo, máy fax, máy scan..
58
Bố trí phịng họp, hình thức, nghi lễ theo quy định trong các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Công ty.
- Bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại cho cán bộ, nhân viên trong Công ty khi đi thực hiện nhiệm vụ được giao.
Cơng ty có riêng đội xe chun chở CBCNV trong cơng ty đi làm, đi công tác, du lịch..
- Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phịng phẩm phục vụ cơng việc của cán bộ, nhân viên trong Công ty.
- Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ của khách đến làm việc với Công ty, tiếp nhận, quản lý những quà tặng do các khách hàng, đối tác gửi tặng (nếu có), chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho các đối tác đến làm việc tại Công ty theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
- Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong Cơng ty.
- Quản lý tồn bộ tài sản của Cơng ty bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại và các tài sản khác hình thành trong trong hoạt động của Cơng ty.
- Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao. Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ phương tiện đi lại đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu. Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đồn cơng tác khi có yêu cầu.
- Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ tết, các sự kiện trong năm (treo cờ, băng rô, khẩu hiệu,………….)
- Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở cơ quan: thực hiện công tác vệ sinh và điều kiện làm việc ở các phịng làm việc của Cơng ty, phòng làm việc của lãnh đạo, các phòng họp, phòng tiếp khách kiểm tra, giám sát công việc của lao động hợp đồng làm vệ sinh tại Công ty.
- Bảo đảm an ninh, an tồn tuyệt đối tại Cơng ty: xây dựng phương án, kế hoạch và biện pháp bảo vệ Công ty. Hàng năm, xây dựng phương án phòng
cháy, chữa cháy và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện cho cán bộ, nhân viên, người lao động trong Công ty.
Công tác hậu cần của công ty được thực hiện tương đối tốt về công tác tổ chức hội nghị và đảm bảo về cơ sở vật chất hoạt động cho công ty. Luôn thường xuyên kiểm tra giám sát công tác tổ chức hội nghị, và lên kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, thay thế các trang thiết bị đã cũ để phục vụ công việc.