8. Cấu trúc của đề tài
2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng
2.3.4. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp
Công ty than Khe Chàm rất quan chú trọng đến công tác tổ chức Hội họp trong Công ty, bởi công tác tổ chức hội họp rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của Lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Công ty với các đối tượng giao như “ khách hàng, đối tác,….” . Điều đó quyết định đến yếu tố thành cơng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chúng ta đã biết hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền thông trực tiếp. Công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tổ chức các cuộc họp khơng có quy định chung và khơng có tính bắt buộc do vậy các cuộc họp, Hội nghị thường do Giám đốc quy định.
Hội nghị giao kế hoạch và kí kết hợp đồng trách nhiệm năm 2015 của Công ty than Khe Chàm - TKV
54
Hội nghị kiểm điểm cơng tác an tồn, Sản xuất kinh doanh 9 tháng và triển khia nhiệm vụ quý IV năm 2015 của công ty than Khe Chàm
Trên thực tế tổ chức hội nghị, hội họp tại Công ty than Khe Chàm được tổ chức theo quy trình được chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị. - Giai đoạn tiến hành.
- Giai đoạn kết thúc hội nghị. ➢ Giai đoạn chuẩn bị
Chánh Văn phịng xác định mục đích của cuộc hộp, nội dung, thành phần, thời gian, tầm quan trọng của cuộc họp.
- Quyết định thành phần tham dự hội nghị
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch cụ thể, lựa chọn ngày, tháng để tiến hành cuộc họp
- Chuẩn bị bảo về điều kiện vật chất như: máy tính, máy chiếu, điện, điều hịa..
- Chuẩn bị điều kiện có liên quan đến cuộc họp - Chuẩn bị giấy mời
- Văn phịng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo và phân công các đơn vị chuẩn bị các văn bản có liên quan đến cuộc họp.
- Phân cơng nhiệm vị cho từng phịng ban, cá nhân - Chuẩn bị chương trình nghị sự
- Thơng báo cho tồn thể cán bộnhân viên của Văn phịng nắm rõ tình hình.
➢ Giai đoạn tiến hành
- Bố trí người đón đại biểu
- Điểm danh đại biểu, cung cấp tình hình Đại biểu tới để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Phát tài liệu. - Phục vụ đại biểu.
- Chủ trì hội nghị: Đúng giờ, đảm bảo thời gian giữa các phần.
- Thảo luận.
- Phát biểu chỉ đạo. - Tổng kết hội nghị.
- Quay phim, chụp ảnh (nếu có).
- Ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ tổng kết hội nghị.
➢ Giai đoạn kết thúc hội nghị
Văn phòng giúp lãnh đạo giải quyết những việc sau hội nghị + Thu thập, hoàn thiện các văn bản.
+ Thanh quyết tốn chi phí. + Rút kinh nghiệm.