8. Cấu trúc của đề tài
3.2.3.Công tác văn thư lưu trữ
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt cơng tác văn phịng tại Cơng ty than Khe
3.2.3.Công tác văn thư lưu trữ
- Công tác soạn thảo văn bản : Hiện nay nhà nước chưa quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản dành cho doanh nghiệp. Nên Cơng ty có thê quy định thống nhất sử dụng một văn bản của nhà nước quy định về thể thức và ký thuật trình bày văn bản. Ra quyết định bằng văn bản, để tăng tính thẩm mỹ và tính trang trọng tron văn bản. Cơng ty có thể áp dụng văn bản sau “ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011.
- Quy trình quản lý và giải quyết văn bản: Ban lãnh đạo phải thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra quy trình quản lý và giải quyết văn bản của các phịng ban, đơn vị trong Cơng ty. Để tránh hiện tượng các phịng ban, đơn vị khơng tuân thủ quy trình quản lý và giải quyết văn bản mà Công ty quy định.
- Công ty phải thực hiện đúng theo “Quy định về công tác văn thư – lưu trữ” để giúp cho hoạt động văn thư – lưu trữ của Công ty diễn ra theo một quy trình thống, lơgic và chặt chẽ.
- Bảo quản tài liệu: Lãnh đạo văn phòng phải giám sát thường xuyên công tác bảo quản tài liệu của Cơng ty để tránh tình mất mát và thất lạc tài liệu lưu trữ.
Để bảo quản văn bản, tài liệu có các biện pháp sau:
+ Kệ tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên don dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm.
+ Sử dụng thuốc chống mối mọc và chống mốc.
+ Duy trì nhiệt độ và độ ẩm bằng cách sử dụng máy lạnh và quạt thơng gió. + Có thiết bị phịng cháy chữa cháy khi có hỏa hoạn.
- Thực hiện đầy đủ quy định về công tác văn thư, lưu trữ để có dễ dàng lưu hồ sơ, bảo quản và dễ dàng tra tìm khi cần thiết. Hạn chế được thời gian và việc bảo quản sẽ được khoa học.
80
Nâng cao chế độ, chính sách đãi ngộ với cán bộ cơng tác văn thư, văn phịng
Cũng giống như tất cả các cơ quan, tổ chức, cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm có mức lương cịn thấp chưa xứng với nhiệm vụ, công việc được giao. Với mức lương hiện tại chưa thực sự tạo động lực thúc đẩy họ làm việc hết mình. Vì vậy hạn chế ở việc hồn thành bổn phận nhiệm vụ của mình mà chưa có sự tìm tịi, sáng tạo trong cơng việc. Vì vậy để cán bộ văn thư n tâm gắn bó với nghề nghiệp thì phải có chính sách đãi ngộ phù hợp như: chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ khen thưởng.. cho những người thường xuyên phải đi sớm về muộn do tính chất cơng việc.
Do tính chất cơng việc địi hỏi cán bộ văn thư phải được bố trí ổn định và phân cơng nhiệm vụ cho cán bộ văn thư phải hết sức cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư phát huy hết năng lực của mình phục vụ cho cơng việc, nhằm góp phần nâng cao cơng tác quản lí hành chính nhà nước trong mỗi cơ quan đơn vị.